郑倩-战略业务拓展中心档案管理制度实施细则.docx

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兴事发集团战略业务拓展中心

集团战略业务拓展中心

档案管理办法（初稿）

为进规范集团战略业务拓展中心相关业务档案的归档和管理，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为中心的管理工作服务，促进战略业务拓展中心可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本办法。

一、总则

（一）中心档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映中心各项经营活动的真实记录，是考察、研究中心管理过程以及历史、及现状的重要依据。

（二）档案管理工作是中心管理基础工作的重要组成部分，是维护集团合法权益的重要支撑。

中心档案管理工作坚持集中统一的原则，由中心分管行政工作领导统一负责，统一管理。

（三）公司档案具体工作暂由业务部进行日常管理，中心在工作和业务经营活动中形成的工程、基建、文书、音像、申报、实物等档案不允许工作人员私下保管，严禁重要档案分散保存。

二、档案主管部门及其职责

（一）战略业务拓展中心业务部为档案管理的主管部门：

1、组织实施集团和中心关于所有档案的积累、收集、立卷、归档、借阅、销毁等工作，同时负责监管和实施档案主管部门所制订的相关规定、办法、细则。

2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。

3、在统一领导、统一管理的原则下根据中心的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档、借阅、销毁工作进行监督和指导。

4、负责对本公司形成的各类档案实行综合管理，积极提供利用。

5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

（二）中心设立兼职档案员，其主要职责是：

1、认真执行中心的档案工作的规章制度主动向责任领导反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受责任领导的监督、指导和检查。

2、根据中心归档范围负责做好中心档案材料的收集整理工作并在规定期限内完成存档以及相应的登记工作，确保本公司档案的完整、真实和安全。

三、档案接收与整理

（一）中心编制文件材料的归档范围，根据岗位职责不同，主要有以下几个方面：

1、行政内务工作资料：

（1）公司各项规章制度、集团各公司对外宣传简介、各公司相关纸质以及影视宣传资料、执照（扫描件）、资质证书（扫描件）、中心运营规划、管理制度等；

（2）与总部及其他单位往来发文；

（3）行政管理方面，包括：

1）办公用品管理、接待物资、出车及维修记录等；

2）日常管理方面外出登记、来访问接待记录、材料收发、中心会议纪要、董事长以及总经理重要谈话、各种总结、报告、申报、请示批复、对外合作协议的记录等；

5、项目评审记录、外出考察汇报材料、奖励分配登记明细

以上各类归档材料的范围有所变更时应及时通知档案管理部门，以便档案管理及时作出调整。

中心应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。

（二）归档文件的等级划分及保管期限

需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：

文件等级

文件类型

保管期限

一级

秘密文件

集团企业资质资料、中心制度、领导接待登记表、接待审批、外部企业资质登记、主要客户跟踪回访、合作协议、工程合同、入库资料、中标标书、投标标书、项目评审资料、价值项目信息登记、网络注册信息资料明细、网络注册硬件设备

永久

二级

重要文件

接待物资领用、工作指令单、项目或资料移交、总经理办公会纪要、董事长汇报会纪要、勾总和董事长主要讲话、项目移交、成功项目中标奖励分配方案、内部奖、罚款、集团否定项目参与人员奖励方案、标书制作奖励方案、各类申报

2年以上

三级

普通文件

领导外出登记、企业对外宣传资料、办公设备盘存、工作计划、档案借阅、销毁清册

3年

（三）档案编号方法

1、中心在运营过程中所形成的全部对内、对外的相关资料为对象，依据中心人员职能的划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。

2、档案大类别均以档案类型前两个字拼音首字母命名，具体为：

行政内务：

XZ接待：

KF合同、协议：

HT

中标通知、标书：

BS会议纪要：

JY项目评审：

PS

奖励、罚款：

JF注册信息资料：

ZC其他：

QT

各类档案材料具体命名如下。

例如：

领导外出登记属于行政内务类、表格资料档案，保密等级为叁级。

于2017年4月8日完成了单张表格的填写，之前已经存档同类档案8张，固编号应该为：

XZ-20170408-3-9

档案类型具体时间保密等级同类档案序号

3、中心资料存档明细

行政内务：

接待物资领用（二级）、领导外出登记（三级）、工作指令单（二级）、项目或资料移交（二级）、企业对外宣传资料（三级）、集团企业资质资料（一级）、办公设备盘存（三级）、中心制度（一级）

接待：

领导接待登记表（一级）、接待审批（一级）、外部企业资质登记（一级）、主要客户跟踪回访（一级）、工作计划（三级）

合同、协议：

合作协议（一级）、工程合同（一级）、入库资料（一级）

中标标书：

投标标书（一级）

会议纪要：

总经理办公会（二级）、董事长汇报会（二级）、勾总和董事长主要讲话

项目评审：

项目评审资料（一级）、价值项目信息登记（一级）、项目移交（二级）

注册信息资料：

网络注册信息资料明细（一级）、网络注册硬件设备（一级）。

奖励、罚款、申报：

成功项目中标奖励分配方案（二级）、内部奖、罚款（二级）、集团否定项目参与人员奖励方案（二级）、标书制作奖励方案（二级）、各类申报（二级）。

其他：

档案借阅（三级）、销毁清册（三级）。

（四）归档方法及要求

1、归档文件材料必须完整，层次分明，符合其形成规律，能够准确反映中心各项活动的真实内容和历史进程。

2、档案的归档严格按照类型，分文件盒进行存档。

3、每个类型的档案文件盒必须按要求建立卷内目录、借阅登记、更新说明。

拟写案卷标题要求结构完整，编号规范，其立卷内目录中一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。

案卷封面要用黑色签字笔或者黑色钢笔书写。

4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊，对较大的纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。

案卷装订要整齐。

四、归档流程

（一）归档时间。

属于登记类、表格类档案的，要求每张表格需拥有表头、每张表格严格按照档案编号规则进行编号。

该类表格形式的档案资料按月进行存档。

（二）档案移交。

中心所涉及到项目工程的归档档案，资料制作、收集相关人员先进行整理，由电子档的一并将电子档作为档案附件传档案主管部门领导，要求以上档案材料通过审核后，在一周内经档案主管部门主管审核批准，由档案收集、制作人填写卷内目录、并签字方能入档。

五、档案保管与统计

（一）中心设置专用档案存放文件柜，要求柜体和锁具完好。

要求定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案或档案盒应及时修补、复制或其他技术处理。

（二）档案文件柜内严禁对方其他办公物质，其钥匙由兼职档案管理员保管，严禁不办理手续、私下任意取借档案。

兼职档案管理人员调动工作时，对保存的档案资料要详细清点，履行交接手续。

（三）建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。

六、档案借阅利用

（一）档案部根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编各种参考资料，积极主动开展档案利用工作。

（二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的重要程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。

1、借阅档案为叁级档案，借阅时间不超过一周，如遇节假日，须在节假日前归还。

借阅普通文件的，需填写调档单，经中心业务部长审批终签后方可借阅。

2、借阅档案为贰级档案，借阅时间不超过三个工作日，如遇节假日，须在节假日前归还。

借阅重要文件的，需重新填写档案借阅审批登记，经中心总经理审批终签后方可借阅。

3、中心贰级绝密档案不得借阅。

（三）借阅档案人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全。

不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批准不得复印档案，一经发现从重处罚。

（四）调阅重要档案只可在档案主管部门调阅，严禁复印件、拍照或者扫描件。

借阅人员必须严格保密，不得泄漏资料内容。

借阅后需按时归还，如需延长借阅的，必须通知档案管理人员，并另行办理借阅手续。

七、档案鉴定、移交、销毁

（一）根据不同档案材料的分级及保管期限，结合实际情况，档案部统计档案库内各档案的情况表。

（二）每年12月31日前，对于已到期的档案进行鉴定，鉴定工作在档案主管部门领导的统一领导和主持下，由档案主管部门和中心总经理组成鉴定小组，具体负责档案的鉴定工作。

（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经中心总经理批准后销毁。

档案销毁时，必须有两人在场负责销毁，并在销毁清单上签字。

销毁清册由中心档案主管部门永久保存。

八、档案保密

（一）业务部兼职档案管理人员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失、损坏和泄密。

（二）不准向无关人员提供或泄漏档案内容；不准通过电话、电子邮件、普通邮件、拍照等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容。

（三）档案人员不得私自拍照、打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自外借档案。

（四）集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案，不得做他用，经过鉴定小组确定后，必须按照规定进行销毁。

（五）发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导，当事者要及时出具书面报告。

对违反保密规定、造成泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。

九、公司员工奖惩及法律责任

有下列行为之一的，根据情节轻重，公司将给予处分或50-1000元不等的处罚，严重者将追究法律责任：

（一）未按照本实施细则规定进行文件编号、装订、填写卷内档案目录、未及时更新卷内目录电子档信息的；

（二）未按照规定时间移交档案或者不积极配合兼职档案员的工作的；

（三）未履行规定借阅程序擅自带走档案的；

（四）借阅档案未登记或超出借阅时间未归还又没有履行延期借阅手续的；

（五）损坏、遗失或擅自销毁应当保存的文件材料和档案；

（六）对档案进行涂改、伪造的；

（七）对公司档案占为己有、在职位变更或离职时不及时移交档案材料，造成工作延误或经济损失的；

（八）擅自出卖、倒卖档案，给公司造成损失的；

（九）对中心档案工作监督指导不到位，严重影响工作秩序的；

（十）对档案管理员所反馈的问题或建议未及时解决或处理，严重影响工作秩序的。

十、附则

（一）本实施细则经征求中心所有人员意见，由中心总经理签署批准后立即执行。

（二）本实施细则解释权归集团战略业务拓展中心董事会所有。

卷内档案明细目录

序号

编号

责任人

文件名称

审核领导

日期

页数

备注