工程项目档案竣工管理实施细则.docx
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工程项目档案竣工管理实施细则
工程项目档案竣工管理实施细则
1总则
1.1目的
为加强建设工程项目档案资料的管理工作，以确保工程竣工资料能够齐全、完整、准确、及时的移交，使其在工程建设、试运行及生产运行、维修和技术改造中充分发挥作用。
依照建设工程的有关文件和规定，特制定本实施细则。
本实施细则中明确了各参建单位的管理职责、工程项目资料的编制范围及内容、编制要求以及验收和移交等，使工程竣工资料最终满足工程项目档案管理要求，具体结合工程项目的实际做好工程项目档案的管理工作。
1.2术语
项目档案分为工程类档案、设备类档案两类。
1.2.1工程文件：
是指项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、监理、生产准备到竣工投产，以及竣工验收全过程形成的文件材料，包括工程前期文件、工程竣工文件和竣工验收文件。
1.2.2工程前期文件：
是指工程开工以前在项目内部立项、核准（备案）、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。
1.2.3工程施工文件：
是指工程施工过程中形成的反映工程建筑、安装等施工情况的文件。
1.2.4工程竣工文件：
是指工程竣工时形成的反映工程建设（包括土建、安装及调试、监理等）过程的文件。
主要由施工文件、质量监督、监理、设备缺陷处理文件以及设备安全性能检验报告、配套设备技术文件和工程竣工图文件组成。
1.2.5工程竣工图文件：
是指根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。
1.2.6工程竣工验收文件：
是指工程竣工后调试（试运行）中以及竣工验收时形成的文件。
1.2.7竣工验收：
是指工程竣工、试生产后，由有关主管部门组织的对工程的全面考核、检查。
1.2.8工程档案：
即建设工程档案，是由工程文件经鉴定、整理、归档后形成的。
1.2.9设备档案：
即设备中含有的装箱单、产品质量证明书、合格证、说明书、试验报告、检测报告、特殊产品准销证等文件材料及设备图纸。
1.2.10档案移交：
指工程设计、施工、调试、监理等单位在工程完成时向设备部资料室（以下简称“资料室”）移交的经系统整理过的全部文件。
1.2.11原件：
所有手写和激光打印的表式、文字、数据资料，经签字、加盖单位图章后，称为“原件”。
1.2.12正本：
所有手写和打印的表式、文字、数据资料，经签字后的复印件，再加盖单位图章后，称为“正本”。
1.2.13副本：
指所有正本的复印件。
2管理职责
贯彻统一领导与管理的原则，确保工程项目档案的完整与安全，为工程建设提供有效地服务，工程档案管理工作要注重工程过程管理，贯彻与工程建设同步开始、同步进行、同步验收的要求。
工程档案管理是工程建设管理的有机组成部分。
各单位应把工程档案管理工作纳入工程基建目标管理程序及工作计划，纳入工程质量保证体系，纳入有关部门技术人员的职责范围、工作规范或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。
2.1设备部职责
2.1.1负责制（修）订本管理办法和有关资料交付要求的实施细则。
2.1.2负责设备图、施工图及部分施工文件的统一登记、分发工作。
2.1.3负责接收工程的全部档案，汇总、整理后进行编目、上架，具备检索、借阅条件。
2.1.4建立符合要求的工程档案室，集中统一保管档案，配备必要的装具和设备。
2.1.5按要求认真检查、核对工程各参建单位移交的工程竣工资料、设备资料，符合归档要求。
2.1.6负责督促厂家、项目单位在开箱验收时资料的移交。
2.2工程管理部职责
2.2.1认真履行甲方对工程档案工作统一组织和管理的职能，负责对工程各参建单位档案工作的组织、协调、指导、监督和检查。
2.2.2为保证工程项目档案资料的完整性、准确性、系统性，工程管理部应在工程招标和签订合同协议时，应当设立专门条款，明确工程参建各方在文件收集、整理、归档等方面的责任，明确施工、设计、调试、质检（监）、监理等单位移交档案材料的内容、数量、费用、时间、质量等要求，对不按本规定移交档案的，视为合同违约。
2.2.3负责对工程各参建单位移交的工程档案进行检查验收。
2.2.4工程管理部作为工程建设过程中的责任单位，应要求监理单位负责监督工程文件内容的真实性、完整准确情况以及归档文件的质量，督促检查文件材料的收集积累和完整、准确情况，负责竣工文件和竣工图的审核签署意见并与建设单位密切配合，共同做好档案管理工作。
2.2.5负责协调监理单位对工程各类监理文件进行整理、装盒，编制移交清册，在工程竣工（包括单项工程及分期建设的工程投入使用）后移交设备部资料室。
2.2.6负责所有监理竣工资料的传递、检查工作，同时要求各参建单位的工程竣工资料从资料室传递并监督其完成情况。
2.2.7负责协调设计单位设计、变更资料的管理及终版图的编制移交工作，并交一套电子版图纸光盘，电子版应为CAD格式、
2.2.8督促各施工单位负责各自的工程施工、调试竣工资料管理工作。
2.2.9督促各施工单位施工、调试竣工资料的组卷移交及编制工程移交清单工作（表格编号：
BDG05029-01A）。
2.3营销部、采购部
2.3.1营销部（采购部）应在签订合同协议时，应当设立专门条款，明确设备资料的内容、数量、质量等要求，单价十万元以上的主要设备建议让厂家提供两份资料（包含装箱单、产品质量证明书、合格证、说明书、试验报告、检测报告、特殊产品准销证等）文件材料及对应的一套电子版资料，电子版文字为Word或PDF格式，图纸为CAD格式，原件留资料室存档，复印件盖章后给项目单位使用，对不按本规定移交设备资料的，视为合同违约。
2.3.2负责按照合同要求审核设备资料是否齐全。
2.3.3负责督促设备厂家编制设备资料移交登记表，在设备开箱验收后移交设备部资料室（表格编号：
BDG05030-02A）。
2.4项目单位
2.4.1项目单位要建立档案管理，负责对施工、设计、设备、调试、质监、监理等工程各参建单位竣工文件的整理与移交工作进行检查、监督和指导。
2.4.2在设备到货未开箱时，项目单位应保管好设备资料，到开箱时应及时将资料移交到设备部资料室建立设备资料档案，如有同样多余的资料，可领取一套到现场使用，仅一套资料时项目单位必须先移交至资料室，需要时再进行复印。
3.竣工资料的内容编制要求
3.1档案资料的编制内容（见附件一）
3.2竣工图编制质量要求
3.2.1施工和调试单位应在施工及启动调试过程中及时、准确地做好变更记录，并提供完整的工程变更资料给监理单位审核，审核后交建设单位确认后交设计院出正式终版图，最终由设计院向建设单位移交终版图。
若发现最高版次图纸与实际施工情况不一致，应及时与设计单位联系，请设计单位修改并补发设计终版图。
3.2.2竣工图应采用新蓝图，图样应清晰，无任何破损；竣工图的修改、注记应符合制图规范，做到图形清楚、字迹工整；修改、注记要用褐色碳素墨水。
竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映工程竣工时的实际情况。
3.2.3竣工图的份数应符合合同规定。
3.2.4竣工图出图范围内的成品深度应等同于施工图的深度。
3.2.5竣工图按GB/T10609-2009《技术用图复制图的折叠方法》，“手风琴式”折叠，统一折叠成210㎜×297㎜（A4）图幅，图标朝外（见附件二）。
3.2.6所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。
竣工图章中的内容填写齐全、清楚，不得代签。
竣工图章盖在标题栏附近的空白处或右下脚向上折叠后空白处，不得压盖图形文字的地方，竣工图章应使用不褪色红印泥；技术负责人及总监必须在审核后签字；无监理的项目，监理栏可为空，竣工章中的签名必须由本人手签，不得代签
3.2.7若一套图纸由几家施工单位施工，只需编制一套竣工图。
若一张图纸有两个（含两个）以上施工单位参与施工，则应由各施工单位在同一张图纸上分别加盖“竣工图”章。
附图：
竣工图章
3.2.8国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应有外方签字确认。
3.2.9竣工图编制完后的审核，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补充。
3.3声像材料的编制要求
3.3.1声像档案包括工程照片档案和工程录像档案。
声像档案应反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的情况。
3.3.2总投资在人民币五千五（含五千万元）以上，一亿元以下的工程，只需要编制照片档案。
3.3.3总投资在人民币一亿元（含一亿元）以上的项目或列为重点建设工程的项目，除编制工程照片档案外，还应编制专业级专题录像档案。
3.3.4工程照片要求图像清晰，对同一拍摄对象须提供不同角度（阶段）的照片；工程照片档案规格为7寸光面，包括底片和文字说明，文字说明包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景和摄影者等内容；工程照片应使用数码相机拍摄，其分辨率必须达到1024*768像素以上，宜使用原始格式RAW拍摄，或JPG格式，其影像不得进行后期加工，必须用专业照相纸打印出7寸光面照片，与刻录光盘一并移交。
3.3.5录像资料应图像清晰，解说正确。
工程录像档案规格应为PAL制式专业带；录像带记录格式应为BetacamSP，片长宜为15-29分钟。
录像盒上应标有简要说明，包括工程名称，内容、时间、地点、录制人，审核人及批准人，摄像内容要求能够反映工程整体情况。
3.3.6录音、录像文件应保证载体的有效性，电子文件的长期存储介质另行规定（竣工图电子文件的命名应与图纸编号一致，以保证其唯一性）。
3.4工程变更资料的编制要求
3.4.1所有已实施的工程设计变更文件，必须毫不遗漏地列入工程变更资料，包括：
设计修改通知单、工程联系单、材料代用单等。
3.4.2所有工程变更资料，编制单位应经监理单位审核后，向建设单位移交，必须是原件，并交一套电子版资料。
3.4.3工程变更资料按单位工程划分，以表格形式列清单，内容包括：
①变更文件编号；
②变更文件提出单位及日期；
③变更文件涉及施工图图号、版本、内容及原因；
④变更文件实施状况。
见表1：
工程变更资料汇总表单位工程编号：
序号
变更号
图号
变更内容
变更日期
变更原因
变更类型
实施情况
3.5组卷与编制要求
3.5.1建筑及安装工程施工文件根据单位工程按A、B、C、D册分别组册；若某册资料较多，可按土建，钢结构、机械、管道、电气、筑炉等专业分别组卷；桩基资料必须单独按A、B、C、D册组卷。
3.5.2设计竣工图按设计院提供的一套图纸为单位组卷；设备安装竣工图，以一个设备单位分专业组卷；凡图纸目录上写明的设计变更单，原件放本套图纸中，相应的施工文件中存放复印件。
3.5.3监理文件以一个监理合同或一个项目单位为单位组卷。
监理大纲、监理规划、监理实施细则及会议纪要等无法分单位工程的文件组成综合卷，其他文件按单位工程组卷。
3.5.4随机文件以设备合同为单位组卷，成套的开箱图纸，每套图纸单独组成一卷。
若一个合同涉及多个设备，则卷内文件按设备排列或以设备为单位分别组卷，开箱验收文件（装箱单、开箱检验记录等）放入第一个设备文件中。
3.5.5检修工程项目如资料不多，可按工程组成一卷，按文字在前，图纸在后顺序排列；若有成套图纸，则将图纸单独组卷。
3.6卷内文件整理要求
3.6.1竣工资料编制统一用A4版面，个别情况下允许用A3，但装订时必须折成A4，所有印刷或自行编制形成的版面，其误差应掌握在±1mm以内，凡误差出入±2mm以上的，必须对其版面处理合格后才准使用。
3.6.2纸张要求使用70—80克纸。
3.6.3竣工资料一律用黑色签字水笔书写，不得使用纯兰墨水与圆珠笔、铅笔填写，要求内容清楚，字迹清晰，不得潦草，签名及日期必须手写，不得盖章，日期要求8位码，例如，2011.05.01。
3.6.4验证资料（如材料证明、合格证等）在编制整理时应逐张平贴在A4幅面纸上，要求上边及右边与白纸对齐，不得摞贴。
3.6.5原件必须干净、清楚，凡是模糊的要退回重新处理。
原件不允许涂改，个别确实需要更改的应在被改字上面划“一”，然后在旁边写上更改数字，并在更改处签名及日期。
3.6.6在填写表格类原件时，对于无内容的空格内以划“/”标识，对于后面空格都不需要填写时，应在第一行空白表格中机打“以下空白”表示，详见样表。
有内容
有内容
/
/
有内容
有内容
有内容
有内容
以下空白
3.6.7多方需要的土建、理化检验及无损探伤报告、中间交接签证等类型材料，最好填写多份，如果条件限制，其表格与检验结果可以复印，但复印件必须非常清晰，然后签名和加盖检测中心红章形成原件。
3.6.8设备安装位置等技术记录图表最好用CAD画图，然后填上测量数据和签名后形成原件，不允许铅笔画图或测量数据不具体。
3.6.9编制的资料，如：
汇总表等，可以用激光打印机打印，签字后方可认为是原件。
3.6.10在原件中涉及到物资部门提供的合格证、质保书必须是原件，凡是制造厂向物资部门提供的模糊的不清楚的质保书，物资部门有权拒收这批物资，直至厂家提供原件合格证与质保书为止。
3.6.11材质证明栏应编制分项目录，主要材质证明必须齐全，其试验、检验材料应与合格证一一对应，不得分离。
3.6.12质量检验评定表分部分项的顺序应一一对应，一个分部对应下属若干分项，再下一个分部，而且还应与“火电施工质量检验与评定标准”规定的顺序一一对应，同时其填写数据应具体，不得出现“符合自检”等字样，签字不得以盖章代替，也不得他人代签。
3.6.13质量问题通知单必须与反馈单一一对应，按专业整理归档。
3.6.14施工图纸会审及交底，按单位工程会审出会审纪要。
3.6.15应归档的金属、土建试验报告包括射线检验报告、超声波检验报告、表面检验报告、探伤记录图、光谱检验报告、金相检验报告、硬度测试报告、厚度测试报告、钢材力学及工艺性能试验报告、钢材焊接接头试验报告、混凝土强度报告、土建工程原材料试验报告、钢材商检报告、回填土试验报告、混凝土抗渗、抗冻试验报告、砂浆抗压强度报告、镀锌层试验报告等，并应执行现行的国家标准。
4竣工资料的装订要求
4.1竣工文字资料的装订
4.1.1文字资料幅面规格为统一标准A4幅面（210×297mm）,大于标准幅面的要统一折叠为A4幅面,小于标准幅面的要粘在A4规格白纸上,白纸采用70克以上复印纸,粘贴时原件上边及右边与白纸对齐，装订成册。
4.1.2竣工文字资料的排列顺序应为：
封面（145克牛皮纸）、案卷审核记录、卷内目录、正文、备考表、封底（145克牛皮纸）。
（表格编号：
BDG05029-03A、BDG05029-04A、BDG05029-05A、BDG05029-06A）
4.1.3装订厚度：
文字材料或少数图纸组成的案卷，按标准16开折装订，其厚度不超过20毫米，超过厚度的必须立分册，各分册厚度应相同。
4.1.4横向打印的文件资料装订时应将题头（上面）对应纵向（左侧）装订的一面装订。
4.1.5文字资料以一卷为单位，从正文起用阿拉伯数字1开始编页码，卷内目录及备考表不编页码。
要求用打码机在正面（竖放）的右下角和双面页反面（竖放）的左下角空白处依次编写页码。
4.1.6所有文字资料均要去除金属装订物,采用三孔一线装订，装订线长度为18㎝，装订结实、整齐、美观，装订结打在背面，装订线距左侧15mm,用棉线装订。
4.2竣工图纸的要求
4.2.1竣工图纸原则上要求折叠成A4幅面（210×297mm）,“手风琴式”折叠，图标朝外。
4.2.2竣工图纸采用装盒成册不装订，档案盒的规格为220×295mm，背脊厚度可为20mm、30mm、40mm、50mm、60mm规格。
（表格编号：
BDG05029-06A）
4.2.3所有竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章。
竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。
4.2.4竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。
4.3案卷封面的编制。
4.3.1封面的编制
4.3.1.1案卷名称：
案卷名称的拟写应简明、准确地揭示卷内文件的内容。
卷内名称应通顺且没有重复的词句。
4.3.1.2施工文件案卷名称拟写规则一般为“项目单位+单位工程名称+《专业》+文种（如：
施工文件A册）
例：
工程主厂房建筑工程施工文件B册1/3
4.3.1.3竣工图案卷名称拟写规则一般为“项目单位+单位工程名称+内容（可参照图纸目录上的名称）+文种（竣工图）
例：
工程主厂房建筑工程柱子系统竣工图
4.3.1.4监理文件案卷名称拟写规则一般为“项目名称+单位工程名称+文种（监理文件）
例：
工程主厂房建筑工程监理文件
4.3.1.5声像档案案卷名称拟写规则一般为“项目名称+标段+文种（工程照片或工程录像）
例：
工程Ⅰ标段工程照片
4.3.2立卷单位：
编制单位全称，一般为施工、监理等合同中的乙方单位全称。
如是总包项目，在“立卷单位”处加盖总包单位章。
4.3.3起止日期：
文字资料形成的最早与最晚日期；
4.3.4保管期限：
由归档单位填写。
4.3.5密级：
交工资料的密级一般为“内部”
4.4案卷审核记录（表格编号：
BDG05029-04A）
4.4.1“案卷图号或单位工程编号”：
由编制单位填写该卷的案卷图号（竣工图）或单位工程编号（施工文件等）。
4.4.2“技术审核情况”：
分别由监理、复核人员在审（复）核后对图纸资料的完整性、正确性确认并签字、签署日期，并加盖单位章。
4.5卷内目录的编制（表格编号：
BDG05029-05A）
4.5.1所有的交工资料均应以卷为单位编写卷内目录；所有卷内目录的电子版应随相应的交工资料一并向设备部资料室移交。
4.5.2卷内目录的内容包括：
①序号：
用数字1起依次标注。
②责任者：
应填写文件形成部门或主要责任者。
③文件编号：
图纸的图号或文件的文号、合同号等。
④文件材料题名：
应填写文件标题全称。
⑤日期：
应填写文件形成日期。
⑥页码：
页码为每份文件第一页所在的页码。
⑦备注：
供备注用。
4.6备考表的编制
4.6.1备考表要标明案卷内（本单位工程）文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中要说明的问题.
4.6.2立卷人：
责任立卷者签名.
4.6.3立卷时间：
写立卷完成的日期.
5.竣工资料的验收审核、复核及移交归档流程
5.1项目施工文件及竣工图由监理、施工、调试单位进行严格的内部自查，若不合格的，再进行内部整改合格由施工单位先后送监理单位、项目单位（或技术支撑单位）审核、复核。
5.2其他交工资料及无监理的项目交工资料由编制单位直接送项目单位（或技术支撑单位）审核。
5.3监理单位、项目单位（或技术支撑单位）重点审（复）核交工资料的完整性和准确性，如在审（复）核过程中发现问题，应及时交资料编制单位整改，整改完毕返监理单位、项目单位（或技术支撑单位）进行检查确认，在交工资料与实物相符后方能通过审查。
监理单位、项目单位（或技术支撑单位）确认无误后须在每个案卷的“案卷审核记录”上分别签署审核意见，加盖单位章。
5.4所以交工资料在审核、复核完毕后，由编制单位向设备部资料室归档。
总包项目由总包单位组织归档。
5.5设备随机资料收集、整理后由供货商先后送项目单位、营销部审核、复核后移交到设备部资料室。
5.6工程资料归档时必须填写：
“工程资料移交清单“（表格编号：
BDG05029-01A），填写时以文字在前，图纸在后，按规律排列；
5.7设备随机资料移交时必须填写：
“设备资料移交清单”（表格编号：
BDG05029-02A）由供货商负责收集、整理和归档。
6资料归档时间
6.1建设项目交工资料在项目投产后7个月内归档。
6.2技改项目交工资料在项目投产后3个月内归档。
6.3维修工程项目文件按维修工程交工计划时间归档
6.4设备随机资料在设备开箱后归档
7.关于工程竣工资料、封面要求及字体格式规定
7.1、工程竣工资料文字要求：
7.1.1、凡是应有页眉和页脚应包括施工单位、文件名称（字体五号字）、编写日期（文字为五号字）宋体。
7.1.2、标题
1）说明类文字的标题：
①标题：
楷体二号；
②标题一：
黑体小四号；
③标题二及以下和正文：
宋体小四号；
④段落采用首行缩进（2个字符）。
2）正文格式
①编号用阿拉伯数字如下：
1．
1.1
1.1.1
②字体、字距和行距要求
1．宋体小四号,字距:
标准
1.1及以下和段落:
宋体小四号，字距：
标准。
注释用宋体六号,字距为标准。
外文及阿拉伯数字用Arial字体。
行距均为1.5倍行距。
7.1.3、表格
1）表格的标题采用黑体20号
2）表格的格式（验收记录及验评表除外）
①表格的外框为较粗实线，内线为细实线；
②表格的行距要适宜；
③表格内的内容字体原则为宋体10号，特殊情况下可为9号或8号。
7.2、幅面规定
7.2.1、用70克A4纸，不允许用其它幅面纸张。
7.2.2、页面设置
1）单面打印
左边距:
25—30mm；
右边距：
15—20mm
上、下边距：
15－20mm；
2）双面打印
左边距：
25－30mm
右边距：
25－30mm
上、下边距：
15－20mm
7.2.3、封面应用145克牛皮纸。
7.3、使用软件规定：
7.3.1、文字说明部分，采用中文word；
7.3.2、表格部分，使用Excel或验评表表格按表格样版及规定编制。
8.附件
附件一：
交工资料归档范围、保管期限及编制责任单位
附件二：
图纸折叠方法
附件三：
设备资料移交流程
附件四：
工程资料移交流程
BDG05029-01A资料审核移交清单
BDG05029-02A设备资料移交清单
BDG05029-03A封面
BDG05029-04A案卷审核记录
BDG05029-05A卷内目录
BDG05029-06A卷内备考表
BDG05029-07A档案盒脊背格式
拟稿:
黄晶2014年07月24日
审核:
孙红贞2014年07月24日
附件一交工资料归档范围、保管期限及编制责任单位
序号
归档文件
编制责任单位
保管期限
一
前期文件
工程管理部
永久
1
工程项目建议书及核准（备案）等相关文件
2
工程“可研”阶段文件及其审查和批复文件
3
工程项目开工报告和批复文件
4
工程管理部门及其上级单位发送的有关工程前期的依据性文件、纪要、备忘录等。
5
工程地质的“初勘：
报告
6
工程地质的“详勘”报告
7
施工中补测的基础资料及主厂房各点位置标高图
8
项目地形测量、工程地质、水文地质和水文气象资料
9
概念设计文件
10
初步设计文件及概算书
11
施工图设计及预算书
12
环境影响评价及卫生预评价报告及审批文件
二
竣工文件
施工单位
29年
（一）
建筑工程竣工文件
1
A册综合资料
1.1
编制说明
1.2
施工组织设计
1.3
工程概况（简介、工程
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