第二节固定资产管理系统初始设置.docx

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第二节固定资产管理系统初始设置

第二节　固定资产管理系统初始设置

一、启用固定资产账套

固定资产系统可由系统管理员ADMIN在建账完成时启用，或者由账套主管在企业门户中进入基本信息模块通过“系统启用”功能启用。

首次使用固定资产管理系统打开一个账套时，系统会提示：

“这是第一次打开此账套，还未进行过初始化，是否进行初始化？

”。

账套初始化共分6个步骤，实质性的步骤3个，即“折旧信息”设置、“编码方式”设置和“账务接口”设置。

示例6-1：

对科达公司固定资产系统进行初始化设置。

2006年1月启用，业务控制参数如下：

按平均年限法

计提折旧，折旧分配周期为1个月，当（月初已计提月份=可使用月份-1）时，要求将剩余折旧全部提足。

类别编码方式为2112，固定资产编码方式：

按“部门编码+类别编码+序号”自动编码，卡片序号长度为5；要求与账务系统进行对账，固定资产对账科目：

1501固定资产，累计折旧对账科目：

1502累计折旧，在对账不平情况下不允许月末结账。

操作步骤：

1.以科达公司账套主管身份登录企业门户，选择“基础信息/基本信息/系统启用”，进入系统启用界面，在固定资产系统所在行的方框中打“√”，并选择启用日期“2006-01-01”，系统提示：

“确实要启用当前系统吗？

”，点击〖是〗完成固定资产系统启用，如图6-1所示。

图6-1　启用固定资产系统

2.在企业门户的财务会计中点击进入固定资产系统，确认系统提示后进入约定及说明界面，如图6-2所示。

图6-2　固定资产初始化向导一

3.点击〖下一步〗按钮，进入启用月份界面，确定启用月份，因为已经在系统启用功能中确定为2006年1月份启用，可直接点击〖下一步〗，进入折旧信息界面，如图6-3所示。

图6-3　固定资产初始化向导三

4.进行相应选择后点击〖下一步〗，进入编码方式界面，如图6-4所示。

图6-4　固定资产初始化向导四

5.在编码方式界面，在“固定资产编码方式”一栏点选“自动编号”，采用“部门编号+类别编号+序号”，序号长度调整为“5”。

点击〖下一步〗，进入“账务接口”界面，如图6-5所示。

图6-5　固定资产初始化向导五

6.在账务接口界面，在“对账科目”栏，参照总账系统的科目设置，分别选择“1501　固定资产”、“1502　累计折旧”，并将“对账不平情况下允许固定资产月末结账”前复选框中的“√”去掉，点击〖下一步〗，进入完成界面，如图6-6所示。

图6-6　固定资产初始化向导六

7.系统将初始化结果进行汇总，核对后点击〖完成〗按钮，系统提示“已经完成了新账套的所有设置工作，是否确定所设置的信息正确度保存对新账套的所有设置？

”，单击〖是〗，系统提示：

“已成功初始化本固定资产账套！

”，点击〖确定〗按钮后进入固定资产管理系统主界面。

选项说明：

1．“本账套计提折旧”选项。

如果选用的是行政、事业单位应用方案，按照制度规定，单位的所有资产均不计提折旧，因此该选项应置空，表示本账套不提折旧，并且在该账套内所有与折旧相关的功能将不能被使用；如果选用的是企业应用方案，该选项应打“√”以表示要使用计提折旧功能。

2．“主要折旧方法”选项。

这是一个下拉框，系统提供了6种折旧方法供选择，系统默认的是“平均年限法

（一）”，被选中的折旧方法将成为今后具体某项固定资产折旧方法定义时的默认值。

3．“折旧汇总分配周期”选项。

企业在计提折旧时，实际上不一定每月计提一次，如保险业就是每3个月才计提和汇总分配一次折旧。

考虑到这种情况，固定资产管理系统在此提供了1、2、3、4、6、12共6种分配周期以供用户根据实际情况选择。

对于1个月以上的周期，折旧计提仍按每期进行，只是折旧费用的汇总分配将按照设定的周期进行，把该周期内所计提的折旧费用进行汇总分配。

4.“与账务系统进行对账”选项。

选择此项则表示需要将固定资产系统内所有资产的原值、累折折旧和账务系统中的固定资产科目和累计折旧科目的余额进行核对，因此，此项被选中后，还需指定具体的对账科目。

5.“对账不平情况下允许固定资产月末结账”选项。

将此项打“√”意味着允许两个系统之间存在时间差异，否则意味着将执行严格的平衡控制原则，两个系统若有差异，固定资产月末结账将无法进行。

二、基础设置

（一）资产类别设置

固定资产的种类繁多，规格不一，要强化固定资产的管理，及时准确进行固定资产核算，就必须科学地搞好固定资产分类，为核算和统计管理提供依据。

各单位应该根据各自的实际情况，对固定资产作出合理的分类。

如高校固定资产的分类就必须按照国家教育部高等教育司编写的《高等学校固定资产分类及编码》进行分类。

对于自制的仪器设备或其它资产，按照资产的自然属性归类，确属无法归类的，可纳入自制资产编码中。

不能自行增加新的分类号，若目录中没有，则在二级编码以下填“00”。

示例6-2：

增设资产类别“运输设备”，使用年限10年，净残值率5%，使用年限平均法

（一）正常计提折旧。

操作要点：

在目录区树型列表中选择“设置/资产类别”，进入资产类别设置界面。

点击工具栏的“增加”按钮，类别编码栏由系统自动编号，输入类别名称“运输设备”，使用年限“10”，净残值率“5”，其他栏目按默认值，点击〖保存〗按钮完成资产类别增加操作，如图6-7所示。

图6-7　资产类别设置

（二）设置部门对应折旧科目

分配折旧费用时，不同部门的折旧费用在不同的费用账上列支，为了实现折旧费用分配凭证的自动化编制，我们需要事先确定每个部门折旧费用的列支渠道。

示例6-3：

将管理部门的对应折旧科目设置为“管理费用－折旧费”，将生产车间的对应折旧科目设置为“制造费用－折旧费”。

操作要点：

在目录区树型列表中选择“设置/部门对应折旧科目”，进入部门编码表界面，在左边部门编码目录中选择要要设置对应折旧科目的部门；单击工具栏〖修改〗按钮，或在右键菜单中选择“修改（E）…”，在数据编辑区输入折旧科目编码或点击参照图标参照选择“管理费用-折旧费”或“制造费用-折旧费”；直接按回车键或单击工具栏〖保存〗按钮保存修改内容，如图6-8所示。

图6-8　部门对应折旧科目设置

（三）增减方式设置

增减方式包括增加方式和减少方式两类。

系统预设的增加方式主要有：

直接购入、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入。

预设的减少方式主要有：

出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。

如果系统提供的增减方式不能满足本企业的需要，可自定义增减方式。

操作要点：

在目录区树型列表中选择“设置/增减方式”，进入增减方式设置窗口，在增减方式目录表中选择要新增增减少方式的目录，点击〖增加〗按钮，显示该类别“单张视图”；在编辑区输入增减方式名称和对应入账科目。

设置的对应入账科目是为了在生成凭证时使用，例如，以购入方式增加资产时该科目可设置为“银行存款”，投资者投入时该科目可设置为“实收资本”，该科目将缺省在贷方；资产减少时，该科目可设置为“固定资产清理”，将缺省在借方。

为原有增减方式设置对应入账科目时，可从增减方式目录中选中要修改的方式，单击〖修改〗按钮，修改该方式对应入账科目，单击〖保存〗保存修改内容，如图6-9所示。

图6-9　增减方式设置

（四）卡片项目定义

卡片项目是固定资产卡片上用来记录固定资产详细资料的栏目，如原值、净残值、资产名称等，它们是最基本的卡片项目。

实际工作中每个企事业单位都会有自己特定的卡片格式，因此各个单位固定资产卡片上记载的项目不尽相同。

为此，固定资产管理系统提供了允许用户增加卡片项目的功能。

固定资产系统提供了一些常用卡片必须的项目，称为系统项目，如果这些项目不能满足企业对资产特殊管理的需要，可以通过卡片项目定义来定义自定义项目，这两部分构成卡片项目目录，操作界面如图6-10所示。

图6-10　卡片项目定义

（五）使用状况设置

从固定资产核算和管理的角度，需要明确资产的使用状况，一方面可以正确地计算和计提折旧，另一方面便于统计固定资产的使用情况，提高资产的利用效率。

系统预置了三类使用状况：

使用中、未使用、不需用，如图6-11所示。

如需新增使用状况，可在使用状况目录表中选择使用状况，点击〖增加〗按钮，显示该类别“单张视图”；在编辑区输入上级名称、使用状况名称；根据使用状况和本单位实际情况判断该资产“是否计提折旧”；单击〖保存〗即可。

图6-11　使用状况设置

（六）折旧方法设置

折旧方法设置是系统自动计算折旧的基础。

系统提供了常用的五种方法：

不提折旧、平均年限法（一和二）、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法。

这几种方法是系统设置的折旧方法，只能选用，不能删除和修改。

另外如果这几种方法不能满足企业的使用需要，系统提供了折旧方法的自定义功能，用户可以定义自己合适的折旧方法的名称和计算公式。

折旧方法说明

1.不提折旧

月折旧率R=月折旧额=0

2.平均年限法

（一）

月折旧率=（1－净残值率）/使用年限

月折旧额=（月初原值-月初累计减值准备金额+月初累计转回减值准备金额）*月折旧率

3.平均年限法

（二）

月折旧率=（1－净残值率）/使用年限

月折旧额=（月初原值-月初累计减值准备金额+月初累计转回减值准备金额-月初累计折旧-月初净残值）/（使用年限-已计提月份）

4.工作量法

月折旧率=（月初原值-月初累计减值准备金额+月初累计转回减值准备金额－月初累计折旧-月初净残值）/（工作总量-月初累计工作量）

月折旧额=本月工作量*单位折旧

5.年数总和法

月折旧率=剩余使用年限/（年数总和*12）

月折旧额=（月初原值-月初累计减值准备金额+月初累计转回减值准备金额-净残值）*月折旧率

6.双倍余额递减法

月折旧率=2/使用年限

月折旧额=（期初账面余额-期初累计减值准备金额+期初累计转回减值准备金额）*月折旧率

（七）录入原始卡片

原始卡片是指卡片记录的资产开始使用日期的月份大于其录入系统的月份，即已使用过并已计提折旧的固定资产卡片。

企业在使用固定资产系统进行核算前，必须将原始卡片资料录入系统，保持历史资料的连续性。

示例6-4：

2006年1月1日录入2001年12月1日购入的保险柜20000元，预计使用年限为20年，由财务部使用，净残值率5%，已计提折旧3840元。

操作步骤：

1.在目录区树型列表中选择“卡片/录入原始卡片”，显示资产类别参照界面，如图6-12所示，从中选择要录入的卡片所属的资产类别“办公设备”。

如果资产类别较多时可以使用系统提供的查询方式查找。

图6-12　资产类别参照

2.双击选中的资产类别或点击〖确定〗按钮，显示固定资产卡片录入界面，根据资料录入或参照选择各项目的内容，如图6-13所示。

单击〖保存〗按钮后，系统提示卡片已成功保存，并显示空白卡片供继续录入。

图6-13　原始卡片录入

友情提示：

1.与计算折旧有关的项目录入后，系统会按照输入的内容将本月应提的折旧额显示在“月折旧额”项目内，可将该值与手工计算的值比较，看是否有录入错误。

2.其它页签录入的内容只是为管理卡片设置，不参与计算。

并且除附属设备外，其它内容在录入月结账后除“备注”外不能修改和输入，由系统自动生成。

3.原值、累计折旧、累计工作量录入的一定要是卡片录入月月初的价值，否则将会出现计算错误。

4.已计提月份必须严格按照该资产已经计提的月份数，不包括使用期间停用等不计提折旧的月份，否则不能正确计算折旧。