采购业务完整流程.docx

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采购业务完整流程

一、接受采购任务单

采购部收到由销售部传来的《采购任务单》后，作为开始进行采购业务依据，严格按照单据所列内容进行采购。

如下表所示：

采购任务单

要求入司时间：

申请人：

采购令号

序号

名称

规格/型号

单位

数量

备注

二、采购询价

采购员在采购过程中要求做到多家比价，单价较大的货物须做到至少三家询价。

三、采购合同签订

采购员通过询价，确定供应商，经上级领导审批，制作采购合同，签署生效。

四、办理付款

对于须支付预付款项，供应商要求款到发货的业务，采购员可办理预付款手续，填制《付款单》，办理付款手续。

软件操作：

K3软件登陆—财务会计—应付款管理—付款—付款单新增

注意事项：

1、项目令号。

录制新增“付款单”，单据表须有一列录制项目令号，项目令号须每行都录入，要求准确。

五、催货

付款后，采购员须密切关注货物的交付情况，防止供应商拖延货期，保证正常到货

六、收货检验

货物到货，采购员须开封检查货物的名称、规格、数量、有无损坏等信息。

七、采购订单录制

采购合同签订后，采购员可录制采购订单，要求订单内容与采购合同内容必须一致。

软件操作：

K3软件登陆—供应链—采购管理—采购订单—采购订单新增

注意事项：

1、权限设置。

只有采购人员和会计有权限进入“采购订单”

2、项目令号。

录制新增“采购订单”，单据表须有一列录制项目令号，项目令号须每行都录入，要求准确。

八、办理入库手续

采购员在订单录制完毕，货物到货后，连同持采购合同一起到库房办理入库手续。

九、录制采购发票

收到采购发票后，采购人员须在软件系统中录入采购发票；没有采购发票的，采用虚拟发票方式，进行录入。

软件操作：

K3软件登陆—供应链系统—

注意事项：

十、对账

采购员应定期、不定期到财务部核对材料采购应付账款情况