采购管理访谈提纲.doc

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保利地产内部控制规范咨询项目

访谈提纲

尊敬的预决算部：

作为贵公司的重要部门，您对所在部门目前的管理状况和未来业务条线的发展方向必然有着非常全面和深入的理解。

为此，项目组主要成员希望能够与您进行一次2小时左右的深入访谈，向您请教您所在部门业务运营和内部控制方面的问题，并听取您对本项目的期望与要求。

以下呈上本次访谈的提纲，供您参考：

一．采购管理总体控制

1.公司对房地产采购管理的组织架构和职责分工是怎样的？

有哪些与采购相关的政策及操作手册？

回复：

房地产采购管理，一般大型采购均需要经过招标确定单位。

公司成立招标领导小组。

公司材料（设备）采购招投标领导小组由总经理或负责全面工作的常务副总经理、副总经理、财务总监等组成。

公司材料（设备）采购招投标工作小组由主管副总、综合计划部、技术部、预决算部、工程部和经办部门抽调人员组成，经济标部分安排财务部参与，经办部门为预决算部。

设备采购管理细则、招投标管理规定、招投标管理细则。

2.公司是否针对不同采购类型设置不同的采购方式？

采购方式主要包括哪些？

不同采购方式的应用范围包括什么？

是否会进行集中采购？

回复：

一般根据采购金额的大小来确定采购方式，比如说金额超过50万的，须经过采购招标确定供货单位。

采购方式主要包括招标、询价比价等方式。

一般金额较小（50万以内）我们一般采用询价比价形式确定供货单位。

超过50万要经过招标确定供货单位；对于金额较小零星采购，我们一般采用总包单位自己采购，我司给予定价。

有些材料集团已实行集团统一采购，比如涂料、屋面瓦等等。

我司针对不同项目的同样类型产品计划实行集中采购，目前还未实行，有这个计划。

3.公司的采购主体是否均为甲方采购？

是否有指定乙方为采购主体的情况？

划分甲乙双方采购主体的依据是什么？

回复：

公司的采购主体基本上都是甲方采购。

也有指定乙方为采购主体的情况，比如一些零星采购项目、特殊材料设备（人防通风设备等）。

材料设备的特殊性，便于乙方统一验收的需要。

4.公司如何实现不相容岗位的分离？

（如请购与审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审核；采购、验收与相关会计记录；付款的申请、审批与执行的有效分离）

回复：

采购申请、验收与相关会计记录、付款申请、合同执行为工程部完成。

材料采购招标（询价）确定供货商、签订供货合同由预决部牵头完成。

由工程部提出采购申请，预决算部根据工程部提供的采购申请启动材料招标流程（询价流程），确定供货单位，负责合同订立。

合同订立后发给工程部，工程部依据合同履约，履约完成，工程部组织相关验收及记录，启动付款申请程序或者结算申请程序，预决算开始审核结算。

5.公司建立的采购与付款业务的授权制度和审核批准制度是怎样的？

回复：

采购申请由工程部提出，交给预决算部，预决算启动材料招标流程（询价流程）。

付款业务也是由工程部提出申请，公司各部门及各领导走付款审核流程，根据付款金额大小确定公司领导审批权限，若付款金额超过500万董事长审批，500万以下公司总经理审批，整个审核流程完毕后，在交给财务部付款。

6.公司是否对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害企业利益的风险？

回复：

没有进行岗位轮换。

我们采购业务按照项目分不同人员经办人。

二．采购计划

7.公司是否定期制定采购计划（一年/半年/月）？

采购计划的编制与审批流程是怎样的？

采购计划包含哪些采购物资的采购信息？

回复：

没有定期制定采购计划。

这个是以后需要急待完善的地方。

8.公司根据采购完成情况是否定期对采购计划进行更新和调整？

调整后如何进行审批？

回复：

公司采购招标计划性还不是太强。

9.公司如何保证采购在采购计划可控范围内执行，防止超量采购导致的浪费？

回复：

将超量采购风险转嫁给乙方，我们在给乙方签订施工合同约定，如甲供材料超定额用量将给予乙方双倍罚款。

10.公司通过何种方式对采购计划的执行情况进行跟踪？

有无定期汇报的机制？

回复：

暂无。

11.公司是否根据采购计划的执行情况对相关部门或相关项目进行考评？

回复：

暂无。

三．供应商管理

12.公司是否制定了供应商的选择和评估政策？

选择供应商的形式主要包括哪些？

是否建立供应商信息库，对供应商进行分类统计？

信息库的内容主要包括哪些方面?

是否对供应商信息库进行定期更新？

更新频率是多少？

回复：

公司已制定了供应商的后评估程序。

选择供应商的形式有，去实地考察、看施工过的工程业绩等等。

已建立供应商信息库并分类。

信息库内容主要包含供应商的注册资金、厂家地址、联系人、联系电话等等。

会对供应商信息库进行更新。

13.公司如何对新供应商进行评级？

有哪些评价标准？

回复：

公司暂未对新供应商进行评级。

14.招标时入围供应商如何进行审定？

公司是否制定有合格供应商清单？

回复：

招标时入围供应商根据拟采购的材料（设备）选择合适的供应商，供应商的选定需经过招投标小组商定后报招标领导小组审批。

公司已有合格供应商清单。

15.如何对供应商进行定期进行绩效评估？

有哪些评估标准？

回复：

对供应商能否准时供货、是否积极配合、货物的质量是否符合我们的要求等等方面综合评分。

四．招投标管理

16.公司是否有招标相关的规定和操作指引？

是否规定了达到一定金额或某类物资必须采用招投标方式？

对公开招标和邀请招标的划分依据是什么？

回复：

公司已制定了招标相关规定和操作指引；已规定达到一定金额必须采用招投标方式；我们一般都要邀请招标。

17.招标工作由哪些部门参与？

由哪个部门牵头负责？

回复：

招标工作一般由投资管理部、工程部、技术部、预决算部参与，由预决算部牵头负责。

18.招标各阶段是如何执行？

（招标文件编制，发标与澄清，开标、评标，澄清与约谈，定标、签约）

回复：

1、招标文件起草后，在各部门公司走流程。

同时，拟邀请的投标单位走审批流程。

2、招标文件及投标单位流程都走完之后，向投标单位发标书。

3、发标书后给予投标单位提出答疑，我司对投标单位提出的疑问给予澄清并给予书面回复意见。

3、开标（先开技术标、后开经济标）4、同投标单位洽谈5、洽谈后二次报价6、二次开标、回标、定标7、洽谈合同走合同流程。

8、合同流程完签约。

19.对于回标文件，公司有哪些部门进行评标？

经济标和技术标的评价标准分别是什么？

回复：

技术标评定有工程部、技术部、投管部、预决算部评定。

经济标开标由投管部、财务部、预决算部参与。

技术标的评定标准根据不同的招标标的选用不同的技术标准，具体在招标文件中约定。

经济标的评价标准为主要是报价的合理性，主要是合理低价中标。

20.公司除招标外还有哪些采购方式？

公司是否针对这些采购方式制定了相关的操作指引？

采购方式的审批权限是如何规定的？

回复：

公司除招标外还有询价比价的采购方式。

公司针对不同的采购方式都指定了相关的操作指引。

采购方式的审批权限根据采购金额约定。

五．采购执行请购与审批

21.公司是否对不同物资的采购确定归口管理部门，并分配相应的请购权限？

回复：

是。

22.公司采购物资定价机制是怎样的，是否有采取协议采购、招标采购、谈判采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格？

回复：

公司材料采购根据金额大小采用不用的采购形式，大部分采购采用招标采购，金额较小的采用询价比采购。

23.请购部门如何提出请购需求？

请购需求须包含哪些必要信息是否有明确规定？

公司是否建立了适当的请购审批制度和明确审批权限？

回复：

请购部门书面提出请购需求。

请购需求必须包含请购数量、请购物品的材质、类型等。

公司已初步建立适当的请购审批制度。

24.公司对于预算内采购项目、超预算项目和预算外采购项目的请购流程和审批权限分别是如何规定？

回复：

预算内采购项目、超预算项目和预算外采购项目的请购流程为使用部门提出申请，经过使用部门主管领导审批，审批之后给申请给采购部门。

25.公司是否有建立针对大型、重要物资采购的价格信息库？

对价格信息的搜集和整理部门有哪些？

价格信息来源主要包括哪些？

是否对价格信息进行定期更新？

回复：

已建立大型、重要物资采购价格信息库，并正在完善中。

价格信息的搜集和整理主要部门是预决算部。

价格信息主要来源于以往的中标工程价格。

会定期更新。

六．采购合同的签订和管理

26.招投标定标后合同编制需具备哪些要素？

回复：

合同编制基本要素：

合同数量、工期、质量、付款方式、违约条款。

27.合同签订的审批流程是怎样的？

是否按不同金额设置不同的审批权限？

回复：

合同签订的审批流程是合同经办部门起草公司各个相关部门审批，合同最终审批权限是公司董事长。

28.非标准范本合同是否经过法律人员的审核？

回复：

非标准范本合同如是比较特殊的合同需经过法律人员的审核。

29.公司如何对采购合同进行管理？

回复：

采购合同签订前需经过各部门审核。

30、公司如何采购合同的执行情况跟踪监督？

回复：

公司会定期对合同的供货方的履约情况进行调查并评分，以便在下一步采购招标工作做准备。

七．验收和付款管理

30.公司对采购到货物资的验收、入库操作流程是怎样的？

到货物资需经哪些部门进行验收？

验收内容包括哪些？

如何处理未通过验收的材料？

是否制定有采购退货管理制度？

回复：

采购货物需要经过我方现场工程部、总包施工单位、监理单位共同对到场的货物数量、质量进行验收。

对未通过验收的材料立即通知供货商给予退回。

31.公司如何进行采购退货管理的？

对于涉及符合索赔条件的退货，是否会在索赔期内及时办理索赔？

回复：

对于退货制度，我们在采购合同里有相关约定。

32.公司是如何进行预付款及定金管理的？

回复：

目前公司大部分合同没有预付款。

个别合同会有定金，如电梯供货合同，我方付给供货方定金的同时，供货方会支付同等金额银行保函给我方。

33.涉及大额或长期的预付款项，公司是否会定期进行追踪核查？

回复：

34.公司有关于应付账款的相关政策和规定是怎样的？

回复：

35.公司如何对应付账款不相容岗位进行分离？

回复：

应付账款的申请部门和审核部门分开。

36.公司如何确认应付账款？

对应付帐款暂估流程是怎样的？

如何进行暂估？

回复：

应付账款可以根据合同暂时估计。

37.公司是否定期对应付账款进行分析？

是否将应付账款分析汇报至相关部门负责人及公司领导审阅?

回复：

38.公司有哪些付款方式？

分别如何进行？

对付款的审批权限是如何划分的？

回复：

根据合同性质采用不同付款方式。

按月付款、按形象进度付款、还有分次富快等等。

500万以内的付款审批权限是公司总经理，超过500万的付款审批权限是公司董事长。

39.公司对例外和紧急处理付款、原始发票缺失时的支付如何规定？

回复：

40.公司如何与供应商进行对账？

若出现对账出现不符时如何处理？

回复：

和供应商对账的基本依据是经过供货单，供货单需有我司现场工程师、监理单位、总包施工单位签字确认。

对账出现不符合，先找出差别在那里，最终以我方实际确认的供货单为结算的依据。

41.除以上提到的工作内容，您认为在您目前的实际工作中，还有哪些地方有待进一步提升、完善？

或存在哪些风险点？

回复：

42.您对本项目的要求和期待？

德勤项目组