采购付款作业流程及管理办法.doc
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文件编号
版本号
文件类别
采购付款作业流程及管理办法
页次
发文部门
财务部
生效日期
一、目的
规范采购付款的作业管理，合理调度和使用资金，满足生产经营需求，有效防范付款风险，特制定办法。
二、适用范围
适用于公司所有物质采购付款的管理。
三、定义/术语
采购付款：
分为“临时应急采购付款”和“月结采购付款”（按采购账期付款）两种付款形式。
四、职责
1、采购员：
负责采购借支和报销的办理。
2、材料会计、总账会计：
负责应付账款明细账的建立，以及采购付款的账目核对。
3、财务部经理：
采购付款计划的制定与报批，以及采购付款的审核。
4、总经理：
负责采购付款计划和采购付款的审批。
5、出纳：
负责采购付款的办理。
五、规定内容
（一）临时应急采购借支规定
1、临时应急采购，原则上只能动用“采购备用金”。
“采购备用金”由出纳按《备用金管理制度》实施管理。
2、采购员收到申购部门负责人的签批的《物料申购单》，应估算采购的金额，并填写《借支单》办理采购借支手续。
采购员借支按《员工借支流程及管理办法》的规定办理。
（二）临时应急采购报销规定
1、采购材料（物质）到厂，采购员均需及时办理入库手续（或签收手续）。
原辅材料入库办理按《材料仓工作流程及管理办法》。
采购的饰品、装修物料、广告品，入营销中心饰品库；办公用品入行政部仓库；食堂采购物料，由食堂人员签收。
2、材料入库后，采购员应及时办理相关报销手续。
采购员报销前，应要求仓管员或申购人分别在“发票”或“送货单”上签名，证明采购材料（物质）已收到。
无入库（签收）手续，财务部不给予报销。
3、采购员依据“发票”或“送货单”填制《支出证明单》，办理相关报销手续。
采购员必须在采购完成的3日内报销，报销审批按《费用报销制度》执行。
（三）、采购应付款（月结采购付款）建账规定
1、材料会计每日应及时逐笔登记供应商《应付账款明细账》，并于每周一、每周四，将《送货单》、《物质进仓单》、《退货单》等材料进出仓的原始单据，包括《对账单》提交总账会计。
2、每旬（每月11日、21日、次月1日），编制《应付帐款明细（旬）报表》交总帐会计审核、挂帐。
3、每月1日---5日为材料会计与供应商的对账期，材料会计应根据《采购合同》、采购报价、送货单等编制《对账单》与供应商对帐，并编制《应付帐款明细汇总月报表》与总账会计核对应付账目。
应付账目不一致时，应查实原因并作相应的调账处理，保证材料会计、总账会计、供应商账目三方一致。
（四）月结采购付款办理流程
1、每月底，财务部经理应根据公司资金状况、采购合同应付账款账期等情况，合理制定《采购付款计划》呈报总经理审批，财务部据此付款。
2、合同约定付款时间到，供应商按请款时，必须开具加盖收款单位公章或财务专用章的《收款收据》，并将《收款收据》和《物资进仓单》的请款联交材料会计审核。
3、材料会计初审通过，将供应商相关请款单据交与总帐会计复核。
4、总帐会计复核无误后，材料会计填制《支出证明单》，材料会计、总账会计均须在《支出证明单》确认签名。
5、总帐会计将《支出证明单》及相关附件依次呈报财务经理审核、总经理批准、董事长助理复审并签名后交与出纳付款。
6、出纳根据公司资金情况和供应商的具体情况，选择付款时间和付款方式。
7、出纳付款完毕，及时登记各类日记帐。
六、奖惩规定
1、财务人员未严格按《备用金管理制度》、《员工借支流程及管理办法》执行，给予责任人10元/笔的处罚；造成损失的，追究其赔偿责任。
2、采购借支未在规定时间内报销的，给予责任人10元/笔的处罚。
3、未经批准，私自挪用采购备用金（公款私用），给予责任人50元/次的处罚。
4、未按要求及时与对账、记账，应付账目错误、应付账目的相关原始单据资料遗失等，给予责任人10元/笔的处罚；造成损失的，追究其赔偿责任。
5、应付账款支付错误，给予责任人相关50元/笔以上的处罚；造成损失的，追究其赔偿责任。
七、附则
1、本办法负责财务部制定，经总经理批准后生效实施，修改亦同。
2、本办法由财务部负责解释。
3、其他制度与本办法相冲突的，以本办法为准。
八、相关文件
1、《备用金管理制度》
2、《员工借支流程及管理办法》
3、《材料仓工作流程及管理办法》。
4、《费用报销制度》
5、《供应商采购合同》
6、《采购报价单》
九、记录/表单
1、《采购付款计划》
2、《送货单》
3、《物资进仓单》
4、《对账单》
5、《应付帐款明细（旬）报表》
6、《应付帐款明细汇总月报表》
7、《收款收据》
批准：
年月日
审核：
年月日
编制：
年月日
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