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综合管理部学习提纲

常用公文相关知识

一、什么是公文、文件

公文是党政机关、人民团体、企业事业单位实施领导、履行职能、处理公务的过程中所形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规、规章或管理规章，施行行政措施和领导管理职能，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要手段和工具。

人们又常把公文称作文件，文件可以从广义和狭义两个角度来理解。

广义的文件包括公务文件和私人文件，实质上就是文书的别称。

狭义的文件即指公文。

从这个角度上来理解，文件就是公文，只不过不同场合用法不同。

一是在泛指或使用集合说法时，一般用“公文”；而在具体指称公文即专指时，一般不说“公文”而说“文件”。

如“公文写作学”、“公文培训班”，一般不说为“文件写作学”、“文件培训班”；而“一份文件”、“贯彻×号文件精神”，一般也不说为“一份公文”、“贯彻×号公文精神”。

二是在口头表达时，习惯上都说文件而不说公文，如“学习文件”、“红头文件”、“去领文件”，其中“文件”一般不说为“公文”。

二、公文的分类

（一）按发文机关的行文方向划分，可分为上行文、下行文、平行文三类。

1.上行文:

指向所属上级领导机关或组织发出的公文；

2.下行文:

指向所属被领导、指导的下级机关或组织发出的公文；

3.平行文:

指向同一组织系统中的同级机关、组织或非同一组织系统中不相隶属的任何机关、组织制发的公文。

（二）根据公文的来源，可分为收文、发文两类。

收文指本机关或组织收到的来自外部的公文。

发文又可分为两类：

一类是指由本机关或组织制成发往外部的公文；一类是由本机关或组织制成只供内部使用的公文，这一类也可另立一类称为“内部公文”。

三、公文具体种类（13种）

（一）请示用于向上级机关请求指示、批准。

（二）报告用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。

（三）意见用于对重要问题提出见解和处理方法。

******以上三个文种多用于上行文

（四）通知用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（五）通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

（六）批复用于答复下级机关请示事项。

（七）决定用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（八）命令（令）用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

（九）会议纪要用于记载会议主要情况和议定事项决议用于公布会议讨论通过的重大决策事项。

（十）公告用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（十一）通告用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

******以上八个文种多用于下行文

（十二）函用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十三）议案用于各级人民政府（或者法定人数的人民代表）按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

******以上两个文种多用于平行文

******意见用于对重要问题提出见解和处理方法。

可以用于上行文、下行文和平行文。

最常用的四种文体请示、报告、通报、通知

一、请示

（一）请示的含义、用途及写法

1.请示的含义、用途

请示是用于向上级机关请求批准或指示的一种上行公文。

凡是下级机关无权解决、无力解决以及按规定应经上级决断的问题，必须正式行文向上级机关请示。

具体说来，遇到下列问题需要用请示行文。

（1）对上级有关方针、政策、指示或法令、法规不够明确或有不同理解，需要上级机关作出明确解释和答复；

（2）从本地区本单位的实际情况出发，需要对上级的某项政策、规定作出变通处理，有待上级重新审定明确作答；

（3）在工作中出现了新情况，新问题需要处理而又无章可循、无法可依，需要上级机关作出明确指示；

（4）需要请求上级解决本地区、本单位的某一具体问题和实际困难；

（5）按上级机关和主管部门有关政策规定，不经请示有关部门批准，无权自行处理的问题；

（6）工作中出现一些涉及面广而职能部门无法独立解决的困难和问题，必须请示上级领导或综合部门，以求得他们的协调和帮助。

除此之外，凡自己职权范围的工作，经过努力能处理和解决好的问题、困难，应尽力自行解决，不要动辄请示，把矛盾上交。

（二）请示的写法

请示的结构是相对稳定的。

1．标题由发文机关、事由和文种构成。

不能把文种“请示”误为“请示报告”“报告”或者“申请”标题中的事由要明确，语言要简明。

不宜写为“关于请求（或申请）××××的请示”，文种“请示”一词本身就含有请求、申请的意思了。

2．主送机关一般只写一个主送机关，如需同时送其它机关，应用抄送形式。

3．正文请示正文一般由请示原因、请示事项和请示结语三部分组成。

请示原因应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、依据。

如果原因比较复杂，就不能因为要求简要而简单化，必须讲清情况，举出必要的事实、数据来说明原因，才能为请示事项提供充分依据，令人信服。

在概述情况时，不能笼统、含糊；在陈述困难时，不能夸大事实。

要注意，即使情况写得较多，这部分仍然不是请示的重点所在，它仍然是为请示事项作铺垫的。

因此，不要轻重倒置，喧宾夺主。

请示事项这是文章重点，是请求上级机关给予指示、批复、答复的具体事项。

内容要具体，所提建议和要求要切实可行；用语要明确肯定，不能含糊其辞；若内容稍多时，可分条列项；语气要得体，一般应写“拟”怎么办，而不能写“决定”怎么办，因既已“决定”就不必请示了。

请示结语常用“妥否、请批复”、“特此请示，请予审批”、“请批准”、等惯用语。

不要用“可否（妥否、当否），请批准”之类不合逻辑的用语作结。

正文根据内容多少，可分别采用下列结构形式。

一是篇段合一式，上述三部分内容都融入一段。

二是三段式，上述三部分各一段。

三是总分条文式，请示缘由为总说的引言部分；请示事项为分述部分，一般分条列出；请示结语是分述之后的总括部分。

不论采用哪种结构，请示总是循请示原因—请示事项——请示要求的递进思路成文的。

这是我们要注意理清的。

例如：

××市人民政府关于解决水利建设资金的请示

××省人民政府：

××是一个以农业为主的山区市，自然条件较差，农业生产仍是以“靠天吃饭”为主。

近年来在省政府及省级有关部门的大力支持下，全市水利设施得到较大改善，全市累计新建、整治中型水库3座、小型水利工程47座、微型水利工程2万余个（处）。

但由于历史原因和自然条件的限制，水利设施基础差，病害工程多。

截止××年底，全市仅有小（－）型以上骨干工程60余座，其中中型水库仅6座，在4县3区中尚有4个县（区）没有中型水利工程，其中2个县（区）甚至连小

（一）型水利工程都没有。

连续3年的大旱，加之去冬今春冬旱、春旱低温的影响，使全市农业生产面临着十分严峻的形势，4县3区都有返贫的可能。

市委、市政府高度重视水利基础设施的建设，在市财力十分有限的情况下，已拨款100万元用于水利建设，但是有限的资金不能有效地改善全市农田水利基础条件，因此特请求省政府帮助解决水利建设资金，以支持我市水利设施建设。

一、遵照省委、省政府主要领导在××视察时的指示精神，从我市具体情况出发，根据山区特点，以小型水利建设为重点，全市在“××”期间，计划新建、改建、整治、配套小型水库50座，微型水利工程40万个，实现新增蓄水量5000万立方米，旱涝保收农田20万亩的目标，请求省政府每年解决我市小型水利建设补助资金300万元。

二、“××”期间，新建、改建、整治、配套中型工程3处。

其中新建1座蓄水量为1500万立方米的中型水库，整治、配套2座，使我市中型水利工程有效蓄水量达到1亿立方米。

为此，请求省政府解决中型水利工程建设资金5000万元。

特此请示。

××年四月二十六日（印章）

这篇例文很有逻辑力量。

其一，采用了由因及果的因果思路。

请示缘由是因，从水利设施基础差的历史原因、连年受旱的自然原因、资金有限的现实原因，合情合理地推及到“请示省政府帮助解决水利建设资金”的必然结果。

其二，主旨突出，观点鲜明，详略得当。

陈述原因，简洁明快，不枝不蔓，要言不繁，颇具说服力；提出要求，具体明确，切合实际，适度得体，很有针对性。

其三，运用“平衡”手法十分辩证地说明问题。

反映情况说明困难实事求是，恰如其分。

一方面是“水利设施”“较大改善”，另一方面“基础”仍差；一方面已加大投入，另一方面资金又有限。

这样写极有分寸感，令人信服。

（三）撰写请示的注意事项

1.内容力求单一，应一文一事，力求方便上级处理。

切忌把互不相关的几件事写在一件请示里，使上级机关难于批复，以致影响工作。

2.制发请示时要注意与上下左右各方面的协调。

请示不宜多头主送、多级主送，一般只主送一个直接上级，以免因责任不明、或者互相推诿影响到办文效率和质量。

即使是受双重领导的机关、单位上报请示，也应根据内容写明主送机关和抄送机关，以根据主次分清承办责任，由主送机关负责答复请示的问题。

除领导直接交办的事项外，请示不得直接主送领导者个人，更不应同时主送多位领导，以免因违反行文制度或者领导批示的不尽一致而误时误事。

请示一般不得越级上报。

越级行文的心理，往往是为了尽快解决问题。

但这种违反行文规则、损害正常的上下级关系的做法，反而会使问题更加难以解决。

只有在以下特殊情况，请示才可越级行文。

一是情况特殊紧急，如发生重大灾情、险情需要上级采取相应措施，而逐级上报会延误时机造成重大损失时。

二是经多次请示直接上级机关，而问题长期未予解决时。

三是涉及检举、控告直接上级时。

四是直接上下级产生争议且无法解决时。

五是处理不涉及直接上级机关职权范围的偶发事件或问题时。

而在越级请示时，一般应抄送被越过的上级。

请示的内容若涉及其它部门或者地区时，主办机关单位应当主动与有关部门或者地区协商取得一致意见，必要时还要由有关部门、地区会签或联合行文，以便统一认识、统一政策、统一行动。

如有关方面意见不一致，应当如实在请示中反映出来，并抄送有关方面。

请示不得抄送下级机关、单位，以免在上级作出批复表明态度前造成混乱。

3.注意请示与报告的区别，切忌用报告代请示行文。

而误用为报告正是当前公文写作中存在的一个主要问题。

4.正式印发请示送上级时，应在文头注明签发人、会签人姓名。

二、报告

（一）报告的含义、作用

报告是用以向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关询问的一种上行公文。

它是机关、单位、团体使用较多的、比较重要的呈报性公文，作用十分突出。

用好报告，能帮助上级及时了解情况，掌握下情，为领导决策提供依据；能向上级及时反馈基层机关、单位的工作情况，以便接受上级的监督和指导，使本单位工作少出差错、少走弯路。

报告可用于陈述以下几方面事项：

1．定期或不定期地向上级汇报工作；

2．向上级反映情况；

3．回复上级机关的查询；

4．说明向上级机关报送文件、物品的情况。

报告的分类

报告可从不同的角度分成各种类型。

（二）按报告内容分类

1.工作报告用于向上级汇报工作进程，反映工作问题，总结工作经验教训。

2.情况报告用于向上级反映情况，特别是反映调查了解到的重大情况、特殊情况、新情况，比较系统、全面地为上级机关和领导提供社情、民情等信息动态。

3.答复报告用于回复上级机关的查询、提问；按要求如期汇报执行上级机关某项指示、意见的结果；回答有关代表大会、委员会及其执行机构提出的质询，交付处理的提案、议案的处理意见或处理结果。

4.报送报告用于向上级机关说明报送有关文件、材料或物品的情况。

（三）按报告写作范围分类

1.综合报告用于反映一定阶段、一定范围的多方面工作情况，注重综合、全面。

2.专题报告用于反映某一项专门工作或某一方面工作的情况，注重专一性。

实际工作中的报告大多是这种类型。

综合报告与专题报告的划分有相对性，有时部门的综合报告对全局而言，就成了专题报告了。

（四）按报告时限分类

1.例行报告即定期向上级机关所作的工作报告，如周报、旬报、月报、季报、年度报告等。

有严格的期限规定，必须按时完成。

2.不定期报告指无严格的期限规定，根据工作实际需要而写的报告。

在撰写报告时，要事先明确所写报告属何种类型，以便根据各类的报告的特点写好报告。

（五）报告的一般结构和写作要求

报告的结构和其它公文大同小异。

1．标题一般由发文机关、事由和文种组成。

有的报告因事情紧迫，还要在文种前加“紧急”二字，以便引起足够重视。

如《林业部关于抢救大熊猫的紧急报告》。

2．主送机关也力求单一。

3．正文不同内容性质的报告，写法不尽相同，但正文结构一般由三部分构成。

报告缘由简明扼要地说明为什么写报告。

若无必要也可略而不述。

报告内容这是正文重点所在。

内容较多时，可依事情的发展变化脉络、认识处理问题的由浅入深，以纵式结构安排材料；也可按情况、经验、教训或问题的方方面面，以并列的横式结构安排材料，而且常分条列项使层次段落更分明。

决不能在报告中夹带请示事项。

报告结语各类报告一般以“特此报告”、“请审阅”等语作结。

也可以不要结语。

落款写明发文机关和成文日期。

撰写报告尤其是综合报告，要注意处理好三个关系；

第一、点与面的关系。

要突出重点，兼顾全面。

所谓重点，就是影响全局的主要工作、工作中的显著成绩、有普遍意义的经验教训、带倾向性的事物或苗头、工作中的严重困难和突出问题。

报告中既要根据写作意图突出上述重点，又要注意围绕重点反映一般情况，做到点面有机结合。

有点无面，不能给人总体印象，这种报告也不成其为综合报会了。

而有面无点，又使人抓不住重点，感到不具体，缺乏说服力。

第二、事与理的关系。

如果不介绍情况、列举事实和数据，报告会显得空洞；只罗列事实、数据，报告又会显得肤浅。

必须把各种情况、成绩、问题归纳起来，对其进行深入的、去粗取精的综合分析，使之系统化、理论化，从中找出带有规律性的经验、教训和意见，用以指导以后的工作。

如果一个综合报告只简单地堆砌事实，罗列材料，不加分析，不予综合，就会使人看后不得要领，更谈不上指导工作了。

但是又切忌在报告中脱离实际地空发议论，高谈阔论，照抄上级文件、领导重要讲话和党报党刊社论，去教育上级，作上级的思想工作，这是极不得体的。

第三、详与略的关系。

一是重点内容详写，非重点内容略写，做到详略得当。

二是根据报告的不同类型和不同作用而定详略。

例如偏重总结成绩的报告，就详写成绩、经验，其余方面从略。

根据需要，工作报告、情况报告既可写成综合报告，也可写成专题报告，而答复报告通常都写成专题报告。

专题报告可用于专题总结工作的经验教训，汇报专项工作情况。

这样写，可以避免总结性工作报告写作中的一般化和流于形式，提高报告的写作质量，发挥报告的作用。

撰写专题工作报告要注意：

明确重点，突出中心，力求“一文一事一报”；它不一定在工作结束后才写，也可在工作进程中当工作告一段落时撰写，以便及时向上级反馈工作情况和工作建议；写作要及时、迅速，注重时效，力求向上级反映新情况、反馈新信息、汇报新经验、提出新办法。

三、通报

（一）通报的含义、特点、作用

通报是在一定的范围内表彰先进、批评错误、传达重要精神或告知重要情况，以推动面上工作的一种下行公文。

通报具有知晓性和指导性的特点，它对下级和有关方面的指导作用重于指挥作用，主要起倡导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。

具体说来，其作用是：

1．嘉奖和告诫作用在一定范围内对具体的人和事表扬或批评，借以达到鼓励先进、发扬正气或批评错误、打击歪风邪气的目的。

2．交流作用凡传达重要精神和告知重要情况的通报，能及时交流信息，上情下达，促进上下级之间、有关部门之间相互了解。

（二）通报的分类

根据通报的作用和应用范围，可将通报分为三类。

1．表彰性通报用于在一定范围内表彰先进。

2．批评性通报用于在一定范围内批评错误，纠正不良倾向。

3．情况通报多用于向有关方面知照应该掌握和了解的重要精神或重要情况，以作为工作的参考。

从写法上看，又可分直述式通报和转述式通报，直述式通报是作者直接叙述通报事项，再在此基础上作出分析、评价、处理。

转述式通报则是针对附件（如下级报送的情况报告、调查报告、通报、来信等等）所反映的先进事迹、错误事实或严重情况分析、评价，提出处理意见。

（三）通报的写作

1．通报的一般结构

（1）标题有两种写法。

一是公文标题；一是新闻式双标题，多是正题加副题，也可写为眉题加正题。

前者突出庄重、严肃，后者更鲜明、醒目。

如：

中共××市纪委2010年第5号通报

必须坚决制止利用换届选举之机跑官拉票的不正之风

（2）主送机关行文对象有专指的，写明主送机关；普发性的通报，也可不写主送机关，而在文后的发至范围中注明。

（3）正文各类通报写法上的差异体现在正文中，直述式和转述式通报正文的写法也有区别，后面将分类介绍。

写进正文的材料和事件，务求真实、准确，实事求是，这样才令人信服；必须典型而有普遍意义，这样针对性才强，才对工作有指导作用，对群众有教育作用。

它的内容切忌一般化，宁可不发，不可滥发。

正文通常采用递进式结构，也有的情况通报采用总分条文式结构。

（4）落款注明发文机关和成文日期。

2．表彰性通报的写作

这类通报的正文一般包括先进事迹、先进事迹评价、表彰决定、希望和要求四个部分。

先进事迹在直述式通报中，这部分内容直接在通报正文中叙述，写得就详细些。

在转述式通报中，这部分内容已出现在通报后面附的材料和公文中，就不再重复叙述，只须概括地强调或突出要点。

直述式通报在介绍先进事迹时，应注意把时间、地点、人物、事件、结果简明地交代清楚；实事求是，不任意夸大、渲染；突出重点，涉及能体现先进的思想境界和突出通报中心的，就把事实写得详细些，无关紧要的可一笔带过或略而不记。

先进事迹评价着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上说明其意义，分析评议其精神实质。

着重突出先进经验的通报，应在介绍先进事迹的基础上，归纳和论述其典型经验，以供人们效法、借鉴。

这部分评价要客观、恰如其分；文字要简明，不必过多议论。

表彰决定要写得具体、准确，言简意明。

希望和要求既包括对被表彰者的勉励和期望，更包括对有关方面和群众的希望和号召。

要求要切实可行，符合实际；行文要有针对性，做到概括、鲜明，不干篇一律。

例文：

××省人民政府办公厅关于表扬在XX县“6·28”

特大泥石流灾害防灾避险中作出突出贡献先进个人的通报

各市、县（市、区）人民政府，省政府各部门、各直属机构：

2012年6月27日至28日，××县遭受局部暴雨侵袭，诱发多处山洪泥石流灾害。

由于市、县及时发布预警信息，监测人员通宵值守，村民保持高度警惕，在暴雨来临时迅速组织群众和施工人员670人转移避险，避免了地质灾害造成的重大人员伤亡。

6月27日晚，××县××乡××村6组副村长、民兵连长韩××接到预警信息后，一直保持高度警惕。

凌晨5时左右，韩××见河水猛涨，立即叫醒村文书胡××，分头进村入户唤醒并组织13户75名村民安全转移避险。

凌晨6时左右，13户村民房屋全部被泥石流摧毁，但因及时撤离，75名村民幸免于难，成功避险。

6月27日晚，××县××镇××村民兵连长兼团委书记何××接到预警信息后，立即将信息告知各村民并密切关注雨情。

凌晨6时发现雨量剧增后，立即通知村民起床避灾并帮助33户159人撤至安全区域。

6月28日凌晨5时，××镇××村9组组长孙××发觉水声异常，第一时间通知村民起床躲避；并主动通知居住在电站导流洞工棚内的工人尽快撤离。

10多分钟后，全组村民和38名工人全部安全撤离。

6月28日凌晨，曾受2009年××部表彰的地质灾害防治优秀群测群防监测员、××镇××村二组村委会主任××，在巡查中发觉沟水声响异常，意识到可能出现灾害险情，立即叫醒2户村民，采取互相通知的方式及时组织42户190人撤至安全地带。

在××县“6·28”特大泥石流灾害防灾避险中，孙××、何××、胡××、韩××、××等5名同志积极作为，主动组织村民撤离避险，作出了突出贡献，现对他们予以通报表扬，并给予奖励。

当前，我省已进入主汛期地质灾害防治的关键时期，防灾形势极为严峻。

希望各地、各部门高度重视，充分发挥广大基层干部和地质灾害监测员的作用，加强灾害预警预报，及时发布预警信息，主动避让、预防避让，全力以赴做好汛期地质灾害防治工作，切实保护广大人民群众的生命财产安全。

XX省人民政府办公厅

2012年7月3日

3．批评性通报的写作

这类通报的惩戒作用十分突出，除在一定范围内批评处理错误外，着重是要从中吸取教训，引起有关方面和干部群众警觉，以防止类似事件再发生。

这类通报用于批评错误、公布处分决定的，篇幅较短。

除批评错误、宣布处分外，侧重于分析情况、总结教训、指导改进工作的，篇幅就要长些。

它的写法与前一类大同小异。

正文包括错误事实、错误原因和教训、处理决定、希望和要求四部分。

也不一定每份通报都要写出这几部分，可从写作意图和目的出发决定取舍详略。

错误事实部分要围绕通报批评的主要问题，如实反映情况。

在直述式通报中这部分要详写，要写明涉及的单位和人员、时间、地点、经过、结果以及产生的后果和影响。

而在转述式通报中，错误事实一般在附件中已经说清楚了，通报正文对此则可从略，不必再重复赘述。

通报批评的问题若属有代表性的，在介绍错误事实时，就要注意点面结合，以点衬面，更全面地反映出问题的严重性，以引起大家的重视。

错误原因和教训部分，一般要针对错误事实分析原因，点明实质，总结教训，指出危害。

要写得准确中肯，实事求是，既不可无限上纲，也不可大事化小。

分析评议要合情合理，令人信服。

处理决定部分要简明扼要。

有的通报为了突出问题的严重性，也把这部分写在开头，以引起大家的关注和警觉。

这种结构上的变化，也常增强公文的可读性。

要求和希望部分是针对错误及其教训，提出切实可行的改进措施和要求，告诫来者，教育大家。

这部分要写得简洁、明快，有的通报在前面已经写了这类内容，就不必单独写这部分了。

例文：

国务院办公厅关于××省人民政府违反规定征收基础

设施建设附加费的通报

×××××：

最近，国务院有关部门联合对××省人民政府违反规定征收基础设施建设附加费的问题进行了调查。

经查实，××省人民政府自1993年1月l日起开征属于政府基金性质的基础设施建设附加费，征收标准为：

1994年税制改革前按产品税、增值税、营业税和工商统一税总额的5％随同税款由税务机关代征；税制改革后按消费税总额的2.5％，增值税、营业税总额的5％随同税款由税务机关代征。

根据《中共中央、国务院关于治理向企业乱收费、乱罚款和各种摊派等问题的决定》（中发〔1997〕14号），除国务院及有关部门规定之外，向企业收取的基金项目一律取消。

向企业收取基金必须按照规定报国务院有关部门审批，重要的须报国务院审批。

××省人民政府在中发〔1997〕14号文件下发后，未经国务院及有关部门批准，继续征收基础设施建设附加费，违反了党中央、国务院的决定，不仅加重了企业负担，而且严重侵蚀了所得税税基，影响了中央财政收入，其做法是极其错误的。

经国务院同意，决定没收其部分收费收入上缴中央财政，并予以通报批评。

各地区、各部门要引以为戒，以国家大局和长远利益为重，认真贯彻执行党中央、国务院的各项决定和政策，自觉与党中央保持一致，同心同德，确保政令畅通。

国务院

二○○○年十一月十八日

4．情况通报的写作

这类通报内容集中，多为一事一报；写作比较灵活自如，结构因文而定。

主要是据实反映情况，分析问题，有的还要针对通报的情况提出要