房地产项目工程材料管理专项内审报告.docx
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房地产项目工程材料管理专项内审报告
房地产项目
工程材料管理专项
审计报告
一、审计综述1
二、工程材料管理基本情况1
三、本次审计发现主要问题2
1.工程材料管理制度方面2
2.合同条款方面4
3.工程材料样板及验收管理方面4
4.工程材料现场管理方面6
5.工程材料结算方面8
四、经营管理提示8
专项审计报告正文
一、审计综述
1.审计依据：
以国家相关法律法规、集团《审计管理制度》和与审计范围、内容相关的各项管理制度为依据（主要是公司现行管理制度和相关流程）；
2.审计范围：
集团三个区域在建及已完工项目；
3.审计目的：
通过对集团各区域在建及已完工项目工程材料管理的盘查，核查合同条款及结算资料，梳理工程材料定版、供货、验收等流程，揭示工程材料管理环节所存在的漏洞及潜在的风险，规范管理，提高效益；
4.审计方式：
实地查验、抽样审计、业务部门访谈等；
5.审计程序：
（1）对集团在建项目的工程材料进行实地盘点，并对其相关资料进行审查；
（2）对已签订的工程材料合同条款及结算资料进行核查；
（3）对工程材料供货验收相关流程进行梳理；
（4）对相关工程、成控、运营等业务条线人员进行访谈；
（5）审计小组根据获取信息，评估重要风险及其影响。
二、工程材料管理基本情况
为了规范项目工程材料采购及现场管理工作，明确各部门工作职责分工，集团颁布了一系列制度及流程，具体如下表1所示：
表1：
工程材料相关制度及流程
序号
制度/流程名称
发布日期
1
集中采购管理流程
2019.7.15
2
招标采购管理流程
2019.7.15
3
工程材料选型定板管理流程
2018.5.30
序号
制度名称
发布日期
4
工程材料验收管理工作指引
2019.6.21
5
集团资产管理制度-工程材料管理条款
2016.6.24
三、本次审计发现主要问题
（一）工程材料管理制度方面
制度流程的规范管理是企业需要持续改进的工作，经审查，目前集团在工程材料管理制度流程方面仍存在尚需完善之处。
1、部分制度流程关键控制点未明确
审计发现：
通过对工程材料管理制度及流程的审查，发现部分制度及流程的关键控制点未明确，导致相关部门在执行过程中与制度要求存在差异。
具体如下表2所示：
表2：
部分制度流程关键控制点未明确情况表
序号
制度名称
制度要求
存在问题
1
《集团资产管理制度》
OA资产管理系统进行唯一编号，购置、领用和处置等应全程使用OA资产管理系统进行审批
经与IT部门沟通，公司未建立OA资产管理系统
2
设置专职的资产管理部门或专岗对集团各类资产进行统筹管理
未明确具体需设置资产管理部门或专岗的部门，导致部分资产无人或未按制度权责要求进行管理
3
工程物资类资产每年至少盘点一次
制度中未对资产盘点的具体时间节点进行要求
4
资产的处置管理包括保管责任转移，存放地点转移、损坏或维修、遗失、不能使用和不适合使用
未对工程物资类资产处置的分类和方式进行约定
5
《材料验收管理工作指引》
验收合格后，整批材料由承包单位接收，并投入施工，城市公司项目工程部负责编制《材料供货验收表》，交由施工单位、供应商签名确认后形成纸质文档
未充分考虑验收表签字确认的及时性，容易引起材料质量和数量的纠纷
审计认为：
制度和审批流程的不明确，易导致管理的混乱。
审计建议：
建议集团对制度中未明确的事项和流程逐一修订和明确。
◆《集团资产管理制度》方面，建议明确：
① 应建立OA资产管理系统，对集团资产进行统一管理；
②应明确具体需设置资产管理部门或专岗的部门，确保对集团各类资产的统筹管理，同时避免人力资源的浪费；
③工程物资类资产应在阶段性或停工、竣工等重大节点进行盘点；
④资产的处置大多数情况复杂及流程繁琐，为加快工程物资类资产的周转和处理，制度中需进一步对资产的处理分类和方式进行明确的约定；
◆《材料验收管理工作指引》方面，建议明确：
1应规定项目工程部、施工单位、供应商三方在工程材料交接过程中对验收表进行签字盖章确认；
2、现行制度未对供货通知单格式作统一要求
审计发现：
本次审计对A区域、B区域、C区域三个区域的甲供材供货通知单进行抽查，发现各区域供货单格式及审批流程不一致，具体如下表3：
表3：
各区域供货通知单情况表
序号
区域
供货通知单形式
抽查数量
存在问题
1
A区域
《工程联系单》
39份
1未明确要求到货具体时间（27份）
2无供货单位回复确认的内容（28份）
3供货单位未签字盖章（28份）
4供货通知单甲方审批至区域总裁（9份）
2
B区域
《材料供货计划表》
8份
1未明确要求到货具体时间（3份）
2无供货单位回复确认的内容（8份）
3供货单位未签字盖章（8份）
4供货通知单甲方审批至项目经理（4份）
3
C区域
《甲供材料供货通知单》
21份
1供货单位未签字盖章（21份）
2无需求单位（施工单位）的签字盖章（21份）
3供货通知单甲方审批至项目经理（20份）
经与各区域相关线条负责人进行访谈，由于集团未对甲供材供货通知单格式及审批流程有明确的规定，导致各区域根据需求和惯例进行填写和报批；
审计认为：
各区域供货通知单格式的不统一和信息不清晰，容易造成各方信息不对称，从而降低沟通的效率；
审计建议：
供货通知单应由需求单位（施工单位）提出，经甲方相关部门审批后，发至供货单位，由供货单位签字盖章明确具体供货时间。
集团工程管理部门应加强对甲供材供货通知工作环节管理的标准化，制定统一的供货通知单格式，明确各环节审批部门的权责，完善工作审批流程。
（二）合同条款方面
合同是当事人双方为确认某种事实而达成的具有权利和义务内容协议。
在订立合同过程中，应从不同的方面和角度去推敲每一句话，每一个字眼，才能准确有效的控制合同纠纷的风险。
经审查，部分甲供材合同条款存在风险。
1.部分甲供材合同条款约定不严谨
审计发现：
本次审计对A区域、B区域、C区域区域项目的甲供材合同进行抽查，主要针对合同条款的准确性和可行性方面，发现部分甲供材合同条款约定与总包合同的条款冲突，具体如下表4所示：
表4：
合同条款约定内容冲突情况表
项目
合同
条款约定
存在问题
XX项目
外墙砖供货合同
货到交货地点后的卸车费、搬运、堆放均由供货单位负责
甲供材运至现场后卸车及搬运的责任方不明确，将导致相关费用重复计取
总包合同
总包单位应负责材料的卸车及场内运转
经与现场工程师沟通，甲供材运至现场后卸车及搬运多数为供货单位；
审计认为：
合同是施工结算的主要依据，也是工程纠纷的源头，合同条款的不严谨或者文字性描述的含义存在分歧，是合同履行过程中的产生纠纷的主要原因。
甲供材运至现场后卸车及搬运的责任方不明确，容易导致责任主体在施工现场以此为借口推脱工作，从而影响卸货及搬运工作的进度；此外，供货和总包合同在合同计价中均考虑了该项工作内容，导致相关费用重复计取。
审计建议：
相关条线人员应加强工程材料类合同的校对与审批，尤其合同中单价组成、到货时间、双方权责等关键方面应重点审核。
（三）工程材料样板及验收管理方面
验收是工程材料管理的第一道关卡，样板是这第一道关卡的通行证。
为使项目工程所用的工程材料的品牌、型号、规格符合定板、设计图纸和国家规范标准要求，集团颁布了《材料验收管理工作指引》，对工程材料的验收及样板作了规范管理。
经审查，部分项目存在未按工作指引执行的情况，具体如下：
1.工程材料样板库管理不规范
审计发现：
本次对XX项目的甲供材样板管理情况进行实地勘察，发现以下问题：
1未按工作指引建立工程材料联合样板库，项目样板被杂乱无章地存放在办公室、会议室或资料室；
2未安排专人管理材料样板，大部分样板无封样标签，未对样板的品牌、型号、使用部位等关键性特征进行描述；
3项目人员流动频繁，样板资料及工作交接不规范；
审计认为：
工程材料样板作为供货合同签订的重要依据，同时也是工程材料进场验收的重要手段。
合理、完善的样板管理方式，将极大程度的降低不合格、劣质材料进入工地的可能性。
工程材料样板库管理体系的建立，是确保工程材料质量行之有效的方法。
审计建议：
项目工程部需严格按照《材料验收管理工作指引》及《材料选型定板管理流程》建立独立工程材料联合样板库，并加强工程材料样板资料管理和交接的工作，同时设置专职材料管理岗位，将样板分类陈列，并按要求封样，确保标签和签章信息的完好，保存期限至工程竣工验收合格之日止。
2.甲供工程材料验收管理不规范
审计发现：
经过对各项目的甲供工程材料现场验收表进行抽查，发现问题较多，其中A区域抽查10单，均未登记台账，其中不符合要求的有7单，B区域抽查12单，均未登记台账，其中不符合要求的有7单，C区域抽查4单，其中不符合要求的有1单，具体情况如下表5所示：
表5：
甲供工程材料现场验收表检查情况表
序号
区域
抽查数量
存在问题
1
A区域
10单
1、验收表上未有质量是否合格的检查记录（7单）
2、验收表未确认实际到货时间及滞后责任方（7单）
3、甲供材料发货单工程部未签字（7单）
4、未建立材料验收台账
2
B区域
12单
1、验收表上未有质量是否合格的检查记录（7单）
2、验收表未确认实际到货时间及滞后责任方（7单）
3、甲供材料发货单工程部未签字（7单）
4、未建立材料验收台账
3
C区域
4单
1、验收表上未有质量是否合格的检查记录（1单）
2、验收表未确认实际到货时间及滞后责任方（1单）
3、甲供材料发货单工程部未签字（1单）
审计认为：
在材料验收环节管理不到位容易出现以下风险：
①未对质量进行检查，如施工单位将不合格材料用在建筑工程中，容易导致产品出现缺陷，轻则影响建筑观感效果，重则引起质量事故或安全事故；
②未确认进场材料供货时间是否按照合同及供货时间要求执行，当供货时间造成工期延期而产生损失时难以界定责任方；
③进场材料是由供货单位先移交工程部，工程部确认材料无误后再移交施工单位，但目前部分甲供材料发货单工程部未签字，存在工程部未进行确认验收的风险；
④项目未将材料进货批次及数量做好登记形成台账，不利于后期甲供材料结算；
审计建议：
项目工程负责人必须及时组织监理、施工单位对进场材料进行三方验收，仔细检查材料是否符合施工要求，与材料样板对比是否存在差异，是否有正规厂家生产，是否有三证证书，最后三方对检查结果出具检查意见并签字，同时项目工程部还需按照公司制度做好进货材料批次登记工作，负责建立和更新《材料验收台帐》。
（四）工程材料现场管理方面
工程材料的现场管理指的是甲供材、甲指乙供材料，在施工过程中的管控、盘点和竣工剩余材料处理的工作。
做好工程材料的现场管理有利于加快施工进度、保证工程质量、降低工程成本，对提高经济效益具有十分重要的意义。
经审查，目前项目公司在工程材料管理上仍存在许多不足之处。
1.工程材料现场管理和监督失控
审计发现：
本次审计通过现场访谈及统计，发现部分项目存在材料偷工减料、以次充好的情况，具体如下表6所示:
表6：
部分不合格工程材料统计表
序号
工程项目
材料
问题
涉及合同金额（万元）
1
X项目
止水钢板
钢板厚度不足
15.5
2
B区域X项目
室外临时栏杆
栏杆材料偷工减料
1.5
3
C区域X项目
屋面钢丝网
钢丝网偷工减料
25.6
4
C区域X项目
钢筋
部分钢筋达不到品质要求
7.7
5
C区域X项目
涂料
使用三无伪劣产品
47.6
审计认为：
工程材料是建筑的重要组成部分，材料质量的管理更是整个施工的重中之重；在建筑工程中使用不合格材料，从短期验收上看不会出现质量问题，但却埋下质量安全隐患，项目交楼后因材料不合格引发的外墙涂料脱落、地下室屋面漏水，甚至涉及结构安全的问题都可能发生，因此在施工过程中的材料管理与监督至关重要。
审计建议：
建议项目工程人员进一步加强对现场工程材料的管理和监督：
1项目工程负责人需加强现场工程师的制度培训，提高工程人员的质量把控意识，同时将工作责任落实到人；
2项目工程人员加强材料进场把关，确保材料“严进严出”管理措施的落实；
3组织项目工程人员定期开展巡查工作，检查工程材料质量外观、规格、型号等是否符合设计及合同要求，其保护措施能否满足要求；
2.工程类资产未及时建立台账及盘点
审计发现：
本次审计对各区域在建13个项目的工程类资产进行检查，发现部分项目未建立工程类资产台账，也未开展工程资产账、物的盘点工作。
具体如下表7所示：
表7：
工程类资产台账统计表
序号
区域
抽查项目数量
未建立台账
未建立台账占比（%）
（未已建立台账/抽查项目数量）
1
A区域区域
3个
1个
33%
2
B区域区域
8个
8个
100%
3
C区域区域
2个
0个
0%
4
合计
13个
9个
69%
审计认为：
目前部分项目工程物资无序、粗放的管理，存在物资材料遗失的风险；同时也不利于集团和区域对固定资产的二次利用进行合理规划，存在一定管理失控的问题；
审计建议：
建议区域成控招标部及项目工程部根据《集团资产管理制度》及时建立工程物资类资产台账，并依据台账开展年度资产盘点工作，确定工程资产账、物是否一致；对报废、遗失及时进行报备；在工程项目撤场前，应联合各部门进行共同盘点，并将盘点结果报集团成控中心、财务管理中心检查。
3.项目工程遗留甲供工程材料处理的管理缺失
审计发现：
通过对各项目工程遗留甲供工程材料处理进行抽查，发现B区域后勤中心仓库（现为区域样板间）存一批高压电缆，并于2018年外售给某公司，经与相关部门沟通了解，存在以下问题：
1此批高压电缆未办理移交手续，无法准确的确认来源；
2此批高压电缆未见清点记录，无法确认材料的具体情况；
经与项目工程部及相关线条人员沟通，表示对遗留甲供工程材料的流程及权责不了解，执行起来存在困难。
审计认为：
项目工程完工后，未对遗留工程材料的处理方式和去向应做详细盘点和登记，存在遗失的风险。
审计建议：
①建议相关线条部门处理工程遗留甲供工程材料时，应严格根据公司制度流程执行，落实遗留物资的来龙去脉；②因甲供材料管理不当造成重大金额损失的，需盘查分析材料管理缺失隐患并落实整改，避免因管理原因导致利益受损。
（五）工程材料结算方面
在建筑工程总造价中，建筑工程材料所占比例高达60%，直接关系到建筑项目的盈利水平和企业的经济效益。
经审查，发现部分项目工程材料的结算资料存在异常。
1.工程材料结算的严谨性有待加强
审计发现：
经盘查集团近一年的总包结算资料，发现X项目甲供外墙砖的供货量与总包外墙砖结算清单工程量存在异常，情况如下表8所示：
表8：
外墙砖甲供材料供货与总包结算对比表
序号
材料名称
甲供材供货量（m²）
总包施工清单（m²）
差异（㎡）
（甲供材供货量-总包施工清单）
1
纸皮方块砖
51,073
46,010
5,063
2
仿劈开砖
18,578
21,893
-3,315
3
合计
69,651
67,903
1,748
其中：
①纸皮方块砖的供货量对比总包结算施工清单工程量超领5,063㎡
②仿劈开砖的供货量对比总包结算施工清单工程量少领3,315㎡
经对以上两种外墙砖的供货合同及施工合同的结算进行复核，发现均未对供货与施工工程量不一致的地方进行梳理，涉及金额23.72万元。
审计认为：
供货与施工数量的不一致，存在以下风险：
1施工单位未按设计图施工，导致材料领用量与图纸工程量不一致；
2结算计算过程有误，审核人员结算把关不严，导致结算数据不准确；
3供货领料环节数据有误，未能准确反映实际领料数量；
审计建议：
建议材料结算审核部门加强结算审核环节的严谨性，对结算存在异常及不合理的地方，坚持三不放过原则，“合同不清不放过、事实不清不放过、结算不清不放过”，通过资料与现场相结合的方式进行梳理和分析，避免不必要的损失。
对未按图施工的现象，应严格根据合同进行处罚，同时超对领部分甲供材，应从施工费中扣罚。
四、经营管理提示
1.对《集团资产管理制度》进一步细化，确保制度执行落地
通过对《集团资产管理制度》进行梳理及和相关线条部门的访谈，发现该制度涉及的责任部门多、交叉工作面广，导致制度很难执行落地。
建议制度修订部门结合资产管理实务操作特点和需求对《集团资产管理制度》进一步细化和修订，确保制度执行落地。
2.加强制度的学习和执行，提升整体管控能力
通过对集团、各区域工程、成控、设计等线条人员的访谈及相关资料的排查，发现各区域在工程材料管理执行方面存在较大的差异，反映出相关线条人员对公司制度流程和基本工作职责的不了解，一定程度上是根据过往工作经验来管理，导致工作资料的混乱甚至管理缺失。
建议工程材料管理的各线条部门加强对公司制度的学习，梳理工作流程，尤其对各线条上交叉的工作，需进一步的沟通和协调，提升集团整体的管控能力和业务水平。
3.需进一步加强工程材料的集约划管理和二次利用
在工程主体及措施费的成本中，物资材料和机械所占比重越来越高，是整个项目工程造价重要的组成部分。
其中，临电、临水、施工监控、看楼通道、钢结构的外墙围挡等均为可重复利用的物资。
通过对可重复利用物资合理的调配，能更科学的推动集团在各种资源上的整合和有效利用，从而有效的降低工程成本。
建议相关线条部门，完善并进一步加强集团和各区域在材料物资上的集约划管理和二次利用：
①制定合理的材料物资和机械的采购规划，从成本及财务折旧的角度去考虑物资的需求，在满足功能需求的同时，尽量考虑价格低、周转率高的物资；
②加强施工过程的材料物资的保护措施，制定相关责任制度，物资财产责任到人，尽可能避免机械的超负荷使用，确保可二次利用物资的周转率；
③在集团和区域层面，制定经济和科学的调配机制，降低工程成本费用支出，同时可以有效的减少工期，提升项目经济效益。
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