文件管理系统开发.docx

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文件管理系统开发

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文件管理系统开发（总49页）

经济管理学院本科毕业论文

文件管理系统开发

学生姓名：

万洋

学号：

20

班级：

管理111

专业：

信息管理与信息系统

系别:

管理系

指导教师：

张毅

2015年6月10日吉林

论文原创性和知识产权权属声明

本人声明，所呈交的学位论文系在导师指导下本人独立完成的研究成果。

文中依法引用他人的成果。

论文内容未包含法律意义上已属于他人的任何形式的研究成果。

本人负责因论文成果不实产生的法律纠纷。

本人在导师指导下所完成的论文及相关的职务作品，知识产权归属东北电力大学。

学校享有以任何方式发表、复制、公开阅览、借阅以及申请专利等权利。

本人离校后发表或使用学位论文或与该论文直接相关的学术论文或成果时，署名单位仍然为东北电力大学。

论文作者签名：

日期：

年月日

指导教师负责学生毕业设计（论文）质量声明

本科毕业论文实行指导教师负责制，指导教师应加强指导，严格把关。

学生正式通过答辩后，论文正式提交学院时，导师必须亲笔签名，并签署“同意提交论文”字样，保证被指导的学生毕业设计（论文）质量达到及格以上标准。

导师签名：

日期：

年月日

摘要

文件资源是企业资源的重要组成部分。

深入到了企业资源的每一个角落，贯穿到了员工的日常工作生活中。

信息技术的发展使得文件信息化管理越来越重要，文件的信息化管理将成为未来文件管理方式的主流，文件管理系统也会成为未来企业必备的管理工具之一。

文件管理系统的出现能显著的提高企业工作效率，再给企业带来效益的同时也给员工带来了工作上的方便。

文件管理系统可以解决很多方面的问题，比如：

文件管理人员工作量大导致的工作效率低下；文件资源共享问题；文件难以查阅等等。

这些问题都会导致企业资源的浪费，无形中提高了企业管理成本，同时也加重了员工的工作负担，给文件管理人员带来不便。

本系统着力于解决中小型企业难以管理海量纸质文件的问题。

中小型企业往往有着简单的管理方法，但是简单的管理模式下同样要存储海量的信息资源，传统的管理模式下，这些信息往往以纸质文件的形式被保存起来。

但是随着信息资源的迅速增长，这种管理文件信息的方式愈发吃力，中小型企业希望得到低成本、操作简单、高效的文件管理系统。

在这种背景下，本人迎合该市场开发出简单高效的文件管理系统。

本文分析描述了当前国内外文件管理系统的发展现状及趋势，介绍了文件管理系统的研究背景和系统常见的开发方法和技术。

进行系统需求分析，着重描述了系统分析和设计。

给出了界面设计，同时对系统的数据库表结构进行了详细的设计。

本系统采用结构化开发方法。

实现的系统主要功能有文件柜管理、卷宗管理、文件信息管理。

本系统开发工具为VisualBasic,数据库采用MicrosoftAccess2000。

关键词：

中小型企业；文件管理；结构化方法

Abstract

Fileresourcesareanimportantpartofcorporateresources.Deepintoeverycornerofcorporateresources,throughtotheemployee'sdailyworklife.Developmentofinformationtechnologymakesfilemanagementmoreimportantinformation,informationmanagementdocumentwillbecomethemainstreamdocumentmanagement,documentmanagementsystemwillalsobecomeoneofthefutureenterprisesisessentialmanagementtool.TheFileManagementsystemcansignificantlyimprovetheefficiencyofenterprises,giveenterprisesbringbenefitsbutalsotobringtheworkofstaffconvenience.Documentmanagementsystemcansolvemanyissues,suchas:

documentmanagementefficiencyworkloadcausedbylow;fileresourcesharingissues;Filedifficulttoview,andsoon.Theseissueswillleadtoawasteofcorporateresources,indirectlyraisesthecostofenterprisemanagement,butalsoincreasedtheworkloadofthestaff,tothefilemanagementpersonnelinconvenience.

Thesystemisfocusedonsolvingsmallandmediumenterprisesmanagelargevolumesofpaperdocumentsdifficultproblem.SMEsoftenhaveasimplemanagementmethod,butthesimplemanagementmodelalsohavetostorevastamountsofinformationresources,thetraditionalmanagementmodel,thisinformationisoftenintheformofpaperdocumentstobesaved.Butwiththerapidgrowthofinformationresources,informationmanagementfileinthiswaybecomemoredifficult,SMEswanttogetalow-cost,simple,efficientfilemanagementsystem.Inthiscontext,wecatertothemarkettodevelopasimpleandefficientfilemanagementsystem.

Inthispaperwedescribethecurrentsituationanddevelopmenttrendofdomesticanddocumentmanagementsystem,documentmanagementsystemintroducedresearchbackgroundandsystemcommondevelopmentmethodsandtechniques.Systemrequirementsanalysis,focusingdescribesthesystemanalysisanddesign.Giveninterfacedesign,whilethedatabasetablestructureofthesystemindetaildesign.

Thesystemusesastructureddevelopmentmethodology.Systemmainfunctionhasthefilecabinetsmanagement,filemanagement,filemanagementinformation.ThesystemdevelopmenttoolVisualBasic,databaseusingMicrosoftAccess2000.

Keywords:

Smallandmedium-sizedEnterprises；FileManagement；StructuredMethod

第1章绪论

系统开发的背景和意义

文件管理系统是针对各大小企业单位开发的管理信息系统。

企业在管理方面逐渐走向信息化、规范化的时代，文件管理系统满足了企业单位在管理方面的需求。

在当今信息化时代下，很多公司任然使用着传统方法来管理公司文件，这样做无异于落后于时代潮流。

同时再加上纸质文件管理的困难也加重了企业管理人员的负担。

纸质文件通常存储量十分大，管理存储起来十分困难、容易造成管理上的混乱、容易毁坏，缺乏安全保障，易丢、易失、无法共享、查找困难等等，这些传统方法在管理上的缺陷导致企业管理效率低下的同时也阻碍了企业的发展，所带来的后果同时影响到所有企业员工而不仅仅只是文件管理人员。

所以无论是国内外，文件管理都成为了相关领域的研究热点。

在国内比较典型的文件管理系统有上海开始软件公司开发的开始文件管理系统，该公司自主开发的文件管理管理系统只为取代传统纸质文件管理方法。

它很好的解决了文件共享的问题。

此外国内代表性的文件管理系统有edoc2文件管理系统，它专门为各大小企业提供内容服务，帮助企业管理信息、利用信息资源，实现企业信息化的价值，给企业带来效益。

在国外比较典型的文件管理系统有Logicaldoc,有强大的检索功能的文件管理系统，此外还有DocMgr等。

文件管理系统的出现企业实现现代化管理的关键，是企业对管理方式改革的创新。

文件电子化信息化是企业发展的必然趋势，它从根本上降低了企业管理成本，提高了员工的工作效率，从长远角度讲，企业级文件管理系统的使用是企业实现现代化的必经之路。

目前最先进的系统更是实现了诸如模糊检索、智能报表等全方位提高企业竞争力的功能。

随着企业逐步变大变强，会产生大量的文件档案，而这种情况则对企业的文件管理人员的管理方式和管理水平提出了很高的要求。

曾经的对纸质文件档案进行管理的传统方式已经无法满足企业发展对其提出的要求。

文件数量会随着企业规模的变大而变大，传统方法再也适应此时的情况。

继续采用传统纸质文件的管理方式，庞大的数据量、繁杂的资料及其导致的查找困难等，这些特点会消耗企业文件管理人员大量精力，却又无法保证其被正确无误的保存，且这样的方式工作效率低下，很难讲文件管理做到位。

再此，我考虑基于当今市场上已有复杂系统的情况下，减去冗余模块，精简系统功能，尽可能的降低软件开发成本，为中小企业开发出一款成本低、方便易用、易维护、文件管理基本功能齐全的软件。

国内外研究发展现状

进入21世纪，文件的数量已无法用大量来形容，说海量文件一点都不为过。

也正因为海量文件的产生。

在世界范围内，对电子文件管理的研究正在全面开展。

文件管理系统作为文件生成、管理和利用的平台。

正日益引起整个文件档案届的注意。

安全又可靠的文件管理系统才能保证电子文件完整真实可靠和可利用。

很明显，电子文件和纸质文件相比有许多不同之处。

最主要的是在于电子文件相对于纸质文件而言可以被更方便的利用，操作的方便是电子文件相对于纸质文件最大的优点，也是文件电子化的精髓所在，电子文件可以被方便的存储、查询、修改、删除，同时，他的一个重要扩展功能就是能通过文件管理系统自动生成报表，这是纸质文件所无法取代的功能。

目前而言，由于“文件”这概念的广泛性，导致各大系统对文件的理解有广义和狭义之分，广义上文件的范畴太过于广泛，文本、图片、视频、软件、程序等都可被叫做文件。

而狭义上的文件则指文书、公文性质的文件、档案、文档类文件等文本性质的文件。

所以各文件管理系统中对系统中文件的定义也存在大小之别。

随着文件管理有人为的纸质管理转向通过系统平台电子化管理，文件管理系统的重要性越来越受到人们的重视。

世界范围内，人们开始为文件管理系统的设计制定标准，这也是文件管理系统开始走向成熟的标志。

我国也在积极地借鉴国际经验，值得我们学习参考的国际标准有标准，Moreq，DIRKS等，这些其他国家总结来的经验标准有助于我国在这条路上少走弯路，也正因为这样，我国名为“电子文件管理系统通用功能需求”的国家标准得以颁布。

该标准的颁布从此完善了市场上文件管理系统鱼龙混杂的现状。

我国文件管理系统的开发仍然比较落后，这在一定程度上反映了我国的电子文件管理处于较低水平，无法保证电子文件得到真实、完整、可靠和有效的使用。

当然这种情况的产生或多或是由我国的特殊国情造成的，我国的大小企业参差不齐同时各地文化差异较大，现代化管理并未普及，企业的管理手段多种多样，这造成了各大小企业对于文件管理系统很难在功能需求上保持一致，各个企业有各个企业的特点，很难像西方发达国家一样，在现代化管理普及的情况下，批量的开发具有相同功能模块的文件管理系统。

这种情况相对的影响了我国企业的现代化发展进程，从而也从某些方面导致了我国比较落后的文件管理系统开发水平。

相关行业在这种情况下并未对文件管理领域足够重视，市场上也并未出现一家独大的情况，但这也意味着文件管理系统市场上的无限机遇。

总的来说，这个市场远未饱和，有无限的商机在等着我们。

本文主要工作

传统方法和面向对象方法都有自己独到的的优点，虽然使用面向对象方法会是未来软件开发的必然趋势，但这并不意味着传统方法已完全丧失了它存在的价值，结构化方法即传统方法是相对于面向对象方法而言更加成熟的开发方法，人们通过这种开发方法已成功地开发了许多有价值的管理信息系统。

大量的实践证明传统方法在某些方面任然存在着它的价值。

本系统是针对中小企业管理文件而设计的一款软件产品。

他满足了中小企业将大量繁杂的纸质文件搬到电子文件柜的需求。

并且，由于该系统用户需求明确，没有什么异议，属于中小型系统，所以该系统的需求在开发过程中基本上是保持不变的，综上所属，本系统将使用传统方法来开发。

主要的任务有如下的几个阶段

1.文件管理系统的可行性分析：

这部分里阐述了该文件管理系统的建设目标，并介绍了为了开发该系统所规划的几种方案，通过详细的分析比较各个方案的利弊，得出结论，从而确定最终的开发方案。

2.系统分析：

系统分析部分先是介绍了方案分析的方法和原则，对系统进行了需求分析和系统功能分析，建立了数据字典之后进行了系统数据分析。

3.系统设计：

这一部分将主要进行系统的各功能模块设计和数据库设计。

4.系统的实施与维护：

这一部分将进行系统的程序设计、软件测试、系统维护和系统评价。

内容

本论文将重点放在对文件管理系统的分析、设计与实现上。

该文件管理系统主要包括的功能有：

1.文件柜管理功能模块

2.卷宗信息管理功能模块

3.文档类文件信息管理功能模块

该文件管理系统对公司管理文档类文件的流程做了详细的研究与调查，根据客户的具体的需求从而开发出该文件管理系统。

该系统极大程度的模仿了现实中文档类文件存储管理的方式，使用户在使用时有亲切感，操作方便容易上手，培训的将变得简单，这种方式也方便客户准确的表达出系统需求，降低了与系统开发人员交流的障碍，从而最大程度的满足了客户对系统提出的需求。

第2章可行性分析

概述

在开发系统之前，我们需要做出一些工作来评估我们所选择方案的可行性，我们称这项活动为可行性分析。

我们正常三个方面来对所开发的工程项目进行可行性分析，分别是条件可能性，经济合理性还有一个是技术先进性，目的就是为了能够对社会条件，经济和技术三方面进行分析与论证，为了达到最佳效果，取得最优的方案，无论是在技术的先进程度上，还是经济的合理性还是条件的肯能行上都达到最佳。

在投资一个项目的前期，需要进行分析工作，而可行性分析正是解决此问题的主要手段，也是软件过程中的一个重要阶段。

用户一开始提出的需求基本上都不是完整清楚的，所以需要我们在开发项目之前就提出相应的解决方案，对每一个方案进行分析，将分析结果进行比较，得出最终的结论。

目的和任务

可行性分析的目的

可行性分析的目的是说明所要开发系统在技术、经济和社会条件上实现的可行性。

通过对现有系统的分析调查和研究，将之与用户提出的要求进行比较分析，分析其是否合理与可行。

从而能够较早的减少不必要的损失，进而避免盲目投资。

可行性分析的任务

可行性分析的任务一是要详细了解客户的需求，二是要了解客户所拥有的现实环境，通过对客户需求的理解结合现实环境，提出客户想要建立的新系统的可行性开发方案，之后，从技术、经济和社会三个方向讨论新系统建设的可行性。

可行性分析内容

技术可行性分析

所谓的技术可行性是指度量技术方案的现实性，评估现有技术资源的可行性。

而去衡量所拥有的技术条件合理实际与否的依据则是新系统的目标，具体体现在：

1.对现有技术的评估。

2.现有技术是否支持新系统的开发。

3.预测技术发展可能产生的影响。

4.评估技术人员的水平。

经济可行性分析

经济可行性是指去度量一个所要开发项目的成本效益。

最常用的经济可行性分析法是成本—效益分析法。

经济可行性分析要综合考虑多方面的因素，但其最终目的却是及其简单的，就是要保证通过该项目所获得的效益必须要大于成本。

系统运行可行性分析

由于新系统运行后会造成各方面的变化，如组织机构、工作环境等，这些都会对人、社会和环境产生影响。

具体将从以下几个方面进行分析：

1.对组织机构的影响。

2.用户的适应性。

3.环境条件是否可行。

进度可行性分析

进度可行性是指度量时间表是否合理。

大部分项目都会有自己的最终期限，时间表要合理安排，安排好每个阶段的时间期限，尽量保证在得到一个好的系统的前提下按时完成任务，但是如果在系统尚未完善的情况下，可以适当的选择延期，因为一个不完善功能不齐全的系统是毫无价值的。

组织机构

经调查分析后画出企业的组织机构如图2-1所示。

图2-1组织机构图

现行系统描述

现行系统的目标：

完成文件信息管理的各项功能，提高企业管理效率。

规模界限：

只允许在企业内部使用。

功能：

管理人员建立文件柜、生成卷名，在这些工作完成后，将统计好的信息录入系统，生成文件信息。

系统配有查询功能，高层人员可以通过系统查询想要的信息，及时了解企业情况，方便决策。

系统方案

系统的几种方案介绍

方案一

该文件管理系统基于C/S架构，通过企业文件管理人员向系统输入信息，可以对文档类文件进行分类保存、查询等操作。

本系统计划采用CORE双核处理器，2G内存，硬盘容量500G，并配备一台打印机和一台网络服务器。

本文件管理系统的客户端计划采用Windows7操作系统，而服务器计划采用WindowsNT操作系统。

采用VisualBasic作为前台开发工具，采用Access2000作为数据库管理系统。

初期投资总额约为9万元。

方案二

该方案开发的文件管理系统基于B/S架构，通过与互联网相连接，降低了所开发系统升级的难度，使得管理软件系统更加方便高效。

前台信息系统计划采用HTML语言编写，实现静态网页技术，后台管理系统计划采用JSP来实现其动态网页技术的各项功能。

该系统客户端仍然计划采用Windows7操作系统，服务器采用UnixSUR，采用SQLSever作为数据库管理系统。

初期投资总额约为10万元。

系统的几种方案比较分析

方案一

（1）技术可行性分析

技术要求相对较低，完全可以找到能够完美开发出该系统的技术人员，所以第一个方案在技术上是完全可行的。

（2）经济可行性分析

本方案基于C/S架构，简单经济，使用范围也有局限性，比较节省人力财力，同时其简单易用的功能也或多或少能够给企业带来效益，对中小企业有较大的帮助。

所以第一方案在经济上是可行的。

（3）运行可行性分析

该方案开发出的软件系统简单易用，培训容易，管理人员很容易上手，因此，该方案在运行上是可行的。

方案二

（1）技术可行性分析

该方案在技术上的要求明显要高于第一种方案，同时对系统的安全性也提出了较强的要求，因此，该方案对技术人员的技术水平提出了较高的要求，随之而来的是使用该方案开发出的软件系统成本的提高，但是该方案在技术上仍然是可行的。

（2）经济可行性分析

由于本方案基于B/S架构，初期投入相对较高。

但是如果使用该方案开发出的系统完善后，可以很方便的进行业务扩展，维护也较第一种方案简单，具有共享性，这一点是第一种方案所不具有的。

初期投入虽相对较高，但是资金仍然在可控制范围内，所以该方案在经济上是可行的。

（3）运行可行性分析

该方案开发出的系统简单易用，培训周期短，工作人员很容易上手，虽然共享，但由于权限设置不会导致系统状态的混乱。

所以该方案在运行上同样可行。

结论

通过对两个方案的分析与论证，可以发现，两种方案无论在技术上、经济上还是运行上都是可行的，所以此时我们需要结合实际，即考虑客户的需求，结合客户对系统提出的要求去考虑方案的选择。

由于客户属于中小型企业，资金相对不足，同时他们提出了较为明确的需求，希望在公司内部建立文件管理系统。

所以综合以上所有因素考虑，本人决定使用第一种方案。

开发语言的选择

VisualBasic是微软公司开发的基于Basic语言的编程工具。

VisualBasic拥有图形用户界面，可以被很方便的使用，它提供了各类控件，这应该算是VB系列最大的特点，我们可以利用这些控件来迅速将开发出一个应用程序。

VB系列产品先后经历了好几个版本的发布，而VB的出现则表明了为微软将VB系列产品定位为企业级开发工具的决心。

也是目前为止最为稳定成熟的版本。

采用的决定不仅降低了开发者开发的难度，同时降低了对技术人员技术的要求，降低了企业成本，因此从各方面因素综合考虑，最终决定采用VisualBasic作为开发工具。

第3章系统分析

概述

系统分析指对系统进行详细的调查分析，画出其业务流程图，分析流程图，找出其中功能不足之处，对其提出解决办法，以此确定新系统的逻辑功能要求。

系统分析的原则

系统分析必须坚持一下原则：

1.逻辑设计与物理设计要分开

并不需要处理技术问题，物理设计则用来描述技术上的实现。

结构化方法强调逻辑设计与物理设计要分开考虑。

系统的逻辑设计可以理解成是对系统的总体设计，而系统的物理设计则可以考虑成在总体设计之下对各个细节的设计。

所以，在系统分析的阶段，应该将重点放在逻辑设计上，这样做才能保证系统整体的合理性，之后的物理设计才会有更好的全局观念。

2.面向用户

法把用户放在首位，强调用户至上，用户不仅是整个系统开发的起源，同时也是系统开发的归宿，所以，整个开发过程中都要牢记用户至上、面向用户的原则。

评价一个新系统的逻辑模型是否合格的标注就是看该逻辑模型是否满足用户的需求。

在系统分析之后的工作都是紧紧围绕新系统的逻辑模型进行的，因此，如果在分析阶段不把用户的需求放在首位而去盲目的进行系统分析的话，以后将会产生十分严重的后果。

系统开发人员必须在分析阶段详细了解用户需求，主动积极的与用户交流。

只有时刻把用户需求放在首位，充分了解用户需求才能得出成功的逻辑模型。

3.结构化分析

当我们去分析一个系统时，应当先从整体考虑，先保证整体的准确性，在全局方向上保持正确，然后再去分析局部，一层层的去分析研究。

人们称这种思想为自顶向下的思想。

结构化分析就是将系统自顶向下逐步细分、深入，这样的方式便于理解，便于掌控全局，因为这种方式有较强的逻辑性。

结构化分析的手段有抽象和分解，这两种