财务部档案储存制度.docx

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财务部文档管理规范

第一章目的

第一条为了合理的利用和规范财务文档资料，特制定本制度规范。

第二章适用范围

第二条本管理制度适用于财务部所有文档。

第三章管理部门

第三条本管理制度由财务部制定、管理和实施。

第四章管理内容

第四条文档管理内容

1.财务电子文档属于永久保存，每年年末需集中刻盘备份，由财务经理集中存放保管；

2.财务制度文档以最新管理办法为准绳，并永久留档；

3.归档文件需按照文件的类型，采取适当的存放方式，分门别类有序的存放，严谨乱扔乱放；

4.文档存放期限以重要性为确定原则；

5.各科室文档由所属科长负责归档存放；

6.财务部集中存放文档的处所，需专人保管，并保障其安全性，无关人员不得随意出入；

7.财务存档文件，需要每月装订成册，由装订人，科室科长，经理共同签字存入档案室。

第五条纸质文档保管期限

岗

限

期

类

型

位

半年

一年

两年

五年

十年

永久

总账会计

a.磅单（白联）

a.成本核算明细

a.对账单

a.不下账票据

b.总部票据

a.财务账本

预收往来

a.销售发料单（不欠款的）

b.磅单（绿联）

a.销售结算单

（不欠款的）

b.税票申请单

c.转账申请单

d.销售订单

a.押金收据

（业务结束的）

b.价格、返利优惠申请单

c.特批证明

a.退款申请单

预付往来

a.税前磅单

b.运费磅单

a.调价协议

b.月报表

c.收据复印件

装卸单核算

a.发料跟踪单

a.异常证明

薪资核算

a.产量单据

b.调拨单

c.薪资核算资料

a.薪资核算旧核算制度

配件结算

a.出库单

b.已结算的入库单（财务联）

a.入库单（客户联）

a.采购合同

薪资存折

a.存款单

b.取款单

c.销户收回的存折

d.新开户证件复印件及证明

出门证

a.公司出门证

b.已核销的证明

银行出纳

a.借款跟踪单

b.撤条收据

c.各银行刷卡小票

d.流水账帐页

现金出纳

a.税务磅单（绿联与白联）随即撕毁

a.客户开票资料

税务科室的文档为永久保存，特殊情况需财务经理审批。

业务未完结或责权不明确的单据需保留，不允许销毁。

其他科室类似性文档保管年限。

参照以上标准执行。

第六条文档的借阅

财务部内部岗位相关人员可以借阅财务单据，但必须及时复位，而与岗位无关人员无权借阅。

其他与文档相关的部门或人员借阅时，需单据所在科室人员陪同查阅，无关人员无权借阅。

不能确定情形的需及时上报财务经理审批。

第七条文档销毁手续

1.销毁文档前，按照科室负责原则，由相关岗位人员及科长鉴定结束后，对确无保存价值需要销毁的文档，登记造册，签字确认后，报财务经理审批，再行销毁；

2.销毁文档时，需派两人或两人以上人员在指定地点监销，防止文档的遗失和泄密。

销毁人、监销人均应在销毁清册上签字，以示负责；

3.应销毁的文档不得改作它用或以废纸出售；

4.用于记录的销毁清册，应存档永久保存；

5.未经领导批准，任何人不得私自销毁财务文档。

第八条财务数据保密内容

财务数据原则上都属保密范畴，不对外提供。

根据特定的需求，有原则的提供特定人，重要的资料都要有密码保护，但密码不得遗失。

1.对政府性单位提供数据的，需经税务科科长和财务经理确认；

2.对银行单位提供数据的，需经融资科科长或财务经理确认；

3.企业内部单位需要数据的，需部门主管和财务经理确认方可。

如经常性需要的可备案申请；

4.财务部各科室在提供数据时，依照数据重要性，坚持谨慎原则，加以规范，并在员工培训和考试中加以讲解和考核，提高员工的保密意识。

第五章附则

第九条本规范制度由财务部经理签字生效。

第十条与本制度规定不一致的，以本制度为准。

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