项目管理在大型学术会议中的应用.docx
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管理类
项目管理在大型学术会议组织中的应用
成果简介
大型学术会议是一项具有交流专业性的系统化项目管理活动。
近年来，随着我院综合实力的日渐提升，行业学术影响力也随之提高，因此举办学术会议成为我院为加强科研成果研讨、促进科研学术水平提升、展示科技成果和将科研成果回馈社会的途径之一。
大型学术会议项目管理具有一般项目管理的特征，但同时具备管理形式上的独特性。
其独特性主要体现在：
会议的形式多样化、主体内容抽象性强、涉及的管理范围较分散、流程开放式管理等方面。
举办大型学术会议需要有效利用及整合人力资源和其他资源：
以达到预期学术效果、提高会议经济效益、增强科研凝聚力、增强社会影响力为目标，促进行业学术研讨可持续发展为愿景。
本手册运用项目管理中的工作分解结构WorkBreakdownStructure（WBS）方法,将举办大型学术会议的工作项目进行结构分解、细化，提前筹划需交付成果对应的分项项目元素：
细部任务、时间节点、组织分工、完成情况、跟进情况等。
由于会议项目具有管理范围较分散，整体效果要求高的特点，每个细部任务都十分重要，会议项目的筹划过程可以作为检验项目成功与否的重要判断依据。
本手册以《低碳生态城市和绿色建筑论坛》（以下简称《低碳论坛》）和《第十二届全国建筑物检测鉴定与加固改造学术交流会》（以下简称《检测加固交流会》）为例，解析如何将WBS方法应用于大型学术会议项目管理。
本手册不仅适用于大型学术会议项目管理，同时适用于中小型学术会议及作为举办多种形式类型会议的工作指引手册。
为我院实现企业转型升级塑造更强的技术服务能力、科学管理能力、自主创新能力等内在核心竞争力。
一、项目管理模式应用于大型学术会议的必要性
大型学术会议是一项具有交流专业性的系统化活动，在筹备过程中需要配合协调好多方力量，统筹规划、更需要胆大细心，疏而不漏。
如何更有效的筹办好大型学术会议是衡量会议成功与否、是否能达到预期效果，同时还能取得经济效益的关键。
由于经常面临工作分配不合理、人力资源有限、会议预算限制等问题，举办大型学术会议经常面临诸多挑战。
项目管理是通过运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够在有限资源限定条件下，实现或超过设定的需求和期望。
因此，将项目管理模式应用于大型学术会议管理，提高办会质量、效率和效益是非常必要的。
现代社会，科学技术已不仅仅是单一的知识体系，其发展更不应再局限于某种固定的模式，“学术会议”是将科学技术、生产知识通过社会活动进行动态的交流。
随着我院业务覆盖领域的扩展、发展形式日益的多样化，我们十分需要这种动态的交流平台，将我院的科研技术成果、新材料应用等推向更广阔的市场，达到推动行业技术进步、促进行业健康有序发展的目的，也为我院树立行业技术权威地位和探索高端的市场开拓模式提供有效途径。
我院自2012年以来共举办近50场学术交流会，其中，大中型学术会议共23场（表1），正在筹备中的大型会议1场（表1）。
通过经验总结可看出：
我院举办的大中型学术会议经常面临内容专业面广、参加人员多、筹备时间短、工作量大、管理组织经验不足、现场突发情况多等很多问题。
将项目管理应用于大型学术会议的组织，有效提高举办大型学术会议的组织能力，合理调配工作量，有效整合和使用资源，将会议组织管理纳入标准化的管理模式，提升会议组织质量和效率，强化时间和成本的管控。
表1我院2012年至2014年举办学术会议列表
序号
会议名称
会议时间
会议地点
主要内容
参会人员
参加
人数
会议规模
1
广东省土木建筑学会地基基础专业委员会2012学术交流大会会议通知
2012年5月
11-12日
惠州
交流大会将围绕“绿色、环保，新技术、新工艺”的主题，共同探讨地基与基础工程、深基坑支护技术、隧道、管线非开挖技术等领域的新技术、新工艺、新材料、新设备、理论研究新进展与实践等内容。
广东省行业同仁
230人
大型
2
50周年院庆系列专题报告会《高层建筑结构地震作用计算的功率谱法》
2012年6月19日
我院
华南理工大学土木与交通学院院长苏成教授专题报告会
院领导
院专业技术骨干
50人
中型
3
基础质量检测技术学术报告会
2012年6月26日
我院
美国测桩技术权威、美国PDI公司负责人FrankRausche博士专题学术报告会，主题：
动力荷载试验的理论背景及深基础质量检测技术进展等。
院领导
院专业技术骨干
50人
中型
4
“自主创新年”博士后出站报告会
2012年10月9日
我院
颜波同志博士后研究成果“盾构隧道施工及管养的关键技术问题研究”出站报告会。
博士后专家组领导
20人
小型
5
由省标《刚性-亚刚性桩三维高强复合地基处理规范》技术研讨会
2013年4月24日
我院
由省标《刚性-亚刚性桩三维高强复合地基处理规范》主编人沙祥林来我院做技术报告，同时，由我院总工、副总工、专家对此新技术进行研讨。
院领导
院专业技术骨干
50人
中型
6
广东省建设科技与标准化协会第四届会员代表大会
2013年4月27
广州浙江大厦
选举第四届领导机构，研究新一届的工作。
各位会员
会员单位代表。
234人
大型
7
55周年院庆系列《广州地区的基坑与基础》与《大直径（旋喷）搅拌桩》学术报告会
2013年5月16日
我院
方引晴教授、卢信雅专利发明人分别为我院土木、基础工程技术骨干们做学术报告：
《广州地区的基坑与基础》与《大直径（旋喷）搅拌桩》。
院领导
院专业技术骨干
55人
中型
8
55周年院庆系列学术报告会
住建部办公厅主任王铁宏博士学术报告会
2013年6月7日
广州浙江大厦
就《对基本建设领域转变发展方式的研究》做学术报告，深入浅出的演讲了建设行业在我国基本建设领域、我国工业化和城镇化发展中的重要地位、发展形势及亟待解决的问题。
院领导
院专业技术骨干
220人
大型
9
博士后出站报告会
2013年6月13日
我院
李建新同志博士后研究成果“节能轻质装配式外墙板关键技术研发”出站报告会。
博士后专家组领导
20人
小型
10
《光纤传感技术在土木工程监测中的应用》与《大型土木基础设施结构健康监测》学术报告会
2013年8月16日
我院
厦门大学董小鹏教授、叶肖伟博士前来做学术报告：
《光纤传感技术在土木工程监测中的应用》与《大型土木基础设施结构健康监测》
院领导
院专业技术骨干
50人
中型
11
55周年院庆系列学术报告会系列会议：
《BIM信息技术应用讲座》
2013年9月27日
我院
BIM专家何关培先生做《BIM信息技术应用讲座》专题讲座
院领导
院专业技术骨干
86人
中型
12
55周年院庆系列学术活动之结构大师报告会
2013年11月28日
我院
华东建筑设计研究院总工程师、全国工程勘察设计大师汪大绥和华东建筑设计研究院总工程师、博士生导师王卫东：
《超高层建筑结构体系的探索》、《超高层建筑深基础技术与工程实践》专题报告会。
我院院领导、院专业技术骨干；全省专业技术人员。
300人
大型
13
广东省土木建筑学会工程检测专业委员会、广东省岩土力学与工程学会测试与监测技术专业委员会、广东省土木建筑学会建筑物诊治专业委员会全省2013年学术会议
2013年12月5~6日
广州从化
专业技术主题报告交流会
全省专业技术人员
280人
大型
14
55周年院庆系列学术活动之一结构专业学术报告会
2013年12月11日
我院
华南理工大学土木交通学院教授、博士生导师韩小雷作《基于性能抗震设计方法在结构加固改造和超限工程设计中的应用》的专题报告
院领导
院专业技术骨干
53人
中型
15
55周年院庆学术交流会之新版《建筑工程施工质量验收统一标准》介绍会
2013年12月20日
我院
新版《建筑工程施工质量验收统一标准》主编、中国建筑科学研究院副总工程师、国家建筑工程质量监督检验中心邸小坛总工程师新标专题介绍会
广东省内的监督检测单位领导、技术负责人及我院相关部门技术人
210人
大型
16
“广东省建筑科学研究院院士专家企业工作站”成立暨揭牌仪式
2014年1月20日
我院
广东省院士专家企业工作站，是由广东省科协设立的，基于企业的技术创新需求，依托高等院校、科研院所和专业学会，组织院士和学科带头人在我省产业密集区、高新技术开发区、大中型企业等单位建立的技术创新工作平台。
省科协领导、集团领导、院领导、院专业副总工、院中层干部
50人
中型
17
总工室、结构学科组举办2014年度首次结构专业技术培训
2014年5月20日
我院
2014年度首次结构专业（结构设计方向）技术培训
院领导、结构技术人员
70人
中型
18
《低碳生态城市与绿色建筑论坛》
2014年5月10日
我院
为积极响应国家的号召、投身于广东省的绿色建筑行动，由我院主办，广东瀚联建筑文化交流中心、卓展工程顾问有限公司协办举行了本次《低碳生态城市与绿色建筑论坛》
国家和广东省住房和城乡建设行业、建工集团领导、嘉宾和技术人员
210人
大型
19
电气专业新规范培训会
2014年6月10日
我院
为了提高院电气工程专业人员的技术水平，帮助专业技术人员进一步了解新版国家标准《火灾自动报警系统设计规范》GB50116-2013技术培训会。
专业技术骨干
40人
中型
20
广东省地方标准《现浇混凝土空心楼盖技术规程》DBJ15-95-2013宣贯会
2014年6月20日
广州浙江大厦
由广东省建设科技与标准化协会和广东省土木建筑学会建筑结构专业委员会举办的广东省地方标准《现浇混凝土空心楼盖技术规程》
全省20余家单位专业技术人员
110人
中型
21
我院与广州大学工程抗震研究中心举行技术交流会
暨战略合作签约仪式
2014年7月2日
我院
广州大学工程抗震研究中心周福霖院士一行10位行业专家莅临我院进行技术交流及签订战略合作协议书。
院领导、院专业副总工
30人
小型
22
黄埔区各职能部门领导和同行来我院参观交流
2014年7月15日
我院
为了响应中共广州市委广州市人民政府“关于全面推进新型城市化发展的决定”中的提出“建设生态城市，推广绿色建筑，促进新型城市化发展”的战略决策，由广州市黄埔区建设局组织市、区相关职能部门（包括市建委科技处等）以及万科等6家房地产开发单位的领导和技术人员一行60余人，由黄埔区建设局罗国强副局长带队来我院进行了有关绿色建筑技术方面的交流。
院领导、节能所、总工室
68人
中型
23
给排水专业技术培训
2014年7月9日
南京工业大学给排水专家吕伟娅教授为我院作专题讲座
院领导
院专业技术骨干
58人
中型
24
第十二届全国建筑物检测鉴定与加固改造学术交流会会议
2014年12月5~7日（筹备中）
为定期交流我国在建筑物检测鉴定与加固改造领域的新成果、新经验和科研新动态，进一步推动本领域工程建设标准化工作的发展召开第十二届全国建筑物检测鉴定与加固改造学术交流会。
全国行业同行
预计
500~700人
大型
25
管理类
二、总体思路和技术路线
有效提高举办大型学术会议的组织能力，合理调配工作量，有效整合和使用资源。
需要我们在筹备组织大型学术会议初期就确定筹划的总体思路，本文利用WBS方法将会议筹划的总体思路到细微任务进行分解，使会议筹划总体思路、具体流程到任务分配都直观化的表现。
总体思路大致可以分解为以下五方面：
l组织结构
l任务分解
l工作清单
l进度控制
l成本控制
l会后总结
根据这五个方面的思路，可将总体思路技术路线图
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