物业管理常用文书.docx

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物业管理常用文书

物业管理常用文书

第一节通知、计划和规章制度的拟写

一、通知的拟写

（一）含义：

通知是一种应用较为广泛的知照性文书。

在：

下列情况下使用的文书。

1.发布行政法规和规章制度时；

2.转发上级、同级及不同相隶属单位的公文；

3.批转下级单位公文；

4.要求下级单位办理；

5.需要公众周知或有关单位部门人员执行的事项时；

（二）通知的分类

按其用途可分为：

指示性的；批示性的；转发性的；发布性的；事务性的；会议通知；任免通知等

1.指示性通知一一命令，强制执行。

一般用于上级对所属下级指示、部署工作，阐明工作活动的指导原则和方法，传达上级决定和指示，布置需要执行或办理的工作事项等。

正文内容：

通知依据一一原因，目的，意义；通知的主体部分•具体事项；通知的结尾部分一一提出要求“以上通知，望遵照执行”或用一般号召性文字提出希望与要求。

2.告知性通知（发布性通知），包括事务性的、会议及任免通知。

在传达和告知需要下级单位、平行单位、不相隶属单位知道或办理的

事项时使用，用法上较简单。

二、计划的撰写（方案，安排，打算，设想，规划等）

（一）含义：

计划是人们为完成工作学习任务或一定经济指标，根据实情提出具体要求，规定明确的目标，制定相应的措施，预先拟订好的文件。

（二）分类：

1.按性质分类；

2.按范围分类；

3.按时间分类（远景、中期、年度、季度、月份）；

4.按内容分类（综合、专题、项目）；

5.按形式分类（条文式；表格式；综合式）

（三）内容

1.标题一一单位名称，有效期限，计划种类

2,正文一一计划的主题。

内容一具体明确（指导思想，任务要求，具体指标，实施办法，注意事项）；文字一一简明扼要。

3.落款一一制定日期（单位名称）

（四）注意事项

1.科学性、严密性一一实事求是，具体明确

2.调查，走群众路线，保证切实可行

三、企业规章制度的拟写

（一）规章制度

企业为建立正常的工作、劳动、管理、学习及生活秩序，依照政策、法律、法规制定的具有法规性、指导性、约束力的文书。

是企业章程、制度、守则、公约的总称，是国家法律、法规、政策的具体化。

（二）意义：

（有序、有效率、发展、良性循环）

有利于明确职责，协调工作，维护正常秩序，有利于约束行为，规范道德；有利于加强经营管理，提高服务质量，取得良好的社会经济效益。

1.规章制度是物业管理的准绳与依据。

有发可循，有章可依，使其行为规范化，制度化。

2.制定一套科学的行之有效的规章制度，既是物业管理的任务，也是促使物业管理健康发展的可靠保证。

3.首先载明管理主体的权利与责任。

其次规范协调其与政府有关部门、业主（使用人）的行为与关系；再次管理的制度化有助于实施监督效率、信誉、质量、注意提高竞争意识。

。

4.发挥特有的管理服务统一等多重功能，增加投资者信心，促进物业销售；另一方面明确购买、使用与管理各方面的权利与义务关系，有助于规范管理与服务。

5.规范必须具有数量多、规范细、操作性强的特点。

6.主要形式：

公约章程、规则手册、工作责任制等。

涉及内容；

1.业主共同遵守的规定、权利义务一一住户手册

2.开发商、管理者、业主共同遵守的规定

3.规定实施管理的原则及应负的法律责任

4.住宅区管理规定

5.业主委员会章程

6.物业管理企业规章制度（服务使用维修；设备运行；治安消防；绿化；清洁卫生管理制度等）

7.各岗位责任制（分部门及岗位）

8.工作秩序

9.考核条例

10.员工守则

综上所述，物业公司的管理制度的内容是十分广泛的，但概括起来,

主要有四个方面：

1.公司内部行政管理方面的管理制度

（1）劳动人事管理制度：

A人员的招聘、考核、培训、提升、任免、辞退等。

B离退休管理。

C档案、薪金管理、员工奖、惩、福利、保险等。

（2）设备的物质管理制度：

A设备的购买、使用、维修、保养制度

B物质的采购、验收、入库、领取等

（3）组织管理制度：

组织的建立程序，组织机构的设置、类型、只能部门划分、责权划分、内部关系处理等。

（4）决策与领导制度：

A决策程序、原则、类型及决策者的责任、权利。

B领导的产生与撤换、领导的责全及监督等。

（5）财务管理制度：

资金的筹集与使用、成本管理、收入、税金与利润的管理等。

（6）后勤服务制度及其它

2.物业管理方面的管理制度

（1）物业产权产籍、档案制度

（2）物业交接验收制度

（3）物业维修、保养制度

（4）装修须知

（5）管理费收取标准与管理方法

（6）环境卫生管理条例与绿化

（7）保安管理

（8）小区车辆管理

（9）从业人员岗位标准与操作规范

（10）其它有关规定

3.为住户服务的管理制度

（1）服务费收取标准与管理办法

（2）服务人员从业准则

（3）信访、走访制度

（4）按服务项目制定的有关部门管理办法

（5）住户须知

（6）其它，如合同管理等

4.物业公司内部经济责任制

物业公司内部责任制：

按责、权、效、利相结合的原则，把完成公司目标的经济责任层层分解到各职能部门，班组和个人的一种综合性企业管理制度。

（1）物业公司内部经济责任制的基本原则

责、权、利、效相结合的原则；兼顾国家、公司（集体）和个人三者利益原则

（2）物业管理公司内部经济责任制的内容

由“标准、考核、奖惩”组成的三位一体的内容体系

在制定标准时，必须考虑到内容的全面性、标准性、可核性和先进性，考核是对责任者完成责任情况的检查与审核，奖惩是对考核结果的兑现。

以领导层、职能层、作业层和岗位个人经济责任制四者组成的内部经济责任制层次体系

A领导层应对公司的经营效果负全部责任

B职能层属于管理层，应承担本部门、本单位的经济责任

C作业层是公司各项业务的具体执行层

D个人岗位责任制

（3）物业管理公司内部经济责任制的形式

逐级承包；专项承包；单指标承包；后勤服务承包；整幢大楼管理承包；计时承包

5.物业管理公司管理制度的改善

领导重视；制度完善是一个循序渐进的过程；广泛听取业主和使用人

的意见；学习先进物业管理公司的经验

例：

用户入伙与装修管理

入伙：

业主领取钥匙，接房入住。

一、入伙流程

1.用户入伙

2.入伙流程：

二、入伙手续文件

（一）入伙通知书

1.即关于业主在规定时间办理入伙事宜的通知。

2.指定入伙通知书时应注意的问题：

3.“入伙通知书”的示范文本。

4.入伙手续书

如：

收楼须知

三、装修管理

具体程序：

（一）业主装修申请表

（二）装修管理规定：

1.申报程序

2.装修管理要求

3.押金及保证金

4.批准权限

四、业主办理入伙手续时不愿签管理公约怎么办？

第二节物业管理合同

一、物业服务合同

（一）合同：

指当事人（平等的自然人、法人、其他组织）之间设立变更、终止民事权利义务关系的协议，也称契约。

（二）物业服务合同：

是合同中的一种。

是指物业管理中的当事人（开发商、业主委员会、物业公司、专业公司及其他经济组织与个体工商户）之间为……而订立的合同。

（三）物业服务合同的分类

物业服务很同有两种：

一是新建物业的出售单位与物业管理企业签定的物业管理前期物业服务合同；一是业主或业主委员会与物业管理企业签定的物业服务合同。

（四）物业服务合同的特征：

1.物业公司以业主或业主委员会的名义、费用处理委托事务（必要支出由业主承担）

2.物业管理合同是有偿的

3.合同订立以当事人相互信任为前提

4.内容合法，义务权利平等

5.是诺成性合同，又是双务合同一一双方达成协议时合同成立

6.须在房地产行政管理部门备案

（五）合同格式

合同一般根据示范样本结合物业区域的具体情况商定。

合同文本有表格式和条款式两种。

其包括标题；当事人；正文（序言，主要内容一一协议内容+经济责任、法律责任+合同有效期限+合同份

数与保存）；落款（签约一一署名+日期+签章+电传+邮编等）；

合同要做到三个明确：

合同标的、双方权利义务、不履行责任明确。

（六）合同主要内容：

1.合同当事人的名称、住所，物业服务的范围

2.委托管理事项

3.委托管理期限

4.双方的权利和义务

5.物业服务质量

6.物业服务费用

7,专项维修资金的管理与使用

8.违约责任

9.合同终止和解除的约定

10.当事人双方约定的其他事项

二、租赁合同

（一）物业租赁的含义

物业租赁就是物业所有者或经营者作为出租人，将物业使用权出让作为物业消费者的承租人，并向承租人定期收取一定数额的资金，从而使物业价值得以实现的一种经营活动。

出租人：

可以是物业的产权人，也可以是直接受业主委托的物业经营人，还可以是得到产权人同意转租的物业使用人。

承租人：

物业的需求者。

物业出租和物业出售的区别

（1）二者转移的权利不同：

物业出租只转移物业的使用权，不转移所有权，而物业的出售是使用权和所有权一并转移走了。

（2）物业价值实现的方式不同

物业租赁是经过多次交换才逐步实现物业价值的，物业出售是通过一次性买卖实现物业的价值。

（3）流通和消费的过程不同

物业出租的流通过程与消费过程是互相交叉，同步转变的，而出售是在流通过程结束以后才开始消费过程°

物业租赁的特征

（1）物业租赁的标的物是作为特定物的房屋

出租人在供应房屋时，只能按合同规定的物业来兑现，而不可以用别的房屋来代替。

在租赁合同到期时，承租人也必须将房屋归还业主,而不能用别的物业来代替。

（2）房屋的租赁关系是一种经济的契约关系

租赁关系的建立，必须以租赁双方的协议或合同为依据，在协议中主要要说明出的期限、用途、价格、修缮责任，双方的权利和义务。

在房屋租赁期间，即使房屋的所有权发生转移，原租赁的合同关系依然有效。

（3）租赁双方必须是符合法律规定的责任人

出租人必须是房屋所有权人或在产权人的明确授权下的代理人，而作为承租人应当是具有民事行为能力的人。

（二）物业租赁合同的含义：

物业租赁是指出租方通过合同、契约方式，将物业的使用权交付给承租方使用受益，并向承租方定期收取租金，租赁期限届满时收回物业使用权的一种经济活动。

物业租赁包括国有土地使用权租赁和房屋租赁两大类。

（三）合同的种类：

1.口头形式——高效价值取向

2.书面形式一一安全价值取向两种（信件、电传书面合同；协商签定并公证的；规范文本合同）

（四）物业租赁合同内容：

物业租赁合同是物业出租人和承租人经协商对双方的权利和义务确定的文字协议。

其内容有：

1.合同当事人的基本情况

2.标的物的基本情况.一一租赁物业的描述，包括附属设备、设施

3.租赁用途

4.租金及支付方式

5.有关税费的承担及修缮责任

6.租赁限期

7.出租人与承担人的义务

8.违约责任

9.免责条件

10.解决办法

11.未尽事宜的约定

12.合同生效条件

承租人义务：

不擅自改建装、转租、换房，及时支付租金，按约定用途使用（不得从事违法活动，存放违禁物品，影响居住安全，逾期支付租赁6个月以上）

出租人：

产权清楚，房屋符合使用条件，检查养护房屋设备设施。

（五）房屋租赁合同的法律特征：

1.承租人只享有房屋的使用权；

2.房屋租赁的标的是特定物而不是种类物；

3.合同须采用书面形式；

4.合同须依法登记一一合同订立后双方当事人向房产管理部门登记备案；

5.房屋租赁关系不因所有权的转移而终止。

6.租赁关系主体的法律要求；

7.租赁客体的法律要求.