采购管理制度(试行稿).doc

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新千集团采购管理制度

新千集团采购管理制度

第一章总则

第一条为了规范青海新千房地产集团（以下简称“公司”）采购管理，确保采购过程规范合理，采购业务充分满足公司业务需要，特制定本制度。

第二条本制度内容包括采购管理的范围；采购流程管控，即采购申请、核价、询价与比价、采购合同签订、采购执行、收货与验收的管控；采购计划的编制与实施等。

第三条职责与权限：

一、董事长负责采购申请表、供应商选择审批表的审批。

二、预算合约中心分管领导负责采购申请表、供应商选择审批表的复核。

三、预算合约中心负责人采购申请表、供应商选择审批表的审核；负责组织采购执行。

四、合约经理负责采购合同的谈判；负责询价、核价、采购合同签订工作。

五、采购专员负责采购计划的编制和实施；采购计划的跟踪；负责采购收货。

六、相关部门（单位）负责人负责提交采购申请；负责采购货物的验收。

第四条本制度适用于采购申请、采购执行、采购收货与验收全过程管理。

第二章采购范畴与采购申请

第五条本制度涉及的采购业务主要为除招标形式以外的采购业务。

主要包括业务部门（单位）零星采购；办公设备设施、办公用品采购；虫草采购；虫草加工设备采购；门窗加工原辅料采购；门窗加工设备采购；其他预算合约中心指定，经董事长审批的采购物资。

第六条零星采购、办公设备设施、办公用品的采购，业务部门（单位）必须根据本部门（单位）当期预算，以及本部门（单位）相关物资的定额标准进行申请。

部门（单位）负责人在《采购申请表》上必须注明采购物资是否在预算范围内。

原则上采购申请不得超出预算，确因客观因素造成超额的，须按照《新千集团预算管理制度》对超出预算部分进行充分说明，且必须获得分管领导、财务管理中心负责人、总裁审核，董事长审批。

第七条虫草采购与虫草加工设备采购过程，主管业务部门（单位）负责人在提交采购申请时，除按照“第六条”要求填写《采购申请表》外，还必须提供虫草销售计划信息。

第八条门窗原辅料采购与门窗加工设备采购，主管业务部门（单位）负责人在提交采购申请时，除按照“第六条”要求填写《采购申请表》外，还必须提供门窗加工订单信息。

若出于节约成本的目的，提前购置门窗加工材料，部门（单位）负责人必须在《采购申请表》中注明采购差价及相关情况说明。

第九条业务主管部门（单位）负责人审核本部门《采购申请表》，确认采购申请的物资的准确性，预算控制的合规性，相关信息的真实性等。

审核通过后提交至合约经理。

第三章供应商的选择

第十条合约经理根据业务部门（单位）提交的采购申请选择合适的供应商。

供应商选择首先在合格供应商体系内选择，同时每次选择3家以上供应商进行询价。

第十一条合约经理应组织进行充分的市场价格调查，确保获取真实有效的市场价格信息。

市场价格调查过程中应对不同供货渠道的价格进行调查，包括生产厂家、代理商、网络渠道等；应按照功能、性能的高低不同，调查不同档次产品的价格信息，以匹配公司所需产品；应对同一档次不同品牌的价格信息进行充分分析和比较；对于复杂产品的价格调查，应掌握其主要配件、材料的规格与价格，以便合理的比价。

第十二条确因业务推进进度原因，无法及时在合格供应商体系中选取合适供应商的情况，预算合约中心负责人可向分管领导申请选取合格供应商体系外的供应商，且实行边交易边审核，即与供应商谈判的同时，按照《新千集团供应商管理制度》对供应商的资格进行认定。

体系外供应商考察的数量同样不得少于3家。

第十三条合约经理负责与入围的供应商进行合同条款的谈判，必要时邀请专业人员、相关部门（单位）负责人、外部专业机构参与采购谈判，确保采购物资能够满足需求部门（单位）的业务要求。

第十四条合约经理负责对供应商的报价进行核价、比价工作。

核价可依据公司预算人员的核算结果、已完工项目的成交价等。

比价必须有3家以上供应商报价。

原则上，价格确认必须经过核价、比价环节。

若采购物资的价格比较透明，且公司不具备核价能力，可只实施比价。

第十五条合约经理负责整理供应商的产品、价格，以及供应商履约记录等信息，并分析对比各供应商的供货条件，将相关信息填入《供应商选择审批表》。

第十六条预算合约中心负责人负责审核《供应商选择审批表》，并明确选择的供应商。

第十七条预算合约中心分管领导、财务管理中心负责人、总裁负责《供应商选择审批表》的复核，董事长负责《供应商选择审批表》的审批。

第四章采购执行过程管控

第十八条合约经理根据审批的《采购申请表》、《供应商选择审批表》的相关信息与供应商签订经济合同，具体操作过程参见《新千集团经济合同管理制度》。

第十九条经济合同签订完成后，采购专员负责编制采购计划，并跟踪到货信息。

其中办公用品由人事行政中心指定专人进行采购与跟踪到货工作。

一旦发现到货延期现象，采购专员应及时通知合约经理，尽快进行内外部协调工作，尽量避免不必要的损失。

第二十条采购专员根据到货时间安排相关部门（单位）收货与验收。

货物达到公司后，采购专员应首先到货品种、规格、数量、外观状况等基本信息，确保到货物资与采购要求一致。

若发现到货物资与采购要求不符，应立即与供应商联络处理。

第二十一条采购专员接受完货物后，向物资使用部门（单位）办理入库或移交工作。

物资使用部门（单位）对物资进行检验，发现质量问题的，由采购专业负责联系供应商处理。

第二十二条采购专员对采购物资到货延期、质量问题进行跟踪处理，并记入供应商履约记录中。

第五章附则

第二十三条本制度由公司预算合约中心拟定，报董事长批准后执行，预算合约中心统一解释和组织修订。

第二十四条本制度自发布之日起开始实施。

附件

1、采购申请表

2、供应商选择审批表

3、入库单

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