文件管理要点整理.docx

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文件管理要点整理

第一章文件

第一节文件的概念与属性

一、文件的概念

（一）文件的定义：

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录

1.文件的形成者：

国家机构、社会组织（法人及其代表），个人（自然人）

自然人作为法定代表人行使职权时形成的文件，与自然人作为个人行为形成的文件是性质不同的两类文件

2.文件形成的原因：

履行法定职责和处理事务。

文件是反映公务活动、个人活动的原始记录。

3.文件的形态：

指信息符号表达方式（文字、图表、图片）和文件的载体（印刷品、照片、录音带、光盘）。

文件的形态可以是各种形式的。

4.文件的性质：

根本属性是信息记录。

（二）公务文件的定义：

1．公务文件:

简称公文,是文件的重要组成部分。

（具有法定效力、规范体式）

2．公文的含义：

公文的形成者是国家机构、政党、社会团体、企事业单位及其法人代表.表现手法以说明为主,兼有叙述和议论。

二、文件的属性

（一）文件的特征:

文件同时具有原始记录性、针对性、有效性、凭证性、实用性、传递性.

（二）公文的特征：

公文必须履行特定的生效程序，保证了公文内容必须反映与处理公务活动.公文具有合法性、权威性、强制性、时效性等性质（由公文的形成者是依法成立的所决定）

三、文件的功能与效用

（一）文件的功能及其表现

1.记载功能:

文件有条理的记录与固定了形成者发出的有效信息。

文件还能记载事物发生、发展、变化过程。

2.凭证功能：

是发文者表达自己意图的凭证，也是收文者了解与实现对方意图、处理问题的依据。

只有具备有效标识的文件才具有凭证功能。

文件的内容是凭证功能实质之所在。

3.传递功能:

只有通过传递（重要步骤）使信息为收文者接收，才能发挥效用

4.存储功能：

制作文件物质材料的质量是文件能否发挥储存功能的基本条件，而人们对档案的科学管理与保护则是文件能否发挥存贮功能的根本保证。

（二）文件的效用

1．现行效用

2．历史效用：

文件转化为档案后所具有的效用。

（1）存史效用

（2）查证和参考作用。

第二节公文的分类与种类

一、公文的分类

（一）文件的分类不会影响文件本身的性质和作用

（二）总体分类

1.根据形成和作用的具体公务活动领域的不同，公文可以分为通用文件、专用文件和科技文件

2.根据信息表达方式（文章、表格、图形、图像、声音）的不同。

3.根据物质载体的不同，可分为纸质文件，磁介质文件,感光介质文件等.

（三）通用文件的分类：

1.根据传递方向：

上行文、下行文、平行文

2.根据内容性质：

规范性文件（条例、办法、规定、章程）、领导指示性文件（命令、指示、通报、通知、意见）、公布性公文、陈述呈请性文件（报告、请示、意见）

3.根据涉及国家秘密的程度:

秘密、机密、绝密

4.根据缓急程度:

平件、急件、特急件

5.根据来源去向:

收文、发文

6.根据制作阶段和效用：

（1）文稿可分为草稿和定稿。

（定稿的原始性比正本更明显,因而更具有重要的凭证依据价值）

（2）文本可分为正本（暂行本、试行本）、修订本、副本、存本、不同文字本（在我国,以汉字和民族自治区用少数民族文字撰制的同一文件相同的文稿，文本在效用上完全等同。

在涉外场合，文件中应对用不同文字撰制的文件的稿本是否具有相同效用作出明确规定，必要时应指明在理解上产生纠纷时以何种文字的解释为准）等.

二、公文的种类

不同名称的文件体现出发文者的权限及其与收文者直接的行文关系。

（一）通用公文的规定文种和用法：

1.命令：

行政机关中上级领导机关对下级机关或人员发布的最高规格的领导性、指挥性文件，是强制性、时间性很强的文种。

2.决定:

适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

（不一定非要经会议讨论与表决）

3.决议：

必须通过会议讨论、表决通过的重要决策事项。

4.议案

5.指示

6.意见：

上级机关应当对下级机关报送的“意见”做出处理或给予回复.作为下行文，文种对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行;无明确要求的，下级机关可参照执行。

7.通知：

（1）批转和转发公文。

（转发公文不受机关等级和组织系统的制约,只要是本级机关需要，并符合有关文件复制、印发规定，皆可转发。

上级机关对下级报来的文件，既可用“批转"行文，也可用“转发”行文.）

（2）发布规章。

（3）通知办理与需知一般事项.（4）通知要求下级办理事项或共同执行的规定事项。

（5）任免干部和工作人员。

8.通报：

具有明显的宣传、教育、沟通信息的作用

9.报告:

用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复询问

10.请示：

（1）当遇到对法律法规法令和指示中有不明确的问题。

（2）工作中发生了重大问题、无规可循的问题或根据规定难以处理的问题。

（3）因情况特殊难以执行统一规定而需要变通处理的超越了自己职权范围的问题。

11.批复：

表态必须肯定、明确。

可用抄送形式送有关机关。

12.公报：

用于公开发布重要决定或者重大事项

13.公告:

宣布重要事项和法定事项。

如各级立法机构颁布法律、法规。

公告用于宣布重要事项,注重紧急、即时发布消息、内容高度单一、概括）

14.通告：

机关、团体、企事业单位向一定范围内的群众或组织公布须遵守或周知的事项。

15.条例

16.规定

17.函：

主要用于平行机关和不相隶属机关之间商洽事宜.凡是向同级或不相隶属的机关请求批准事项，一律用函行文.

18.会议纪要

（二）单位常用其他文种

除《条例》与《办法》规定的文种外，党政机关为了处理各种公务的需要，还需经常使用其他非规定文种。

第三节文件的格式（文件区别于其他书面材料的一个显著标志）

公文的特殊属性与作用，决定了它必须有规范的格式。

公文格式关系到维护文件的权威性、严肃性、有效性；关系到档案的外在质量；关系到公文格式适用文件现代化管理工作需要，并有利于提高公文处理的效率。

一、公文格式标准化的必要性

1.完成公文使命的需要

2.满足公文处理的需要

3.适应现代化管理的需要

二、公文的各要素：

眉首、主体、版记

（一）眉首：

序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注

1.发文机关标识:

由发文机关全称或规范化简称后加“文件“组成，对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

2.发文字号：

由发文机关代字、年份和序号组成。

联合行文时,一般只标注主办机关的发文字号。

3.签发人:

请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话

4.文件标题：

应标明发文机关、主要内容和文种

5.主送机关：

主送机关过多时,移至版记中的主题词之下、抄送之上

6.附件：

是文件的重要组成部分

7.成文日期：

直接关系到文件的时效.不同情况下生成的文件成文日期的确定不完全相同:

单位一般发文，以领导人签发的日期为准；联合行文,以最后签发单位领导人的签发日期为准

8.文件生效标识：

联合行文需盖3个以上的公章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（或简称）排在发文时间和正文之间.签署用于以领导人名义发文，因此必须冠以职务身份.

9.印发机关和时间:

以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识

三、文件的特定格式（信函式、命令、会议纪要）

第二章文件工作

第一节文件工作的性质、作用、基本原则与要求

一、文件工作的性质

（一）综合性

从内容上看包括了许多性质、内容与做法各不相同的工作。

机关文件工作具有更明显的综合性。

文件工作存在于社会各领域与国家管理的各机关、各部门。

文件工作总是与行使职权的业务活动和内部的行政管理活动互相渗透、相融合的,它贯穿于这些活动的全过程。

文件工作分布到机关各个部门的活动中，绝大多数的机关工作人员都会不同程度地参与到文件工作中去。

文件工作的综合性要求文件工作必须实行集中统一管理。

（二）专业性与技术性

文件工作有其特定的工作范围、运动规律、专用术语、处理手段等

（三）机要性

文件工作的机要性是由文件的属性与效用所决定的。

文件工作的各个环节，每一环节几乎都要涉及机密及要务。

文件工作的机要性要求：

有严格的规章制度，以保证任何环节不泄密、失密；要求文件工作人员应具有良好的政治素质及高度认真负责的工作态度

1.涉及到党和国家以及公众的利益与安全

2.涉及到单位的经济利益、知识产权

3.涉及到个人的秘密与隐私

（四）时效性

这种有效性是有时间限度的，即文件只能在特定的时间范围内具备执行效用。

二、文件工作的重要作用

（一）实现机关职能的重要条件

（二）国家档案事业的重要基础

三、文件工作的基本原则与要求

目标：

公文处理工作的规范化、制度化、科学化。

总的原则：

实事求是。

文件工作的基本原则及其要求：

（一）准确原则及其要求：

质量的核心：

准确；准确原则应贯穿于文件工作的全过程。

（二）精简原则及其要求：

两方面:

精简文件与简化文件处理手续

（三）高效原则及其要求

（四）保密性原则及其要求：

机要性决定了文件工作必须遵循保密原则。

第二节文件工作的任务

一、文件管理工作

（一）党政机关文件管理的规定内容

1.单位文件工作的有关制度

1有关文件工作的组织与职责的制度

2立卷（整理）与归档制度

3安全与保密制度

2.单位内部文件

公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁.文件的统一管理包括:

1收发：

除文秘部门或专职人员外的其他部门或人员都不可收发文件。

2审核:

包括发文和对下级来文的审核

3用印:

意义是保证单位印章的安全；维护文件的有效性、合法性与严肃性。

印章及供拼装在印版上使用的印模必须保管在文件工作机构专人手冢,使用时须由其监印，用毕迅速退回。

4归档:

为保证归档文件符合档案的接受范围与质量要求，单位必须实行统一归档。

制作和使用统一的卷内文件目录、备考表、卷案目录、卷皮和档案盒等。

5销毁：

为保证单位有查考保存价值的文件的安全，及时排除无查考保存价值文件及信息的干扰，各单位应当统一进行销毁工作：

由单位办公室统一组织，由其负责对单位的文件清理、清退和销毁工作；须经单位办公厅（室）负责人批准。

（二）归档工作

归档前的各项准备工作：

1.年终清理文件。

2.安排归档文件整理立卷的人员和时间。

3.准备归档文件整理立卷的物质材料。

（三）保密与安全

当国家秘密事项公开后，或因为工作需要，应及时变更密级甚至解密。

销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏毁。

二、文件工作现代化

目标：

（1）现代化管理理论与现代化技术在文件工作中的应用。

（2）实现文件与档案的一体化管理。

（3）支持单位上网工程，实现信息资源共享。

第三节文件工作的分工、职责与组织形式

一、文件工作的分工、职责

（一）单位领导层

（二）单位综合部门及其负责人

职责体现在：

（1）领导与组织。

（2）审核文件.（3）签发文件。

（4）办文。

（5）负责销毁文件。

（三）业务部门及其负责人

二、文件工作的组织形式

1.集中式：

除文件的承办外,其他环节都集中由综合部门统一管理。

2.分工（分散）式:

由机关的综合部门和机关的业务部门共同分工承担。

选择与本单位职权任务、内部机构设置、收发文数量、驻地分布以及文件人员的配备情况相适应的组织形式。

第三章文件办理

第一节行文关系与规则

一、机关间的行文关系：

（一）机关间的工作关系：

1.隶属关系：

组织上或行政上的领导与被领导的关系。

2.业务指导关系：

业务主管部门在管辖范围内对主管业务具有协调、监督与指导等权限。

3.平行关系：

平行机关（在级别上同级对等的机关）之间的工作关系。

（二）行文的方向与方式

方向：

上行文、下行文、平行文（指向同一组织系统或专业系统中的同级机关、向非同一组织系统或者专业系统中的任何级别的机关送达文件）。

1.上行文：

行文方式：

（1）逐级行文。

（2）多级行文。

（3）越级行文（①发生战争、自然灾害、特大事故；②上级交办并指定越级请示、上报的事项；③检举、控告直接上级机关;④与直接上级机关有争议而无法解决的事项）。

因特殊情况必须进行越级行文时，应当同时抄送被越过的上级。

2.下行文:

方式：

（1）逐级行文.

（2）多级行文。

（3）直贯到底行文.

3.平行文：

方式：

一般用函联系、商洽工作.

三、党政机关有关行文规则的规定

机关与部门的行文权限：

行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

政府各部门向下一季政府相关的业务部门行文时,除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。

部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文：

不得向本部门机关以外的机关制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项.

向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知,可以抄送.向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关.

第二节发文办理

一、发文办理的一般程序

形成文稿、审核文稿、签发形成定稿、因之前的复核与注发、印刷文件（含校对）、用印或签署，发文登记，发文传递（公布）.超过一个单位或部门的职权范围时,还必须在签发前会商、会审、会稿，并会签成定稿）

每一环节之间具有连续性、确定性与不可逆性。

二、发文办理各环节的内容与要求

（一）形成文稿

（二）审核文稿

1.核稿的内容与范围

（1）是否确需行文。

（2）行文名义是否妥当。

（3）报批程序是否符合规定。

（4）内容是否符合党的路线方针政策和国家法律法规及上级机关的指示精神。

（5）涉及有关部门业务的事项是否经过协商并取得一致意见。

（6）所提措施和办法是否切实可行。

（7）公文格式是否符合规定。

2.审核工作的分工

业务部门起草，先由业务部门负责人审核。

审改的重点：

①有无与现行政策法规抵触之处。

②文稿中引用的材料是否准确。

③反应的情况是否如实.④所作的结论是否恰当。

3.审核的结果

应提出原则性修改意见，退撰稿人或撰稿部门进行修改。

（三）签发

1.意义：

是绝大数公文生效的必要程序，文稿只有经过签发后方能形成定稿

2.签发的要求：

以本单位（部门）名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发.联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签，一般不使用复印件会签。

（四）印制文件

注发的具体内容为：

①编立发文字号；②确定文件的发送范围、阅读范围；③急件与涉密文件须标注紧急程度与秘密等级;④规定印数与印制及发出的时限；⑤采用的发送方式

（五）用印与签署

机关的发文除会议纪要、以电报形式发出的公文、印制的有特定版头的普法件公文外，其余都必须按规定用印。

发文原则上以谁的名义发文，就用谁的印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。

（六）发文登记

（七）发文传递与公布

1.发文传递:

链接文件的发文程序与收文程序的通道。

文件的传递方式：

①直接送达收文机关.②普通邮寄。

③机要通信.④机要交通。

⑤文件交换。

⑥电信传递.鉴定合同、协议书、意向书等文件时往往采取互换文本的方式进行传递。

2.文件公布：

将发文单位的意图最快地传递给收文者的有效方式。

第三节收文办理

一、收文办理各环节的工作内容与要求

（一）签收：

收文办理工作的起始环节。

要求：

及时妥善转送。

（二）审核：

收文审核重点：

①是否符合行文规则；②内容是否符合国家法律法规及其他有关规定;③涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；④文种使用、公文格式是否规范。

（三）登记：

对于领导和有关人员外出开会或参加有关重要活动带回的“帐外文件”也应登记。

登记形式包括：

簿册式、卡片式、联单式与电脑登录。

电脑登记：

建立收文登记数据库，将文件的主要数据录入电子计算机。

（四）分办：

分送给领导人和单位内各承办部门或人员的文件必须履行签收手续。

（五）拟办：

参谋性工作。

发挥综合部门和业务部门熟悉文件处理情况和业务的长处.应对办理的原则、方法等方面提出建议或相关的办理方案。

（六）批办：

单位领导人行驶职权、直接办理公务的体现。

批办的范围与拟办的范围大体相同，凡经拟办的文件均应呈送领导人批办。

批文时应使用符合保管要求的书写材料，字迹工整，易于辨认。

（七）承办：

在文件办理工作中承办专指对文件在办理程序上的处置.（核心环节）

（八）催办:

文秘部门对文件办理所进行督促与检查的工作。

可分为对内催办或对外催办。

（九）注办:

也称为留注,文件办理完毕后将其承办情况和结果进行注明的工作。

注办必须及时，在对文件阅读或承办完毕立即进行。

第四节特殊性文件办理

一、会议文件

（一）会议的主要类型:

（1）例会.

（2）工作会议。

（3）专业会议。

（4）代表会议或代表大会。

（5）联席会议。

（6）学术会议.

（二）会议文件的形成与种类

1.会议前必须准备就绪的文件：

（1）召开会议的依据性文件.

（2）须经会议审批的文件。

（3）会议议程文件.

（4）会务文件。

（5）会议所需有关材料.

2.会议召开过程中形成的文件

发言、会议记录，会议简报、会议总结、闭幕词、会议纪要

（三）大型会议文件的处理

会议文件的立卷要求应是完整地反映会议活动的面貌，以备日后查考，因此不可将其中的文件抽出与其他文件去组卷。

按会议决定而形成的这些文件不同于会议文件，因此这些文件不能与该次会议的文件立在一个案卷内。

（四）例会文件的处理

例会的会议记录可用固定格式的记录本（纸），上面印有会议日期、地点、出席者、缺席者、主持人、记录人、发言内容等栏目。

三、音像文件:

（一）照片文件：

由照片、底片及说明词（照片的拍摄时间、地点、事由、背景、人物（名前冠职称）、摄影人姓名等）组成。

保管底片的温度应在13—15度，湿度在40％—60%。

（二）录音、录像文件

单位中的音像文件有纪实型和制作型两种。

第四章文件的整理与归档

第一节归档文件的整理原则与要求

一、整理原则

一般采用案卷作为文书档案的基本保管单位。

不管是通过立卷来整理，还是按《归档文件整理规则》来整理，其原则均为遵循文件材料的形成，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用.

（一）保持文件之间的有机联系：

一个问题、一个人物、一个案件、一次会议；请示与批复、问文与复文、批转文件的正件与附件、发文的定稿与存本等系统的组合在一起。

（二）区别不同价值：

将不同保管期限的文件分别组卷（或）排列,一般在同一案卷内的文件保管期限应大体相同.归档文件价值不同，保管期限也不同。

意义：

1.便于档案鉴定，及时剔除保管期满的档案

2.便于重点保护与管理永久保存的档案

（三）便于保管和利用：

具有查考保存价值的文件的归档目的,无论是存史还是查考，都是为了利用。

三、质量要求

（一）应归档的文件材料必须齐全、完整：

是保证档案质量的最基本的要求.

根据单位归档文件范围和文件登记簿检查所收集的归档文件及其齐全完整状况

1.将归档文件范围与文件登记簿相结合。

2.检查一收集齐全的文件的完整状况：

（1）正文与附件

（2）文件正本与不同稿本

（3）文件与文件处理单等

（4）内容上有直接联系的文件（请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告）

（5）页面完整

（二）必须注意保持文件之间的有机联系

1.紧密保持文件的本质联系：

（1）单位工作的规律和联系

（2）文件的形成程序和内容、性质上的联系

在分析文件间是否存在本质联系、或同时具有多种联系时哪种联系是本质联系，这时应将文件置入所有归档文件中,结合多种因素考虑

2.正确区分文件密级、保管期限和制成材料等状况的不同

（1）绝密级的归档文电应单独整理保管。

（2）特别重要或珍贵的归档文件应单独保管.

（3）应按进馆与否和保管期限整理与排列归档文件。

（4）应按不同制成材料整理归档文件.

（三）归档文件整理必须符合规范,便于保管与检索利用

规范化整理（外形）:

①归档文件的编号；②归档文件目录的填写;③备考表的填写；④归档文件的装订；⑤案卷封皮与档案盒的填写。

根据《机关档案工作业务建设规范》或《归档文件整理规则》的规定进行。

第二节文件归档鉴定

一、文件归档鉴定概述

（一）定义:

文件归档时确定其归档范围与保管期限的工作。

意义:

1.关系到档案室室藏档案结构的质量优劣

2.关系到准确划定档案期限的长短

3.关系到档案整理、编目、鉴定、开放、利用等工作的质量与效率

4.关系到档案保管费用的高低

（二）原则:

文件的归档鉴定必须从本单位与国家长远利益出发，以单位的地位与职能、文件的内容为基本要素确定其是否归档及保管期限.

由于单位的级别、职能、业务性质不同，单位形成文件的总量、归档文件的总量以及永久保管档案的比例应该是不同的。

文件的内容是决定文件价值的主要因素,是进行文件归档鉴定的主要依据。

在划定保管期限时还应考虑文件的形成者、载体的特殊性等因素。

（三）要求

1.保证归档文件的完整性。

应仔细判别每份文件的价值，还要注意该文件与其他文件间的联系，以及他在全部归档文件中的地位与作用，切忌静止、孤立的对待文件。

2.保证档案保管期限划定的准确性。

胀库现象：

工作人员求保险,就高不就低,提高保管期限。

3.保证归档文件的有效性.无法定效力的文稿以及其他无保存价值的文件均不应归档。

二、确定文件的归档范围

文件归档范围定义:

列出了必须归档的各类、各种文件,是文件归档的主要依据。

意义:

①能避免具有保存价值的文件漏归,保证档案的齐全完整;②能避免无价值的文件转化为档案,保证档案的精练；③对档案的质量优劣、对档案工作能否顺利开展都有直接的影响。

④简化了归档工作，便于人员对照执行，提高立卷归档工作的质量与效率。

三、确定归档文件的保管期限（最长年限）：

八号令（2006年12月18日签署）规定：

期限定为:

永久、定期（一般为30年、10年）

第三节办结文件的处置

对办结文件进行归卷、清退、销毁、暂存处置,增强了文件工作的条理性，减少了文件管理的对象，有利于对办结文件的调阅与利用，有利于保护机密.

一、平时归卷

（一）定义与意义

文件归卷意味着文件由办理阶段进入管理阶段。

是对文件的初步分类与整理，使文件在归档前有符合科学分类的、相对固定的位子。

有利于加强对办结文件的日常管理;有利于保证文件的齐全完整；有利于单位日常工作中的调阅与利用;有利于防止文件丢失与泄密，为立卷归档工作奠定了基础.

（二）步骤与要求

1.归卷类目及其编制

（1）归（立/案）卷类目,亦称归卷条目、立卷分类方案。

（2）归卷类目的结构：

1类别：

两种：

按组织结构和按问题设类。

无论哪种,类名都应与单位档案分类的类名保持一致。

2条目：

归卷类目的主体。

条目设置应注意：

结合单位的文件归档范围，做到不遗漏归档范围内的文件，一般略宽于归档范围。

结合文件的价值区别鉴定，为同一问题不同价值的文件设置不同的条目。

（通过反映文件的来源、名称来区别）结合本单位的职能、文件的数量设置相应的条目,文件数量较多的文件，条目应细化。

（3）归卷类目的排列与编号：

用分类流水方法编号,出现新问题，就可在最后增加新条目。

2.平时立卷：

有明显的时间阶段性，减轻年终集中立卷的压力,但不必提前归档，年终统一编目归档.

第四节归档文件的整理方法与移交

一、文件的组卷与编目

（一）归档文件的分类

1.按年度分类:

是对归档文件进行的最基本的分类。

专门年度：

根据工作和生产的特殊需要规定的一种专门起止日期，以此作为一个工作年度。

教学年度、会计年度、粮食年度、兵役年度。

2.按组织结构分类:

按机关的内部组织结构将归档文件分类。

3.按问题分类：

按照单位文件内容所反映的各类问题将文件区分开来.在不能用组织机构分类的时候使