档案管理制度1.docx
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档案管理制度1
福宽企〔2013〕010号
山东福宽生物工程有限公司
关于下发《档案管理制度》的通知
各部室、车间：
为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面改善和提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度，希遵照执行。
山东福宽生物工程有限公司
二0一三年八月三十日
主题词：
档案管理制度
抄报：
二0一三年八月三十日印发
档案管理制度
第一条为规范档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制订本制度。
第二条档案的范围
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
第三条档案的管理部门
档案管理的主管部门是行政办，行政档案、人事档案、财务档案、业务档案（建筑档案、设备档案）等均由行政办进行统一管理，不统一管理的需经董事长批准。
第四条档案管理部门的职责
1、行政办档案管理的职责
（1）负责组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。
（2）负责指导、培训、宣贯档案管理制度。
（3）负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。
（4）负责整理、保管公司所有档案。
（5）负责收集、整理各部门档案分类目录（每月最后一个工作日收集一次），汇总建立公司电子档案总目录。
2、财务部档案管理的职责
（1）负责配合行政办编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。
（2）负责收集、整理、保管财务类档案，并与行政办做好财务档案的移交工作。
3、其他部门档案管理的职责
（1）负责配合行政办按照档案管理制度的要求进行档案的收集、整理、归档。
第五条档案的分类
公司档案分类和分类编号由行政办统一集中管理。
各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。
档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。
公司档案主要采取按内容进行分类，并编制目录。
1、企业档案分类使用说明
（1）组成：
企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类）；采用拼音字母名称标识二级类目（分类）。
档案号的各段（一级类目号、分类号、案卷号）之间用“—”符号分隔。
（2）档案号编制依据
根据国家档案管理部门编制的《工业企业档案分类编号方案》和公司工作实际，进行公司档案号的编制。
（3）企业综合档案档号的分类、组成说明。
1 按文档类别分类（A、B、C、D）
档案编号：
一级类目号--年度号--案卷顺序号（○○○—○○○○—○○○）。
举例：
1）、经营管理类A，企业中长期计划，2010年度，第一卷，即
A—2010—永久—01（一级类目号为经营管理类A，年度号为2010，保管期限为永久，案卷顺序号为01）。
2）生产技术管理类，运行调度记录，2011年度，第二卷。
即
C—2011—长期—02（一级类目号为生产技术管理类C，长期保管，案卷顺序号为02）。
3）设备管理类，第二卷。
即：
E—FDJ—02（一级类目号为设备管理类E，二级类目号发电机为FDJ，案卷顺序号为02）。
4）、会计档案（F）：
按一级类目号—年度号—分类号.案卷号（○○○—○○○○—○○○）。
举例：
会计档案，账簿类，2011年度，第一卷。
即
F—2011—ZB-01（一级类目号为会计类F，年度号为2011，二级分类号账簿为ZB，案卷顺序号为01）。
5）、特种载体档案（G）：
按载体类别分别编号。
按一级类目代号—分类号—案卷号（○○○—○○○—○○○）。
举例：
特种载体档案，光盘资料，盒装编号为001。
即：
G—GP—001
2 按保存形式分类
（1）纸质形式。
（2）电子档案形式：
包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。
分类01-07、14、以及其他类别的与业务有关的文件应扫描成电子文档或制成PDF格式，编号与纸质文档一致，在档案管理软件中登记备查。
3 按保密性分类
根据国家《档案法》相关规定，分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般（无密级）档案。
绝密、机密文件打印使用专用磁盘，绝密文件只能印1份，机密、秘密文件按审阅人数打印。
文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容，对照密级分类标准进行确定。
（1）、绝密：
处于最高保密等级，限董事会指定人员知晓的涉及公司经营安全和企业生存的文档。
绝密文件是公司的核心档案。
主要包括但不限于：
A董事会、总经理指定的绝密事项资料；
B外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果；
C公司的重大经营决策、战略投资计划；
D购买或开发的科研成果、软件源代码和专利等资料；
（2）、机密：
保密等级次于绝密，指限于公司分管副总、总经理、董事长和相关人员所知的资料。
若非法泄露后会给公司安全、发展造成严重损害的资料，主要包括但不限于：
A公司领导指定的机密事项资料；
B外单位提供的机密文件资料和相应的研究成果；
C公司的决策性会议纪要、未向工商登记机关备案或未公开的股东会及董事会决议；
D关于集团商业利益，发展的合同；
E集团发展规划、年度经营计划、经营目标责任书、业绩合同、经营分析会纪要等（未公开宣布者）；
F尚未公布的技术基本资料、材料、图纸；
G投资计划书、项目协议、项目运作方案；
H资金运作计划、协议、财务帐薄、财务运行报告等；
I人事档案、工资；
J未公布的内部重大改革及人员变动的方案；
K涉及董事长个人的收发文件。
（3）、秘密：
保密等级在绝密和机密之下，限于公司领导、部门领导、相关人员所知的资料。
但如果非法泄露，会给公司带来损害和影响，主要包括但不限于：
A外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果；
B公司招投标书，有关经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等；
C具有国际先进水平，并且应用范围广、经济效益高或者学术价值大的科研成果、关键技术和有可能成为发明、专利的阶段性成果、资料等；
D合同，技术协议；
E验资报告、审计报告、对外报送的财务报表等；
E制度汇编原件。
（4）一般（无密级）档案：
除以上外，其他均为一般档案。
2、综合档案分类方案
一级类目
名称及
标识符号
二级类目名称或代号
基本范围
经
营
管
理
类
A
经营决策
股东会、董事会、监事会决议和成员资料，包括股东会、董事会、监事会决议；股东会、董事会、监事会成员资料等；企业改革，企业发展规划，重大经营战略性决策、方针、目标管理等。
计划工作
企业中、长期计划，年（季）度计划，各项专业发展计划，全面计划管理工作等。
统计工作
各种统计报表，企业综合性统计分析工作等。
财务管理
资金管理，价格管理，会计管理，资金流通等。
物资管理
物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等。
市场开拓
市场分析，用户调查，商务洽谈，市场营销，供销合同，广告宣传，售后服务工作等。
包括对外形成收款的经济业务合同，关联企业间收付款合同等。
企业管理
经济责任制管理，企业管理制度、工作标准等。
包括公司章程、规章制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。
还包括企业基本（资质证照，含土地证等）资料，证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。
行
政
管
理
类
B
行政事务
企业综合性行政事务工作，厂务会议，包括日常会议纪要和专题会议资料，董事长（总经理）办公会及部署工作，机要保密工作等。
治安保卫
治安、保卫，消防，交通管理工作等。
人力资源管理
人员招聘、录用、调配、培训、考核、调动、晋升、薪酬、劳动保护等。
后勤保障
生活管理，车辆、食堂、浴室、绿化、保洁及创优创模等工作材料；后勤福利制度、规章、计划、总结等。
外事工作
企业对外公共关系活动。
生
产
技
术
管
理
类C
生产调度
生产组织，调度指挥工作等。
质量管理
企业全面质量管理，产品质量检测和质量控制工作等。
能源管理
能源消耗定额管理，节能降耗工作等。
安全管理
安全生产，工伤事故处理，职工安全教育等。
科技管理
新产品开发，科技成果管理，技术引进，技术革新和采用新技术、合理化建议等。
环境保护
环境保护检测与控制，污染治理等。
计量工作
各种计量检测工作。
标准化工作
企业标准化管理工作，各种标准档案。
信息管理
各类数据管理，电子计算机系统，情报工作，图书资料工作等。
基
本
建
设
类
D
一期工程项目
JS01
基本建设档案二级类目按工程项目或建筑项目设置。
同一工程项目内，包含项目招投标文件、合同书，工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。
二期工程项目
JS02
其他
QT
设
备
仪
器
类
E
汽轮机
QLJ
设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置。
同一设备仪器内，含设备购置（询价、合同谈判资料等）、安装、调试、运行、维护修理和设备管理全过程
发电机
FDJ
锅炉GL
输煤系统
SMX
其他
QT
会
计
档
案
类
F
凭证
PZ
各种会计凭证
帐簿
ZB
各种财务帐簿
报表
BB
各种财务报表
其他
QT
员工工资单、银行对帐单、清册等。
特
种
载
体
类
G
照片档案
ZP
反映公司工作面貌、具有保存价值的照片
录像档案
LX
反映公司工作面貌、具有保存价值的录像资料
光盘档案
GP
反映公司工作面貌、具有保存价值的光盘
实物档案
SW
反映公司工作面貌、具有保存价值的实物
第六条档案移交的基本要求
1、资料完成了日常经营审批、传阅、签章、办理等相关流程后，视为已经形成档案。
2、移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。
3、结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。
批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据在后。
4、原则上整理好一一对应的纸质档和电子档。
5、档案内容应采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。
6、分类档案的移交人、保管人、移交时间、移交流程等的规定，详见《档案分类管理流程》中的规定。
7、财务档案每年年末进行一次移交，行政、人事档案每月月末进行一次交接，其他档案临时管理人员应在档案形成后2个工作日内将档案统一送至行政部档案管理人员处归档，填写《档案交接登记表》，报部门负责人审核确认签字，档案管理人员核对无误后签字确认。
第七条档案的备案
备案是指公司向集团备案。
行政办档案管理人员对备案档案的管理应分公司、分年度按分类顺序建立目录并立卷归档。
具体需要备案的分类档案、公司备案人、集团受理人、备案时间等详见《档案分类管理流程》中具体规定。
第八条档案的归档原则
（一）归档原则
1、按立档单位分开建档。
2、按形成或针对的年度分开建档。
3、自有档案和备案档案分开建档。
4、按档案内容分类排序归档。
5、按公司/年度/档案类别/顺序号归档编号。
6、按末级分类档案登记档案目录。
7、不相容职务档案分开归档。
（二）归档目录
行政办档案管理人员应在收到移交档案资料后3日内归档。
行政办档案管理人员填写登记《分类档案目录明细表》和《档案总目录汇总表》，将档案文件有序置放在目录后面。
档案文件右上角应标注档案的分类编号、目录序号及档案密级。
档案目录中填写档案名称时，应写该档案名的全称，比如：
“肥城市地税局发票项目”，而不应简称“地税发票”。
（三）归档立卷
归档时，在档案盒上标注档案所属公司名称，按照公司名称中字号拼音首字母的规则标示为：
山东福宽（SDFK）。
档案的立卷装盒原则上应与档案分类保持一致。
分类档案资料较少时，连序的分类档案可组合立卷。
分类档案资料较多时，可分多盒立卷。
行政办档案管理人员应编制《档案立卷目录》，对每一卷宗号所管理的分类档案编号、分类档案名称进行列示。
对于跨年的案件资料、基建项目、施工项目、投资项目、委贷业务、担保业务、典当业务，应在完结当年立卷归档。
与单个项目、业务或事项相关的要素应进行组合成一个文档，建立清单目录，经部门负责人和分管副总审批确认完整齐备、准确无误后再归档立卷。
比如：
1、单个专题会议相关组合要素：
（1）关于召开会议的请示与批复；
（2）提交会议审议批准的资料：
包括工作规划、计划、报告；预算决算；各项决议的草案；（3）会议期间使用的资料：
包括开幕词、闭幕词、领导人讲话稿；大会发言资料；会议总结报告；（4）会议参考性资料：
包括调查报告；可行性分析报告；统计报表；技术图纸或图表；（5）会议管理性资料：
包括会议通知、日程与议程安排表；会议须知、保密规定；会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单；票证、签到簿；（6）会议宣传性资料：
包括会议简报；会议纪要；新闻报道；（7）照片、录音、录像等资料。
2、单个股东会、董事会、监事会成员资料相关组合要素：
简历、身份证复印件、授权书及其他资料。
3、单个资质、证照登记、变更、注销、年审事项相关组合要素：
资质、证照新旧或前后复印件；公司登记、变更、注销、年审申请资料；有关政府或行业部门登记、变更、注销、年审批复资料。
4、单个案件相关组合要素：
诉讼合同、立案资料、过程资料、结案资料。
5、单个员工的档案相关组合要素：
员工应聘信息登记表、学历及学位证复印件、身份证复印件、三张一寸彩色免冠照保险接续卡（养老保险册）、与工作过公司解除或终止劳动合同的证明、专业技术资格证书、完整应聘人员信息登记表、体检证明、劳动合同和保密协议、员工用工协议、告知书、声明书、岗位变动通知、办理交接手续资料。
6、单个基建项目、施工项目、工程项目、资金申报项目、委贷业务资料、担保业务根据具体项目或业务要求进行相关要素组合。
第九条档案保管
（一）纸质或实物档案保管的一般要求。
1、档案应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；
2、采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；
3、有专用档案室的，档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀，档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；
4、严防毁坏损失、散失和泄密
（二）电子档案保管的一般要求
1、行政办档案管理人员应建立电子文件夹将电子档案进行统一保管。
2、电子文档应保存在单机版的计算机中，绝密、机密、秘密应在该电子文档移交时由移交人设置密码，密码应由档案管理员和移交人员掌握，公司领导指明密码知悉人员范围的除外。
电子文件夹的密码由档案管理人员掌握。
3、电子文件应定期进行备份，采取防病毒等安全措施。
4、备份磁介质应注意防磁。
5、如果公司在OA中使用档案管理模块或使用档案管理软件的，由公司行政办指定信息主管对档案模块或软件系统进行维护和管理，主要负责：
1）、负责统一建立公司OA或管理软件中的单位档案结构体系。
2）、负责指导公司行政办档案管理人员将《档案分类目录汇总》写入OA或软件单位档案系统中。
3）、负责对行政办档案管理人员在OA单位档案系统中对《档案分类目录汇总》的查阅权限按密级进行设置。
（三）密级档案管理的特别要求
1、严禁在不具备保密条件的地方存放档案。
2、行政办档案管理人员应当贯彻执行国家保密法律、法规和公司的保密规定，做到对公司的机密不说、不外传。
3、行政办档案管理人员在调离或离职时，由行政总监指定的人员监督办理移交、档案交接完毕后，方可离开。
4、行政办档案管理人员无论在职期间、调离或离职后，都不得向任何个人或单位泄漏涉及公司经济合同、税收、核心技术等机密性档案内容。
丢失档案或擅自泄露档案机密，公司将追究其个人的经济责任和法律责任。
5、秘密载体必须确保任何时候都处于绝对安全、保密状态，对秘密载体生成过程中不需归档的材料，应及时销毁。
秘密载体指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载公司秘密信息的纸介质、磁介质（含计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等）、光盘等各类物品。
6、在秘密事项形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则，进行管理。
7、秘密事项由形成部门在档案归档时，按照密级资料具体分类标准做好标识（盖上标识印章，标识印章由行政办档案管理人员保管，绝密档案移交前移交人须做好密封，电子文档设置密码）），交行政办档案管理人员负责妥善保管。
第十条档案借阅、查阅或复印
1、申请借阅、查阅或复印档案时，应填写《档案查阅/借阅/复印申请单》，详细登记借阅人的姓名、部门、查阅理由、查阅日期、档案名称、数量、内容、归还期、归还签名等情况。
2、档案管理人员根据档案密级级别向有权限领导申请报批。
一般档案（除财务档案外）的借阅、复印由借阅人提出申请，报部门负责人、分管副职级审批；秘密文件的借阅、复印需总经理签字审批；机密文件需查阅时经查阅人的分管副总审核、总经理审批后在档案室查阅，绝密文件由董事长或董事长授权人审批后在档案室查阅，查阅后立即归还。
财务档案根据档案内容由财务分管领导、董事长审批后方可查阅，查阅后立即归还。
3、在借阅、查阅或者复制档案时，严禁在档案上涂画、拆封和抽换。
4、申请复印一般、秘密档案时，经上述第2点有权审批领导签字同意后，应由行政办档案管理人员亲自复印，并加盖“再复印无效”印章，并注明“此复印件仅用于…用途”。
5、绝密、机密文件严禁带出档案室或复制，档案管理人员负责将原件及时、完好无缺地归放原处。
如确因工作需要带出、复印，应获得公司总经理的同意（属董事会指定的绝密文件的须由董事会同意），并办理相关手续。
办理手续中做好记录，按时追回加密的复印文件存档（由于工作需要交予其它关联机构、政府部门的除外）。
6、绝密、机密、秘密档案借阅、复印如涉及财务内容的，除正常审批手续外，还需财务分管领导签批。
7、公司使用档案软件系统后，行政办应根据公司对档案软件系统档案目录的查阅、复制、下载权限的书面授权设置查阅权限，权限与纸质文档相同。
第十一条档案销毁
档案保管期满需要销毁的，由档案保管人员填写文档销毁申请单，编制销毁清册，经行政办负责人、档案所属部门分管领导、总经理、董事长按权限审核后方能销毁。
销毁时，应有公司董事长指定人员、行政分管副总在场监督销毁。
监销人在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册上签名盖章。
档案保管期限届满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷的档案，应在档案销毁清册和档案保管清册中列明。
第12条档案分类管理流程
1）收集整理-预归档
1.归档人员录入电子条目，添加附件，并提交归档部门审核人员审核。
（注意填写“临时序号”和“页数”）
2.归档部门审核人员审核归档人员提交的电子文件，如果不同意电子文件退回给归档人员，如果同意，电子文件提交给档案管理部门审核人员。
3.档案管理部门审核人员审核归档部门审核人员提交的电子文件，如果不同意电子文件退回给归档部门审核人员，如果同意，电子文件提交给归档人员。
预归档流程结束，进入归档整理流程。
2）收集整理-归档整理
1.归档人员根据预归档中审核通过的电子文件条目，准备纸质档案，打印一式两份的档案交接文据，归档移交给档案管理人员。
归档整理流程结束，进入档案整理流程。
3）收集整理-档案整理
1.档案管理人员根据接收档案的情况，为每一份档案生成独一无二的档号。
2.档案管理人员根据档案档号打印并粘贴二维码。
3.档案管理人员进行拆装盒操作。
4.档案管理人员根据拆装盒时生产的盒号打印并粘贴盒脊背。
5.档案管理人员在“已装盒档案”中查找确认档案，点击“归档办结”。
档案整理流程结束，进入档案保管流程。
4）物理信息维护
1.档案管理人员根据本单位档案库房实际情况，按照一一对应的要求，在E6系统（可下载的文档管理软件：
如协同E6）中建立库房及库房中的密集架。
（路径：
档案保管-库架信息维护）
2.档案管理人员在系统左侧的根目录上选定档案类别，点击“盒视图”，选定档案，点击“物理信息批量维护”，在“存放位置”的图标，选择库房及密集架，保存返回。
（路径：
档案保管-物理信息批量维护）物理信息维护流程完成。
至此，日常工作中操作比较频繁的档案收集整理流程已全部结束。
具体操作步骤详见附件六《档案管理流程图》。
附件：
附件一、《档案立卷目录》；
附件二、《档案查阅/借阅/复印申请单》；
附件三、《文档查阅/借阅/复印登记表》；
附件四、《档案销毁申请表》；
附件五、档案资料移交（接收）登记簿
附件六、《档案管理流程图》
附件一、《档案立卷目录》
档案立卷目录
公司名称：
档案归属年度：
卷宗号
分类档案编号
分类档案名称
备注
…
附件二：
《档案查阅/借阅/复印申请单》
档案查阅/借阅/复印申请单
申请公司
申请人
申请时间
申请内容
方式
查阅借阅复印
档案文件名称
档案归属年度
资料归属公司
用途
分类编号
目录序号
分类名称
审批程序
审批签名及意见
档案管理员
部门负责人
分管领导
总监/总经理
董事长
附件三：
《文档查阅/借阅/复印登记表》
文档查阅/借阅/复印登记表
公司名称
序号
申请时间
申请人
申请事项
归还时间
归还签名
备注
查阅
借阅
复印
内容
用途
附件四：
《档案销毁申请表》
档案销毁申请表
公司名称：
序号
销毁内容
申请销毁理由
年度
卷号
分类编号
目录序号
文件名称
升级会员 