会计电算化管理制度及会计档案管理.doc

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会计电算化管理制度及会计档案管理

　会计电算化管理制度　

为提高企业财会效率，进而提高企业的经济效益，严格执行财政部颁发的《会计电算化管理办法》，同时结合本单位的具体情况，特制定本制度。

　　一、有严格的操作管理制度

　　1、岗位责任制

　　在系统运行前，必须确定会计电算化岗位及职责，根据会计业务量要求和会计数据处理方式不同，可设以下岗位：

　　A、会计主管：

（1）负责组织开展单位会计电算化工作，包括制订会计电算化发展规划、配合计算机人员研制相关的系统开发、会计软件系统的日常应用、岗位监督、会计档案管理等。

做为会计主管应具备会计和计算机知识。

（2）负责制订会计岗位责任制，并协调管理各岗位员工的工作。

　　（3）制订会计电算化的各项管理制度。

　　（4）负责整个系统正常运行、应用软件资源的调配、系统故障及时处理。

　　B、系统操作员：

（1）负责会计核算所需数据，如：

记帐凭证、往来帐、银行帐、报表、材料单、工资单等。

（2）打印输出各种帐簿、报表等。

　　（3）做好数据备份工作。

　　C、凭证审核员：

（1）对手工计算编制的计帐凭证审核。

（2）负责计帐、结帐工作。

　　（3）负责报表的编制工作。

　　（4）做好数据的备份工作。

　　D、会计档案：

（1）负责有关系统软盘、数据软盘的存档，各种帐、证、表的保管。

　　2、操作管理制度：

（1）操作员应经过系统培训后才能上岗。

（2）应经会计主管批准才能上岗，且只能在主管批准的权限内工作。

　　（3）严格按系统说明完成每一步工作。

　　（4）若出现故障情况，应报告领导一同分析原因；若出现系统引起的故障，应及时通知销售商派人进行维护。

　　（5）应至少一个月备份一次数据，以防数据丢失。

　　（6）外来软盘不得在有会计软件的机器上运行，以防感染病毒。

　　3、机房管理制度：

（1）未经许可的无关人员不得随意使用财会专用机。

严禁在机器上玩游戏。

（2）不得带电拔插头，以免损坏机器、设备。

　　（3）严禁使用外来软盘，必要时要先杀毒后再使用。

　　（4）严格按顺序开启机器，长时间离开应关闭机器，下班必须关闭电源。

　　（5）应保持计算机清洁。

　　（6）计算机出现故障，应由专人维修，未经许可不得擅自拆开。

　　4、有严格的硬件、软件维护制度：

　　若硬件出现故障，应及时通知销售商派人维护，切勿自己拆开。

　　软件维护包括：

（1）对会计软件的日常维护，包括：

科目的升级、常见错误排除、数据恢复、调整打印机参数等。

（2）维护人员不得擅自改变原有软件的程序。

　　（3）财会人员因正常操作失误而引起的错误，应由财会人员改正，不得由维护人员通过维护修改，如打开凭证库、帐簿库等文件进行修改。

　　（4）加强对硬件、软件的维护，是提高效率的关键。

　　5、有会计档案管理制度：

　　会计电算化的档案管理，大部分内容同手工一样，应特别加强以下方面的管理：

（1）会计电算化软件的文档资料的保存。

（2）定期备份核算数据软件的保管。

　　（3）帐簿中的日记帐、银行帐每天打印，帐页打印输出装订成册；总帐每月打印，年终装订成册。

　　（4）全年会计年度结束，备份两份完整软盘分别保存。

　　（5）所有会计档案必须造册登记，以备查用。

　　会计档案管理

　　第一条为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。

　　第二条必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

　　第三条会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

具体包括：

（一）会计凭证类：

原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：

总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。

　　（三）财务报告类：

月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

　　（四）其他类：

银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

　　第四条每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

　　当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。

出纳入员不得兼管会计档案。

　　移交公司档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。

个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

　　第五条公司保存的会计档案不得借出。

如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。

查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

　　公司应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

　　第六条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

　　会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　第七条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

　　会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。

　　第八条保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

（一）由公司档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称。

卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

　　（三）销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。

　　（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案了销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

　　第九条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到末了事项完结时为止。

单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

　　正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

　　第十条采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。

　　具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

　　第十一条单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管，法律、行政法规另有规定的，从其规定。

　　第十二条单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，共会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

　　单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅，复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

　　第十三条单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

　　第十四条建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。

　　第十五条单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交按手续。

　　移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号，册数，起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

　　交接会计档案时，交接双人应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。

交接完毕后、交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者益章。

　　第十六条会计档案不得携带出境。

驻外机构和境内单位在境外设立的企业（简称境外单位）的会计档案，应当按照本办法和国家有关规定进行管理。

　　第十七条预算、计划，制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

　　第二十一条本办法由公司负责解释，自年月日起执行。

　　附表一：

企业和共他组织会计档案保管期限表

　　企业和其他组织会计档案保管期限表

　　序号档案名称保管期限备往

　　一会计凭证类

　　1原始凭证15年

　　2记账凭证15年

　　3汇总凭证15年

　　二会计账薄类

　　4总账15年包括日记总账…

　　5明细账15年

　　6日记账15年现金和银行存款日记账保管25年。

　　7固定资产卡片15年固定资产报废清理后保管5年。

　　8辅助账簿15年

　　三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告。

　　9月、季度财务报告3年包括文字分析

　　年度财务报告（决算）永久包括文字分析

　　四其他类

　　会计移交清册15年

　　会计档案保管清册永久

　　会计档案销毁清册永久

　　银行余额调节表5年

　　银行对账单5年