人事行政管理制度.docx
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人事行政管理制度
深圳市****有限公司
人事行政管理制度
2017年4月
第一部分人事管理制度
第一章总则
第一条为了促进公司管理制度化、规范化，根据《劳动法》及国家和深圳市有关政策、法规、公司章程有关规定，结合我公司的实际情况，特制定本制度。
第二条公司要建立规范的人力资源管理与开发运作体系，以科学的方法、规范的制度推进公司业务的发展。
第三条公司人事工作直接关系着公司的兴衰，有关人员必须树立高度责任感，严格执行人事纪律，杜绝任何以权谋私，假公济私的行为。
第四条公司人事制度总原则是：
择优录用，人尽其才，合理流动，统一管理，分级负责。
第五条公司重大人事问题须听取高层经理会议意见。
第六条公司管理部为公司人事工作的执行、考评和协调机构。
第二章招聘录用制度
第1条人员编制确定
每年十二月，管理部根据公司下一年业务目标制定各部门下一年度编制草案并征求各部门意见，经公司高层经理会议讨论后报总经理审批。
第2条招聘规划制定
管理部根据业务计划、编制、各部门岗位空缺情况，制定下一年度招聘计划，征求各部门意见后，经公司高层经理会议讨论后报总经理审批。
第3条招聘需求确定
各部门岗位空缺或因员工离职、调动、提升等原因导致岗位空缺的，由部门经理根据工作需要提出申请填写《人员需求表》，经部门副总、人事主管审核后，报总经理审批。
第4条招聘的组织与实施
管理部门统一负责公司所有人员招聘活动的组织与实施，相关部门根据招聘活动需求配合管理部参与招聘活动。
第5条招聘程序
1、管理部根据各部门《人员需求表》及待聘岗位的《工作职位说明书》制定招聘要求说明。
2、管理部通过招聘渠道实施招聘，招聘分为内部招聘及外部招聘。
办事处人员招聘需通过办事处本地招聘渠道招聘的，由地区经理提出招聘方式及相关费用预算与管理部门协商、总经理审批后实施招聘，招聘费用走正常报销流程。
3、管理部进行简历收集整理，组织初试，一般每一岗位的面试人员数应至少是待招人员数的三倍。
4、初试合格人员由待聘岗位直接上级进行第二轮面试。
其中工程师、部门主管及以上人员招聘除部门经理面试外，还须经总经理面试。
5、最终面试合格后，由管理部门发放《录取通知书》。
6、入职30天内双方签订《劳动合同》，初次签订劳动合同，期限为四年。
劳动合同一式两份，一份交由管理部存档，另一份由员工自己保存。
（1）根据国家劳动法有关规定，我公司实行劳动合同制。
（2）员工、公司在双方平等、自愿、协商一致的基础上签定劳动合同，并履行合同。
（3）劳动合同的续签和中止。
管理部在劳动合同到期前一个月通知部门负责人及个人，未及时回复者，公司默认为续签，管理部办理续签手续。
第6条录用人员应提供的材料
1、身份证、毕业证、学位证、职称证等各类有效证件的复印件一份（交验原件）。
2、深圳市中国银行借记卡。
3、前一家任职公司的离职证明原件。
4、1寸彩色免冠相片1张。
5、社保卡（如无，提供社保回执）。
6、住房公积金卡（如无，公司将为其办理）。
7、体检合格证明（有效期须在三个月内）。
当以下个人资料发生变更时，员工应及时向公司管理部提供更新资料，以确保与自身相关利益：
1、姓名、身份证号码、户籍、家庭住址及联系方法等；
2、婚姻状况；
3、出现事故或紧急情况时的联系人；
4、培训结业或进修毕业的信息；
第7条接受入职教育培训
新进员工接受入职教育培训包括公司背景、公司文化、公司政策，员工要求、产品知识、行业知识等。
第8条员工试用
1、销售部员工试用期正常情况为3个月，试用期内没有出单可再享有3个月的缓冲期，其他部门员工试用期均为3个月。
2、在试用期间，公司原则上不办理试用人员的人事关系调动，试用人员只享受公司确定的试用工资及部分福利待遇。
3、试用期结束前一周，由管理部发出《转正申请表》，并由管理部组织转正述职会，根据其试用期的表现和考核，由管理部进行转正或辞退处理：
（1）转正
员工述职完后，管理部汇总各部门负责人对该员工评价，上报给公司及部门负责人，讨论决议后，确定该员工调整后的工资，批复完毕转存入个人档案，管理部通知该员工通过试用期后的调整结果。
试用期包含在合同期内，计入连续工龄。
（2）劝退/辞职
试用期内员工或公司任何一方认为不适合此岗位的，必须提前3天提出终止试用期，填写《员工辞职申请表》或者《辞退通知书》书面通知对方。
未提前通知或未做好交接工作而离职的，扣除本人相应天数的工资。
4、试用期间，工作表现突出和对公司有突出贡献者，经总经理批准可以提前转正；试用期间，表现较差或有重大失误的，主管上级提出辞退意见，报人事行政主管审核，总经理审批后予以辞退。
5、有突出才干，长期工作经验以及综合素质强的应聘人员，经考核，报公司总经理批准，可免于试用，直接聘为公司正式员工。
第9条职位异动
公司主张内部培养、内部任用的原则，员工工作满一年后，在其他职位出现空缺的前提下，有调岗意向的员工确保完全胜任本职工作且工作表现得到部门负责人/管理部负责人的认可，评估个人能力完全符合新的职位要求，需书面向本部门负责人/管理部负责人递交申请，流程如下：
1、管理部领取《竞聘申请表》，填写完整后提交至管理部，管理部组织述职会议，述职完成后管理部汇总情况，公司评估批复后，交由管理部公布及备案。
2、按照新职位的要求安排与新部门负责人进行面谈。
3、面谈通过后，管理部负责人与新部门负责人、总经理重新商定新工资，并出具书面通知书给员工本人签字并备份存入个人档案。
第10条临时用工
公司根据需要聘用临时性工作人员，由用人部门提出《人员需求申请》，经部门经理同意后，报人事行政主管审批，临时性工作人员工资支出按相关费用管理规定审批。
第三章工作考勤制度
第1条定义
考勤是公司人事管理基础工作，员工出勤情况是考核员工的重要依据之一，考勤制度是规范公司员工出勤状况的一系列规定，各部门应严格执行考勤制度。
第2条考勤时间
1、根据国家有关规定，公司实行8小时工作制，每周工作五天，即自每周星期一至星期五。
工作时间：
上午8：
30至下午18：
00分。
午餐时间：
中午12：
00—13：
30。
员工上、下班必须打卡，办公室人员每天打卡两次（即上午上班，下午下班），车间员工每天打卡四次，（即上午上班、下班，下午上班、下午下班）。
如有漏打卡，当月最多可补签卡两次，超过三次（含第三次）按每次100元进行处罚。
因公外出无法打卡者,须在前台处填写《外出登记表》，如因特殊情况未能及时登记或打卡的，可以在24小时内补登记或填写《出勤解释单》补签卡，则不计入签卡次数，否则一律按处罚标准处理。
第3条出差
外派、出差、因公外出必须在前台登记。
第4条迟到、早退和旷工
1、员工比规定时间晚到工作岗位为迟到，未经领导批准提前离开工作岗位为早退，工作时间内未经领导批准擅自离开工作岗位为脱岗。
2、公司允许每人每月累计迟到30分钟，超过30分钟的，按迟到1元钱/分钟计算；迟到累计超过2小时（含允许迟到的30分钟），按事假半天计算。
3、有下列情况之一的，按旷工处理：
（1）未请假或请假未经批准而不上班的。
（2）未经批准提前下班或擅自离开工作岗位贻误工作的。
（3）早退时间超过30分钟/次的。
（4）旷工按工资报酬的300%扣除。
（5）连续旷工3日以上，或全月累计旷工7日以上，或1年累计旷工达15日以上者，作自动离职处理。
第5条请假手续的审批和规定
所有假期严格遵守以下程序，审批后，方可休假。
如有紧急情况，不能事先请假者，应及时电话通知部门经理或主管领导，并于上班当日补办手续，无假条或未及时办理手续者给予20元/次处罚。
1、事假
（1）事假以两小时起算，试用期内一般不允许请事假。
（2）请事假应提前三天填写《请假单》，经批复同意后，方可休假。
（3）因事发突然而来不及事先请假者，则应及时向上级报告，并在上班后第1天内补齐请假手续，过时不补办手续者，一律作旷工处理。
（4）事假理由不充分，或由于请假而影响正常工作者，部门负责人或总经理可视情形不予批准，或缩减其假期，或令其改期休假。
（5）事假不享受工资。
（6）一天以内的假期由部门负责人审批，一天以上的假期还需公司总经理审批。
（7）时间超过三个工作日的，提前十天提出书面申请；时间超过一个星期，提前一个月提出书面申请，连续最长不超过十五天。
2、病假
（1）病假以两小时起算，填写《请假单》并出示市级医院或政府所属医院的医生证明，病假条件不充分，按事假处理。
（2）若在家发生生病情况，应及时向部门负责人请假，并于上班后补办请假手续，过时不补办手续者，作旷工处理。
（3）病假工资：
A：
请病假一天之内，发放100%工资，该情况一年之内不能超过三次。
超过三次或一次性请病假两天以上者按基本工资的70%发放。
举例说明：
某员工月基本工资为3500元，当月工作日为22天，请病假2天，则扣病假工资为3500÷22*30%*2=95.46元。
B：
医疗期：
是指员工因患病或非因工负伤停止工作治病休息，按在本公司工作年限，给予3个月到24个月的医疗期，在本公司工作年限5年以下的为3个月，5年以上10年以下的为6个月，10年以上15年以下的为12个月，15年以上20年以下的为18个月，20年以上的为24个月，在国家规定的医疗期内的，每月按照深圳市最低工资标准的80%发放，即2030*80%。
3、年假
（1）在本公司入职满1年的员工才可享受休年假。
每个自然年度满1年的员工年休假的休息天数，就按照在本年度剩余日历天数折算确定，折算后不足0.5天的部分不享受年休假。
计算公式为：
本年度在本单位剩余日历天数/365天*员工本人全年应当享受的年休假天数
举例说明：
某员工2015年5月14日入职到，2016年5月13日满一年，那么该员工2016年可休的年假是几天呢？
按规定，年假计算如下：
A、2016年的剩余日历天数为232天
B、用232÷365＝0.6356
C、该员工应休天数为：
5×0.6356＝3.17天
D、不足0.5天的部分不享受年休假。
因此，该员工于2016年应休年假的天数为：
3天。
（2）若已休完本年度全部年假，且未做满一整年，将在离职结算工资时扣除多休的年假天数。
计算公式为：
本年度已工作时间/365天*员工本人全年应当享受的年休假天数。
（3）休假应提前填写《请假单》，先经过部门负责人/总经理同意签章，再经管理部负责人批复后交予管理部存档。
（4）时间超过三个工作日的，提前十天提出书面申请；时间超过一个星期，提前一个月提出书面申请。
连续最长不超过十天。
（5）年假一律以半日起算。
年假可以分期使用。
（6）由于请假而影响正常工作者，部门负责人或总经理可视情形不予准假，或缩减其假期，或令其改期休假。
（7）同一部门原则上不允许两人以上（包括两人）同时休假超过三天。
（8）休年假者须在《请假单》上注明年假，否则按照事假处理。
（9）本年度年假由于工作无法安排者，可顺延至第二年4月30日，如到期仍未休假完毕者，按照100元/天计算发放工资，年假予以清零。
第6条加班
公司提倡员工在正常上班时间内提高工作效率，保质保量完成本职工作，不鼓励员工额外加班完成常规性工作。
但因主管领导临时安排或因工作须提前完成，经向主管领导提出申请并填写《加班申请表》，获得批准后加班，经公司研究可享受加班补助，明确标准：
1、加班指下午下班后加班两个小时以上和休息日加四个小时以上的情况。
2、车间员工在订单饱满的情况下进行加班，加班工资按照基本工资系数计算，办公室人员无加班工资，可适当申请调休。
3、伙食补贴标准：
10元/餐。
4、交通费补贴标准：
加班时间到晚上9点后下班的，在公司没有车出去的情况下，可报由公司返家的打车费用，同路的同事可相伴而行。
5、弹性上班时间：
加班时间到晚上9点后,第二天上班时间可适当晚半小时到达，最迟不超过早上9点。
第四章有薪假期及福利
第一条有薪假期
1、国家法定假日
除日常休息日外，公司按国家规定安排员工在法定节假日休假。
节日自愿值班的同事，经公司同意的，可以在正常工作日进行调休。
2、年假
经公司正式录用的员工，除享受国家法定假日外，可享受有薪年假。
凡在本公司工作不满10年，年休假5天；已满10年不满20年，年休假10天，已满20年以上，年休假15天。
法定休假日，休息日不计入年假假期。
3、婚假
凡经公司正式录用的员工，首婚者可以享受3天带薪婚假，婚假需一次休完。
请婚假需提供结婚证，婚假需在领取结婚证的一年内（自结婚证上的结婚日期起计算）休完，过期作废。
婚假需填写请假单，经部门负责人、公司总经理批准后交管理部备案方可休假。
4、丧假
（1）休丧假，应具备医疗机关出据的死亡证明，丧假只能使用一次，过期不补。
（2）员工的父母、配偶、子女丧亡给丧假3天。
（3）员工的祖父母、外祖父母，兄弟姐妹死亡给丧假2天。
5、产假
（1）产假期间按劳动合同签订的基本工资发放，但不享有福利及餐补。
（2）正常产假98天，省条例规定奖励假80天，总计178天。
（3）难产假，难产的产妇的增加产假30天，难产-指剖腹产而并非自然生产的产妇，由于产妇本身身体因素而不能自然生产，因而医院不得不为其采取人工剖腹产的手术。
可以自然生产而自愿要求剖腹产的产妇除外，要持有医生出具的证明，否则，不属于难产假的享受范畴，因而不得享受此项待遇。
（4）多胞胎生育的，每多生育一个婴儿，增加产假15天。
（5）女职工怀孕未满4个月流产的，享受15天产假；怀孕满4个月流产的，享受42天产假。
（6）哺乳时间，有不满1周岁婴儿的女职工，享受每天两次哺乳（含人工喂养）时间，每次30分钟，多胞胎生育的，每多哺乳一个婴儿，每次哺乳时间增加30分钟。
两次哺乳时间可以合并为一个小时一次使用。
此项待遇享受至婴儿满1周岁。
（7）女员工孕期的产前检查，按正常出勤处理（提供检查报告复印件）依据检查专案来批示检查时间的长短，与妊娠无关的病症，作病假处理。
（8）男员工享有陪产假15天，婴儿出生一个月内有效，并向公司提交相关证明。
如工作原因不能一次性休完，可分批休假，但需提前三天提出，部门经理批准。
（9）以上假期时间均包含休息日和法定节假日。
第二条福利
1、中餐补贴：
按正常工作日发放，10元/天。
2、年终奖
（1）非强制性福利。
公司根据上一年度的经营状况及员工工作表现来共同决定是否发放年终奖。
凡员工每月累计请病假、事假超过五个工作日，在发放奖金前离职的员工，一律不得享受此待遇。
工作未满一年者奖金按工作时间折算。
（2）发放。
春节放假前最后一个星期发放。
（3）病假累计超过三十个工作日的、事假累计超过十五个工作日的，不享有年终奖。
3、分红
非强制性福利。
公司根据上一年度的经营状况决定，在公司盈利的情况，公司将拿出净利润的5%作为分红。
全员享有，于春节前最后一个星期发放。
4、工龄工资
凡在公司工龄每满一年的员工，底薪增加100元/月，以每月15日为界，15日前入职当月增加工龄工资，15日后入职下月增加工龄工资。
5、公司每月通过银行转账支付员工工资，发薪日为每月的15日。
6、逢中国传统假日（如端午节、中秋节等）公司将予以发放节日礼品。
正式员工礼品价值为200元/人，试用期员工礼品价值为100元/人，其它各种物品等福利另行通知，酌情发放。
7、员工投保符合深圳市有关规定的各类社会保险，包括养老、医疗（综合医疗）、工伤、失业、生育及住房公积金。
当月15日（包含当日）前离职的员工请自行缴纳社会保险及公积金。
8、公司为每位员工生日当月发放生日礼物，并每月组织一次集体生日会。
9、每年年底举行联欢晚会。
10、非受客观条件影响，公司每周至少举行一次羽毛球活动或蓝球活动。
11、工作满一年的非深圳户口员工符合深圳市相关规定的员工可申请深圳户口的调入，详细法则及条例以当年国家相关部门颁布的为准。
12、公司将不定期的组织安排员工外出旅游活动。
第五章离职管理制度
第一条辞职
是指员工要求脱离现任职位，与公司解除劳动合同，退出公司工作的人事调整活动。
操作程序：
1、公司员工因故辞职时，员工应提前三十天、部门经理应提前九十天向公司以书面形式提交辞职申请报告，经批准后方可办理，部门经理需跟新上任的部门经理交接清楚未完成工作，在此之前，未经公司同意，员工不得离岗。
如未按规定的程序提前通知公司或通知时间不足，员工须以一个月的实得工资向公司支付违约金。
2、获准离职的员工，须在批准离职最后一个工作日办理离职手续，所有手续办理完毕后，应尽快离开公司，不得在公司做任何逗留。
3、管理部根据离职申请表上的日期统计实际工作日，财务部计算辞职员工应领取的薪资,离职前未发放的薪水于下月15日发放。
4、管理部将相关资料存档备案，并在公司办公系统里面进行变更。
离职手续包括但不限于：
1、交接工作。
2、交还由离职人员保管的公司所有资料、文件、员工卡及其他公物，遗失、损坏、不能交还的须按原价赔偿，并承担由此造成的公司损失。
3、移交电脑（网络负责人检测审核）。
4、归还公司欠款，补交合同、收据等资料，部门负责人需负责监督该员工离职前将合同收款情况补交齐全，若未补交就已离职，则扣除员工当月业绩，并由部门负责人补交合同。
5、未转正员工已领取工服，须在离职时缴纳相应的服装费用。
第二条辞退
辞退指公司主动解除与员工签订的劳动合同关系。
公司员工有下列情形之一者，公司有权与其解除劳动合同，并且不需要支付赔偿金：
1、员工在试用期内不符合录用条件的。
2、连续旷工3日以上，或全月累计旷工7日以上，或1年累计旷工达15日以上的。
3、员工不履行劳动合同的。
4、不服从公司工作安排与调度，拒不改正的。
5、员工严重违反劳动纪律或公司规章制度的。
6、员工严重失职、营私舞弊，对公司利益造成重大损害的。
7、国家法律规定的可以解除劳动合同的其他情形。
第三条离职手续办理程序及规定
1、《员工辞职申请表》/《辞退通知书》批复以后，管理部于员工的最后一个工作日发放《员工离职手续交接表》给离职员工，根据表中内容办理。
2、员工若要求提前办理离职手续，公司将扣除相应天数的工资（以当月工资金额为标准）作为违约金。
第四条员工离职后义务
员工离职后，应履行《保密协议》中相关条款，保守公司机密，不利用原工作便利做有损于公司利益事项。
如有违反，对公司造成经济损失的，公司将直接追究其责任，并依法要求对方承担赔偿责任。
第六章培训管理制度
第1条目的
为规范员工培训管理，提高员工的业务水平、管理水平和工作能力，改善工作绩效，特制定本规定。
第2条培训类别
1、入职培训：
旨在使全体员工了解本公司的企业精神、理念、企业基本情况、行为规范、员工的权利义务等。
2、在职培训：
旨在提高员工业务水平，及时掌握新技术和发展动向，满足公司发展要求。
第3条入职培训
1、根据新入职员工情况，由管理部统一协商相关部门，组织安排新员工入职培训。
2、各部门新员工经理应配合入职培训，尽可能安排新员工入职一个月内接受入职培训。
3、入职培训内容
（1）公司简介/组织结构
（2）部门工作职责及人员介绍
（3）人事行政管理制度
（4）财务关键业务流程及相关费用报销规定
（5）产品知识、市场经营目标
（6）本人工作职位说明/岗前相关知识培训
第4条在职培训
1.年度培训计划：
每年十二月前各部门报送培训需求，经人事行政主管汇总后，根据公司业务发展状况制定年度培训计划，报总经理审批。
2.培训工作实施：
1）管理部根据年度培训计划和各部门人员工作安排情况，具体实施培训工作计划。
2）监督培训实施并初审《培训申请表》，计划之内报相关人员审批执行。
年度中临时出现计划外培训需求的，由管理部汇总后制定培训计划报常务副总审核，再报总经理审批。
3）相关培训人员培训后填写《培训记录表》交管理部汇总以便下一年度改进计划。
3.培训内容：
根据企业发展、各部门需求、部门主管建议、员工发展建议等确定培训内容。
4.培训形式：
内部专家授课、案例讨论、现场操作指导等。
第5条培训师培训
1.公司提倡员工担任培训师。
2.培训师确定后，可参加公司组织的针对培训师培训。
第6条员工培训档案管理
1、公司为所有员工建立培训档案，作为员工培训、考核、晋升、奖惩的依据。
2、培训人员必须填写《培训记录表》，在培训结束后将培训记录交管理部备案。
3、培训档案主要内容包括参加各类培训的情况（包括参加培训的时间、地点、内容、课时数及培训费用等）、培训效果评估考核信息、相关证书记录、相关论文汇编等。
第二部分行政管理制度
第一章办公用品管理制度
第一条计划
管理部将统一拟订公司购买月计划，报人事行政主管审批后，统一购买。
第二条办公用品的采购
日常消耗性办公用品每月依计划由采购部综合采购一次。
第三条领用、出库登记
1、物品领取执行出入库程序，到前台填写《办公用品申领记录单》，即可领取。
2、计算器、钉书机、打孔机、直尺等耐耗品，只可领用一次，如损坏可以旧换新。
3、签字笔，油笔等耗品笔芯可随时更换。
4、新职员的办公用品，管理部负责统一配置。
第四条其他事项
1、对于打印纸、复印纸等耗材，所有人员均需严格控制，凡不是正式文件，纸张均两面使用，节省资源。
2、所有办公用品及各类物资由管理部统一保管，并按类别、品种分别存放。
3、公司办公用品、书籍及物资一律不对公司外借用，特殊情况经管理部批准后，方可办理外借手续。
4、发放办公用品之储物柜钥匙由专人严格保管，不得随意转交他人，发生问题保管人员负全部责任。
第二章公司电脑管理制度
第1条电脑使用管理
1、公司电脑是公司给予的办公设备，不准使用电脑从事与本职工作无关的事项，更不能玩游戏。
2、非工作需要，不许上网。
3、不得私自修改系统配置，拷贝系统使用软件。
4、不得使用未经病毒检查的软盘、闪存和移动硬盘。
5、未经许可，不得私自拆卸和连接硬件设备。
6、机器不能正常运转，应立即向网络工程师汇报维护。
7、对各电脑里一些重要数据、信息，使用人员要严格管理，防止企业秘密泄露、失窃。
8、电脑不使用时应关闭电源，防止意外事故的发生。
第2条电脑保密
依据公司保密管理办法，公司电脑管理应建立相应的保密制度,保密方法有：
1、设置进入电脑的密码；
2、设置进入电脑重要文件的密码或口令；
3、对电脑重要文件、数据进行加密处理。
4、员工及电脑操作员对保密信息不得遗失、私自传播。
第3条电脑病毒的防治
1、公司购买使用公安部颁布批准的电脑杀毒产品。
2、凡需引入使用的软件，均须首先防止病毒传染。
3、电脑出现病毒，操作人员不能杀除的，须及时报网络工程师处理。
4、建立双备份制度，对重要资料除在电脑贮存外，还应拷贝到光盘上，以防遭病毒破坏而遗失。
第三章前台及来宾接待管理制度
第1条前台应在上班前做好前台卫生。
第2条前台在接转电话时要做到迅速、准确；推销类电话不随便转接，如有转接必要请征求当事人意见；上班不接、打私人电话，不随意喧闹和闲谈，不做与工作无关的其他事情。
第3条前台不得
升级会员 