人力资源工作心得体会.docx
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人力资源工作心得体会
人力资源工作心得体会
员工是一个企业赖以生存和发展的基石，一个企业的问题一般都可归结到人的问题。
如何得到一只优秀的员工队伍往往成为困扰管理者的最大难题。
而人力资源的组织与开发正是解决这一问题的关键。
一．聘用员工1.从需求开始并不是高素质的人才都是你需要的，每个企业都应该首先搞清楚自己的需求，我们曾经犯过类似的错误，随
意地进行招聘，把员工看成一种可增值的资源进行储备和积累，有一段时间甚至疯狂地去参加各种人才见面会，通过各种渠道进行招募。
但是之后就碰到了一个问题，那就是失去了标准。
因为没有确切的需求计划，导致招聘目标不明确，而单凭素质进行检验无疑是一件非常盲目而危险的事情，我们曾经在一次人才招聘会上挑选了至少10名被认为素质高的人员，但是由于公司并没有提供可供这些人员进行的确切项目，最后导致这些人员无事可做，更可怕的是这种现象还延续到老员工的身上，使他们感觉到非常不安，客观上起到了负面的作用，最后事实证明这一决策的错误之后，代价是所有招募到的人员全部在两个月之内离开了。
因此在这里强调的是：
不是每一个高水平高素质的人才都适合你的公司，也不是任何时候你都需要找到这样的人用来取代或威胁你现有的员工。
看清楚你的需求，找到适合你的那一个，不能犯类似的错误，否则将为鸡肋之类的事情发愁。
2.去那里招募
目前招募员工的渠道很多，我们通常采用的有几种：
1）报纸电视报纸电视是传统的媒体，不仅受众广，也是求职者主要的信息来源，因此到达率非常高，但是这种形式的弊端就是覆盖面广，你就必须面对大批蜂拥而至的求职者并且保持足够的耐心去挨个检验、填表、面试乃至到最后厌倦疲劳冒着失去千里马的危险把一大卷的应聘资料丢到碎纸机里去，或者选择做一个发疯的伯乐。
当然，如果你的目的是想找到大众性的应聘者并且需要数量可观的情况下报纸电视肯定是一个不错的选择。
2）供需见面会现在各个地方都有专业的人才市场，并且定期地进行供需见面，这种形式的好处是针对性强，还有就是可以由需求者与供给者直接见面，设置了第一道筛选的检验关口，提高了效率。
但是这种形式显而易见的弊端就是你不得不面对许多求职若渴的人，而这些人往往是鱼龙混杂，而且一般情况是鱼比龙多！
需要你有一双慧眼（最好是孙悟空的那一双）在人群中一眼就能看到你未来的员工。
另外的风险是你还必须看着手里拿着十几份个人简历的人在分发自己的材料，这种情况经常导致的是一种马太效应，即多的越多，少的越少。
好的单位能获得更多的选择权限，而差的单位就不可避免门前冷落鞍马稀的尴尬局面或者看上的人却被捷足先登的状况，也就无法怨天尤人了。
双向选择，确实刺激。
3）网络招聘对于专业技术人才来讲，从网上进行招聘无疑是一种明智的选择，原因有二，一是能上网的人一般都有比较高的个人素质和技能，适应现今社会的潮流（当然不能一概而论）。
二是显示了招聘单位的实力和开阔的视野，能够采取网络招聘的单位往往在观念上已经超越了传统的企业，非常适合现代人尤其是年轻人的口味，一般来讲命中率是很高的，而且在初期接触中可以采取电子邮件和电话通讯的方式，合则见，不合便byebye，别无二话，用不着在面试不合适之后还要挖空心思寻找一些既不刺伤对方自尊又能明确表达否定的委婉之辞，实在轻松愉快。
4）朋友介绍这是最古老的一种猎头手段，但也是最有效的捷径。
这里没有含情脉脉的试探，也不需要艰苦卓绝的磨合，你的目标就在那里，你所做的只是一次直截了当的谈判，对技能和人品的了解使你简单到一个词：
待遇。
但是切忌水涨船高，在挖人的同时，自己的员工往往也面临着被挖的可能，在你给5000，我给6000的竞标下酝酿的往往是成本的飚升和老员工日益积累的不满，因此，挖人是一柄双刃剑，如何得心应手地使用是高手必须面对的问题。
在人力资源的组织上，进行合理的组合也是非常重要的。
由于目前人员流动性强，为保证一只稳定的员工队伍，适当进行一些阶梯性组合是非常必要的。
那专业人员来说，优秀的专业人员个性普遍比较强，在管理上有很大难度，且不确定因素也较多。
因此除了做好他们的稳定工作之外，还应在其他人员配备上下功夫。
如配合一些专业水平稍差的人员进行配合，以达到培训学习的作用，还可招募一些应届毕业生，他们虽然没有很强的专业能力和实践经验，但是有较高的素质和提升空间，性能价格比特别好，作为公司自己培养的人才是非常划算的。
以上这几种人员的组合基本上就能使整个队伍保持一种较高的水准、较强的学习能力和较稳定的发展
3.如何面试
然后呢？
然后一般就是面试了。
面试是一件很难的事情，如何不错杀一个，也不漏网一人，是一个很难掌握的平衡技巧。
有的人很善于夸夸其谈，善于表现自己，但是并不一定金玉其内，有的人讷于言止，也并不一定败絮其中。
这里很关键的是透过现象看本质。
一般说来，参加面试的人往往会因为牵涉自己的命运或将来而紧张，因此不妨先稳定其情绪，问一些求职者肯定早已准备的问题或闲聊一些话题，比如姓名、毕业学校、学的专业等等，待到其情绪稳定下来之后即可进入实质性的提问，这时的问题最好要出乎求职者的意外，且根据需要指定提问的节奏和内容，最好的方式是能找到求职者
话语中的漏洞并用严谨的逻辑把求职者逼到不能自圆其说的地步，然后观察其应付突发事件的能力。
在考察过程中，着重要考察的是以下几个方面：
全面性（知识面）、警觉性（反应）、服从性、逻辑思维能力（推理和判断）、学习能力和人品。
4.最终决策
面试之后，面临的就是一个决策问题。
综合获得的各种信息，基本上对参加面试的人已经有了初步的认识，现在就需要根据自己的具体需求进行筛选。
在对参与者打分的同时，也要注意职位与求职者之间的匹配度，既不能让大马拉小车，又不能让小马拉大车。
另外面试中的人品因素至关重要，这主要说的是求职者是否具备应有的职业人员素质，是否坦诚，是否肯正视自己的缺点和错误，这对未来的发展起着非常关键的作用。
当然这之后就是电话通知，无论是不是已经录取对方，都要给对方一个明确的答复，并且强调感谢对方积极参与并支持了本公司的招聘活动，这对树立公司的良好社会形象很有帮助。
二.培训
几乎每个企业的管理者都希望员工能得到培训，几乎所有的老板都认为培训是当务之急，然而究竟怎么对员工进行培训，采取什么样的培训最适合企业的具体情况，则不是每个老板都能够说得清楚的，其实培训远远不是把员工集中在培训教室里，象上学一样给他们讲课，然后考试，这种看法太浅薄了。
在现代企业里，培训的重要性可以说是无与伦比，有句流行的话叫做培训是最好的福利，可略见一斑。
1.岗前培训
每一个新员工上岗之前都应该得到岗前培训，这关系到员工进入工作状态的快慢和对自己工作的真正理解以及对自我目标的设定。
这种培训一般由人事主管和部门主管进行，除了对工作环境的介绍和同事间的介绍之外，最重要的是对企业文化的介绍，包括企业的经营理念，企业的发展历程和目标，通俗地讲，就是告诉新员工我们公司是什么样的一个企业，我们的辉煌历史如何，我们在同业之间的地位如何，谁是我们最主要的竞争对手，我们想把公司带到什么地方去等等，告诉员工我们想做什么，这很重要。
在很长一段时间内，员工会牢记这些并且通过对其他人（家人和朋友）的再描述强化这些，从而深入到意识深处，而且一朝形成，就不会轻易改变，一个员工可能不会记得昨天在办公室里发生了什么，但他绝对不会忘记头一天上班公司主管对他说的话。
2.培训技巧
培训的目的是想让每一个参与培训的人员得到知识的补充和技能的提高，因此其主动性十分重要，对于传统的填鸭式培训早已被培训专家所不齿，因为那样的效果甚微而且还会引发逆反心理。
最好的培训往往是员工自发地要求进行培训，因此一定要对员工的培训请求十分重视，因为这是最好的培训时机，一旦员工发现自己在工作中存在不足并且亟待解决的时候培训往往是他们首先作出的反应，抓住他们的需求，能起到事半功倍的作用。
培训的形式是多种多样的，不见得要选派出去参加固定的培训班，也不见得一定要请到什么专家来强迫大家一起坐下来听，主管对员工的每次谈话都可以被视作一种培训，老员工对新员工的帮助也是培训，在每一个项目每一件事情上对员工的严格要求和把关也是一种十分重要的培训。
可以说培训贯穿在日常工作的每一个细节中，连翻阅报纸，在互联网上冲浪都是不同形式的培训，在公司中必须树立一个观念，那就是培训无处不在。
3.培训与学习
培训与学习是密不可分的，每一个拥有培训欲望的员工都是学习新知识的忠实爱好者，除了书本上的学习之外，新的资讯时代已经使太多的信息冲击人的头脑，包括菁华和垃圾，每个人未必都能理智地从中汲取营养，因此沟通变得十分重要，抽时间大家坐在一起聊天，说说新近发生的事情，是一种学习的好办法，每一个人都能从他人对事情和世界的理解中或多或少地得到与自己不同的生活内容，也可能因此而激发学习的欲望，几乎每一个好点子都是一些人有意无意聊天或者说进行思维碰撞而产生出来的，因此不要吝啬你的语言和想法，哪怕它很不成熟。
而在这个过程中对事件的不断完善则可被看作是对每个人最好的培训。
4.培训实施
当然最传统的培训还是专家传授，因为在每个领域内这些专家无论是站的高度还是解决问题的技巧极其深度都会比普通人要强很多，因此借助专家的力量当然是不可忽视的，培训实施后最重要的莫过于考核，这是对培训效果的评估，因此千万不要把这个环节流于形式。
培训是否达到了预期的目的，专家教授的水平如何，这些都能在一次客观公正的考核中得到体现和验证，因此任何时候都应当注意培训是一个全过程，除非你不想有所作为，否则把握好每一个环节，尤其是考核。
5.培训应注意的问题
培训不能让参与者产生不快，不要因为占用了被培训人员个人时间或者因为糟糕的培训场地而导致被培训人员的不快，这些小事会使培训效果大打折扣，因为相对被培训人员的受训欲望和培训的投入来讲，这实在是得不偿失，要注意其中的细节。
你不能要求每一个参与者都具有很高的觉悟和积极性，你所能做的就是尽量为其提供一次好的机会，并且让你的参与者能够理解你（或者公司）为其作出的一切。
还有一个关键问题就是搞清楚你的员工是否需要培训。
培训不是一个主观的活动，不是主管认为怎样就是怎样。
培训是有其客观规律的，是有其局限性的，针对不同的员工有不同的培训措施。
比如一些新员工急需的就是技能上的提高和公共知识的补充，但是对于老员工来讲，这些已经对他们构不成任何吸引，找到他们的问题，刺激他们的需求，才能有效地制订出合理的培训方案，有的放矢。
三.人事政策开发
1.员工手册
制订一本实事求是的员工手册对于一个公司来讲是相当重要的，它不仅是企业所有政策的荟粹大成，也是员工各种行为规范、道德标准的依据。
系统的员工手册编制并不难，难的是如何让它能够适合自己公司的实际情况，具体说来，就是对本公司员工最关注的一些问题作出详细的规定和解释。
一般对于一个公司来讲，最受关注的不外是员工的权利和义务两个方面。
具体说来，员工往往对下面几个问题最为敏感。
一是薪酬待遇，包括基础工资、发放形式、加薪办法等；二是福利待遇，包括各种保险的落实、加班规定和各种假期规定。
所以对这两点投入最大的精力将其完善是至关重要的，这样可以最大程度减少劳资之间的纠纷，最大限度提高员工的积极性。
员工手册中另一重要部分是奖惩办法，只有公正划一的奖惩措施，才能保证员工能时时规范自己的行为，保持良好的道德操守。
以上这几点可以说是员工手册的基石。
此外在员工手册中还应多进行关注的焦点是劳动合同。
劳动合同绝对不是形同虚设，因为它签署之后就具备了相应的法律效力，因此对于其中的每一条款都应该认真对待。
如果公司希望在其中体现一些避税等方面的问题则更应当慎重从事，与员工做好沟通工作，以确保双方的利益不受损害，同时能够尽可能地约束双方的行为，保证稳固的合作关系。
2.政策贯彻实施
政策制订好以后，面临的就是一个实施问题。
对于一个公司来讲，这种管理制度的建立和完善往往是一个漫长的过程。
一般可采取进行局部培训、主管教授、总经理谈话等形式将其贯彻到每名员工。
在其中，总经理谈话的方式往往能收到很好的效果，因此建议作为管理者来讲，总经理应该形成定期与员工交谈沟通的习惯，聆听员工的抱怨或者建议，定期掌握员工的动态，并根据实际情况对公司相应政策进行调整。
在实施上，一定要做到令行禁止，公平对待。
对于每个公司来讲，都有一些特殊员工，或者因为自恃专业能力强，或者自恃资历老不把公司的规则放在眼中，这些都是造成制度政策难以贯彻落实的最大障碍，往往也是公司运作中的关键环节，因此应该着重予以解决，以防止造成不良影响。
只有把这些问题隐患消除，管理才能真正实施下去。
3.政策修订
政策不是永久性的，它可以根据实际情况进行不断修订完善，但是政策的修订一定要注意对事不对人，无论是什么特殊的人物，也不能因此而更改政策，只有客观公正的政策体系才能保证公司的良好运作，规则建立起来之后，可以完善，可以调整，但是不能更改，以保持政策的严肃性。
这里牵涉一个实事求是的问题，有时会碰到政策不能解决的区域，或者与政策相抵触，这时应该先着手解决问题，然后从政策的根源上寻找是不是有不合理之处，并加以修正。
政策的修订一般在其制订后半年到一年之间进行一次大的修订，以后就进入相对的稳定期，不再作出大的调整了。
根据经验，在这半年到一年的时间内，足可以暴露原来政策中的一些漏洞与不足，以及员工对政策的评价和看法，适时地搜集并整理，对最后得到一份符合具体公司情况的政策会有很大帮助。
4.政策评估
政策的好坏是有具体标准的，因此对政策应当进行效果评估。
评估的参与者应当是员工代表、管理层人员以及政策的制订、修订者。
评估的原则当然是公正客观，但也应该注意根据具体情况掌握实事求是的原则。
政策评估应该在政策进行修订完之后一段时间内进行，以确保其中的内容多为员工所体会。
在评估中分量最重的当然应非员工莫属。
因为员工的看法往往代表着一些倾向，甚至一种潮流，因此应当认真对待，谨慎处理。
四.绩效管理
1.绩效管理的必要性
绩效管理无论是对大公司还是小公司都会带来同样多的益处，它能帮助经营者见空公司的前进方向，为明智的战略管理决策提供信息，创造有利的环境，使坚强的工作团队相互协作，也给每个员工提供对其绩效的期望标准，使其了解如何获得做好工作所必需的资源和支持。
另外还能鼓励公司不断改进工作流程，建立一个公平而富有激励作用的报酬和奖励制度
2.目标与管理
对于个体的绩效管理，我们的做法是将工作中的主要因素进行分解量化，对于一个员工来讲，可能牵涉到的因素有：
工作主动性、工作能力、合作精神、工作业绩、职业道德操守、突出贡献及劳动纪律等，其中因每个公司看重的不同而对其分数有所区别，但总体说来，应该能够在这些分数衡量下可以基本上量化一个员工的绩效。
然而这仅仅只是一个开始，在制定了这些因素标准之后，还需要进一步对员工的个体绩效问题进行分析。
这种分析的目的是要找出绩效不足的原因，是员工自身的问题还是体制问题，是否对员工的岗位设置不合理还是其他，包括是否需要立即进行培训或者调整岗位等等。
长久以来，绩效评估被用来作为了解员工工作得如何的依据，并且被作为加薪或者晋升的基础。
然而，由于体制的束缚，往往使得传统的绩效考核具有非常大的局限性，包括单方面的观点、个人喜好、偏见等使得这种评估流于形式，不能客观地反映存在的问题和真实的情况。
即使全面运用的完善的绩效考核方法，也很难对固有的一些偏见进行改变。
为此，我们尝试进行了通过团队进行检查的方式，即在我们每一个组织单位--项目来作为一个封闭性的团队进行考核，通过其内部的检查获得对其绩效的了解。
在这个充满沟通和理解的过程中，团队中的资源发生了自发的调整，目标的清晰度、个人的合作能力都得到了改善和提高，这种反馈形式使得团队更加有效。
在深入了解人的基本需求的基础上，对员工的绩效管理应当抓住一些要点，一是钱很重要，但不是最重要的。
二是一句老话：
不患寡而患不均，当然这里指的不均并非是绝对意义上的不均，而是分配的不合理。
三是员工都有精神方面的需求，例如对团队的认同、对个人的信赖、对企业的自豪感和归属感、安全感等。
如何将这些概念化的东西运用到管理当中去，是人事管理工作所必须面对的重要问题。
通过对2006年工作会议两个文件的学习，张文江总裁就2005年工作做了简要回顾，并就未来三年发展战略特别是2006年的工作进行了安排部署；徐升书记就2005党委工作做了简要回顾和2006年党委工作讲了几点意见。
通过学习行使我深刻认识到2005年，集团领导团队团结和带领全体员工，全
力加快发展建设，努力扩大经营成果，抢抓机遇，埋头苦干，各方面工作再上新台阶，张文江总裁在简要回顾和充分肯定集团2005年成绩、认真分析集团“十一五”面临的形势与战略任务的同时，着重就未来集团三年发展战略特别是2006年的工作进行了安排部署。
2006年工作的指导思想是：
以“三个代表”重要思想和十六届五中全会、中央及自治区经济工作会议精神为指导，坚持以科学发展观统缆全局，紧紧围绕加快发展建设和扩大经营成果两条主线，以提高经济效益和员工生活质量为目标，推进战略管理，深化内部改革，加快企业发展，抢抓机遇，埋头苦干，为实施三年发展战略和“十一五”规划开好局、起好步。
他强调，明年的任务非常繁重，必须重点抓好九个方面的工作：
一是坚持发展是第一要务，加快项目建设，保持良好的发展势头；二是坚持“五句话”原则，大力调整经济结构，加快增长方式转变，提高经营效益和质量；三是进一步转变管理方式，提高综合管理水平，增强管理效力；四是实施安全管理战略，打牢安全生产根基，努力构建本质安全型矿山；五是增强技术创新能力，推动技术进步，提升竞争能力；六是继续深化内部改革，优化结构，提高运行效率；七是加大人才引进和培训力度，建立员工成才导向机制，提高员工队伍素质；八是坚持以人为本的经营指导思想，着力提高员工生活质量；九是加强企业文化建设。
徐升书记在回顾和肯定2005年集团党委工作的同时，着重就2006年集团党委工作进行了安排。
指导思想是：
以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，以贯彻落实党的十六届五中全会、中央经济工作会议、自治区党委九届十二次全体（扩大）会议和自治区经济工作会议精神为动力，坚持以人为本，把握科学发展观，按照深化改革、加快发展、统筹兼顾、稳定大局的方针，以“加快发展建设、扩大经营成果、提高员工生活质量”为主线，大力提升党建工作、思想政治工作、精神文明建设工作的质量和效果，保护好、引导好、发挥好各方面的积极性，为强力推进战略管理，全面完成2006年的各项目标任务，打好十一五规划第一仗，加速宁东能源化工基地建设步伐，建设文明、富裕、和谐矿区，提供强有力的思想、组织和作风保证，全面推进集团“三个文明”建设健康协调发展。
工作目标和主要任务是：
实施“五个一”工程，即营造一种新氛围、创建一套新机制、开创一个新局面、形成一种新格局、走出一条新路子。
强化“三项建设”，即强化领导班子、党员队伍和员工队伍建设。
提供“三个保证”，即提供强有力的思想保证、组织保证和作风保证。
重点抓好六项工作，即把学习贯彻十六届五中全会精神引向深入，为实现集团跨越式发展提供坚实的思想基础；进一步巩固扩大先进性教育成果，健全完善永葆党的先进性的长效机制；围绕中心工作，进一步加强和改进党的建设，为集团改革发展提供坚强的组织保证和人才保证；创新宣传思想政治工作和精神文明建设，努力构建文明、富裕、和谐的一流矿区；抓好党建带工带团建，充分发挥好群众组织的作用；党政工团齐抓共管，做好工作，加速发展，坚决打好“十一五”发展规划第一仗。
笔者近几年在编办从事文书档案工作，通过对机构编制部门档案的整理，加之自己对档案知识的学习，认为有必要把自己对这一领域的认识和了解，向机构编制系统从事档案管理的同仁作一番交流，共促工作。
毋庸置疑，近几年机构编制系统在十六大和十六届四中、五中全会精神鼓舞下，迈着与时
俱进的步伐，谱写着机构编制管理事业的新乐章。
编办系统的硬件建设随着社会知识信息化和政府办公自动化的发展趋势，在不断的完善和提高，尤其是伊犁州编办对档案工作的重视达到前所未有的程度，在我们的工作硬件得到改善的同时，如何在自己的工作中进行与之相适应的软件建设，实践“三个代表”，实现与时俱进，就成为摆在我们档案工作人员面前的一个任务和课题．我们要把与时俱进、开拓创新作为当前编办文书档案软件建设的指导思想。
要在编办文书档案工作岗位进行软件建设，首先要对自己的工作有客观正确的认识。
软件建设之一。
先谈谈对文书工作的认识：
文书事务是机关团体不可缺少的一项重要工作，文书工作既是一项政治性、思想性、业务性都很强的工作，又是一项很细致的文字工作，是机关日常工作的重要组成部分。
它具体负责日常公务文书的收发、登记、运转管理、整理与保管公务文书等，机关上上下下的工作人员，都要经常与打交道，文书工作人员要使公务文书稳妥、迅速地发挥作用，就要掌握文书工作的规律、原则和方法，学习探讨文书工作的理论与方法，寻求科学地组织文书工作的正确途径，借以提高机关文书工作的效率。
尤其是我们现在正面临着一个全面建设小康社会，开创中国特色社会主义现代化事业的新局面，建设高度文明、高度民主的社会主义现代化强国，是时代赋于我们神圣伟大的任务。
机关工作的科学化、高效化，则是保证胜利完成这一任务的重要条件之一，因为文书工作是各级机关贯彻党和政府的方针、政策，沟通信息、协调工作的重要手段，文书工作的质量和效率如何，直接关系到党和政府的各项方针政策的贯彻落实，关系到工作任务的顺利完成和整个机关工作效率的提高，而且还体现着一个机关的工作状态和工作作风。
一个机关的文书工作健全，这个机关的工作就会有条不紊，各个环节运转自如，机关工作也就能够顺利开展。
因此我们来说，在编办文书档案工作岗位上要进行的软件建设之一，就是要建立起统一的、科学的文书工作组织体系与规章制度，便于保证编办领导之间、领导与下级之间、处室之间、部门之间的联络畅通、运转协调，反映情况及时，处理问题迅速，并且有利于克服机关的官僚主义、文牍主义。
再谈谈对档案工作的认识：
编办的档案是编办在公务政务活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
是编办政务活动的原始记录，是历史的真迹和凭证，有着重要的查考使用价值。
正因为编办档案是机关过去工作活动的记录，机关领导和工作人员熟悉情况、总结经验、制定计划、处理问题，常常需要从档案中查考过去的记载。
如果有档案可查，许多问题可以迎刃而解，工作得以顺利进行。
许多事实证明，编办各项工作都需要利用档案材料，充分发挥档案的作用，可以大大提高工作效率，有助于克服官僚主义。
反之，就会给工作造成困难和损失；编办的档案和资料是领导和决策机构制定机构编制工作政策、研究机构编制工作理论的依据。
编办的档案以其原始性、真实性和可靠性的特点见长，可成为宣传教育的生动素材。
利用编办档案写出来的统计分析、调查研究报告、工作方案和建议，是非常具有说服力和感染力的；而且编办的档案有双重的作用，编办和社会都需要利用。
档案形成之后，在一定时间内，主要利用者是编办机关，它是促进我们收集与保存档案的一种动力。
随着时间的推移，其作用则逐渐向社会各方面扩展，国家各部门、各项工作和人民群众都需要利用档案，不仅今天要用，而且将来也要用，档案保存的时间越久远就越珍贵。
软件建设之二、三、四。
由于档案作用的发挥具有一定的潜在性，何时何地发挥作用，是难以预期确定的。
档案潜在作用的能否发挥，发挥的大小，取决于社会的客观需求性和档案管理的条件性。
主要是：
（一）受社会制度和社会发展水平的限制。
社会制度与社会发展水平在一定程度上代表着社会文明程度。
在科学技术和社会生产力高度发展的情况下，档案不仅是物质生产的动力，而且是人们精神生活的直接需求。
因而，社会制度与社会发展水平越高，档案的作用就实现的越充分。
在编办文书档案工作岗位上要进行的软件建设之二，就是通过多种渠道，开辟档案发挥作用的途径，不能局限在过去习惯的范围甚至僵化的概念之中。
（二）受社会档案意识强
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