彭州会计档案管理办法.docx

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彭州会计档案管理办法

彭州市档案局

文件

彭州市财政局

彭财会[1997]76号

关于印发《彭州市会计档案管理办法（试行）》的

通知

各有关单位：

为了搞好我市的会计档案管理工作，彭州市档案局、彭州市财政局经研究，根据《会计档案管理办法》和有关档案管理的规定，制定了《彭州市会计档案管理办法（试行）》，现印发给你们，请各单位认真遵照执行。

附：

彭州市会计档案管理办法（试行）

彭州市档案局彭州市财政局

一九九七年九月十日

抄送：

成都市档案局、成都市财政局

彭州市会计档案管理办法（试行）

第一条为了搞好我市的会计档案整理工作，统一会计档案的整理标准，实现会计档案整理的规范化，以进一步加强会计档案管理工作，充分发挥会计档案的作用，根据财政部、国家档案局《会计档案管理办法》和档案管理的有关规定，特制定本试行办法。

第二条本办法所称会计档案是指会计凭证、会计帐薄、会计报表和其他会计核算专业材料。

会计凭证是指记录经济业务的发生和完成情况，明确经济责任，作为记账依据的书面证明。

包括原始凭证、记账凭证、汇总记账凭证和科目汇总表。

会计帐薄是指由一定格式、相互联系的帐页所组成，用来序时地、分类地记录和反映有关经济业务的会计帐薄。

包括总帐、日记帐、明细帐和辅助帐。

会计报表是根据帐薄记录对日常会计核算资料归集、加工、汇总并按照一定的格式和内容要求编制的报告文书，是根据会计信息的一种文件。

包括旬报、快报、月报、季报、年报、报表分析、报表说明、附表。

其他核算专业材料是指除上述外与会计核算有关的一切材料。

包括会计移交清册、会计档案销毁清册、会计档案保管清册、银行对帐单、银行余额调节表和应由会计机构保管的合同、协议、文件等材料。

第三条本办法适用于彭州市所属的各级机关、机关团体、企业、事业单位和其他组织。

第四条各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计机构按照本办法的要求，负责进行整理立卷或装订成册。

当年会计档案，在会计年度终了后，可由本单位财务会计部门保管一年。

期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门管理。

财务会计部门和经办人应当按期将应归档的会计档案，全部移交档案部门，不得自行封包保存。

档案部门必须按期点收，不得推诿拒绝。

第五条会计凭证的整理应符合以下规定：

1、装订整理的时间为每月所有会计业务处理完毕，会计报表报送之后。

2、装订整理时，记账凭证应当连同附件一并整理，其排列顺序为：

科目汇总表或汇总记账凭证、记账凭证、原始凭证汇总表、原始凭证。

3、使用收、付、转三种凭证的，原则上应按凭证类别分别装订，如某类凭证数量较少，不便单独装订为一册的，可以与其他凭证合并装订。

4、对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，并在封面上注明记账凭证的日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。

5、每册凭证的厚度应在2.0-2.5厘米之间。

6、填制记账凭证时，应当对记账凭证进行编号，装订时，不能对原编号进行修改。

编号的方法根据使用的凭证类别，可以分为收、付、转三类进行编号，也可以分为现收、现支、银收、银支和转帐五类进行编号；如果使用通用记账凭证的，应按所有记账凭证编通号。

无论哪种编号方法，都应按月顺序编号，即每月从第一号编起，顺序编至月末。

编号一律使用阿拉伯数字，不得使用其他数字，也不得在数字前面冠以月份顺序号。

一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，必须采用分数编号法，不得采用其他任何编号方法。

7、凭证装订完毕后，应从本册凭证的第一页起到最末一页止，按所有凭证的自然张页（报销差旅费等零散票卷可以粘贴一版作为一张）编定张页号。

张页号可以按月编通号，也可以按册编通号。

8、装订凭证完毕后，应由装订人在装订线封签处签名或者盖章。

9、装订凭证时，应加具封面，并使用市档案局制订的统一格式的封面。

凭证封面按如下要求填写：

全宗名称：

填写本单位名称。

凭证名称：

按本册所装订的记账名称填写。

行政事业单位可以在名称后面再加括号注明预算内、预算外。

如果本册包括了两类凭证以上凭证的应分行注明。

如果本册为单独装订的原始凭证，名称应填为原始凭证。

时间：

按本册记账凭证上填写的时间填写，一般填为某月或从某月的1日起至月底为止，不得跨月。

数字一律使用阿拉伯数字，不得使用其他文字。

册数：

应分别填出本月合计册数和每册按月排列的顺序号，也应使用阿拉伯数字。

页数：

本册凭证起止号数应填写本册所装订的记账凭证起止号数；共计页数应填写本册所有凭证的张页数，次数应与所编张页号相符。

所填数字也应使用阿拉伯数字。

保管期限：

填写为15年，也应使用阿拉伯数字。

归档号：

应从当年第一册会计凭证开始编通号，也应使用阿拉伯数字。

附记：

如果单独将原始凭证装订为一册的，则在此处注明记账凭证的日期、编号、种类。

会计主管：

应由单位会计科（股）长或会计主管人员签章。

不得加盖单位领导或其他人员的签章。

复核：

应由复核此册凭证的人员签章。

装订：

应由本册凭证的装订人员签章。

全宗号：

应使用阿拉伯数字填写由档案馆核定的本单位代号。

如果会计机构不知道此代号，可以不填写。

目录号：

应填写单位将会计档案移交市档案馆时，市档案馆指定的在全宗内的编号。

会计机构在整理会计档案时，不填写此项。

案卷号：

应从本单位建档之日起的第一册会计凭证起编通号。

编号不能大于999，因此，当顺序编至999册时，又从第1号起编号。

如果某月编号将大于999，无论上月最后一册凭证编号是否为999，均应将本月第一册编为1号，开始下一次循环。

此编号也应使用阿拉伯数字填写。

封签：

会计凭证装订完毕后，应在脊背上贴上封签。

封签上应用阿拉伯数字注明本册凭证所属的年月（日1997，9），应用阿拉伯数字注明案卷号，此案卷号应与封面案卷号相同。

10、如果单位的会计凭证使用凭证套进行保管的，凭证套上面的填写与上述方法相同。

在每个凭证套中，只能装入一册记凭证。

11、经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。

如果批准文件需要单独归档的，应当复制或在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。

12、各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独保管，并在有关记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

13、实行会计电算化的单位，对于机制记账凭证，要认真复核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。

同时，要按月打印，加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字，并按上述要求进行整理。

第六条会计帐薄的整理应符合以下规定：

1、会计帐薄的整理时间为当年会计业务全部处理完毕，会计决算报表报送以后。

2、现金日记帐、银行存款日记帐应使用订本式帐薄，装订时只须加具封面，不得拆散重装。

其他活页帐薄可以合并装订，帐一般应当单独装订为一册。

3、每册帐薄均应附上帐薄启用表，并放在每册首页。

启用表的内容必须按如下要求填写齐全：

单位名称：

填写为本单位名称。

帐薄名称：

填写为本册帐薄名称。

帐薄页数：

应用阿拉伯数字填写从本册第一页起至最末一页的页数。

合计页数应与本册帐薄的张页号相等。

启用日期：

应用阿拉伯数字填写本册帐薄的启用日期。

单位领导人签章：

应由本单位领导人签章。

会计主管人员签章：

应由本单位会计科（股）长或会计主管人员签章。

经管人员职别：

应填写经管本册帐薄的会计人员的专业职务。

如果没有专业职务的可以不填。

姓名：

应填写经管本册帐薄的会计人员的姓名。

经管日期或接管日期：

应由阿拉伯数字填写本册帐薄的经管人员在本年中开始经管或接管此册帐薄的日期。

签章：

应由本册帐薄的经管人员签章。

移交日期：

应用阿拉伯数字填写本册帐薄的上任经管人员将此册帐薄移交给吓人经管人员的日期。

如无移交，不填写此项内容。

账户目录：

应将本册帐薄中所有账户的名称和起止页号全部填入，数字也应用阿拉伯数字。

4、每册帐薄应从第一张张页开始顺序编订页号。

每一自然页应作为两页进行编号，正面为单数号，反面为双数号。

如果页的正反两面均为空白，则应在装订时抽出不装订；如果只有一页为空白，则应划斜线注销或加盖“此页空白”戮记。

空白页也应编号。

数字均使用阿拉伯数字。

5、帐页中的空行在装订时应划斜线注销或加盖“此行空白”戮记。

6、每册帐薄的厚度以200页左右为宜。

7、装订帐薄时，应加具封面，并使用市档案局统一制订的格式的封面。

封面内容必须按如下要求填写齐全：

全宗名称：

填写本单位名称。

帐薄名称：

应与启用表中的帐薄名称相同。

所属年度：

用阿拉伯数字填写帐薄的年度。

跨年度使用的物资明细帐、债权债务明细帐等应注明起止年度。

保管期限：

现金和银行存款日记帐的保管期限为25年；涉及外事和对私改造的会计帐薄为永久；其他帐薄为15年。

均应使用阿拉伯数字填写。

本册页数：

本册帐薄帐页的合计数，应与启用表的总计页数和本册帐薄的张页数相等，也应使用阿拉伯数字填写。

归档号：

应从当年的第一册帐薄开始编通号，也应使用阿拉伯数字填写。

会计主管、复核、装订、全宗号、目录号：

这些内容的填写要求与会计凭证相同。

案卷号：

应从本单位建档之日的第一册会计帐薄起编通号，编号方法与记账凭证案卷号的要求相同。

帐薄脊背：

年度应使用汉字竖排填写，不得使用阿拉伯数字或汉字大写数字填写；其他内容的填写同封面要求。

8、实行会计电算化的单位，总帐及各种明细账应当按期打印。

发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。

用计算机打印出的帐薄必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或者盖章。

年度终了，打印出的所有帐薄也应按上述要求进行整理。

第七条会计报表的整理应符合以下规定：

1、会计报表的装订时间为年度会计决算报表报送以后。

2、会计报表原则上应按保管期限分类装订，如果单位会计

报表较少的，也可以合并装订。

3、将保管期限不同的会计报表合并装订为一卷的，其保管期限按最长的填写。

4、如果将决算报表也其他报表合并装订为一卷的，其排列顺序为：

年度决算报表分析、决算报表、决算报表附表、决算报表说明、1—11月份月报。

5、会计报表应按自然张页编定顺序号。

6、每册会计报表应加具封面，并使用市档案局统一制定的格式的封面。

封面内容也必须填写齐全。

报表名称可标明某年度决算报表或月报或季报等名称。

其他内容的填写与帐薄、凭证的要求相同，其中：

归档号应从当年的第一卷开始编通号；案卷号也应从单位建档之日的第一卷开始编通号，其编号方法也与记账凭证编号方法相同。

8、除清理历史档案外，会计报表不能跨年度装订。

9、实行会计电算化的单位，在会计报表报送后，应将报送的报表按月打印。

打印出的报表也应按上述要求进行整理。

第八条其他会计资料的整理要求按文书档案的要求进行。

第九条各单位按规定销毁会计档案时，清理出的各种会计档案也应按本办法的要求进行整理。

第十条实行会计电算化的单位，对机内数据要按月备份2份以上，存放于两个不同的地点。

如果采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶卷等介质存储会计帐薄、报表，作为会计档案保存，不再定期打印出书面形式的会计帐薄、报表的，应经市财政局批准。

第十一条彭州市档案局和彭州市财政局均有权对市属各级各单位的会计档案整理和管理情况进行检查，任何单位的会计机构和档案部门或个人均不得以任何理由拒绝检查。

第十二条彭州市档案局和彭州市财政局在检查中发现的各单位在会计档案整理和管理中的问题，有权要求被检查单位加以改正，拒不进行改正的，应按有关规定予以处理。

第十三条本办法由市档案局和市财政局协商解释。

如有未尽事宜也由市档案局和财政局共同协商解决。

第十四条本办法从1997年10月1日起执行。