5S管理办公室推行手册.docx

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5S管理办公室推行手册

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什么是5S管理？

5S管理是起源于日本的一种比较优秀的管理方法，它的思路非常简单朴素，针对企业中每位员工的日常行为方面提出要求，倡导从小事做起，力求使每位员工都养成事事“讲究”的习惯，从而达到提高整体工作质量的目的。

   5S的内容包括：

“Seiki”（整理）、“Seiton”（整顿）、“Seiso”（清扫）“Seiketsu”（清洁）和“Shitsuke”（素养）。

通过5S管理，治理“脏、乱、差”等不良现象，塑造干净整洁的工作环境，而且有助于提升企业整体的工作质量和生产效率。

   整理（Seiki）就是把工作场所内的物品分为需要的和不需要的，把需要的和不需要的物品明确分开，并处理掉不需要的物品。

我们的办公场所，有电脑、电话、各类文件资料、各种办公用品，还有您的个人用品等，如果整理不当，再宽敞的办公环境也会变得狭小；文件柜、办公用品柜杂乱无章法，会因杂物占据空间而失去原有的使用价值；寻找资料、物品不方便，浪费时间；摆放无规范，盘点困难，容易导致成本核算失误。

所以现在开始整理吧，首先全面检查你的办公区域，包括桌面、抽屉、柜架等区域，不管是看的见的地方还是看不见的地方，根据“需要”或者“不需要”标准，将所有文件资料、办公用品、公私物品，统统整理一遍；把不需要的及时清理掉，把需要的按照使用的频繁程度分类放置，方便拿取！

例如丰田公司在推行5S管理时，原则上只保留每类一样东西，其他的一律清除，或处理掉，或规范收存。

   整顿（Seiton）是在整理之后，按照使用频率，将留下的必需物品分门别类，规范放置，规范保管。

将各类物品细化放置，哪些该放近些，哪些可以放远些，哪些是经常需要的，总之要保证在最快的速度之内取得所需之物，通过最简单的流程完成工作。

有些文件是需要马上转发处理的，那我们就应该放在醒目的地方及时处理；文件架中有一排文件，有些是存放招聘资料的，有些是存放培训信息的，那么为了拿取准确方便，可以通过标识记号给文件夹分类，然后按拿取的频率摆放，这样，所有物品的存放一目了然。

当然，我们所说的放置规矩是因岗而定，因人而已的，根据个人工作的特点和性质，合理的放置所需之物。

例如，办公桌上的电话，有人习惯右手接听，有人觉得左手接听方便，那么电话的放置肯定依照个人习惯摆放。

再如：

在一个工作现场，一位员工在用完扳手后将其放在离机器不远的工作台上，而没有放回指定地点，我们问他为什么不放回固定地方，这位员工说“放在那里我使用不方便”。

由此我们可以得到启发，让员工本人决定所需物品的摆放，合理利用空间的同时，节约时间，提高工作效率。

   清扫（Seiso）就是把工作场所清扫干净，保证工作场所干净、整洁的环境。

流水不腐，户枢不蠹。

及时打扫，消除污垢，才能保持工作场所干净、亮堂。

现在我们的办公区域每天都有专职的人员负责打扫；当然，各扫门前雪，个人的办公区域还是需要自己亲自整理打扫的。

比如说，利用上班前十分钟，清理干净自己的办公区域，然后整理需要的文件资料、办公用品，我们就可以清清爽爽地开始一天的工作了。

心情不错，工作也积极！

   清洁（Seiketsu）就是维持上面的3S状态，并将这些过程制度化、规范化，严格执行，定期检查。

我们可以从两方面来理解清洁：

一是表面化的面貌，个人穿戴整洁，办公区域清洁；另一种是精神面貌，待人礼貌，同事间相互尊重，共建和谐文明的工作环境。

我们可以充分利用上下班前后的十分钟时间来完成这些工作：

上班前穿戴整洁的进入办公室，清理办公场所舒心工作，下班后，梳理一天的工作内容，有用的资料和没用的资料，需要保留的和不需要保留的，整顿一番，井然有序的处理，轻松面对第二天的工作任务。

   素养（Shitsuke）是5S最核心、最关键的。

我公司倡导人是企业的根本，没有人员素质的提高，任何工作都无法顺利有效开展。

通过5S管理，培养员工良好的职业习惯，全面提高员工文明礼貌水准，按照规章制度做事。

虽然5S管理能全面提升员工个人的素质和企业团队的实力，但是持久的贯彻执行却是不易的，这就需要公司领导带头，积极稳定5S管理所带来的正面效果。

   我们说，整理是为了改善企业的基础；整顿是提高效率的基础；清扫是为了保持良好的工作情绪，稳定品质；清洁是为了让整理、整顿、清扫持续化，制度化、规范化；而素养是为了培养员工主动积极的精神，营造好的团队力量，养成良好的职业习惯。

通过运用5S的管理方法，结合本公司的实际情况，灵活运用和创新，塑造企业良好的形象，提升企业内部的工作质量和效率，让和谐融洽的管理氛围，实现员工与企业的共同理想。

 5S基础理论

====5S（整理、整顿、清扫、清洁、素养）====

　　□何为5S

　　□5S的推行步骤

　　□5S实施要点

　　□5S与其他管理活动的关系

　　□5S推行手册

　　□5S的50个问与答

　　■何为5S

　　5S就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）五个项目，因日语的拼音均以"S"开头，简称5S.5S起源于日本，通过规范现场、现物，营造一目了然的工作环境，培养员工良好的工作习惯，其最终目的是提升人的品质：

1、革除马虎之心，养成凡事认真的习惯

　　（认认真真地对待工作中的每一件"小事"）

　　2、遵守规定的习惯

　　3、自觉维护工作环境整洁明了的良好习惯

　　4、文明礼貌的习惯

　　☆整理：

　　◇将工作场所任何东西区分为有必要的与不必要的

　　◇把必要的东西与不必要的东西明确地、严格地区分开来；

　　◇不必要的东西要尽快处理掉。

　　目的：

　　●腾出空间，空间活用

　　●防止误用、误送

　　●塑造清爽的工作场所

工作中经常有一些待批文件，待办事项等滞留在现场，既占据了地方又影响工作效率，包括一些已无法使用的办公用品，如果不及时清除，会使工作现场变得凌乱。

　　生产现场摆放不要的物品是一种浪费：

即使宽敞的工作场所，将越变窄小……棚架、橱柜等被杂物占据而减少价值……增加了寻找文件、用品等物品的困难，浪费时间……物品杂乱无章的摆放，增加盘点的困难，造成成本核算失准。

　　注意点：

　　要有决心，不必要的物品应断然地加以处置。

　　实施要领：

　　⑴、自己的工作场所（范围）全面检查，包括看得到和看不到的

　　⑵、制定「要」和「不要」的判别基准

　　⑶、将不要物品清除出工作场所

　　⑷、对需要的物品调查使用频度，决定日常用量及放置位置

　　⑸、制订废弃物处理方法

　　⑹、每日自我检查

　　☆整顿：

◇对整理之后留在现场的必要的物品分门别类放置，排列整齐。

◇明确数量，并进行有效地标识。

　　目的：

　　●工作场所一目了然

　　●整整齐齐的工作环境

　　●消除找寻物品的时间

　　●消除过多的积压物品

　　注意点：

　　这是提高效率的基础。

　　实施要领：

　　⑴、前一步骤整理的工作要落实

　　⑵、流程布置，确定放置场所

　　⑶、规定放置方法、明确数量

　　⑷、划线定位

　　⑸、场所、物品标识

整顿的"3要素"：

场所、方法、标识

　　放置场所。

物品的放置场所原则上要100%设定

　　。

物品的保管要定点、定容、定量

。

工作区附近只能放真正需要的物品

。

放置方法：

易取

　　。

不超出所规定的范围

　　。

在放置方法上多下工夫

　　标识方法。

放置场所和物品原则上一对一表示

　　。

现物的表示和放置场所的表示

　　。

某些表示方法全公司要统一

　　。

在表示方法上多下工夫

　　整顿的"3定"原则：

定点、定容、定量

　　定点：

放在哪里合适

　　定容：

用什么容器、颜色

　　定量：

规定合适的数量

　　☆清扫：

◇将工作场所清扫干净。

◇保持工作场所干净、亮丽的环境。

　　目的：

　　●消除赃污，保持职场内干干净净、明明亮亮

　　●稳定品质

　　注意点：

　　责任化、制度化。

　　实施要领：

　　⑴、建立清扫责任区（室内、外）

　　⑵、执行例行扫除，清理脏污

　　⑶、调查污染源，予以杜绝或隔离

⑷、建立清扫基准，作为规范

　　☆清洁：

　　◇将上面的3S实施的做法制度化、规范化，并贯彻执行及维持结果。

　　目的：

　　●维持上面3S的成果

　　注意点：

　　制度化，定期检查。

　　实施要领：

　　⑴、落实前面3S工作

　　⑵、制订考评方法

　　⑶、制订惩奖制度，加强执行

　　⑷、高阶主管经常带头巡查，以表重视

　　☆素养：

　　通过晨会等手段，提高全员文明礼貌水准。

培养每位成员养成良好的习惯，并遵守规则做事。

开展5S容易，但长时间的维持必须靠素养的提升。

　　目的：

　　●培养具有好习惯、遵守规则的员工

　　●提高员工文明礼貌水准

　　●营造团体精神

　　注意点：

　　长期坚持，才能养成良好的习惯。

　　实施要领：

　　⑴、制订服装、仪容、识别证标准

　　⑵、制订共同遵守的有关规则、规定

　　⑶、制订礼仪守则

　　⑷、教育训练（新进人员强化5S教育、实践）

⑸、推动各种精神提升活动（晨会、礼貌运动等）

　　■5S的推行步骤

　　掌握了5S的基础知识，尚不具备推行5S活动的能力。

因推行步骤、方法不当导致事倍功半，甚至中途夭折的事例并不鲜见。

因此，掌握正确的步骤、方法是非常重要的。

　　5S活动推行的步骤（11-STEP）

　　步骤1：

成立推行组织

　　1.推行委员会及推行办公室成立

　　2.组织职掌确定

　　3.委员的主要工作

　　4.编组及责任区划分

　　建议由企业主要领导出任5S活动推行委员会主任职务，以视对此活动之支持。

具体安排上可由副主任负责活动的全面推行。

　　步骤2：

拟定推行方针及目标

　　方针制定：

　　推动5S管理时，制定方针做为导入之指导原则

　　例一：

推行5S管理、塑中集一流形象

　　例二：

告别昨日，挑战自我，塑造捷虹新形象例三：

于细微之处着手，塑造公司新形象

　　例三：

规范现场。

现物、提升人的品质

　　方针的制定要结合企业具体情况，要有号召力。

方针一旦制定，要广为宣传。

　　目标制定：

　　先予设定期望之目标，做为活动努力之方向及便于活动过程中之成果检查

　　例一：

第4个月各部门考核90分以上

　　例二：

有来宾来公司参观，不必事先临时做准备目标的制定也要同企业的具体情况相结合。

　　步骤3：

拟定工作计划及实施方法

　　1.拟定日程计划做为推行及控制之依据

　　2.收集资料及借鉴他厂做法

　　3.制定5S活动实施办法

　　4.制定要与不要的物品区分方法

　　5.制定5S活动评比的方法

　　6.制定5S活动奖惩办法

　　7.其他相关规定（5S时间等）

　　大的工作一定要有计划，以便大家对整个过程有一个整体的了解。

项目责任者清楚自己及其他担当者的工作是什么及何时要完成，相互配合造就一种团队作战精神。

　　步骤4：

教育

　　1.每个部门对全员进行教育

　　。

5S的内容及目的

　　。

5S的实施方法

　　。

5S的评比方法

　　2.新进员工的5S训练

　　教育是非常重要，让员工了解5S活动能给工作及自己带来好处从而主动地去做，与被别人强迫着去做其效果是完全不同的。

教育形式要多样化，讲课、放录像、观摩他厂案例或样板区域、学习推行手册等方式均可视情况加以使用。

　　步骤5：

活动前的宣传造势

　　5S活动要全员重视、参与才能取得良好的效果

　　1.最高主管发表宣言（晨会、内部报刊等）

　　2.海报、内部报刊宣传

　　3.宣传栏

　　步骤6：

实施

　　1.前期作业准备

　　。

方法说明会

　　。

道具准备

　　2.公司"洗澡"运动（全体上下彻底大扫除）

　　3.建立地面划线及物品标识标准

　　4."3定"、"3要素"展开

　　5.定点摄影

　　6.做成"5S日常确认表"及实施

　　7.红牌作战

　　步骤7：

活动评比办法确定

　　1.加权系数：

　　困难系数、人数系数、面积系数、教养系数

　　2.考核评分法

　　步骤8：

查核

　　1.现场查核

　　2.5S问题点质疑、解答

　　3.举办各种活动及比赛（如征文活动等）

　　步骤9：

评比及奖惩

　　1.依5S活动竞赛办法进行评比，公布成绩），实施奖惩。

　　步骤10：

检讨与修正

　　各责任部门依缺点项目进行改善，不断提高。

1.QC手法2.IE手法在5S活动中，适当的导入QC手法、IE手法是很有必要的，能使5S活动推行得更加顺利、更有成效。

　　步骤11：

纳入定期管理活动中

　　1.标准化、制度化的完善

　　2.实施各种5S强化月活动

　　需要强调的一点是，企业因其背景、架构、企业文化、人员素质的不同，推行时可能会有各种不同的问题出现，推行办要根据实施过程中所遇到的具体问题，采取可行的对策，才能取得满意的效果。

　　■5S实施要点

　　整理：

正确的价值意识——「使用价值」，而不是「原购买价值」整顿：

正确的方法——「3要素、3定」+整顿的技术

　　清扫：

责任化——明确岗位5S责任

　　清洁：

制度化及考核——5S时间；稽查、竞争、奖罚

素养：

长期化——晨会、礼仪守则

办公室5S管理检查标准

5S内容

工作内容及标准

自查频率

整理=

扔掉废弃物

将不再使用的文件资料或破旧书籍、过期报纸等按公司要求的方式废弃。

1次/日

将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中。

1次/日

将经常使用的文件资料进行分类整理，整齐放于办公桌抽屉或文件架中。

1次/日

将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类，整齐放于办公桌面或文件架上，做到需要的文件资料能快速找到。

1次/日

将与办公无关的个人用品放于办公桌的抽屉内。

1次/日

柜顶、长椅上、沙发上、窗台上禁止摆放任何物品。

1次/日

整顿=

摆放整齐

办公桌、椅、柜、衣架、报架、盆架等物品放置要规划有序，布局美观。

1次/日

办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、票据、电话、茶杯等物品，要求放置整齐有序。

2次/日

办公桌挡板、办公椅上禁止搭挂任何物品。

2次/日

笔、墨、橡皮、尺子等办公用具整齐放于桌面左侧或抽屉中。

随时

办公桌面、办公桌抽屉内物品应整齐有序、分类放置，没有作废或与工作无关的物品，如抹布、个人物品、报纸等。

1次/日

报纸、杂志等阅读资料看完后要收起，需要留存的整齐放于文件柜内或报架上。

1次/日

办公室内电器线路走向规范、美观，电脑线不凌乱。

定期自查

清扫=

打扫干净

办公室门要里外清洁，门框上无灰尘；公司标志牌要清洁无积物。

1次/日

地面及四周踢角干净，要显露本色，无灰尘、污迹。

1次/日

室内墙壁及屋顶每周清扫一次，做到无污染、无爆皮、无蜘蛛网；墙上不许乱贴、乱画、乱挂、乱钉。

1次/日

窗玻璃干净透明，无水迹、雨迹、污迹；窗框洁净无污迹；窗台无杂物、无灰尘；门玻璃干净透亮，不挂贴报纸和门帘。

1次/日

窗帘整齐洁净、无灰尘，悬挂整齐。

1次/日

灯具、空调、电脑、打印机等电器，表面洁净，无灰尘；各种电器开关、线路无灰尘、无安全隐患。

1次/日

文件柜顶、表面要保持洁净、无灰尘、无污迹，柜内各种资料、票据分类整齐存放，并根据资料内容统一标识。

（样张附后）

2次/日

办公桌面、挡板内外、长柜内外应保持洁净、无灰尘、无污迹。

1次/日

电话要擦拭干净，整齐放于办公桌横板处或办公桌面；电话线要整齐有序，不凌乱。

2次/日

垃圾筐要及时倾倒，不能装的太满；门后禁止存放垃圾；条帚、墩布、簸箕等清洁用具整齐放于门后。

1次/日

清洁=

保持整洁，持之以恒

每天上班前对自己的卫生区进行清扫。

1次/日

上班时间随时保持。

随时

自我检查，对发现的不符合项随时整改。

随时

下班前整理好当天的资料、文件、票据，分类归档。

1次/日

下班后整理办公桌上的物品，放置整齐；整理好个人物品，定置存放。

1次/日

素养=

人员保持良好精神面貌

上班时间佩带公司徽标，穿戴整洁的工作服，仪容整洁大方。

1次/日

言谈举止文明有礼，对人热情大方，不大声喧哗。

随时

工作时精神饱满，乐于助人。

随时

工作安排科学有序，时间观念强。

随时

不串岗、不聚众聊天。

1次/日