完整版中高端会议完整接待流程.docx
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完整版中高端会议完整接待流程
会议完好招待流程
一、会议坐席安排图解
一．会议主席台座次安排：
1.领导人数为单数：
2.领导人数为双数：
二．宴请座次安排：
A：
中餐：
主陪面对门
B：
西餐
三．照相：
（序次摆列等同与主席台摆列方式）
四.沙发室小型会议／商务接洽：
五．长条桌会议／商务接洽：
１．Ａ为上司领导；
２．主办方在进大门的左侧，包办方在进大门的右侧．
六．小车座位的安排：
司机３号／
４号
２号３号１号
二.会前：
住宿饭馆、会议场所。
并拟订齐备的会议方案书
会务招待组织架构图
会务招待组
（合计2人）
会务招待
（1人）
餐饮服务员
（1人）
成本核算（兼）大堂迎宾（兼）
物料统计（兼）会务服务（兼）
设备管理（兼）
1
会议场所岗位职责
做好会议场所的平时洁净工作。
认识和掌握当天的会讲和招待状况，依据服务规范和要求，做好每一次会议的接
待、服务工作，保证各项工作高效优良无差错。
按规定要求保持会讲和招待场所内各种设备设备的完满，发现异样或破坏实时报
修。
听从领导安排，做好各项招待服务工作。
会议或招待途中不得离岗或做份外事，
增强责率性，保证会议的圆满召开。
做好各种会议器具的洁净消毒工作，保证器具的完满。
2
嘉宾招待厅岗位职责
负责嘉宾的礼仪招待和洁净工作。
按规定要求检查嘉宾招待厅的各种设备设备，发现异样或受损的实时报修。
认识和掌握当天的招待任务及嘉宾抵离时间、业主方主管部门对本次招待任务的
要求，确实做好招待服务工作，保证各项工作高效优良无差错。
在业主招待贵宾事，依据服务规范要求，做好礼仪服务工作。
增强责率性，在业主招待贵宾工程中，不得离岗，要勤察看，掌握招待状况，及
时供给配合和服务。
严格履行安全和保密制度，不得随意让别人进入嘉宾招待厅。
3
会议场所岗位职责
做好会议场所的平时洁净工作。
认识和掌握当天的会讲和招待状况，依据服务规范和要求，做好每一次会议的接
待、服务工作，保证各项工作高效优良无差错。
按规定要求保持会讲和招待场所内各种设备设备的完满，发现异样或破坏实时报
修。
听从领导安排，做好各项招待服务工作。
会议或招待途中不得离岗或做份外事，
增强责率性，保证会议的圆满召开。
做好各种会议器具的洁净消毒工作，保证器具的完满。
4
嘉宾招待厅岗位职责
负责嘉宾的礼仪招待和洁净工作。
按规定要求检查嘉宾招待厅的各种设备设备，发现异样或受损的实时报修。
认识和掌握当天的招待任务及嘉宾抵离时间、业主方主管部门对本次招待任务的
要求，确实做好招待服务工作，保证各项工作高效优良无差错。
在业主招待贵宾事，依据服务规范要求，做好礼仪服务工作。
增强责率性，在业主招待贵宾工程中，不得离岗，要勤察看，掌握招待状况，及
时供给配合和服务。
严格履行安全和保密制度，不得随意让别人进入嘉宾招待厅。
1
制定目的
规范@@@@@@招待管理，发挥@@@@@@的整体功能。
2
合用范围
合用于@@@@@@的会务招待工作。
3责任归属
人事行政部、物业管理处是本规程的归口管理部门。
人事行政部：
负责@@@@@@招待管理的牵头、组织和协调。
此中：
会务招待主
要职责以下：
接受预约、设备准备、迎送访客、准备茶饮、通知职工、收发贵宾卡、预约出租
车以及为访客供给收发传真、信息咨询和其余为访客供给方便的有关服务。
管理招待设备，保证设备时辰处于正常备用状态，环境时辰处于整齐状态，包含：
会议室、茶水间、洗手间及其隶属设备等。
总经理秘书：
负责联系和协调总经理、副总经理的访客，为会务招待供给支持和
共同。
物业管理处：
负责次序保护、车辆停靠、卫生保洁，并为会务招待供给支持和协
同。
4
招待流程
访客包含客户、合作伙伴、政府官员、供给商及其余有关人员。
惠生科技园原则
上不接受没关人员的观光观察。
访客招待应严格限于办公楼一楼招待地区，未经特别允许，任何来访者不得进入
职工办公地区。
该特别允许，除设备维修人员由人事行政部同意外，应来自于副
总经理或总经理，经同意的访客应按指定通道通行，并只好在允许的限制地区内
活动。
招待流程：
计划和预约
优秀的计划是招待工作的前提保证，全体职工在商业招待中应提早预约。
为提升
工作效率，预约可经过书面、邮件、电话或口头告之的方式进行，会务招待负责
接收和登记预约，内容包含人数、时间、访客类型、需用设备等。
招待准备
会务招待负责依据预约需求，安排会议室和准备有关设备，如会议室部署以及准
备投影仪、视频设备、白板、纸笔等。
电子设备由人事行政部
IT工程师负责为会
务招待供给支持。
迎接和联系
访客到达时，由会务招待负责迎接，并引领至指定地区，同时实时通知被访人。
商务性款待
会务招待负责依据访客类型，安排茶水、饮料、水果、点心等，并注意合时增补，
包含必需时在会议歇息空隙简单快速地清理睬议室，但前提条件是访客不受任何
打搅。
访客送别
依据访客类型不一样，必需时会务招待应陪伴访客至出口处并礼貌作别。
招待地区清理
访客离开后，会务招待负责实时安排现场清理和设备归位，使有关地区和设备立
即恢复备用状态。
订餐流程
计划和预约
访客就餐须由对口招待部门提早预约，便于餐厅准备，一般应于就餐当天上午
10:
00前达成，重要客人应尽可能提早一天预约。
任何预约均应经总经理、副总经
理或部门经理同意。
登记与准备
会务招待负责接收和登记预约，内容包含人数、时间、标准、特别要求等，并通
知餐厅准备。
就餐
访客就餐须由负责招待的职工陪伴，不然餐厅有权拒绝供餐。
暂时访客招待
会务招待负责礼貌咨询访客的事由和被访人，并安排访客在指定地区等候。
会务招待实时通知被访者，并依据被访者的答复安排或婉词谢绝访客。
企业重要活动期间来宾来访由人事行政部负责牵头提早准备和安排。
招待地区应时辰保持寂静，禁止高声吵闹。
访客招待期间，如无重要事项，一般不得安排找人和找人接电话，必需时可由会
务招待负责记录和转达。
惠生科技园活动中心在业余时间对职工及其家属开放，由物业管理处负责保持秩
序和管理，并进行人员登记。
5
招待规范
招待/秘书基本礼仪
访客进入大厅，主动上前礼貌咨询，确立是预约客人，应主动表示：
"您是与××
预约的××先生/小姐吗？
欢迎您的到来，请走这边。
"
为访客引位时，应主动拉扶会议室门把手，请访客入坐，而后轻声咨询茶饮需求
进行准备，并请访客稍候。
倒茶时八分满，用托盘端茶杯，送茶点时先宾后主，递茶时手握杯柄或杯肚，不
可握杯口，将茶杯轻放至访客的右侧，茶柄调整于访客的
45度地点，并说：
"先
生/小姐，请用茶（咖啡）。
"上茶结束后，礼貌退出，并视状况在门外适合等候
2-5分钟，防有特别需要。
仪表举止庄重、得体、热忱、大方，供给招待服务时保持
"三轻"（走路轻、发言
轻、操作轻）。
送客时，应陪伴被访者送访客至车前或门口作别，并目送访客离开（视访客类型
而定）。
保证到企业的每一位访客都获得应有的礼遇。
保安人员基本礼仪
时辰保持仪容仪表整齐、规范，有礼貌地迎送出入科技园之访客。
关于来园区之没关人员，应婉词劝离，保证正常次序不受打搅。
以标准手式引领来访车辆出入和停靠。
6
备用资源
会务招待应预先准备交通图、车船航班信息、雨伞、常用药品等物质，以备时时
之需。
1
拟订目的
规范会务、招待活动的组织与展开，知足业主的需求。
2
合用范围
合用于各种会务、招待工作的组织与展开。
3
责任归属
管理处是会务、活动工作的归口管理部门。
各部门供给辅助。
4
流程图
接受任务
工作部署
明确会议或活动的人数、层次，确立活动的日期、时间及活动形式，认识其余特别要求
包含人员配置与分工；场所部署方式；照明、空调、电梯等供给要求；环境装修；安全捍卫；所需物件品种与数目等。
准备物件、部署场所
准备工作的整体查收
活动过程的实行
管理处会务招待按要求部署场所，准备会议或活动所需用品，与客户的有关系络等。
环境管理部负责洁净、绿化部署、洁净设备及用品的安排。
设备管理部负责设备保障，保障照明、音响、空调、供水、电梯等，辅助挂放会标、横幅等。
安保存理部负责对全部准备作安全方面的检查、
清场工作
5
操作要求
接受任务
管理处接受任务，明确会议或活动的人数、标准，确立活动的日期、时间及活动
形式，认识其余特别要求。
制定详尽的方案
管理处依据所接受任务的详细要求，部署工作内容（包含人员配置与分工；场所
部署方式；照明、空调、电梯等供给要求；环境装修；安全捍卫；所需物件品种
与数目等）。
准备物件、部署场所
各有关部门依据所分派任务，做好相应准备。
会务招待按要求场所部署，会议或活动所需用品的准备，与业主的有关系络等。
环境管理部负责洁净、绿化部署、洁净设备的安排。
设备管理部负责设备保障，保证照明、音响、空调、供水、电梯等正常运作，协
助挂放会标、横幅等。
安保存理部负责对全部准备作安全方面的检查、认同，保证安全；并辅助场所布
置。
准备工作的整体查收
各部门负责人组织人员对全部的准备工作作最后确实认，发现问题实时通知有关
人员纠正挽救。
会务招待将会议或活动的用品数目详尽记录于“会议、招待活动用登记表”内以备查。
活动过程的实行
管理处依据会议或活动标正确立招待人员名单，监察、实行会务或文化活动的方
案。
各部门和责任人按分工提早
30分钟到岗，各负其职。
设备管理部保证活动过程中活动场所内设备、设备运行正常并实时办理突发性事
故。
会务招待保证环境卫生的保护和对客的沟通与服务（茶水供给等）
。
清场工作
会务招待负责安排面内物件的整理，并将会议状况记录在“会务、招待招待工作
日报表”上。
环境管理部负责安排面所及场内物件洁净，检查场所向否有客人的遗留物，如发
现应实时向捍卫科报告。
设备管理部负责封闭全部应封闭的设备。
安保存理部做安全检查，保证安全。
各部门负责人对各负责工作进行最后的检查确认，
发现问题实时安排纠正、
挽救。
6
有关文件
《会务招待服务操作规程》
7
质量记录
“会议、招待活动用品登记表”
“会务、招待活动工作日报表”
三.会中：
1.会议招待：
提早将会议室摆放好、调幅、欢送牌、签到台、指示牌等
2.会前准备：
准备好会议所需求的会议用品，笔、毛巾、纸、矿泉水、鲜花、茶水、投影、
白板、白板笔、会议茶歇准备方式：
多场会议要同时更换不一样的饮品、点心组合。
大概上
茶歇的分类是中式与西式。
中式的饮品包含矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、
罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各种糕点、饼干、袋装食品、季节水果、花式果盘等
等。
西式茶歇饮品一般包含各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛
奶、果汁等等，点心有蛋糕、各种甜品、糕点、水果、花式果盘，怎样安排茶歇？
往常茶
歇的准备包含点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等。
内容：
茶歇能够分为中式和西式两种，就当前的茶歇市场而言，酒店一般采纳的是西式茶歇，由3
部分内容构成：
饮品、点心和水果。
饮品方面一般状况才使用的是咖啡和红茶2种常有的饮品，或许是这两种的此中之一，自然
客户也能够依据自己的爱好来安排如绿茶、花茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料等。
点心方面，此刻常用的是西点，一般有2-3个种类的点心构成，常有的如披萨、蛋塔、蛋糕、
三明治、手工饼干、曲奇；在港式的茶歇中也常常会采纳中式的点心，如大家都特别喜爱的小笼包、蜜汁叉烧包、萝卜丝饼、叉烧酥、虾皇饺、烧卖等。
水果方面一般也是由2-3种水果构成，常有的有西瓜、哈密瓜、橙子、鲜梨、苹果等。
使用时间
全天会议一般有上下午茶歇各1次，使用茶歇的时间在15-30分钟不等，此中上午茶歇的使
用时间一般在10：
00-10：
30，下午茶歇的使用时间15：
00-15：
30。
服务
服务人员进行有关的指引，最重要的是在茶歇开始前做好有关的准备工作，如餐具、纸巾、垃圾筒
会议茶歇服务方案
注：
一、会议茶歇服务品种：
1、饮品类：
矿泉水、绿茶、红茶、奶茶、牛奶、果汁、咖啡、鸡尾酒
2、点心类：
中西式糕点、甜品、饼干
3、水果类：
季节水果、花式果盘、香焦，蕃茄；龙眼、桔子、草莓、葡萄、西瓜、火龙果、
哈密瓜、4、坚果类：
白瓜子、高兴果、杏仁、
1．红茶：
有几种风趣的说法，
健康保健方面：
红茶能够帮助胃肠消化、促近食欲，可利尿、除去水肿，并强健心肌功能。
预防疾病方面：
红茶的抗菌力强，用红茶漱口可防滤过性病毒惹起的感冒，并预防蛀牙与食
物中毒，降低血糖值与高血压。
研究表示：
红茶功能不逊于绿茶
2．枸杞菊花茶
且更有利于心脏常常喝枸杞菊花茶对人是没有害处的,反而会有好处的:
枸杞子味甘，性平。
入肝、肾经。
本质量体柔润多液，是一味补养肝肾冲督精血之品。
功擅
补阴壮水、滋水涵木，以治肝肾不足，精血损失所惹起的腰膝酸软、头昏耳鸣、遗精滑泄，
以及肝肾不足，精血不可以上荣于目所惹起的眼目昏花、视力减退。
此外，它对肝脏另有保护
作用，可用于治疗慢性肝炎、肝硬变，症属阴虚者。
还可用于消渴、虚痨咳嗽。
3．人参乌龙茶
“兰贵人”是人参乌龙茶的通称，属于功夫茶，由台湾传入内陆，因为其拥有品位的名称，被茶界通用。
人参乌龙茶是用上等乌龙茶，与西洋参加工，雅致而成，既保存了乌龙醇厚的回味，又加入
了西洋参的补性和甘甜，进口幽香扑鼻，舌底生津，耐人回味。
且拥有提神醒脑、美容减脂、
美意延年和预防冠芥蒂等功用。
是一款屈指可数的天然健康饮品。
它的口胃甜美独到，令人
耐人回味。
乌龙茶口胃甘醇，加以人参的滋润功能，常饮此茶既可品到茶的幽香，又可达到
保健益寿的作用。
4．金银花。
金银花又称忍冬花。
忍冬是半常绿灌木，茎半蔓生，叶卵圆形，开喇叭形的花朵。
初开花时
白色，后渐渐转变成黄色，这是“金银花”名称的由来。
金银花茶是一种新兴保健茶，茶汤
芬芳、甘凉爽口。
常饮此茶，有清热解毒、通经活络，护肤美容之功能。
5.普洱茶
1）降脂、减肥、降压、抗动脉硬化
2）防癌、抗癌科学家经过大批的人群比较，证明喝茶人群的癌症发病率较低。
而普洱茶含有多种丰富的抗癌微量元素，普洱茶杀癌细胞的作用激烈。
3）健齿护齿普洱茶中含有很多生理活性成分，拥有杀菌消毒的作用，所以能去除口腔异味，保护牙齿。
4）护胃、养胃在适合的浓度下，饮用平易的普洱茶对肠胃不产生刺激作用，黏稠、甘滑、
醇厚的普洱茶进入人体肠胃形成的膜附着胃的表层，对胃产生有利的保护层，长久的饮用普
洱茶后能够起到护胃、养胃的作用。
这是国内外崇尚饮用普洱茶的花费者称呼普洱茶为“美容茶”、“益寿茶”的主要原由。
（普洱茶为茶中之茶，是暖胃、降脂、养气、益寿延年及喝茶的圣品。
云南有最古老的茶树王，也是茶的原产地，早在明末清初至同治年间，帝王、皇族中便崇尚喝普洱茶，此时也是
普洱茶的兴隆期间。
普洱茶是一种后发酵茶，拥有“长寿茶”的美称，亦称“能够喝的古玩”，可长久寄存、愈陈愈香）
6.铁观音茶
铁观音茶，属于乌龙茶类，是中国十大名茶之一乌龙茶类的代表。
介于绿茶和红茶之间，
属于半发酵茶类，铁观音独具“观音韵”，幽香雅韵，“七泡余香溪月露满心喜乐岭云涛”。
除拥有一般茶叶的保健功能外，还拥有抗衰老、抗癌症、抗动脉硬化、防治糖尿病、减肥健
美、防治蛀牙、清热降火，敌烟醒酒等功能。
7.西洋参茶-西洋参茶——抗疲惫，抗衰老，提神醒脑，快速解乏，心旷神怡
1）强健中枢神经，平定身心，抗疲惫；
2）抗疲惫、延缓衰老；
3）冷静及解酒、增强记忆能力；
4）预防和治疗心脑血管疾病，抗心肌缺血和抗休克作用，并可显然降低血脂。
8．苦丁茶，它拥有降血压、降血脂、利便、降火、清咽利喉、治牙龈、牙齿发炎，散风热、清头领、除烦渴的作用，可用来治疗头痛、牙痛、目赤、热病烦渴、痢疾等。
现代药理研究
则证明，苦丁茶中不单含有人体必需的多种氨基酸、维生素及锌、锰、铷等微量元素，还具
有降血脂、增添冠状动脉血流量、增添心肌供血、抗动脉粥样硬化等作用，对心脑血管疾病患者的头晕、头痛、胸闷、乏力、失眠等症状均有较好的防治作用，
9．咖啡
1.咖啡含有必定的营养成分。
咖啡的烟碱酸含有维他命B，烘焙后的咖啡豆含量更高。
并
且有游离脂肪酸、咖啡因、单宁酸等。
2.咖啡对皮肤有好处。
咖啡能够促使代谢机能，活络消化器官，对便秘有很大功能。
使用咖啡粉沐浴是一种温热疗法，有减肥的作用。
3.咖啡能够除去疲惫。
要除去疲惫，一定增补营养、歇息与睡眠、促使代谢功能，而咖啡则拥有这些功能。
4.一日三杯咖啡可预防胆结石。
关于含咖啡因的咖啡，能刺激胆囊缩短，并减少胆汁内容
易形成胆结石的胆固醇，最新美国哈佛大学研究人员发现，每日喝两到三杯咖啡的男性，得
胆结石的机率低于40%。
5.常喝咖啡可防备放射线损害。
放射线损害特别是电器的辐射已成为当前较突出的一种污染。
印度笆巴原子研究人员在老鼠实验中获得这一结论，并表示能够应用到人类。
6.咖啡的保健医疗功能。
咖啡拥有抗氧化及护心、强筋骨、利腰膝、开胃促食、消脂消积、利窍除湿、活血化淤、息风止痉等作用。
7.咖啡对情绪的影响力。
实验表示，一般人一天汲取300毫克（约3杯煮泡咖啡）的咖啡
因，对一个人的机敏和情绪会带来优秀的影响。
四、会议茶歇安排示比以下：
4日下午会议：
饮品：
咖啡、矿泉水、铁观音茶
糕点：
美式曲奇饼、牛奶球、油枣
水果：
桔子、香蕉；
、坚果：
高兴果、杏仁、
（薄荷糖）4日夜晚会议：
饮品：
咖啡、矿泉水、菊花茶
糕点：
曲奇饼、绿茶毛巾卷、芝麻糖
水果：
桔子、蕃茄；
、坚果：
杏仁、青豆
（薄荷糖）5日下午会议：
饮品：
咖啡、矿泉水、果汁
糕点：
曲奇饼、芒果夹心面包、花生糖
水果：
桔子、蕃茄；
、坚果：
杏仁、青豆
（薄荷糖）
6日上午会议：
饮品：
咖啡、矿泉水、西洋参茶
糕点：
曲奇饼、黑佳人蛋糕、葱油饼、
水果：
桔子、蕃茄；
、坚果：
杏仁、青豆
（薄荷糖）
6日下午会议：
饮品：
咖啡、矿泉水、金银花茶
糕点：
曲奇饼、原味毛巾卷、椒盐糕
水果：
桔子、蕃茄；
、坚果：
杏仁、青豆
（薄荷糖）7日下午会议：
饮品：
咖啡、矿泉水、苦丁茶
糕点：
曲奇饼、绿豆糕
水果：
桔子、蕃茄；
、坚果：
杏仁、青豆
（薄荷糖）
8日上午会议：
饮品：
咖啡、矿泉水、人参乌龙茶
糕点：
曲奇饼、芝麻糖
水果：
桔子、蕃茄；
、坚果：
杏仁、青豆
（薄荷糖）
8日下午会议：
饮品：
咖啡、矿泉水、普洱茶糕点：
曲奇饼、芝麻糖
水果：
桔子、蕃茄；
、坚果：
杏仁、青豆
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