1文件和法律法规与其他要求的控制程序.docx
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1文件和法律法规与其他要求的控制程序
文件和法律法规与其他要求的
控制程序
编写：
文件编号：
YCSZ/CX01/2008
审批：
共4页第1页
生效日期：
2008年12月15日
A版第2次修改
1目的
对与本公司一体化管理体系有关的文件和法律法规与其他要求进行控制，确保与管理体系运行有关的场所使用的文件为有效版本。
2适用范围
适用于公司与管理体系有关的各类文件和法律法规与其他要求的控制。
3职责
3.1工程管理部、综合办公室为文件和法律法规与其他要求控制的归口管理部门。
3.2工程管理部负责技术性文件的控制，综合办公室负责行政性文件控制（按照文件管理程序控制）。
3.3各部门配合实施。
4资源需求
4.1为文件管理所配备的办公设施。
4.2相关的信息资料。
5工作程序
5.1工作流程图
5.1.1技术性文件控制流程
编写
审批
发布
识别
再批准
发放
作废控制
更改控制
评审
内部文件
外来文件、法律法规
更改需求
注：
△为主要监视测量点
使用控制
5.1.2行政性文件控制流程
文件和法律法规与其他要求的
控制程序
编写：
文件编号：
YCSZ/CX01/2008
审批：
共4页第2页
生效日期：
2008年12月15日
A版第2次修改
5.2文件的分类
5.2.1管理体系文件：
管理手册、程序文件、施工组织设计、管理方案、管理制度、作业性文件（包括准则、方法）等。
5.2.2外来文件：
法律、法规、技术标准、规范、招标文件、顾客提供的图纸等。
5.2.3记录：
见证性文件
5.3文件的编写
5.3.1《管理手册》由管理者代表组织，各部门配合编写。
5.3.2《程序文件》由管理者代表组织，各部门负责编写。
5.3.3其他各类文件及记录表格由各职能部门负责编写。
5.3.4文件编号规定
YCSZ□□□□□□□□□
年份
序号
文件类别
公司代码
“文件类别”：
管理手册YS
程序文件CX
管理制度GL
作业文件ZY
记录表格JL
文件和法律法规与其他要求的
控制程序
编写：
文件编号：
YCSZ/CX01/2008
审批：
共4页第3页
生效日期：
2008年12月15日
A版第2次修改
5.4外来文件识别、收集、应用与更新
5.4.1收集：
各职能部门应根据管理活动的需要，及时通过报刊、网络、咨询机构、出版发行机构和上级部门等渠道收集与本部门有关的法律法规和其它外来文件。
5.4.2识别：
职能部门收集的外来文件，需经现行修订状态识别，确认为现行有效版本。
必要时由综合办公室交公司领导层传阅后，转发至使用部门，其中规范、标准由工程管理部、试验室等识别。
5.4.3应用：
法律法规和其它要求在识别、评价、控制环境因素、危险源时作为识别信息、评价、控制依据，将有关的环境/职业健康安全的法律法规及其他要求及时报供方、合同方、相关方。
5.4.4更新：
当文件、法律法规及其他要求发生更新时，应及时将原文件收回、销毁，并将更新法律法规按“文件发放登记表”重新发放。
5.5文件的受控状态：
分为受控文件和非受控文件两类。
文件是否受控由各主管部门决定，受控文件加盖“受控”红色印章并注分发号，非受控文件只进行编号。
5.6文件的审批
5.6.1文件由授权人在发布前审批，确保文件是适宜的、充分的。
5.6.2《管理手册》由管理者代表审核，公司总经理批准。
程序文件由各职能部门会审、管理者代表批准。
5.6.3其他管理文件，由各职能部门负责人审核，管理者代表批准，公司级工作文件由综合办公室审核，公司总经理批准。
5.7文件的发放
5.7.1文件发放前由文件发布部门确定发放范围，经总经理批准？
后发放。
5.7.2文件领用人在“文件发文登记表”上签名领取文件，每份文件都有不同的分发号，便于追溯。
5.7.3当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件、补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件分发号，文件管理人员将破损文件销毁。
5.8文件的评审和更改
5.8.1文件的评审
5.8.1.1文件管理部门确定对文件的持续性进行评审；
5.8.1.2当文件持有人提出文件更改申请时，由文件管理部门组织评审；
5.8.1.3文件评审的目的是确定是否进行更改以及更改的内容。
5.8.2文件的更改
5.8.2.1文件更改的审批应由原审批部门审批，当原审批人已不在职时，由接替人员审批；
5.8.2.2文件更改时注明更改标识和更改生效时间，并按“文件发放登记表”的名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件。
5.8.2.3文件的换版与作废
文件在下列情况下应进行换版，原版文件作废，换发新版本。
a）文件经多次更改；
b）文件有多处更改；
c）文件的背景资料发生重要更改；
d）文件的作业环节发生重大变化时。
文件和法律法规与其他要求的
控制程序
编写：
文件编号：
YCSZ/CX01/2008
审批：
共4页第4页
生效日期：
2008年12月15日
A版第2次修改
5.9文件的有效性控制
为控制文件的有效性，各部门对本部门所持有的文件，形成“部门文件收贮记录表”并根据修订状态及时调整。
6过程监视和测量
6.1工程管理部、综合办公室每月随机对各部门文件的控制状况进行检查；
7相关、支持性文件
《公司管理制度汇编》
8记录
YCSZ/CX01/JL1/2008阅文处理单
YCSZ/CX01/JL2/2008公文发放审批表
YCSZ/CX01/JL3/2008文件发放登记表
YCSZ/CX01/JL4/2008部门文件收贮记录
YCSZ/CX01/JL5/2008受控文件清单
YCSZ/CX01/JL6/2008受控文件借阅登记
阅文处理单
YCSZ/CX01/JL1/2008
来文单位
收文时间
收文第号
原文号：
共收到份
来文标题
领导批示：
阅文
时间
阅
文
领
导
处理结果：
公文发放审批表
YCSZ/CX01/JL2/2008
签发：
时间
会
签
领
导
发文字号
银市政二发【】号
标题
主送：
抄送：
拟稿
校对
排印
发
文
范
围
份数
发
文
范
围
份数
主题词：
印发日期
年月日
共印份
文件发放登记表
发放部门：
YCSZ/CX01/JL3/2008
文件名称：
文件编号：
文件类别：
编发□转发□
分发号
收文部门
收文人
分发号
收文部门
收文人
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19
发放日期：
年月日
部门文件收贮记录
收文部门：
YCSZ/CX01/JL4/2008
收文日期
文件编号
文件名称（原文号）
发放部门
受控文件清单
部门：
YCSZ/CX01/JL5/2008
序号
文件编号
文件名称
备注
受控文件借阅登记
部门：
YCSZ/CX01/JL6/2008
文件编号
文件名称
借阅人
借阅
日期
借阅
期限
归还
日期
收文人签字
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