采购管理手册.docx

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采购管理手册

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修订记录

时间

内容

提交人/职务

审批人/职务

1．目的和适用范围

此文件旨在建立物品采购流程和供应商管理流程，确保公司所采购的物品满足质量要求，并保证供应、降低采购成本、合理优化库存与资金的使用。

公司除办公室用品外的物品采购，皆以此手册为准，详见附录。

2．采购职责

采购人员负责归口采购业务的管理与实施，为各需求部门寻找物美价廉、高性价比的物品，合理保持库存量并努力减少库存。

采购人员代表公司行使采购权和供应商管理权。

3．采购流程与规定

a）采购分工

依据“供应商管理、采购执行、部门管理和内部监督不为同一人”原则和岗位责任制，分工如下；

i.采购经理

1.管理采购部门内部分工和制度流程，确保各项采购任务顺利完成；

2.协调部门间的沟通和协作；

3.向分管副总报告采购计划、进度并执行公司的决议；

ii.采购工程师

1.按照流程，组织和管理供应商的选择、评估、考核和更替；

2.采购协议谈判；

3.更新《供应商信息卡》和《认证供应商名录》；

4.寻找和开发供应商；

iii.采购专员

1.编制采购计划；

2.采购订单处理

a）对于签署采购协议的供应商，根据协议内容，下单采购；

b）对于没有签署采购协议的供应商，进行询价或价格谈判，通过审批后签署合同；

c）追踪供货进度；

d）处理紧急采购。

3.货到后通知库管入库；

4.处理退货、索赔；

5.付款管理；

iv.采购助理

1.编制、整理合同和报告；

2.ERP系统录入和校对；

3.内部监督；

4.处理一般的中英文互译；

5.安排、接待来访供应商；

v.运输员

1.承担本地采购的搬运和运输工作；

2.物品出入库的搬运工作。

b）采购权限

i.审批权（单位：

人民币）

1.分管副总审批月采购计划、采购协议和紧急采购计划；

2.采购协议下的订单审批：

a）定义：

如果公司与供应商签署在某一时期内定价采购协议，即在规定时期内采购价格和服务不发生变化，或价格按照双方协商的固定模式变化，此种情况下发生的采购即为协议采购。

b）审批：

采购专员根据采购计划，直接下订单。

3.非采购协议下的合同审批：

a）定义：

公司与供应商没有签署采购协议，每次购买都需要进行询价的采购即为非协议采购；

b）审批：

a）单笔合同金额在二千元以下，由采购专员与供应商签署合同并生效；

b）单笔合同金额在二千元以上（含二千元）且五万元以下，由采购专员与供应商确认合同内容，再由采购物流经理审批合同并签字生效；

c）单笔合同金额在五万元以上（含五万元），由采购专员与供应商确认合同内容，再由采购经理首先复核，再交由分管副总审批并签字生效。

4.每年初，需根据采购预算和人员分配，重新分配合同审批权。

ii.保密等级

1.范围：

供应商信息、原材料规格和质量要求、供应商生产原材料的工具和流程、采购价格、最小订货量、供货期、采购合同、供应商评价内容和考核表现等

2.一级权限：

其他部门有权得知，自己部门需求物品的以上信息，除价格；

采购工程师和采购专员有权得知，只与自己职责范围相关的以上信息；

3.二级权限：

采购经理和采购报告链的上级领导有权得知所有采购产品以上所有信息。

c）采购申请和紧急采购流程

i.采购申请流程

1.各部门根据需求，参考由采购物流部提供的“订单周期和缓冲时间”，由专人在每月第三个工作日把采购需求以表格的形式通过电子邮件传达给采购物流部；

2.采购物流部根据需求，在三个工作日内编制月采购计划和付款预算，提交分管副总审批；

3.修改采购计划，直到分管副总审批通过；

4.之后，将审批后的采购计划传递给财务部并申请备用金；

5.采购物流经部把月计划分解为各周计划，按内部分工，执行采购。

ii.紧急采购流程

1.定义：

a）各部门在月采购计划外的采购申请；

b）各部门要求到货期小于供应商承诺的供货期；

2.流程：

a）各部门由专人以电子邮件的形式向采购物流部递交《紧急采购申请单》；

b）采购物流部制定紧急采购计划；

c）分管副总审批紧急采购计划；

d）将审批后的采购计划传递给财务部并申请备用金；

e）采购物流部按计划执行采购；

d）询价

i.询价原因

1.对于没有签订采购协议或采购协议已经到期，需重新签订采购协议的物品，通过询价，寻找最有竞争力的供应商；

2.潜在供应商评价时，通过询价来衡量其价格的竞争力。

ii.询价流程

1.在大于或等于两家供应商的情况下，采购专员须以竞标的形式，把完全相同的采购内容以电子邮件的形式告知供应商，设置统一时间作为回复期限，选择最有竞争力的供应商。

在经过符合合同金额的审批后，签订合同。

采购专员须保留过程中所有邮件。

a）在竞标期间，采购专员不得与其中一家供应商单独接触，更不可泄漏其他供应商的报价等信息；

b）若有供应商在询价期限过后，报出更为合理的价格和服务。

采购专员在尚未签订合同的情况下，须把情况告知采购物流经理，由采购物流经理决定是否进行二次询价；

2.在《认证供应商名录》里只有一家可选供应商时，采购专员须与供方进行价格谈判，在经过审批后，签订合同；

3.在《认证供应商名录》中已有供应商不配合报价或报价过高的情况下，采购专员须及时将情况告知采购物流部经理。

若属实，由采购经理甚至分管副总亲自约谈供应商；

4.在《认证供应商名录》中没有可选供应商时，采购专员须报告采购物流部经理。

由采购物流部经理指派采购工程师选择新供应商。

e）合同要求和条款

采购合同是买卖双方进行交易的法律依据和规则约定。

原则上所有原材料定额采购都需签订合同并具备以下主要条款：

<财务部和采购物流部各保留合同原件一份和原件扫描版一份>

i.商品的品种、规格和数量

ii.商品的质量、质保期和包装

iii.商品的价格和结算方式

iv.交货期限、地点和发送方式

v.商品验收办法

vi.违约责任

1.不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;

2.不按合同中规定的商品质量标准交货;

3.逾期发送商品。

vii.合同的变更和解除条件

此外，增加以下补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。

1.卖方若因不可抗力以外的原因不能按期交货，卖方须在交货期前至少7天通知买方，以使买方有时间减少损失。

若货品在承诺的交货期后到货，7天以内含7天，买方按合同金额1%收取损失费用，7天以后，每增加7天，增加收取1%损失费。

最多累计收取合同金额5%的损失费。

若卖方在承诺的交货期30天后仍未交货，买方有权选择解除合同，卖方须交还买方的预付款或定金等，并赔偿合同金额的5%。

2.由于卖方生产或运输中造成的包装破裂、产品损坏等所有产品不合格情况，须由卖方承担更换、维修，以及给买方造成其他所有损失的费用。

3.买方将产品售出后，若因卖方的产品质量或使用年限不达标，造成买方的产品在客户端的产品质量或使用年限不达标。

卖方须赔偿买方和买方客户的相关的一切损失。

4.买方产品的规格、材质、数量、价格、质量要求、供货期、供货合同等信息都是买方机密信息。

卖方须保守秘密。

否则卖方须承担由于卖方泄密给买方带来的一切损失。

5.外包装的标签至少需包含名称、规格、生产厂家、出厂日期、数量等信息。

6.对于有售后服务要求的材料，须在合同注明售后服务时间和内容。

7.对于有质保金要求的材料，须与供应商谈定金额并在合同中写明。

8.解决合同纠纷的方式：

由需方所在地的仲裁机构或法院判决。

4．供应商选择和管理

a）供应商的选择和认证

i.供应商选择的原因

1.相关部门申请采购新材料、设备、工具、物品等；

2.原材料若只有一个供应商，须选择第二家；

3.某原材料的供应商产能若不足，须选择第二家、第三家等等，直到产能满足公司生产需求；

4.选择更有竞争力的供应商来淘汰相对落后的供应商

ii.供应商认证流程

1.采购工程师通过行业网站、业内人士介绍等途径，寻找潜在供应商；

2.采购工程师向潜在供应商介绍公司情况和对产品的需求。

之后，要求潜在供应商填写《供应商信息卡》并填写《供应商评价表》，进行自评；

3.采购工程师根据潜在供应商的自评，筛选目标供应商；

4.采购工程师和研发部、设计部、质量部人员组成认证小组，实地访问目标供应商；

5.采购工程师和研发部、设计部、质量部人员填写《供应商评价表》，并依此选择最有竞争力的供应商。

（研发部、设计部、质量部人员对产品质量有一票否决权；）；

6.对于我方有试用要求的产品，须质量部提供《试用报告》后，对质量做判断；

7.采购物流经理审批《供应商评价表》，决定是否将该供应商纳入《认证供应商名录》。

若否，采购工程师须重新寻找和认证其他供应商。

b）供应商的管理

i.供应商分级

1.A级别–伙伴型供应商

如果供应商对我方采购业务重视程度高，供应商可替代性低，而且供应的原材料是我方重要的零部件，则该供应商定级为A。

2.B级别–优先型供应商

如果供应商对我方采购业务重视成度高，但供应商可替代性较高，且供应的原材料或物品是我方一般零部件或与生产不相关的物品，则该供应商定级为B。

3.C级别–商业型供应商

如果供应商对我方采购业务重视程度一般，且供应商可替代性较高，且供应的原材料或物品是我方一般零部件或与生产不相关的物品，则该供应商定级为C。

4.D级别–淘汰型供应商

如果供应商对我方采购业务重视程度低，且供应商可替代性较高，且供应的原材料或物品是我方一般零部件或与生产不相关的物品，则该供应商定级为D。

ii.供应商考核流程和优胜劣汰规则

1.每年，由采购工程师收集供应商的表现状况，填写《供应商考核表》；

2.采购经理须复核《供应商考核表》并签字；

3.采购工程师组织采购专员和质量部、生产部人员跟供应商开会，总结一年来供应商表现情况，提出改善意见；

4.供应商会后十个工作日内提交改善方案。

采购工程师和采购专员在接下来的三个月内监督供应商改善行动的执行和有效性；

5.每年初，综合供应商考核成绩、可替代性和原材料重要性，由采购工程师和采购专员一起为供应商评级，决定维持原级别、升级或降级，经采购经理批准后生效；

6.对于D级别的供应商且其改善方案无效，在采购经理同意后，由采购工程师寻找更有竞争力的供应商作为替代；

7.对于A级别供应商，由采购物流经理根据经费情况，择优以奖状或奖金的方式，予以奖励。

5．意见反馈和内部监督

a）供应商意见反馈

采购人员在供应商管理或询价过程中，如果发生不尊重供应商的情况，如污言秽语、人身攻击等，或发生不公开、不公正、泄漏供应商机密信息或收贿索贿等情况，供应商在掌握证据后，可以越级反映给采购物流经理或分管副总。

一经查实，公司处以调离岗位，解除劳务合同，甚至移送司法机关处理。

b）相关部门意见反馈

其他部门若对采购工作有意见和建议，可随时向采购物流经理反映。

c）内部监督

i.采购助理每天须检查

1.库管的出入库单据和签字是否完整，信息是否及时输入ERP;

2.物流的单据和签字是否完整，信息是否及时输入ERP;

3.采购专员的采购信息是否及时输入ERP，是否及时申请付款。

ii.采购助理每周、月汇总如下信息，交采购物流经理审批

1.周、月采购计划；

2.周、月采购计划完成报告；

iii.采购物流经理直接监督

1.紧急采购计划；

2.距离到货期小于或等于三天，还没到货的物品；

附录：

采购物流部门日常工作细则

a）采购周、月计划的编制和实施

a）采购专员确定下单数量（下单数量=计划入库量-现有库存量+安全库存量）；

b）采购专员确定下单时间（下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间）；

c）采购专员根据采购协议或向供应商询价提供预算；

d）采购助理汇总、整理采购计划，提交给采购物流经理审阅；

e）采购物流经理审阅后，提交分管副总；

f）若有问题，重新制作计划，直到通过审批；

g）采购专员将月计划分解为周计划，由采购助理汇总、整理，交给采购经理审阅。

h）采购专员每周最后一个工作日，提交当周采购实施报告，包括价格、到货期是否在计划内，质量是否良好等信息；

i）对于距离最后期限小于或等于三天还没有到货的原材料，采购专员须向采购经理每日报告供货进度及预计到达时间；

j）若供应商不能按时交货，影响到我方生产。

采购专员须及时向采购物流经理报告情况。

采购物流经理须向分管副总报告并安排专人驻厂催货；

b）供应商评估和考核

a）年底，由采购工程师和采购专员组织各供应商考核，交采购物流经理审批；

b）年初，由采购工程师和采购专员为各供应商评级，交采购物流经理审批；

c）供应商回访机制

每年初，由采购助理向各供应商发送和收集调查问卷，内容包括对相关采购工程师和采购专员的满意度、对公司采购模式的建议等。

d）成绩考核机制

a）每年初，根据公司发展规划和股东要求等，由分管副总制定采购任务，可能包含如下指标

i.年采购预算控制；

ii.年平均资金使用效率；

iii.对于生产原材料，双供应商比例；

iv.其他部门对采购物流部投诉数量；

v.月采购计划按时完成率；

vi.紧急采购计划按时完成率；

vii.库存总额控制；

viii.物流运输按时完成率；

ix.原材料质量合格率；（质量部按月提供数据）

x.采购物流部门员工满意度和离职率控制；

b）采购物流经理接到采购任务后，按岗位分配给相应的负责人。

按月统计达成度。

e）奖惩机制

a）采购物流部，面向全公司，设置年度采购物流流程创新奖和年度优秀供应商推荐奖；根据经费情况，以奖金或奖状形式予以奖励。

b）采购物流经理根据部门个人每年对自己业绩的完成情况及公司其他规章制度的遵守程度，分配加薪和奖金额度；

c）对于屡次业绩不达标的个人，由采购物流经理安排专人培训指导。

若业绩仍然不达标，采购物流经理须得到分管副总的批准后，为该员工在公司内部推荐更适合自身技能的岗位；若该员工的能力不能达到公司的要求并且培训后无效，可以考虑合同到期后不续签。