工程档案管理制度.docx
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工程档案管理制度
安徽电力建设第一工程有限公司
中电投盘陀山风电场工程
工程档案管理制度
2015-10-21发布2015-10-22实施
中电投盘陀山风电场项目部发布
中电投盘陀山风电场工程
工程档案管理制度
批准：
审核：
编制：
中国能源建设集团安徽电力建设第一工程有限公司
中电投盘陀山风电场项目部
2015年10月20日
目录
1.目的1
2.适用范围1
3.总则1
4.编制依据1
5.管理职责与内容2
6.归档范围、份数、时间2
7.风电场建设工程档案收集与整理要求3
8.工程档案的装订、存放6
9.竣工图的编制范围要求（完整、系统、准确、清晰）7
10.建设工程归档档案组卷要求8
11．档案的移交与管理10
12.备注11
1.目的
为规范中国能源建设集团安徽电力建设第一工程有限公司盘陀山风电场项目部（以下简称“本项目”）档案管理，提高工程建设管理水平，统一工程档案管理及交接标准，根据国家基本建设档案管理的有关规定，特制定本制度。
2.适用范围
适用于本项目工程资料的整理归档、工程档案的检查验收、竣工文件的编制等各项内容。
3.总则
（1）本项目工程档案是在招投标、施工、安装调试、生产准备到竣工投产全过程中形成，归档保存的文件、图纸、图表、声像等包括以纸质、磁盘、光盘等为载体的全部文件材料。
（2）工程开工前，参加由建设单位组织，包括设计、监理、施工等各参建单位组成工程档案管理协调组，与工程建设同步，协调解决工程档案工作中存在的问题。
档案管理协调组各成员要及时做好各自职责范围内或合同规定内技术资料的收集、整理和移交工作。
4.编制依据
1）《中华人民共和国档案法》（1987）
2）《中华人民共和国档案法实施办法》（1999）
3）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002
4）《企业档案工作规范》DA/T28
5）《照片档案整理规范》GB/T11821-2002
6）《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002
7）《基本建设项目档案资料管理规定》国家档案局国档发[1988]4号
8）《科学技术档案案卷构成的一般要求》国标GB/T11822-2000
9）《基本建设项目（工程）竣工文件编制及档案整理规范》国家档案局颁发
10）《电力工业企业档案分类规则及分类表》能源部能源办[1991]231号文
11）《风力发电场项目建设工程验收规程》DL-T5191
12）《电力工程竣工图文件编制规定》DL/T5229-2005
13）《电力工程达标投产管理办法》（DL5277－2011）中国电力建设企业协会
14）《风力发电企业科技文件归档与整理规范》NB/T31021-2012
15）《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328（建设部建标[2002]8号）
16）《建设工程资料管理规程》JGJ/T185-2009
17）《电力档案标准化管理实施指南》王黎平编著
18）《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》国家档案局发布第10号令
5.管理职责与内容
（1）建立档案管理体系，组织实施关于档案工作的法律、法规、规范、标准和档案管理的有关规定、办法、细则。
（2）制定本项目档案工作的规定，管理办法和计划。
（3）本项目统筹规划各类档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、统计与利用工作，加强档案工作规范化、标准化、制度化建设。
（4）对本项目资料员的业务培训，宣贯竣工档案标准制度。
（5）在统一领导，分级管理的原则下，根据本专业的管理要求，对本项目档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督与指导。
6.归档范围、份数、时间
6.1归档范围
凡是反映与工程有关，具有考查价值的各种载体的文件材料（图纸、照片、录音、录像、磁盘、光盘等）均应收集齐全并归档，其范围参见附录《风力发电企业科技文件归档范围与档案分类及保管期限划分表》。
6.2归档文件的份数
份数按合同执行（提交业主二份原件，如需提交当地档案馆，需增加一份原件），并提供与纸质文件完全相同的电子版光盘一份。
提供给中国能源建设集团安徽电力建设第一工程有限公司一份复印件、与纸质文件完全相同的电子版光盘一份。
6.3归档时间
一般性文件材料及合同协议在文书处理完毕与合同、协议签订完毕后即归档。
初步设计阶段形成的材料在初设审查批复后即可归档；各专业工作中形成的文件材料在工作告一段落后即可归档；设备开箱技术文件及图纸，现场开箱验收后即归档；除风机专业资料外，其它专业的竣工图及竣工资料在整套启动试运完成后一个月（一般以30天计）移交归档，风机专业在完成240小时试运后一星期（一般以7天计）内移交归档。
7.风电场建设工程档案收集与整理要求
7.1建设工程依据性档案的整理
7.1.1工程依据性文件要求收集齐全、完整。
案卷必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
7.1.2在归档的文件中，应当将每一份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一种文件，分别立在一起，不得分开。
7.2建设工程施工性档案的整理
7.2.1本项目部按施工质量检验及评定标准、施工验收规范编制划分的分项、分部、单位工程为单元，齐全、完整、系统地收集、整理档案资料，进行分类、立卷、录入软件，并提交监理单位审查。
7.2.2水泥、钢材等原材料试验报告，要求报告单字迹清楚，数据准确，杜绝用不符合档案保管要求的书写材料书写，要有见证取样签证，且以原件归档。
本项目部会加强施工过程中材料进货、发放、材料性能等方面的管理，指定专人做好原材料监督跟踪工作。
7.2.3隐蔽工程记录与中间验收签证：
要求文件材料齐全、完整、记录数准确、填写字迹端正、记录详细、不漏项。
7.2.4设计变更通知单、工程联系单、材料代用单等，要求齐全、完整。
设计变更通知单要求内容简明、字迹、图样清晰，原件归档。
7.3照片档案收集
7.3.1照片收集应选择主题鲜明、影像清晰、画面完整、保持原貌未加修饰剪裁的照片收集归档。
同一工程或事件及活动拍摄的一组照片，应将能全面反映事件全貌并突出主题的照片收集归档。
7.3.2参建单位应将项目建设过程中拍摄的工程照片（隐蔽工程，关键节点、重要工序、施工质量、设备缺陷等）及时收集，在工程竣工后与纸质档案一并向建设单位移交归档。
7.3.3数码相机拍摄的照片，其像素应符合归档照片质量的要求。
数码照片归档时，应拷贝在符合保管要求的光盘上与纸质照片一起归档。
具有特殊意义且有永久保存价值的照片（国家领导人视察、重大事件、活动等），宜翻拍成胶片，制作底片与数码照片一同收集归档
7.3.4照片应按张整理，并逐张按GB/T11821要求编写全面反映照片画面内容和人物等基本信息的文字说明。
7.3.5施工单位按单位工程排列装册。
7.3.6册内备考表的互见号的填写，就是填写反应同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。
这里要注意纸质档案、电子档案和照片档案之间互见号的填写。
7.4电子文件的收集
7.4.1电子文件归档
（1）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于光盘、磁盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以在通讯网络上传送的文件。
（2）本项目部应按合同约定把符合归档要求的电子文件，按档案管理规定格式将电子文件存储到符合保管要求的脱机载体（光盘）上，在工程竣工后与纸质档案一并向建设单位档案部门移交归档。
（3）电子文件归档，应提供电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等相关信息。
（4）电子文件归档，应将电子文件脱机存储（拷贝）至耐久性好的载体（光盘）上。
一式三套，一套封存、一套异地保管，一套提供利用。
（5）电子文件存储载体，应采用只读光盘，一次性写入光盘，不允许用可改写的载体作为归档电子文件长期存储的载体保存。
7.4.2电子文件整理
（1）电子文件应按GB/T18894规定整理，按纸质档案分类或电子文件类别代码集中组织存储载体。
（2）电子文件存储载体（光盘）宜按年度——载体种类编号，载体种类用“GP”标识。
（3）每张电子文件存储载体（光盘）装具应贴标签，标签上应注明载体编号、类别代码、密级、保管期限、存入日期等信息。
7.4.3电子文件登记
（1）归档电子文件应逐张填写《电子文件登记表》。
《电子文件登记表》分首页、续页。
（2）归档电子文件应以盘为单位填写《电子文件登记表》首页，以件为单位填写续页。
归档时，应将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档，并附《电子文件登记表》后面与存储载体（光盘）一同保存。
（3）《电子文件登记表》首页，内容包括文件特征、设备环境特征、文件记录特征、制表审核。
。
——文件特征，填写电子文件形成单位及时间、载体类型（光盘、磁盘等）及编号等信息；
——设备环境特征，包括硬件环境和软件环境。
硬件环境，应填写计算机配置情况；
软件环境，应填写操作系统（windows、linux等）、数据库系统（mssql、oracle等）、相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等）。
——文件记录特征，包括记录结构，记录类型，记录字符、图形、音频、视频文件格式，文件载体。
记录结构，应填写电子文件存储方式；
记录类型，应填写记录电子文件的总个数和总字节；
记录字符、图形、音频、视频文件格式，应填写电子文件的后缀名称；
文件载体，应填写刻录电子文件载体的型号及载体的储存容量。
——制表审核，应由填表人、审核人签字并填写日期。
（4）《电子文件登记表》续页，内容包括电子文件编号、题名、形成时间、文件稿本代码、文件类别代码、载体编号、保管期限、备注。
（5）——电子文件编号、题名、形成时间、保管期限的填写与纸质档案相同；
——文件类别代码，应按电子文件类别代码填写。
电子文件类别代码：
T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；O—超媒体链接文件；P—程序文件；D—数据文件；
——载体编号，按要求填写。
7.4.4电子文件交接
（1）电子文件移交之前，移交单位与接收单位均应对归档载体（光盘）及其技术环境，电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》，合格后方可交接。
《归档电子文件移交、接收检验登记表》
（2）电子文件交接应填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》，其内容包括载体外观检验，病毒检验，真实性、完整性、有效性检验，技术方法与相关软件说明、登记表等检验。
——载体外观检验，应检查载体有无划痕，是否清洁；
——病毒检验，应检测载体有无病毒；
——真实性、完整性、有效性检验，应对归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续进行核实；
——技术方法与相关软件说明，应对特殊格式电子文件的相关软件、版本、操作手册等是否完整进行核实；
——核实登记表、软件、文字说明等是否齐全。
8.工程档案的装订、存放
（1）竣工图纸反向折成A4号图样,标题栏在外,不装订。
文件按目录编排顺序排列。
（2）资料规格为统一A4幅面,小于标准幅面的要粘贴在A4规格白纸上,大于标准幅面的要折叠成A4规格,白纸采用70克以上复印纸,原件下边及右边与白纸对齐。
（3）所有文字资料均要去除金属装订物。
（4）所有竣工资料必须经过施工单位、监理单位、建设单位三方审核,并扫描电子版后方可进行装订。
（5）竣工文字资料必须采用三孔一线装订法。
整卷装订的案卷,装订要求四边齐,厚度不足时,以纸板条填充至标准厚度。
（6）案卷装订应保持卷内文件内容的相对独立与完整，装订厚度应按实际情况确定,但不宜超过40mm。
外文资料档案应保持原来案卷及文件排列顺序。
（7）对有破损的文件，应先修补后装订；对非标准A4纸文件，应粘贴或折叠后装订；外文资料应保持原有的装订形式。
（8）卷皮尺寸为310MM×220MM。
（9）竣工技术记录表面要求整洁,装订处页边距为25MM。
（10）按卷录入的连卷内目录一起装订，按件录入的单件装订。
9.竣工图的编制范围要求（完整、系统、准确、清晰）
本工程的竣工图编制要求执行DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，加盖并签署竣工图章。
（1）竣工图原则上由设计单位和制造厂商负责编制。
没有修改的施工图用作竣工图时，可直接在蓝图上加盖“竣工图”章（见下图）。
经修改或变更的施工图应重新编制竣工图。
（2）竣工图的份数为一式12份。
（3）竣工图要有详细编制说明和总目录。
竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。
编制原则：
应附各专业竣工图目录，对每册竣工图应编制分册说明，修改部分应用云雾线标识（包括：
修改内容、修改原因、提供修改单位签属意见）。
（4）为保证最终竣工图的准确性，本项目会负责认真编制责任范围的竣工草图一份，对竣工草图的编制，作以下要求:
制作竣工草图的蓝图必须是新图纸。
已实施过的设计修改通知单（或联系单）中内容，必须毫不遗漏地在施工图上全面反映，而且要在所有涉及到的施工图上反映。
竣工草图上的任何修改都要明确标注修改依据，加盖修改依据章，并且修改的图纸的图号应与变更通知单、工程联系单编号相互标注。
每张竣工草图修改后的文字和数字要与被修改部分的位置大致相对应，局部可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制并应与标题栏平行书写，改图必须用碳素墨水笔及绘图工具，严禁使用圆珠笔、铅笔或手工草绘。
凡修改内容超出图纸幅面的30%，应重新绘制按原图编号新的竣工图。
编制竣工草图应有总说明,阐述竣工草图编制原则,各专业目录及编制情况.对每册有修改的图纸、宜编制分册说明,内容包括:
修改内容、修改原因、提供修改单位签署意见等。
每张竣工草图都要有竣工草图标记章,明确竣工草图的编制单位、编制人、审校人、技术负责人和日期、竣工草图的标记章。
（5）统一折叠成210MM×297MM（A4）图幅,反向折叠标题栏在外,按项目的专业立卷,采用装盒成册。
（6）排列顺序:
扉页、内封面、竣工图审核签证书,卷内目录,图纸,备考表。
图纸的页号编写在标题栏右上角，保管单位之间不连号。
10.建设工程归档档案组卷要求
10.1组卷要求
（1）本项目部的资料归档前要进行系统整理。
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，分类科学，组卷合理；便于档案保管和利用。
（2）归档文件应去掉金属装具用线按件（或卷）装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。
10.2排列分类
案卷排列分为：
6类电力生产类，7类科学技术研究类，8类基本建设类，9类设备类。
10.3编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页右上端的空白处加盖归档章，并填写归档号、件号等必备项；在文件的右下角用铅笔标出页码。
10.4编目
归档文件应根据分类方案和室编号顺序，按有关标准规定编制归档文件目录。
（参考GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》）
（1）归档文件应逐件编目。
归档文件目录设置序号、文件编号、责任者、题名、日期、页数、备注、档号、分类号、项目代号、目录号、案卷号等项目。
Ø序号：
标注卷内文件排列顺序；
Ø文件编号：
文件的发文字号或图号或代号；
Ø责任者：
制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；
Ø文件题名：
文件标题全称。
没有标题或标题不规范的，可自拟标题；
Ø日期：
文件形成，年、月、日，中间用“.”隔开；
Ø页数：
每一件归档文件的总页数。
注意：
文件中有图文的页面为一页；
Ø备注：
注释文件需要说明的情况；
Ø档号：
由项目代号、分类号、案卷号组成；
Ø项目代号：
由所反映的产品、课题、项目、设备仪器的型号、代字或代号确定；
Ø案卷号：
填写科技档案按一定顺序排列后的流水号；
Ø案卷题名：
案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。
案卷题名的主要内容包括项目（机组）名称+单位工程名称（分部分项、专业、设备、系统、阶段）+文件主要内容。
项目名称与批准的原立项、设计（包括代号）应相符；
Ø立卷单位：
填写卷内文件形成单位或主要责任者；
Ø起止日期：
填写卷内文件形成的起止时间；
Ø保管期限：
填写其划定的保管期限；
（2）归档文件目录的纸张、幅面、尺寸，用国际标准A4型打印。
（3）归档文件应装订成册并编封面。
根据需要设置档号、立卷单位、保管期限、起止日期等项目。
（4）装盒
将归档文件按室编件号装入档案盒，并填写档案盒脊背及备考表项目
Ø档案盒及文件装订：
档案盒220mm*310mm（长*宽），盒脊厚度设置为30mm一种；
Ø档案盒盒脊设置保管期限、盒号。
其中，卷号即是档案盒的排列序号；
Ø档案盒应采用国家级标准无酸纸制作；
Ø整卷装订的案卷，采用三孔一线、根据实际尺寸找适中的位置穿孔，棉线装订。
以件为单位装订的，页数较多的按三孔一线装订，少的可以根据需要在左上角采用两孔一线装订；
Ø对于规格小的纸张，应粘贴在A4幅面的纸上后进行装订；
Ø卷内文件一般文字在前，图样在后；每卷竣工档案应由内封面、签证页、卷内目录及卷内备考表组成。
Ø备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人、互见号和立卷日期、检查日期。
备考表排列在卷内文件之后，不编写页号。
Ø合内文件情况说明----填写盒内全部总件数、总页数及组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题；
Ø立卷人---由立卷责任者签名；
Ø立卷日期---应填写立卷完成的时间；
Ø检查人---由案卷质量审核者签名；
Ø检查日期---应填写案卷质量审核的时间；
Ø表格制作的字体、字号要求统一、清晰、端正。
11．档案的移交与管理
11.1档案的移交
竣工资料的移交方式为，由本项目部自检合格后，交监理公司审核，再交甲方专业专工审核，最后由资料室验收。
符合竣工资料编制要求后由我方装订，三方的审核返回时间均为十天，最后办理有关移交手续。
各单项工程竣工资料应按审查项目及签证表进行检查。
11.2档案的保管与统计
（1）公司必须设置专用档案室，档案室应坚固，有防盗、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防水淹等设施，要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补，复制或作其技术处理。
（2）档案室的温度应保持在140C-240C，相对湿度应保持在45%-60%，档案室管理员每天必须调节档案室的温湿度，并做好温湿度的登记，定期对获得的数据进行分析，档案室内严禁吸烟及存放易燃、易爆、易霉变或同档案及其保护设备无关的物品，档案室人员调动工作时，对保存的档案资料要详细清点，履行交接手续。
11.3档案的提供及利用
（1）档案室应根据工作需要，编制必要的档案目录，索引等检索工具，编辑档案文件汇编和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为公司及分公司工作提供服务，并注意掌握档案的利用效率。
（2）建立档案借阅及保密制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。
（3）借阅档案材料必须妥善保管，不得遗失，不得泄密，要爱护档案，不得在档案材料上圈写、划线、涂改、折叠、拆卷、抽页或污损，不得擅自转借或复印。
12.备注
资料中所有的表格样式全部按照业主的要求使用。
附录
风力发电企业科技文件归档范围与档案分类及保管期限划分表
分类号
类目名称
归档范围
（重要项目及主要归档文件）
保管
期限
文件来源/
归档单位
备注
8
项目建设
80
项目立项文件
800
项目核准
项目立项请示（项目申请报告）、核准批复文件
融资、上网电价等文件
永久
发改委
立项单位
特许权项目招投标及相关文件
永久
地方政府
建设项目选址意见书以及与选址有关单位审批文件（文物、矿产等）
永久
地方规划部门
行政主管单位
项目前期文件
永久
立项单位、各级政府部门
801
可行性研究
风电场预可行性研究、可行性研究报告及审查会会议纪要、审查意见
永久
审查单位
接入系统可行性研究报告文件及审查会议纪要、审查意见
永久
设计单位电网公司
802
项目评估
风电项目评估及风能资源评估论证文件
永久
评估单位
环境影响报告书及审批文件
永久
环保部门
水土保持方案及审批文件
永久
水利部门
地震安全性评价、地质灾害评价及评审意见
永久
地质、地震及评估咨询单位
安全预评价及评审、备案文件
永久
安监部门
评估咨询单位
职业病危害评价及评审文件
永久
卫生部门
评估咨询单位
809
其他
81
设计文件
810
综合
811
基础设计
建设用地勘察报告及图纸，岩土工程勘察报告
永久
勘察设计单位
水文地质勘测报告
永久
勘察设计单位
地形、地貌图，项目用地测量报告及图纸，
永久
勘察设计单位
水文、气象、地震文件材料
永久
勘察设计单位
812
初步设计
初步设计（收口）及审查文件
永久
设计单位
设计方案、设计审定文件（初设最终版）等
永久
设计单位
设计优化提出、策划（论证）、方案及审批、设计图纸等
永久
建设、设计单位
813
施工图
施工图目录及说明、施工图、预算书、微观选址报告
30年
设计单位
设计交底及施工图会审及纪要
30年
监理单位
819
其它
82
项目准备文件
820
综合
821
建设用地
建设用地申请及各级政府土地主管部门审批文件、建设用地预审批复文件
永久
地方及国土资源部
建设规划用地许可证、国有土地使用证
永久
地方规划部门、国土资源管理部
建设用地征地、拆迁、安置及补偿、赔偿合同、协议
永久
建设单位、地方政府
施工临时用地租赁合同、协议及补偿、赔偿协议
10年
建设单位、地方政府
822
招投标文件
含议标文件
设备招标文件（资格审查文件）、投标文件（技术、商务）、评标过程文件、评标报告、中标通知书
30年
招投标单位
投标文件为永久保存
工程（施工、调试、监理、设计）招标文件（资格审查文件）、投标文件（技术、商务）、评标过程文件、评标报告、中标通知书
招投标单位
物资（材料）招标文件（资格审查文件）、投标文件（技术、商务）、评标过程文件及评标报告、中标通知书
10年
招投标单位
未中标参建单位（主要）标书及主机设备未中标单位标书
10年
招投标单位
DA/T42
表A.7
823
合同文件
设备购买合同（合同附件、补充协议、合同谈判纪
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