物资采购供应管理办法.docx

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物资采购供应管理办法

西气东输管道（销售）公司

物资采购供应管理办法

第一章　总则

第一条为加强西气东输管道公司物资采购、供应管理工作，规范采购、供应工作程序，明确责任，达到经济合理地组织物资采购和物资供应，保证物资质量，特制定本办法。

本办法涉及的物资包括西气东输工程建设物资和生产运行（含更新改造、大修理及其他运营项目）物资。

办公设备及用品的采购管理以及劳动防护用品的采购管理按照公司相关规定执行。

第二条西气东输管道公司（以下简称“公司”）采办处负责行使项目业主对基本建设工程项目、更新改造工程项目、大修理工程项目（通称“工程项目”）、生产运行和维抢修等物资的采办管理职能，全面负责公司的物资计划、合同、采购、储运、物资结算以及物资信息统计管理等工作。

第三条采办处对物资的采购供应工作进行统一安排、统一协调、统一管理，确保按期、优质、高效地完成公司的物资采购供应和管理等各项任务。

第四条物资采购供应管理将根据公司要求及特点采取自行采购、委托代理采购等方式。

物资采办代理商负责执行所委托物资采购、运输、仓储等有关供应环节的具体实施工作。

第五条物资采办工作密切相关的进口物资代理及现场物资供应服务代理，按照相关管理办法要求，并按照合同所委托的业务范围及工作任务完成工作目标。

第二章物资采办组织机构及职责

第六条物资采办组织机构

1．采办处岗位设置：

采办业务、计划与储运、材料核算和综合管理。

在工程建设期间，根据物资采办量须增加的人员和岗位按需进行设置。

2．各级采办供应部：

公司设置地区管理处计划与采办、工程项目部计划与采办、中转站库房管理、物资中心仓库管理、维抢修队（站）库库房管理等。

第七条物资采办工作职责

（一）采办处工作职责

1．根据公司更新改造、大修理执行计划及项目部、管理处需求计划编制基本建设工程项目、更新改造项目、大修理项目、维抢修及其他生产运营等项目物资采购计划和供应进度计划。

2．负责基本建设工程项目甲供物资和大修理项目、维抢修及其他生产运营项目A类物资采购采购管理

（1）负责组织物资市场调查及对供方资格审查，选择合格的供方，负责对供方、各服务代理商等进行评价。

（2）负责物资采办招标组织、实施工作。

（3）负责物资采办合同谈判、签订物资采购合同及物资采购合同管理等工作。

（4）负责办理进口物资的委托代理。

（5）负责工程物资质量监控及大宗关键物资的驻厂监造的委托，负责组织采购物资的质量检验和试验。

3．负责公司物资储运管理，包括：

（1）负责物资中转站的设置与管理。

（2）负责物资仓库的建设和管理。

（3）负责物资收发存账务管理。

（4）工程物资的调剂、核销，剩余物资的回收处理工作。

（5）负责组织供货厂商的售后服务和设备现场调试工作。

（6）负责物资的统一调度、分配、协调管理工作，组织采购物资的中间运输。

4．负责公司电子商务管理。

5．负责工程竣工物资采办资料的编制、管理和归档工作。

（二）各级采办供应部工作职责

1、地区管理处职责

（1）负责物资需求计划的编制、上报。

（2）负责B、C类物资的市场调查，推荐信誉好、实力雄厚的供应厂商办理西气东输市场准入证。

（3）负责B、C类及应急物资采购计划的编制和采购管理工作。

（4）负责本部门物资的领用、分配等管理工作，负责本部门范围内维抢修队（站）仓库日常管理；

（5）负责B、C类物资统计报表编报和资料的收集、归档工作。

（6）负责办理B、C类物资和所辖各维修队、站场出库物资的结算工作。

2．工程项目部职责

（1）负责与设计单位的协调联络工作。

提供工程项目物资采购依据（技术条件（标准）、技术规格书、数据单和材料、设备料表等），并向采办处提交正式的物资需求计划表及相关函件。

（2）负责本项目所辖现场物资中转服务商的委托、中转站日常管理和结算工作。

（3）负责编制工程项目物资分配计划和现场物资综合调度工作。

（4）负责施工现场物资验收、协调、质量信息反馈和施工单位自购物资的监督和管理工作。

3．物资中转站管理职责

（1）负责协助业主完成库区的规划，与铁路、仓储部门的就有关问题的协调和谈判（需要时）。

（2）负责设备、材料的储存、维护、保养及仓储管理。

（3）进行物资中转的接运、验收、保管、发放和帐务处理。

（4）负责中转物资资料、证书的档案收集、整理、归档。

（5）负责各种统计资料的编制和上报工作。

（6）严格执行西气东输安全操作规程，防火、防盗，确保安全生产，做到库房、料场规范管理。

4．物资中心仓库及维抢修队库房管理职责

（1）负责设备、材料的储存、维护、保养及仓储管理。

（2）负责组织到货物资的卸车、倒运、堆码、验收、入库、发放和帐务处理。

（3）负责仓库及物资资料、证书的档案收集、整理、归档。

（4）负责各种统计资料的编制和上报工作。

（5）负责剩余物资的回收及转运工作。

（6）严格执行安全操作规程，防火、防盗，确保安全生产，做到库房、料场规范管理。

第三章物资采购供应业务流程

第八条物资采购供应业务工作流程主要根据采办处工作的各个阶段及主要环节编制，物资采购供应业务流程具体执行公司内部控制管理手册的《物资采购业务流程》和《存货管理业务流程》。

第四章物资分类及管理权限

第九条物资采购范围的划分

工程物资采购范围划分为甲方供应（以下简称“甲供”）物资采购（附件1：

《西气东输管道工程甲供物资明细表》）、技术服务和乙方自购物资。

生产运行物资（含更新改造物资）划分为A类、B类和C类（附件2：

《生产运行物资采购ABC分类表》）。

第十条管理权限

（一）工程物资采购管理权限

1．甲供材料和设备等均由业主集中采购。

2．运输、驻厂监造、现场供应服务等采购由业主集中采购。

3．甲供物资以外的其它物资或经业主批准的少量、非主要甲供物资由施工单位负责采购。

4．进口物资采购管理由业主选择并委托进口代理商负责。

进口物资采购管理包括采购方式的确定、委托任务的下达、询价、组织技术交流、招标或谈判、确定供应商、签订合同、安装试运和验收等活动。

（二）生产运行物资（含更新改造及大修理物资）采购管理权限

1.生产运行物资需求计划由地区管理处编制，并经管理处主管领导审核后经生产运行处确认后报采办处。

2.A类物资由采办处负责计划采购，B、C类物资经管理处主管领导审批后自行组织采购。

3.采办处依据生产运行处提报的A类物资需求计划按照安全储备定额进行平衡汇总，编制生产运行物资采购计划，经采办处领导审核，公司主管领导审批后实施。

第五章物资计划管理

第十一条编制物资计划的要求

编制物资计划要做到系统性、全面性、准确性、及时性、连续性和协调性。

第十二条编制物资计划的主要依据

1．任务量依据公司规划计划处下达的工程项目计划、维抢修计划和项目物资采购资金计划。

2．物资需用量工程项目以工程技术部门提供的设计施工文件、有关物资需求资料（表单），工程项目部门提供的工程物资需求计划量，生产运行部门提供的实际发生物资需求量和物资储备量。

3．资源量已落实的供货资源或订货量、库存量等资源。

第十三条物资计划的编制

（一）物资需求计划的编制

1．工程物资需求计划

基本建设工程项目由工程项目部门根据批准的工程项目计划、施工图纸，物资的技术条件（标准）、技术规格书、数据单、材料设备设计料表等，按照不同施工项目、施工进度、工程量和物资类别分别编制单项工程物资需求计划、调整计划或变更计划。

物资需求计划或调整（变更）计划应详细、准确，编制内容主要包括工程项目名称、计划依据、物资名称、规格型号、数量、交货时间和交货地点等，并同时提交物资相关技术文件和资料。

2．生产运行物资需求计划

地区管理处或项目负责部门根据批准的更新改造、大修理和生产维抢修等项目计划安排，依据物资安全储备定额，按照不同项目、物资类别分别编制物资需求计划，内容主要有项目名称、计划依据、物资名称、规格型号、数量、需用时间和到货地点等，并同时提交物资相关技术文件和资料。

（二）物资采购计划的编制：

1.基本建设工程项目物资采购计划由采办处根据公司工程项目管理部门的项目工程物资需求计划编制完成工程项目物资采购计划。

编制物资采购计划的内容主要有项目名称、技术条件、物资名称、规格型号、数量、采购依据、到货期和到货地点等。

委托加工计划属物资采购计划的范畴，由业主负责采购原材料并委托加工成所需成品。

2.生产运行物资采购计划由采办处根据公司生产运行管理部门的更新改造、大修理物资需求计划和生产维抢修A类物资需求计划及现有物资已订货量、库存量等，进行物资资源综合平衡，核实缺口物资量，编制临时、月度、季度或年度物资采购计划，地区管理处负责编制B、C类物资采购计划。

物资采购计划的内容主要有项目名称、技术条件、物资名称、规格型号、数量、采购依据、到货期等。

3.电子采购订单：

根据物资需求计划品种，按照股份公司电子商务部采购目录实行电子商务采购的，采办处编制电子采购订单。

编制和录入的采购订单内容必须满足采购和验收要求，各项指标必须齐全完整，关键数据不能缺少。

要核对和澄清技术条件、名称规格、到货时间等，有问题及时纠正，并确定订单的有效期。

第十四条物资计划的变更和调整

1.采办处对物资采购计划进一步核实和细化，向物资需求部门落实物资需求计划有无变更或调整，技术条件有无修改。

如果因工程设计发生变更，采办处应根据工程、技术部门或项目部提交的设计变更单和书面变更、调整文件及时对原物资采购计划进行变更、调整，编制物资采购变更或调整计划，并按相应程序审批。

2.电子采购订单编制和录入经采办处领导对其内容的完整性进行审核和授权后，业务人员和其他人员不得随意修改，如需修改，须经处领导批准后进行修正。

已录入的订单不能重新录入，定期对录入的订单项目进行审查过滤，并删除重复录入项目。

第十五条物资计划的审批

1．工程项目物资需求计划由工程项目管理部门负责编制经工程项目部门负责人审核签字后报采办处。

采办处编制的物资采购计划或电子采购订单，经采办处主管领导审批后执行。

2、列入公司更新改造、大修理及其他维抢修项目的A类物资，由管理处（或项目部）编制物资需求计划，经管理处主管领导审批后报采办处，采办处主管领导审批后执行；B、C类物资由管理处编制物资需求计划，经管理处主管领导审批后执行。

3、未列入公司计划的其他运营项目物资，由管理处（或项目部）编制A类物资需求计划，生产运行处协商规划计划处作出同意或不同意的处理意见，同意的A类物资需求计划转采办处，经采办处主管领导审批后执行。

4、物资需求计划的编报遵循下级对上级负责、需求部门对主管部门负责、主管部门对公司领导负责的原则。

第十六条物资计划的执行

物资需求计划经审批通过后，按照采购业务流程进行采购供应管理。

第六章供应商管理

第十七条供应商的选择和评价

采办处负责对提供物资和服务的供应商进行评估，选择合格供方，经审查通过后，颁发“市场准入证书”，建立《合格供方名录》

和合格供方档案。

具体办法执行公司《西气东输管道公司市场准入管理办法》。

1．根据工程建设和生产运行物资需用特点和要求，采办处应多渠道、广范围收集供应商的资料，主要包括货源的分布、生产供货能力、价格等。

2．与主要供应商进行技术交流或进行实地考察，进一步掌握生产厂商的技术、质量状况及新产品开发应用发展动向。

3．采办处组织相关部门对供货厂商进行资质预审，审查内容主要包括：

单位简介、企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、质量认证体系证书、开户银行出具的资信证明、安全生产许可证、近三年的供货业绩等以及供方需要提供的其他资质文件。

4．对供应商的资质、业绩、质量体系、生产能力、信誉、产品质量等进行审查后，合格供方列入《合格供方名录》，并向公司推荐进入公司从事经济活动的单位（简称“入围单位”）。

5．采办处填写公司市场准入申请表，经规划计划处和质量安全环保处资质综合审查后，公布入围单位，颁发“市场准入证书”。

6．有“市场准入证书”的生产供应商、服务商，可以不再进行资质审查即可参与公司的物资供应和服务的经济活动。

7.电子商务由供应商自主加入股份公司电子商务网，也可以由公司推荐加入电子商务网，供应商的资格预审由股份公司电子商务管理部门负责管理、登录和注册。

采办处根据物资实际需求情况选择、评审和确定供应商。

公司主管领导对评审结果进行审查批复。

8.每年度对合格供应商名录进行审核和评价，采办处对供应商数据库进行更新，剔除不合格的供应商和准确地修改供应商相关数据。

9.B、C类物资的供应商选择和评价管理由地区管理处负责。

第十八条物资采购业务活动主要由业主负责，物资现场供应服务的部分工作可委托服务代理商负责。

重要材料和设备的生产制造过程由业主委派监造公司（单位）进行监督和驻厂监造。

委托的公司（单位）须具备相应资质、业绩和良好的声誉，有一套合乎国际规范的管理体系以及能够适应相应工作的专业队伍和检验、试验设备。

第十九条供应商的确定

按照《西气东输管道公司招投标管理办法》和《西气东输管道公司生产、基建物资非招标采购工作管理法》确定物资供应商或服务商，向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。

第七章物资采购管理

第二十条物资采购类型：

分为货物采购和服务采购。

货物采购：

是指采购的对象是有形的物质实体，是经过劳动加工的生产资料，采办处的主要采购活动是指建设过程中和生产过程中所需要的材料、设备的物资采购。

服务采购：

是指采购的对象是无形的且与物资采购相关的行为，包括技术服务、运输服务、仓库管理服务和委托代理服务等。

服务也是产品，服务采购是为了保证和满足物资采购供应所必须的附属采购活动。

第二十一条采购形式：

分为业主采购和委托代理采购。

第二十二条采购方式物资采购主要采取以下采购方式：

（1）招标采购；

（2）电子商务采购；（3）非招标采购，包括：

竞争性谈判采购；单一来源采购；询价采购；应急直接采购；及时结清采购；委托代理采购和续签合同采购。

（一）招标方式采购（公开招标或邀请招标）根据《中华人民共和国招投标法》和《西气东输管道公司招投标管理办法》的规定，物资采购凡具备招标条件的采取招标方式采购。

采办处作为物资招标项目主办单位，采购招标工作要在公司招投标委员会领导下进行，根据进度安排和物资采购计划，负责物资采购招标的日常管理和招标的前期准备工作，编制招标文件（有标底的编制标底）报公司项目招标组审查通过后进行物资采购招标活动。

物资采购招标工作具体按照《西气东输管道公司招投标管理办法》执行。

（二）电子商务方式采购按照股份公司的要求，产品货源具有多家供应商且进入股份公司电子商务网、产品具有明确的成熟标准和技术要求等符合电子商务条件的采购项目，以电子商务方式进行网上采购。

电子商务采购执行《中国石油天然气股份公司物资采购与电子商务管理办法》。

采办处根据物资实际需求计划编制采购订单，经采办处领导审核和公司主管领导审批后执行采购。

采办处根据电子商务的供应商信息、产品信息、所报产品价格和市场价格动态情况进行评审。

业务人员不能更改已评审的价格，数量必须符合采购计划量，如需价格变动须重新评审和主管领导批准，不得随意增减数量。

采购订单经审核后，业务人员和其他人员不得修改订单，如需修改须经采办处领导同意，方可重新进行修改、审核和审批。

（三）非招标方式采购凡不具备招标条件的采取非招标方式采购，由采办处编制议标计划，组织公司并协同审计监察处、规划计划处、财务处、质量安全环保处以及物资需求相关部门进行技术谈判及商务谈判确定供应商，经采办处处长审查批准后，签订采购合同。

非招标方式采购具体执行《西气东输管道公司生产、基建物资非招标采购工作管理办法》。

（地区管理处可参照本办法执行）。

其中续签合同采购是在原已签订的物资采购合同执行完毕，需继续对该合同中的物资进行采购，在物资的价格、品种、规格型号和技术条件（标准）等相同的前提下，无需再进行招标或谈判，由采办处直接向公司主管领导请示、报告，并经同意和批复后续签合同。

第二十三条委托代理方式采购对于进口物资或其它物资的采购，委托中介机构（代理商）进行招标或非招标采购，由采办处协同中介机构组织技术谈判及商务谈判确定供应商。

招标结果或谈判结果经采办处审查后报公司审批。

公司与代理商签订委托采购代理协议，明确双方的职责和义务，完成物资采购活动。

第二十四条采购方式的确定依据《西气东输管道公司招投标管理办法》、《中国石油天然气股份公司物资采购与电子商务管理办法》和《西气东输管道公司生产、基建物资非招标采购工作管理办法》，采办处根据计划采购物资的品种、数量、资金等因素提交采购方式申请报告，经采办处处长审核批准后，呈报给公司主管领导审批。

第二十五条新产品、新材料准入管理对于需求计划中或进行预测可能需用的新产品、新材料由于对其技术、产品性能、质量和安全等不了解或没有把握，需要进行测评和试用，采办处应提出新产品、新材料准入申请，收集相关资料和文献，报请公司技术、质量安全环保等部门进行测试、评价、试验和试用等，并将测评结果报告、试用报告和评价结论一并形成新产品、新材料准入文件，报公司主管领导审批后，进行备案或进行采购。

第八章采购合同管理

第二十六条采购合同签订物资采购合同（协议）的签订和管理执行《西气东输管道公司合同管理办法》，采办处按照合同管理程序报相关部门会审，经总经理授权后签订正式合同文件。

1．按招标方式采购的国内物资，授标后采办处在规定的时间内组织并协同审计监察处、规划计划处、财务处、质量安全环保处以及物资需求相关部门与中标人进行合同谈判，进一步明确合同的商务、技术内容，拟定合同条款。

2.进口物资在招标完成后，发出中标通知书，或谈判采购等请示经审批后，采办处向代理商签发订货委托书。

订货委托书对中标通知书进一步说明和细化，包括组织技术交流和技术商务谈判等，订货委托书由采办处领导签发，由代理商负责按订货委托书、招标文件要求与中标人进行谈判，合同内容必须符合业主的要求，必要时业主有关部门应参与谈判，代理商应将合同谈判结果报业主确认后方可与供应商签订合同，并负责合同执行。

3．非招标方式采购物资，由采办处组织并协同审计监察处、规划计划处、财务处、质量安全环保处以及物资需求相关部门与潜在供应商进行合同谈判，明确合同的商务、技术内容，拟定合同条款。

4．合同的起草和签订必须包括法律规定的必要条款，使其具有法律效力。

合同内容、条款、表述、文字和数据必须准确无误，逻辑性强。

5．经谈判达成的合同协议条款，按合同管理程序报公司有关部门会审，经主管领导审批后方可签订正式合同文件。

6．商务部分、技术部分应分别由授权委托人在合同上签字。

7．单价在2000元以下、金额在30000元以下，且材料设备相对简单，无需售后服务、有质量保证的采购项目，经采办处、管理处（项目部）主管领导审批后，可采取即时结清方式采购。

其余采购项目必须与供应商签订书面合同。

8．地区管理处的B、C类物资采购由管理处组织合同谈判，拟定合同文本并经公司相关部门会审，并按公司合同管理有关审批和授权要求签订采购合同。

第二十七条合同的变更如需对物资采购合同数量、规格型号、技术条件、装运方式和包装方式、交货地点等进行部分变更时，应有书面的变更依据，并及时与供方协商，签署变更协议。

欲对合同条款做出任何改动或偏离，买（甲）、卖（乙）双方均须签署书面的合同修改书。

涉及合同重要条款变更时必须履行相应的审批手续。

第二十八条物资采购合同的管理物资采购合同管理应严格执行公司《西气东输管道公司合同管理办法》。

1．采办处应明确责任人负责合同的管理。

合同管理人员应详细核对合同的物资名称、规格型号、数量、金额、技术标准、质量要求及项目名称等是否准确无误，同时审核采办金额是否控制在预算范围之内。

2．采办合同应分类管理，装订成册。

合同的正本按规定由公司文档部门进行存档。

3．委托代理商签订的进口合同和服务合同（协议）也应将合同副本提供给业主存档。

根据需要合同管理人员应将合同复印件提供给计划、仓库、监造及相关人员。

4．建立合同管理台账。

及时收集、分发、整理、登记，建立合同管理台账，并按月提报合同统计报表。

5．采办处对合同的执行情况做好跟踪、统计工作。

6．当合同进行变更后所签订的变更协议应及时进行收集、登记，并作好执行记录和统计。

7．各管理处签订的采购合同按公司合同管理办法相关规定执行。

第九章物资仓库的设置

第二十九条物资中转站的设置根据工程建设的需要，在工程沿线或所在地要临时设立相应配套的物资中转站（简称“中转站”），它的基本任务是按照物资管理要求做好物资接运、验收、保管、发放。

中转站是衔接业主、供应厂商、施工单位的一个重要场所，也是业主现场物资供应管理的一个重要环节。

所设中转站由业主通过招标（谈判）或委托代理方式选择现场物资供应服务商，负责实施中转站的物资管理业务。

现场物资供应服务商应具有比较丰富的工程物资供应经验，以高的管理水平、工作效率及现代化管理手段，完成大量的物资中转任务，确保现场工程物资的及时供应。

在工程项目结束后中转站相应撤销，多余物资移至其他中转站或生产运行仓库。

（一）中转站设置应考虑管线工程全线的长度、途经的地理位置、交通条件、施工位置等各方面的因素，能充分发挥作用，满足施工单位的物资需要。

工程项目部项下的中转站由项目部进行设置和负责日常的管理工作。

（二）选择站址的基本条件

1.交通运输条件：

临近铁路、公路、有专用线，尽量临近施工现场。

2.机具条件：

必须拥有一定数量、吨位的起重倒运设备。

3.存储物资条件：

有足够的作业场所和符合物资存储要求的堆货场地和库房。

（三）中转站的库区规划基本要求

1.根据储存物资的数量、种类，确定合理的仓储面积。

2.不同物资应分类保管。

3.根据物资性能考虑储存条件。

物资的储存要根据每一种物资的储存要求合理选择储存环境，同时要考虑费用、运输条件、检验手段、吊装设备等因素。

满足物资中转和存储需用。

4.根据物资搬运、保管所需设备考虑物资储存区域。

5.实行货位统一编号，便于管理。

第三十条生产运行物资仓库的设置设立固定的物资中心仓库（简称“仓库”）和维抢修队库房，由公司统一设置物资仓库，负责采购设备、材料的储存及仓储管理，仓库管理由采办处负责日常管理，各维抢修队设置库房，由地区管理处和维抢修队负责库房的日常管理工作。

第十章物资采办质量控制管理

第三十一条涉及安全和使用寿命的关键物资的生产过程施行驻厂监造。

监造公司（单位）驻厂监督并对产品进行检验是业主行为的延伸，是物资采办质量控制的重要手段。

（一）为了保证公司的工程项目和生产运行物资采购质量，公司将对国内外主要材料、设备制造厂派驻驻厂监造。

驻厂监造机构受业主委托，依据驻厂监造合同、设计图纸、技术说明以及有关标准，对物资的生产制造和质量检验过程实施专业化监督管理，以保证工程物资的质量和进度。

（二）物资驻厂监造主要采用以下三种方式：

1．全面跟踪方式：

派驻专职人员对生产厂家的质保体系监督、原料入厂检验、生产过程控制、成品检测和验收等实施全过程现场监督。

如：

直缝钢管和螺旋钢管加工、钢管和弯头的内涂层、外防腐加工、弯头加工和阀门制造主要采用这种监造方式。

2．监督抽查检验方式：

监造（或检验）人员或业主质量管理人员定期或不定期去工厂检查质保体系的执行情况，并对生产用原材料、生产半成品或生产成品进行抽样检验。

制管和防腐原材料生产以及部分设备制造主要采用这种方式。

3．工厂验收方式：

监造（或检验）人员或业主质量管理人员在产品出厂前到工厂检查产品生产过程中的质量控制文件和有关记录，参加最终产品的工厂联机试运和出厂前检验工作。

一般设备主要采用这种方式