公文处理写作基本知识节选.docx
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公文处理写作基本知识节选
公文处理（写作）基本知识（节选）
第一方面:
公文处理
一、人员要求：
单位应配备专、兼职人员（如：
部门、县分综合文员）负责公文处理工作，负责公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列工作。
二、发文处理：
（我司当前实际公文处理中存在的一些问题，和在发文时经常混淆不清、容易搞错的现象，以省政府办公厅在2005年5月之后进行明确或调整的一些具体要求为依据）
（一）草拟公文要求情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点准确，篇幅力求简短；
（二）应当根据行文的目的、发文单位的职权和主送单位的行文关系确定，正确使用公文文种，不可混用公文的文种；
（三）请示和报告要严格区分，不可混用或乱用。
“请示”适用于向上级单位请求批示、批准的事项。
“报告”适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问等。
“请示”文件应当一文一事，请示的问题不能夹在情况报告中；
（四）人名、地名、数字、引文要求准确（照搬原文）；结构层次序数清楚，第一层为“一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“
（1）”；
（五）数字的使用：
成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字，其余必须使用阿拉伯数字。
（六）发文字号由发文机关代字、年份、和序号组成。
发文机关标识下空2行，用3号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），前不加“第”字。
（七）公文标题，一般由发文机关名称、公文主要内容、公文种类组成。
标题文字应力求简短扼要。
一般不用标点符号，如有政策、法规名称等要加书名号。
置于红色线下空2行位置，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；换行时，要做到词意完整、排列对称，间距恰当。
（八）公文抬头，即主送机关，左顶格置于正文之上、标题下空1行，用3号仿送体，最后一个主送机关名称后标全角冒号。
如“各市、县（区）人民政府，省人民政府各部门、各直属机构，各大企业，各高等院校：
”。
（九）正文在主送机关下一行开始，每自然段左空2字，换行顶格。
数字、年份等不能拆分换行。
（十）附件：
如有附件，应有附件说明，在正文下空一行左空2字用3号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号并标注附件全称；如附件超过一件，应标识序号，序号使用阿拉伯数字；附件名称后不加标点。
多个附件说明格式如下：
附件：
1.＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
2.＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
（十一）成文时间：
应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”，不能写为阿拉伯数字的“0”。
（十二）落款及印章:
单一行文落款处可不署发文机关名称,只标识成文日期并加盖单位印章,成文日期右空4字;加该印章应上距正文1行以内,端正居中并用印章下边线下压成文日期。
如果联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，两个印章互不相交或相切，相距不超过3mm。
（十三）主题词：
按类别词、类属词、区域、文种的顺序排列，数量不超过5个，词目之间空1格。
（十四）公文正式印制前，综合文员应进行复核，重点是：
审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
三、用纸、装订要求：
公文用纸一律采用国际标准A4型，左侧居中装订（两张纸文件可用一枚钉书钉装订，三张纸以上文件应用两枚钉书钉装订）。
四、字体要求：
正文用3号仿宋字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。
第二方面：
几种常用文种的写法格式等要求：
一、请示
（一）请示的分类：
根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：
请求指示性请示；请求批准性请示；请示批转性请示。
（我司用的大都是请求批准性请示）。
（二）请示的结构、内容和写法
请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法要求如下：
1.首部。
主要包括标题和主送机关两个项目内容。
（1）标题。
请示的标题一般有两种构成形式：
一种是由发文机关名称、事由和文种构成，如《县分公司关于××××××的请示》；另一种是由事由和文种构成，如《关于开展××××××工作的请示》。
（2）主送机关。
请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。
每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。
需要同时抄送其他机关的，应当用抄送的形式，但不得抄送其下级单位。
2.正文。
其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。
（1）开头。
主要交代请示的缘由，它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。
原因要求讲得客观、具体，理由要求讲得合理、充分，上级机关才好及时决断，予以有针对性的批复。
（2）主体。
主要说明请求事项。
它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。
这部分内容要单一，只宜请求一件事。
另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。
3.结语。
应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”，“以上请示如无不妥，请批准”或“以上请示如无不妥，请批转各单位、各部门研究执行”等。
4.落款。
一般包括署名和成文时间两个项目内容。
标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间××××年××月××日。
（三）撰写请示应注意的问题
请示和报告要严格区分，不可混用或乱用。
请示适用于向上级单位请求批示、批准的事项，报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问等。
“请示”文件一要一文一事，主旨鲜明集中,请示的问题不能夹在情况报告中；二要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题；三要理由充分，请示事项要明确、具体；四要语气要平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气，客客套套。
二、报告
（一）报告的特点
1.单向性：
报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的单方向上行文，不需要上级机关给予批复。
在这方面，报告和请示有较大的不同，请示具有双向性特点，必须有批复与之相对应，报告则是单向性行文，不需要任何相对应的文件。
为此要特意提请注意：
类似“以上报告当否，请批示”的说法是不妥当的。
2.陈述性：
报告在汇报工作、反映情况时，所表达的内容和使用的语言都是陈述性的。
本单位遵照上级的指示，做了什么工作、怎样做的这些工作、取得了哪些成绩、还存在哪些不足，要一一向上级陈述。
反映情况时，也要把时间、地点、人物、事件、原因、结果叙述清楚，向上级机关提供准确的现实性信息。
即便是提出建议的报告，也要在汇报情况的基础上，才能深入一步提出建议来。
3.事后性：
在机关工作中，有“事前请示，事后报告”的说法。
多数报告，都是在开展了一段时间的工作之后，或是在某种情况发生之后向上级作出的汇报。
但建议报告没有明显的事后性特点，应该尽量超前一些，如果木已成舟，再提建议也是没有意义的了。
（二）报告的类型
1.工作报告：
凡是用来向上级汇报工作的报告，都是工作报告。
工作报告又可分为综合工作报告和专题工作报告两种。
综合报告涉及面宽，要把主要工作范围之内的方方面面都涉及到，可以有主次的区分，但不能有大的遗漏。
大到国务院提供给人民代表大会的政府工作报告，小到某单位向上级提供的年度、季度、月份工作报告，都属于这种类型。
专题报告的涉及面窄，只针对某一方面的工作或者某一项具体工作进行汇报，如某行政机关关于技术革新工作的报告等等。
2.情况报告：
如果本单位出现了正常工作秩序之外的情况，譬如说发生了事故，出现了意想不到的问题等，对工作产生了一定程度的影响，应该及时向上级将有关情况原原本本的进行汇报。
即使对工作没有太大影响，一些有倾向性的新动态、新风气，以及最近出现的新事物等等，必要时也要向上级报告。
凡此种种，都属于“情况报告”。
作为下级机关，有责任做到“下情上达”，保证上级机关耳聪目明，对下面的情况始终了如指掌，这就是情况报告的意义。
如果隐情不报，则是一种失职的表现。
3.建议报告：
对自己职权范围内的某方面工作有了深思熟虑、切实可行的设想之后，将其归纳整理成意见、办法、方案，上报上级，希望上级机关采纳，这就是建议报告。
对于建议报告，上级如果采纳，可能会批转给有关部门实施，这是建议报告目的的最终实现。
但上级部门也可能不予采纳，这也是很正常的。
作为下级机关，有建议的权力，却没有逼迫上级机关一定采纳的权力，对此，也要有清醒的认识。
4.答复报告：
答复上级机关询问的报告，称为答复报告。
这种报告内容针对性最强，上级询问什么，就答复什么，不能答非所问。
对待上级机关的询问，一定要慎重，如果不了解真情，要经过深入的调查研究后再作答复。
5.报送报告：
这是向上级报送文件、物件时使用的报告，正文通常非常简略，只需写明“现将××××报上，请指正（请查收）”即可。
真正有意义的内容都在所报送的文件里。
（三）报告的写法
1.报告的标题和主送机关
（1）报告的标题：
有两种写法，一是发文机关＋主要内容＋文种的写法，如《连城县分公司关于××××××的报告》；二是主要内容＋文种的写法，如《关于进一步加强我司办公场所安全防火工作的报告》。
（2）报告的主送机关：
行政机关的报告，主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可，有时主送机关可以不止一个。
报告应报送自己的直接上级机关，一般情况下不要越级行文。
2.报告的正文，包括导语、主体和结语。
（1）报告导语：
导语指报告的开头部分，它起着引导全文的作用，所以称为导语。
不同类型的报告，其导语的写法也有较大不同。
概括起来，报告的导语有以下几种类型：
背景式导语，就是交代报告产生的现实背景；根据式导语，就是交代报告产生的根据；叙事式导语，在开头简略叙述一个事件的概况，一般用于反映情况的报告；目的式导语，将发文目的明确阐述出来作为导语。
（2）报告主体：
报告的主体也有多种写法，下面择要介绍几种常见形态:
A、总结式写法：
这种写法主要用于工作报告，主体部分的内容，以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识，类似于工作总结。
总结式写法最需要注意的是结构的设计安排。
按照总结出来的几条规律性认识来组织材料、安排层次，是最常用的结构方式。
B、“情况——原因——教训——措施”四步写法：
这种结构多用于情况报告。
先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。
C、指导式写法：
这种结构多用于建议报告。
希望上级部门采纳建议，批转给有关部门执行、实施，是建议报告的基本写作目的。
为此，建议要针对某项工作提出系统完整的方法、措施和要求，对工作实行全面的指导。
形式上采用分条列项的方法逐层表达。
（3）报告结语：
比较简单，可以重申意义、展望未来，也可以采用模式化的套语收结全文。
模式化的写法大致是：
“特此报告”；“以上报告，请审阅”；“以上报告如无不妥，请批转执行”等等。
三、函
（一）函的分类:
1.按性质分，可以分为公函和便函两种。
公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。
2.按发文目的分。
函可以分为发函和复函两种。
发函即主动提出了公事事项所发出的函。
复函则是为回复对方所发出的函。
3.另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。
（二）函的结构、内容和写法
由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。
主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。
其各部分的格式、内容和写法要求如下：
1.首部。
主要包括标题、主送机关两个项目内容。
（1）标题。
公函的标题一般有两种形式。
一种是由发文机关名称、事由和文种构成。
另一种是由事由和文种构成。
（2）主送机关。
即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。
2.正文。
其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成
（1）开头。
主要说明发函的缘由。
一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：
”或“现将有关事项函复如下：
”等过渡语转入下文。
复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。
（2）主体。
这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。
函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。
无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。
如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。
（3）结尾。
一般用礼貌性语言向对方提出希望。
或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。
（4）结语。
通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。
如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
有的函也可以不用结束语。
3.结尾落款。
一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。
（三）撰写函件应注意的问题
1.要注意行文简洁明确，用语把握分寸。
无论是平行机关或者是不相隶属机构单位的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。
至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。
2.函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。
像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。
四、大事记
（一）大事记的概念:
大事记是企业记载重要工作活动或所发生的重大事件的一种应用文体,可以为本单位的工作总结、工作检查、工作汇报、工作统计和上级机关掌握面上情况提供系统的、轮廓性的材料。
（二）大事记的格式：
为了便于记录和管理,建议统一用以下表格的形式记录:
2008年（公司、部门、县分）重要活动记录
时间
项目内容
参加对象
具体情况
（三）其它要求：
1.大事记的内容：
由大事的时间和大事记述两部分，应选择影响较大、具有历史意义和查找利用价值的事件,如重要会议（不含部门会议、常规性例会等,一般指如年终总结大会、特殊时期有特殊意义的大会等重要会议）、生产经营建设重要情况,重要的机构及人员变动（一般指本单位正副职领导的人事变动）,上级领导检查调研（指当地政府领导或省公司一级的领导的检查调研活动）等情况。
2.一般一条一事，应说明大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程、因果关系等内容。
应真实准确无误，择大事而摘其要。
四、转发类通知（县分较少用到,市分部门有用到）
转发类通知是指转发上级机关或同级机关或不相隶属机关文件的通知，在承上启下的机关使用频率很高。
这类通知内容相对比较简单，但从当前的办文实际看，也有标题拟制不当，照抄照转等一些问题。
写好这类通知，要处理好以下三个问题。
（一）标题怎么写，标题太长怎么办?
转发类通知的标题，一般也由“发文机关+关于转发+原文标题+文种”组成。
但实际办文中，有省略发文机关的，也有省略重复介词的等等。
在转发式通知中，经常会遇到转发的层次较多的情况，这时标题中“关于”、“转发”、“通知”反复在一个标题内多次出现，十分累赘，让人读起来别扭，理解起来困难。
为使标题简练、流畅，方便理解，可采取以下方法处理。
1.省略法。
一是省略发文机关名称。
二是省略介词“关于”或文种“通知”。
当原文标题中有“关于”一词时，且文种为通知，标题可拟为“转发+原标题”。
被转发的文件文种不是通知时，还要加上通知。
三是省略被转发文件联合发文机关名称，只在正文里列出各个联合发文机关。
2.替代法。
有的文件标题很长，采用省略法拟制标题仍然很长，可用发文字号作为新拟标题的事由，以替代原文标题。
但用替代法拟制标题让人不容易一眼看出发文事由，也可用发文字号加事由的办法来解决这一问题，既避免了冗长，又标明了事由。
3.直转法。
如果上级的文件，到本单位时已经经过了三、四层转发，这时可以直接转发初始发文单位文件，不要间接层层转发。
4.简称法。
在系统内部行文，可使用规定的规范化简称。
（二）正文怎么写，无话可说怎么办？
正文基本上有以下二种写法：
一是不提具体要求的写法,通常先表明态度，提出转发原则要求。
一般篇幅较简短。
二是提出具体要求的写法。
常见于下级机关（职能部门）转发上级机关（职能部门）的文件。
一般开头直说转发事项，即将某某文件转发给你们，再对如何贯彻执行提出具体要求。
可以对被转发文件阐述不够充分的加以补充、说明、深化，也可以结合本单位实际对上级的有关要求加以重申、强调，并作出适当的安排。
上级机关的文件，讲的大多是一些原则性、规律性的东西，不可能讲得很具体。
转发时可以避虚就实，紧紧着眼本单位的实际，把原则性的东西具体化，把普遍化的要求个性化。
要针对本单位的特殊性，提出可操性强的措施和实际步骤来加以解决。
如被转发的文件属于规章制度类的东西，自身对某方面的工作规定得比较具体详细，操作性较强，转发时也可以化粗为细，提出学习贯彻的原则性要求，切记不能硬提要求。
（三）引文如何引，引文不准怎么办?
在正文里引文一定要先引标题，后引发文字号。
在标题上不引发文字号，如标题上没有发文机关，则加上发文机关。
第三方面:
信息报导
一、新闻一般分为：
标题、导语、主题、背景等四个部份。
二、新闻写作的特点：
（一）敏于捕捉：
敏与捕捉现实生活中丰富而有意义的新闻题材，深入生活，留心观察和分析身边的各种事情；
（二）勤于采访：
找准采访对象，注意采访形式；
（三）敬于构思：
做好立旨，选什么材料表现主旨，材料的粗略处理，先后安排等。
（四）疾于运笔：
要快速运笔，迅速成篇，及时交付发表，才不至于贻误时机。
三、新闻写作的要求：
（一）真实：
真实是新闻的生命，所写内容，在时间、地点、人物、事件、原因、结果等六个要素，都要与事件发生的原始情况相符；
（二）精炼：
新闻要求一事一报，语言表述精确，通俗易懂，语言朴实，新鲜活泼，不蔓不枝。
对于复杂的事件，要言简意赅，提取精华；可只表现它的一个小小的局部；选择典型的事件，选择既有共性特征又有个性的特点，有着广泛代表性和强大说服力的事件和材料；
（三）快速：
使读者在最短时间内获取新闻。
（四）鲜活：
抓好细节，写出人情，扣人心弦，写出读者所未知的事实。
四、新闻导语的写作技巧：
（一）把最重要、最新鲜、读者最关心的事实写在最前面；
（二）采用多种方法，力求新鲜、生动精彩、有趣，不落俗套。
（三）开宗明义，出奇制胜，写好导语。
（四）力求角度新，要截取新颖画面，选取典型的角度，以形象的手段加以表现。
五、新闻主题的写作方法：
（一）要善于把握特点：
可以把要写进稿子中的事物或人物，放在全局去加以衡量，看看这些事物或人物在全局中占何种地位，又有哪些特殊之处，通过分析比较把握住这些事物的特点，就可以较好地表达所写新闻的主题；
（二）要有一定层次：
客观事物都是有层次的，做到步步深入；
（三）要有新鲜角度：
要选取最能反映事物本质而又最新颖的方面去写；
（四）要严格选材：
要从大量素材中选择出最有说服力的典型材料。
六、需交代新闻背景材料的情况：
（一）重要人物：
涉及读者不熟悉的人物要介绍人物的职业、职务、性别、年龄和家庭生活等，根据报道的主题需要加以选用；
（二）新闻发生的地点：
涉及的读者不熟悉的城市、地区的地理情况，应向读者介绍；
（三）重要事件：
为了让读者看到新闻事实的发展和变化过程，说明某一方面的问题，要在新闻中交代有关历史材料，说明历史背景。
七、字体和图片要求:
（一）字体要求:
信息标题为2号宋体加黑,正文内容3号仿宋体（不加黑）,先在WORD文档根据要求设置好后再投稿;
（二）图片要求:
图片需为JPG格式,大小为800*600；如一张,大小就为800*600,如二张/四张,每张大小为400*300;要尽量避免图像总数为3张或5张，太长或太扁容易造成图像变形。
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