苏州市住房公积金管理中心吴江分中心.docx

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苏州市住房公积金管理中心吴江分中心

苏州市住房公积金管理中心吴江分中心

苏房金吴〔2009〕9号

关于调整吴江分中心

综合档案室和档案管理网络的通知

各科室:

由于工作需要，经研究，决定调整分中心综合档案室和档案管理网络，现组成人员如下：

一、综合档案室：

由金振宇、张岚、张曦、沈炜、汪佩静同志组成。

金振宇同志任综合档案室主任。

二、档案管理网络：

分管领导：

陈根荣

档案室主任：

金振宇

档案员：

张岚

综合科:

张曦

业务科:

沈炜

财务科:

汪佩静

特此通知

附件:

1.档案管理网络图

2.档案人员情况统计表

3.吴江分中心档案分类方案

4.吴江分中心文件材料归档范围和文书档案保管期限表

5.吴江分中心档案管理制度

苏州市住房公积金管理中心吴江分中心

二○○九年三月十二日

抄报：

苏州市住房公积金管理中心

抄送：

吴江市档案局

附件一：

档案管理网络图

分管领导陈根荣

综合科科长

金振宇

档案室主任

档案员张岚

综

合

科

张

曦

业

务

科

沈

炜

财

务

科

汪

佩

静

附件二：

专、兼职档案人员情况统计表

2009年3月

姓名

性别

出生年月

文化程度

工作部门或职务

从事档案时间

政治面貌

专、兼职

张岚

女

1964年5月

大专

综合科

4年

专

张曦

女

1986年9月

本科

综合科

团员

兼

沈炜

男

1976年9月

大专

业务科

团员

兼

汪佩静

女

1963年8月

大专

财务科

兼

苏州市住房公积金管理中心

吴江分中心档案分类方案

为了适应办公自动化及档案管理现代化的需要，开展简便、高效、科学的文件归档工作，推进归档文件整理工作标准化、现代化，更好地开发利用档案信息资源。

根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA／T22—2000），针对本中心的工作范畴和工作实际，特制定档案分类方案。

本方案选择“年度一组织机构一保管期限”分类法。

本方案主要适用于本中心归档文件的分类整理、组织排列和管理。

一、归档文件类目的设置：

本中心档案分类原则是以单位全部归档文件为对象，依据本中心管理职能，结合归档文件内容及其形成特点，保持归档文件之间的有机联系，便于科学管理和开发利用。

主要设置类目：

1．文书档案类

根据档案局、市中心审核通过的《苏州市住房公积金管理中心吴江分中心文件材料归档范围和文书档案保管期限》执行。

本中心归档文件按组织机构结合问题归类。

排列顺序为：

综合科、业务科、财务科党支部。

2．业务档案类

根据档案局、市中心审核通过的《苏州市住房公积金管理中心吴江分中心文件材料归档范围和文书档案保管期限》执行。

业务档案按：

年度一机构一内容（客户单位）分类，编制归档目录。

其内容为：

业务档案、缴存、贷款、提取、卡务。

缴存包含所有缴存单位资料。

经批准的停缓缴单位资料、缴存稽核检查资料、缴存执法资料；贷款主要包括公积金个人贷款资料；提取包括提取审核各类资料、还贷委托提取资料；卡务包括公积金卡各类处理留存表式。

由各相关业务部门制定归档细目和平时归档流程。

3．设备档案类

参照《苏州市工业企业档案分类试行规则》实施细则，按设备项目（型号）分类，相关设备相同型号只需归档一份随机文件，其他同型号设备各需归档一份保修卡。

4．会计档案类

会计档案是依据国家档案局和国家财政部制定的《会计档案管理办法》要求整理归档。

5．特殊载体档案类

（1）照片档案：

按年度一内容分类。

照片以张为单位，组成卷，卷内按拍摄时间先后顺序排列，编写小流水号，每一本照片为一个案卷号，混年度编写大流水号，编制案卷目录。

（2）录音、录像带

以盒为保管单位，一盒一号按形成时间先后顺序排列，混年度编写流水号，编制案卷目录。

（3）光盘

按年度以张为保管单位，一张一号按形成时间先后顺序排列，混年度编写流水号，编制案卷目录。

6．实物档案

按各实物一年度一时间排列流水号，编制案卷目录。

二、归档文件类目的排列顺序：

对本中心各类档案实行统一排序，使一级类目排列次序相对固定，便于科学管理和信息交流。

归档文件应在分类方案的一级类目内，按事由结合时间排列。

同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

三、归档号的编制：

归档号是将归档文件在全宗中的位置予以固定的一组标识符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

归档号包括全宗号、年度、保管期限、类目（机构）、件号和页数，是一组数字、字符的集合。

四、归档文件的排列：

归档文件整理装盒完毕，将档案盒按年度顺序上架排列，同一年度中按类目（机构）顺序排列，同一类目（机构）中按保管期限（永久、30年、10年）的顺序排列。

五、类目标识符号及档号编制方法：

1．档案分类类目标识符号统一采用阿拉伯数字标识。

2．文书档案类档号编制方法为：

全宗号+年度号+保管期限代号+一级类目号（组织机构号）+件号

3．业务档案类档号编制方法为：

全宗号+年度号+类目号+件号，类目号由一级类目号（组织机构）+二级类目号（内容名单）+项目代号组成。

4．会计档案类编号方法为：

一级类目+核算单位代号+案卷顺序号（案卷顺序号按凭证、账簿、财务报告、其它顺序编年度流水号）

六、特殊载体档案的分类、编号：

声像、照片或其他非纸质载体的档案，因其形成和所反映的内容，作用与纸质载体档案有着不可分割联系，不单独设置类目，可视其内容特征与纸质档案对应分类编号，分别保管。

照片档案的分类编号为：

一级类目号+目录号+照片流水张号

计算机磁盘（光盘）的分类编号为：

一级类目号+目录号+盘片流水号

实物分类编号为：

一级类目号+目录号+盘片流水号

七、档案格式及编目要求：

1．本中心档案全部采用不装订按件归档方式，外装档案盒，在盒脊上填上年度、保管期限、组织机构名称、起止件号。

2．会计档案按《会计档案案卷格式》执行。

3．人事档案按《人事档案案卷格式》执行。

4．照片档案按照苏州市档案局《关于国家标准〈照片档案管理规范〉的贯彻意见》执行。

八、本方案自发文之日起执行。

苏州市住房公积金管理中心吴江分中心

文件材料归档范围和文书档案保管期限

一、综合科

1．上级会议中有关分中心的决定、政策（永久）

2．主任办公会议记录（永久）

3．本中心年度会议、重要专题会议形成的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等（永久）

4．上述会议的典型材料、发言材料、交流材料、简报等（30年）

5．以本中心为土与其它机关联合召开的全市会议形成的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决定、纪要等

（永久）

6．上述会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报等（30年）

7．本中心年度、年度以上的工作总结、计划、统计材料（永久）

8．年度以下工作总结、计划、统计材料（10年）

9．上级中心下发的年度工作计划、总结、统计材料（10年）

10．向上级中心报送的文件材料中，重大问题的专题报告以及上级中心的批示（30年）

11．本中心编写的大事记、组织沿革、年鉴、单位志等（永久）

12．简报、情况反映、工作信息等（10年）

13．负责起草形成的本中心工作规章、制度等文件（永久）

14．有关全局工作或重大专题问题调查研究报告（30年）

15．负责协调办理的有关本中心内部重要事项的文件材料

（30年）

16．本中心承办人大代表议案及答复，政协委员提案及处理结

果的文件材料（永久）

17．本中心协办人大代表议案及答复，政协委员提案及处理结

果的文件材料（30年）

18．获县级以上先进表彰、奖励的文件材料（永久）

19．获县级（含）以下及机关内部先进表彰奖励的文件材料

（30年）

20．有领导重要批示和处理结果的人民来信来访的文件材料

（永久）

21．有其它处理结果的人民来信来访的文件材料（30年）

22．行风政风和作风建设总结、汇报材料（30年）

23．行政执法目录、流程图、规程等文件材料（永久）

24．属公积金缴存、贷款、提取等重要问题的本中心请示与上级机关的批复、批示和同级机关的来函与本中心的复函（永久）

25．属公积金缴存、贷款、提取等一般业务问题的本中心请示与上级机关的批复、批示和同级机关的来函与本中心的复函（30年）

26．上级机关制发的属于本中心主管的重大业务建议的文件材料（30年）

27．上级机关制发的属于本中心主管的业务事务性文件材料；上级机关制发的非本中心主管业务但要贯彻执行的文件材料

（10年）

28．同级机关制发的非本中心主管但要贯彻执行的文件材料

（10年）

29．上级机关制发的关于本中心机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料（30年）

30．机构设置、人员编制、机构撤并、更名、启用印章和作废文件材料（永久）

31．人事工作制度、规定、办法等文件材料（30年）

32．人事考核、干部任免、录用、转正、聘任、调资、停薪留职、辞退、退休、死亡、抚恤等文件材料（永久）

33．干部年报表、干部花名册（永久）

34．工作人员调进调出的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根（永久）

35．受到警告（不含）以上处分形成的文件材料（永久）

36．受到警告处分形成的文件材料（30年）

37．本中心房产、土地所有权和使用权的文件材料（永久）

38．工作人员住房情况统计、调查表、职工住房申请、住房补贴等文件材料（30年）

39．机动车等重大的固定资产登记、统计、核查、交接文件材料（永久）

40．一般办公设备及用品等国有资产的登记、统计、核查、交接等的文件材料（30年）

41．本中心与有关单位签订的涉及重大业务建议、涉及重大金额等的合同、协议（永久）

42．本中心与有关单位签订的一般事务性合同、协议（30年）

43．纪检、监察工作中对受到警告以上处分人员形成的综合性报告、调查材料（永久）

44．纪检、监察工作中对受到警告处分人员形成的综合性报告、调查材料（30年）

45．纪检、监察工作中查无实据形成的综合性报告、调查材料

（10年）

46．与政府签订的廉政责任书（永久）

47．与本中心各科室和中心负责人签订的年度廉政责任书

（30年）

48．上级中心制定的计算机系统管理文件材料（30年）

49．有关办公自动化与维护、本中心网站维护的合同、协议

（10年）

50．计算机系统设备采购计划、审批手续、招投标、购置等文件材料（30年）

51．上述招投标中未中标单位的文件材料（10年）

52．制定内部审计监督控制制度文件材料（30年）

53．制定的公积金管理工作年度考核办法和考评结果文件材料

（30年）

54．对公积金业务监督检查工作形成的文件材料（永久）

55．对本中心财务收支情况的审计监督结果形成的文件材料

（30年）

56．对承办银行进行考核等的文件材料（10年）

55．制定的公积金服务大厅服务规定和服务标准等管理文件材料（30年）

二、业务科

1．制定的有关公积金归集、调整、提取、催建催缴、开销户、停缓缴、卡务等政策性业务文件材料（30年）

2．单位停缓缴核准表及相关材料（30年）

3．制定有关针对骗提、骗贷公积金行为的执法规程等文件材料

（30年）

4．在执法活动中形成的情况汇总、通报、登记表、申请书、通知书、决定书、告知书、审批表、调查记录、会议记录文件材料

（永久）

5．公积金稽核、检查情况汇总、通报、催建催缴通知存根等材料（30年）

6．偿还住房贷款委托提取的住房公积金材料（永久）

7．公积金提取的有关材料（10年）

8．公积金个人贷款审批材料（永久）

9．单位公积金汇缴登记表、单位公积金变更（销户）登记表、公积金卡挂失登记表、公积金密码代设登记表、公积金领卡登记表、中低收入家庭职工提取公积金审核表、个人委托办理公积金有关手续材料（10年）

10．已作销户处理的公积金卡和经认定的报废卡（分中心保存一年，第二年初送有关部门指定的地点作销毁处理）

11．制定有关公积金贷款、贷后、风险防范管理等政策业务文件材料（30年）

12．服务大厅创建服务品牌、竞赛活动中形成的方案、报告、总结、交流材料（30年）

三、财务科

1．公积金财务预算（30年）

2．公积金财务管理中形成的重要文件材料（永久）

3．公积金财务管理中形成的一般文件材料（10年）

4．开展资金管理IS09000质量体系建设形成的重要文件材料

（永久）

四、党支部

1．支委会会议、支部大会文件材料（永久）

2．党支部年度工作计划、总结等文件材料（永久）

3．党支部改选、任免文件材料（永久）

4．党员考评文件材料（永久）

5．党员获县级（含）以上先进表彰、奖励的文件材料（永久）

6．党员获县级（含）以下机关内部表彰、奖励的文件材料（30年）

7．党员受到警告（不含）以上处分形成的文件材料（永久）

8．党员受到警告处分形成的文件材料（30年）

9．党员重要活动形成的文件材料（30年）

10．党员一般活动形成的文件材料（10年）

11．工会、共青团工作总结、报告；工会、共青团人员任免文件；工会、共青团组织成立换届改选等文件材料；工会、共青团表彰决定；工会会员、团员年报等（永久）

12．工会、共青团宣传、教育、精神文明建设工作中形成的文件材料（30年）

本机关形成的基建、会计等其他专门文件材料，特殊载体均属本机关归档范围，其归档范围和档案保管期限按国家有关规定执行。