今易档案使用说明.docx

今易档案使用说明.docx

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今易档案使用说明

今易档案使用说明

双击今易档案软件图标

进入登陆界面。

输入用户名：

ADMIN（不区分大小写）密码：

不需要输入

然后点击“登陆”按钮，进入主界面

点击档案管理，进入档案管理界面

点开“档案”按钮前面的十字，

（在档案里面有多个数据库，文书档案01年以后装盒的档案录入在文件级装盒里面，选中文件级装盒数据库，

在文件级里面点击左上角的点击

按钮，弹出档案著录界面，界面中分三种颜色，红色为档号组成项（必须需要填写进入），蓝色为档号项（计算机根据红色项自动生成不需要填写）黑色项（选填项目），重点需要填写的著录即可。

红色项：

组织机构代码：

这一栏填写每个单位的机构代码证的号码，其中机构代码证中倒数第二位的“-”不输入，例如代码证号为00012535–7则输入组织机构代码为000125357，此项也可以暂时输入为一个“0”，待移交时一起替换也可。

全宗号：

为档案局分发给各个委办局的统一号码如：

“X0137”如果不知道或者没有移交过档案的单位也可以暂时输入一个“0”，待移交时一起替换。

年度、保管期限、归档机构（或者归档问题）、盒号、件号，这些均按照档案盒上面的归档内容实际填写即可。

蓝色项：

档号：

自动根据所填写的红色项目生成，不需要用户填写。

黑色项：

文件题名：

按照实际题名填写。

文件编号：

文件编号为文号，一般只有带红头的文件才有文号，如“津档发[2001]2号”此项如果没有可以不填写。

责任者：

为文件的落款单位，输入是可以写简称但不能以本单位、本局、本部门代替。

时间：

为文件的落款时间如2010年1月1日则输入“20100101”8位数字，数字中间不加分割。

载体数量：

相当于文件的页数，直接在其中填写页数即可。

一般的文件输入在此项目就可以了不需要在输入其他项目了，如果有需要的用户可以自己选填其他项目。

输入一件文件完毕后点击“保存按钮”，系统自动弹出保存成功按确定，然后文件件号会自动增加到“下一件”如果红色项没有改动直接改动黑色项目即可然后再次点击保存后文件会自动增加到下一文件，以此类推。

当输入完毕一盒内所有的文件后需要输入一条“盒级”的信息，点击

盒级按钮，切换到盒里面。

盒级里面和文件级里面一样，有红色（必输）、蓝色（自动生成）、黑色项目（选填）

需要注意的是每一盒文件里面的“盒级文件级输入的红色项内容要和盒级里面的红色项内容保持一致”，这样才能正确的找到对应的文件。

文件原件的挂接或扫描：

当录入完文件级信息后，选择需要挂接的条目双击在右下角处选择

按钮，当有原件或者已经扫描完的文件时

直接选择原件，然后添加原件，添加原件完毕后直接可以再原件描述中可以查看。

如果需要扫描直接点击获得扫描按钮，扫描原件就可以了。

打印备考表、归档文件目录：

当输入完盒级信息后点击需要打印的盒级条目将此条目选蓝。

然后点击

按钮，弹出自定义报表对话框，选择需要打印的归档文件目录，或者备考表，然后点击“加载“按钮，自动生成归档文件目录，或者备考表如下：

归档文件目录：

备考表：

查询功能：

点击

按钮，弹出查询功能对话框

1、单击“字段”下拉箭头，在弹出的下拉菜单中显示全部可供查询的字段名称，用户选择其中一个字段名称作为查询条件；

2、单击“约束”下拉箭头，在弹出的下拉菜单中显示七种操作符，用户根据需要选择其中任意一种；

3、在“约束值”框中录入与字段名相对应的查询内容；

4、单击“关系”下拉箭头，在弹出的下拉菜单中显示两种逻辑关系“与”“或”，用户可利用“与”“或”来确定当前查询条件与下一查询条件之间的逻辑关系；

5、单击“添加条件”即可完成一个查询条件的设置，用户还可重复以上五个步骤来进行具有多个约束条件的组合查询操作；

6、最后单击“查询”按钮完成查询工作。

注：

01前文书档案，输入在文书档案案卷里面，会计档案只输入案卷级。

文件的合并数据，当几台电脑分别录入数据后需要把不同机器上面的数据合并在一起。

在合并数据前请用户先查询需要到处的数据，然后选择：

文件级（盒级）里面的其他功能与设置下面的非标准格式导出，导出对话框

给文件起文件名然后保存。

文件提示是否导出原件，如有原件选择确定没有原件点击取消。

（如果有原件需要给原件再取一个文件名）

把保存好的文件用移动设备考到需要导入的电脑中，然后在需要导入的数据库中点击其他功能与设置下的“非标准格式导入”，当没有原件导入的时候取消导入原件。

然后选择需要导入的文件选择打开弹出字段的关联，

点击自动匹配，然后点确定。

弹出

选择覆盖或者跳过都可以，如果选择覆盖条目则遇到重复的数据新的条目会覆盖到原有的条目中，跳过重复的档案则遇到重复档案条目时会跳过重复的档案条目。

档案的备份：

右键

图标，选择属性，弹出

点击查找目录，然后

在此界面中，点击向上的按钮，保存

这个数据库，然后考到移动设备，或者刻入光盘中。

如果要保存原件的数据库则还需要备份

这个文件夹。