采购设备进口业务流程管理.doc

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采购设备进口业务流程管理

　　提要：

采购是指以最低总成本，在需要的时间与地点，以最高效率获得适合品质和数量的物资，并顺利及时交由需要单位使用的一种管理技术。

因此，要充分认识采购业务的重要性和复杂性。

其中引进设备的采购更为复杂，采购设备的好坏，对企业的生产发展和投资效益影响很大。

在从国外购买设备中，存在不少问题，笔者就设备进口业务流程提出以下意见改进这项工作。

　　浅谈进口设备采购业务

　　葛永康

　　设备采购是现代企业设备综合管理的一个重要环节。

所谓采购是指以最低总成本，在需要的时间与地点，以最高效率获得适合品质和数量的物资，并顺利及时交由需要单位使用的一种管理技术。

因此，要充分认识采购业务的重要性和复杂性。

其中引进设备的采购更为复杂，采购设备的好坏，对企业的生产发展和投资效益影响很大。

在从国外购买设备中，存在不少问题，笔者就设备进口业务流程提出以下意见改进这项工作。

　　一、进口设备采购准备

　　企业要采购价格适当，质量和售后服务好的设备，必须重视事先的调查研究工作。

　　1.采购情报的收集

　　情报收集来自：

供应商的情报、同行业的情报、市场情报（广告、展销会、杂志、经济新闻、技术通讯）。

　　2.信用度的调查

　　调查方法有通过国内外银行及金融机构调查;向国内与国外厂商及企业了解;委托国外咨询机构或国外同行业企业和协会、工商业公会代为调查;委托政府驻国外领使馆及商务人员代为调查。

　　3.订购基本条件的研究

　　信用调查后，如确认对方信用良好可以与其交易时，则需进行订购条件的研究。

为了使这项工作顺利进行，采购部门必须与其他相关部门密切配合与联系：

设计工艺部门，应提出为达到产品质量，满足生产的工艺要求的精度、性能、功能和效率;生产部门提出为完成计划要求，设备必须到货和投入生产的时间;设备部门配合设计工艺部门共同进行设备的选型，以及提出可靠,胜、维修性和安全环保的要求，并提出设备试车验收质量标准和售后维修、备品配件的要求。

采购部门在各部门配合下，通常应注意的基本事项如下。

（1）名称采用国际通用标准名称，用中文与英文对照书写。

（2）质量条件采用国际通用质量验收标准，如用不同国家的质量标准和技术条件，应注明。

　　（3）价格条件包括FAS船边交货的价格，FOB船上交货的价格;C&F包括运费在内的价格，CIF包括保险费及运费在内的价格。

　　（4）包装条件设备包装应注明木箱、集装箱、货柜，精密设备和仪器应有特殊要求，并规定包装标准。

　　（5）付款条件国际上常用的有：

信用证（L/C）、付款交单（D/P）、承款交单（D/A），由于付款条件复杂，可具体议定。

注意开出信用证的日期需配合装船期限。

　　（6）索赔检验发生索赔事件，必须经国际商检机构独立公证。

　　（7）保险CIF条件保险由卖方负责，C&F、FOB、FAS条件则需由买方自行投保。

　　4.询价与市场调查

　　所谓询价，即将需要进口的设备的名称、型号、规格、数量、包装及交货期等条件开列向供应厂商询价。

询价的对象应不限于一家，等各处的价格及其有关条件都收齐后，再详加分析比较，从中选择最适当的订货条件，作为进一步谈判的基础。

　　二、进口设备采购

　　1.报价

　　通常报价方式有：

稳固报价、卖方确认后有效的报价、有权先售的报价、还报价（即买方认为卖方报价过高，因此要求减价的一种方式）。

现在国际贸易中对设备采购通常用稳固报价或称确定报价，即报价人在一定时间内不可变更或撤回的报价，这种报价除规定有效期外，对设备的名称、规格、型号、数量、价格及装船时间等条件通常都于报价时加以规定。

　　2.合同

　　订货合同由卖买双方或经其授权代理人签订。

合同必须经过询价、报价和接受这一过程，由卖买双方磋商达成协议才有效。

如果买方只是依照卖方的报价发出订单，并不能成立合同，需经双方接受后，签订具有法律效力的书面合同才能成立，才受到法律的保护，对卖买双方起约束作用。

双方签订的书面合同的内容包括：

（1）前文记载签订合同双方单位的名称、地址，签订合同的日期、合同的编号等。

（2）基本条件包括设备名称、数量、单价及总价、目的地、制造厂商及品牌、包装、保险、检验、交货期、仲裁、付款方式、装船期限及啧头，以及报价单上其他基本条件。

　　（3）特殊条件补充基本条款以外的特别条款，例如：

检验方法，付款说明及期限，交货延迟和品质不良的罚款，装船前的预先通知，仲裁方式及地点，按各国出口有关贸易法和规定的输出许可证，与设备有关的图样资料、软件、备品配件、附件、专用工具、润滑和冷却油料，以及聘请卖方专家指导，委托卖方培训人员和其他售后技术服务事项，均应在合同上注明，不得遗漏。

　　三、进口设备的索赔

　　在执行合同过程中，签约双方都应严格履行合同义务。

任何一方如果不能切实履行，就给另一方带来经济上的损失，受损失的一方根据合同规定要求责任方赔偿或是采取补救措施。

受损失的一方采取的这种行动称为“索赔”。

责任方就损失一方提出的要求进行处理，叫做“理赔”。

　　对于国外订购的设备，经到货开箱检查发现设备缺损、质量低劣或因到货延迟造成的经济损失，可提出索赔。

其中属于设备质量或损坏者，首先需申请国际商检部门进行检验和技术鉴定，取得公证手续后并填写有关资料和证明文件，按照合同中确认的索赔和仲裁条件向外商或厂家提出索赔。

　　1.索赔的范围

（1）设备缺损的索赔订购的设备按装箱单查出短缺或不配套，应由卖方或出口商负责赔偿。

（2）运输责任的索赔设备在运输途中如有缺损，除非遭受意外事故（灾害、交通事故）作专案处理外，运输部门应负完全责任。

　　（3）保险公司责任的索赔设备到目的地时，发现包装破损，经开箱证明损失属于保险公司责任范围之内者，则可向保险公司索赔，索赔视保险的种类而异。

　　（4）设备质量或损坏的索赔发现设备质量与合同规定不符，如属设计和制造的问题或因未经检验不合格的产品可向卖方索赔，其责任按合同的规定而确定。

　　（5）交货延期造成损失的索赔因交货延期影响买方造成在生产、价格和资金利息上的损失，其责任或在卖方，或在出口商，或在运输部门，应按具体情况及合同规定索赔。

　　2.索赔应具备的凭证和清单

　　索赔时必须凭证和清单俱全，一般包括：

（1）轮船签发的卸货证明单，

（2）商检部门的检验报告，

　　（3）提单副本，

　　（4）出口商的原发票，

　　（5）出口商的原包装清单，

　　（6）运输部门证明的缺损明细表，

　　（7）应付赔款的清单。

　　向保险公司索赔时的凭证和清单：

（1）保险单，

（2）提单副本，

　　（3）原出口商的发票，

　　（4）原出口商的包装清单，

　　（5）损失情况及损失原因与金额的证明文件。

　　四、进口设备采购方式

　　现国际上常用的采购方式有：

实际成本采购方式、指定厂牌的采购方式、报价采购方式、议价采购方式和招标采购方式。

进口设备常用报价采购方式，特殊情况用招标采购方式，现世界银行贷款的工程项目，均采用招标采购方式，它是以招标竞争的方法来决定采购对象，而与对企业最有利的采购对象签订合同。

我国是从上世纪80年代初开始逐步实行招标投标制度的，先后在利用国外贷款、机电设备进口、建设工程发包、科研课题分配、出口商品配额分配等领域推行，招标投标的特点是公开、公平、公正。

从多年的实践看，实行这一制度，对于推进投、融资体制改革，创造公平竞争的市场环境，提高经济效益，保证设备和工程质量，防止设备采购及工程发包中的腐败现象，具有重要意义。

设备采购合同管理的基本要素

设备采购合同由设备订购方与供应方商定，一般包括以下条款：

（1）采购方与供应方的名称与地址、联系方式、账号、签约代表、一般纳税人号码。

（2）设备的型号、规格和数量。

（3）设备质量技术要求和验收标准。

（4）设备价款及运输、包装、保险等费用及结算方式。

（5）设备交货期、交货地点与交货方式。

（6）违约责任和违约处罚办法。

（7）合同的签订日期和履行有效期。

（8）合同纠纷解决争议的途径和方法。

设备采购合同履行注意事项

（1）设备在采购过程中，采购方未按合同约定履行支付价款或其他义务时，设备的所有权应属于供应方。

（2）设备供应方应履行向采购方交付设备或支付提取设备的凭证，供应方应当按照约定或交易习惯，向采购方支付设备相关资料。

（3）供应具有知识产权的设备，除法律另有规定或相关方另有约定外，其设备的知识产权不属于采购方。

（4）因设备质量不符合要求，致使不能实现合同目的时，采购方可以拒绝接受设备或者解除合同。

采购方拒绝接收设备或者解除合同的，设备毁损、灭失的危险由供应方承担。

（5）采购与供应约定设备检验期间，采购方应当在检验期间将所采购的设备的数量，或者质量不符合约定的情形通知供应方，采购方怠于通知的，视为设备的数量或者质量符合规定。

（6）采用分期付款方式采购设备，当采购方未支付到期价款达到全部价款的1／5的，供应方可以要求采购方支付全部价款或者解除合同。

供应方解除合同的，可以向采购方要求支付该设备的使用费。

（7）国外引进订购的设备，要选定国际公证商检机构进行设备质量的检验。

设备采购管理要点

（1）信息收集广泛收集设备市场上货源和厂家的信息，可直接进行设备产品咨询，包括各种技术参数、性能、精度、质量、信誉、附件、价格、交货期，厂家业绩、规模等，建立采购信息资料库。

（2）供应方选择通常采取以下三种形式进行选择：

①寻求长期合作伙伴。

由于长期业务联系建立起良好的合作关系，与采购方有紧密的联系，质量和信誉有保证，设备采购时也固定在合作方订购。

②寻找总承包商。

在大批量设备订购时，可用总承包商的采购便利和信息优势，整批委托订购所需设备。

③自行选择供应方。

通过信息筛选，厂家装备考察和同类设备应用情况调查等方法，结合价格与性能分析以比较的方式最终选择供应方。

（3）计划与进度跟踪采购计划通常与合同计划相一致，因此要设立采购计划管理与合同管理相适应的查询和进度跟踪系统。

在设备制造各工序过程中，设置进度跟踪点。

密切与设备供应方的联系。

在具备条件或必要的情况下，增设采购方参与设备制造过程工序验收与安装前验收环节。

采购与供应链管理实务培训班

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【课程描述】

通过培训，学习先进的采购方法和经验，使采购管理主管和采购人员具备应有的素质和正确工作方法等。

1.推动采购与供应链管理的发展，引导企业正确、快捷地步入科学管理殿堂，提升企业的采购管理水平和竞争能力。

2.使学员能够从企业和供应链出发，系统有序地开展工作，降低成本提高效率。

【课程帮助】

如果你想对本课程有更深入的了解，请参考>>>德信诚采购与供应链管理手册

【课程对象】

总经理、副总经理、采购经理、供应经理、采购项目经理、采购工程师、采购助理等采购与供应人员。

【课程大纲】

一、采购在现代企业中的角色定位

二、物料的分类与编号

1、物料的分类

2、物料编号的原则

3、物料编号方法

三、物料采购的步骤与方法

1、物料采购的步骤

2、物料采购的主要方法

四、采购计划与预算

1、采购预算编制流程

2、采购数量决定图

3、采购数量计算

4、物料采购三法则

5、经济批量订购法

五、供应商开发与管理

1、供应商寻宝图

2、供应商开发流程及权责划分

3、供应商评审项目

4、供应商调查问卷

5、供应商评审作业流程

6、供应商考评记分方法

7、供应商级别评审方法

8、供应商管理的战略策略

六、谈判与签约

1、价格的种类

2、信息收集技巧

3、谈判取胜的9条规律

4、价格探底9招

5、谈判艺术的7个音阶

6、谈判的逻辑策略

七、