文秘资料员初级大纲答题.docx
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文秘资料员初级大纲答题
文秘资料员初级考试大纲答题
１.新时期我国文秘工作的发展方向：
周恩来同志指出,秘书工作第一要保密,第二要准确、第三要迅速。
党的十一届三中全会以后，文秘工作又面临了新的任务。
“四个转变”成为文秘工作的发展方向。
这“四个转变”是：
一是从偏重于办文办事转变为既办文又办事又出谋献策；二是从单纯收发、传递信息转变为综合处理信息；三是从凭经验办事转变为科学化管理;四是从被动服务转变为力争主动。
江泽民同志也指出文秘工作的四项任务：
一为领导提供情况;二是在领导决策以后协助贯彻实施；三是协助领导协调矛盾，做好文件把关；四是承担处理领导机关的一些日常事务。
两位国家领导人的意见对我国新时期的秘书工作科学发展具有重要的指导意义。
2.文秘工作的职业特点:
辅助性、从属性、服务性、综合性、灵活性。
３．文秘工作人员的能力:
口头表达能力、书面表达能力、办事能力、应变能力、心理调适能力、洞察能力。
4.值班工作的任务:
①承接上级指示②负责电话应对③接待来访人员④掌握领导的行踪⑤承办临时事项⑥确保机关安全⑦编写值班材料。
5．值班工作制度：
（１）岗位责任制度
（2）请示报告制度（3）交接班制度（4）保密制度（５）安全防范制度。
６.印章的刻制:
（1）印章的刻制的权限（２）印章的刻制的规格（3）印章的刻制的手续。
７．印章的颁发:
印章刻制后，必须由上级领导机关向其所辖下级机构颁发。
颁发正式印章必须正式发出通知，并通知下级机构派可靠人员来领取。
领取印章须二人同行，持介绍信或领导手迹。
在确认领取人身份后,要严格履行登记、交接、签收手续，密封包装，保证归途安全。
领取人接回印章后，要向领导报告，并交给专人查明接收,还应向颁发印章的上级机关报告印章安全收到。
8.印章的使用:
（1）使用印章,一般应经本机关领导批准，办理签批手续,文秘人员不得擅自作主（２）文秘部门必须建立用印登记簿,登记内容包括用印时间、用途。
（３）要正确用印,印章应加盖在落款的年、月、日处,“骑年盖月”,即印章的左边缘与落款日期的年相齐,月、日盖在印章的下面。
9．印章的保管:
（１）印章必须有专人保管，不可随意交给他人代管,更不可“齐抓共管”（２）印章使用应在办公室内进行，不可带出办公室,以防丢失或被坏人利用（3）用印时,文秘人员应亲自盖章,不可由他人代劳（4）印章要定期清洗,保持清洁（5）印章必须严加保管，严防丢失或被盗。
10．领导交办事项的办理的要求：
（１）态度和蔼,协商解决,不要打着领导的旗号发号施令
（2）坚持原则，按章办事,不要违法乱纪，更不能为达到目的而不择手段（3）一视同仁,不分亲疏,不要看人办事,有失公平。
1１．值班工作的作用：
联络作用、过滤作用、应急作用、窗口作用。
1２.印章的作用:
权威作用、代表作用、凭信作用。
13.领导交办事项的特点：
广泛性、临时性、具体性、紧迫性。
14.领导交办事项的范围:
（1）文书工作事项
（2）会务工作事项（3）信访工作事项（4）信息工作事项（5）调研工作事项（6）督查工作事项（7）联络工作事项（8）协调工作事项（9）接待工作事项。
１5.机要秘书的工作事项：
（1）收到文电后,进行分类、编号、登记,填写办文单，送秘书长或办公厅（室）主要领导过目,提出意见,呈送有关领导阅示或传阅
（2）根据领导的批示,将电文主要内容和领导批示转告有关方面，或请他们前来阅看文件,也可摘录其内容，并将办理情况报告有关领导（3）承办领导的电话事务,或领导交办的其他事务（4）替领导查阅资料，摘录有关信息等（5）收存领导的讲话稿,清理领导身边的文件、资料，特别是机要文件,经防散失（6）了解领导的日常活动和去向，便于有急事联系（７）有的机要秘书负责掌管和、或兼管机关印章,负责做好监印工作。
1６.机要工作及其特点:
凡是内部不宜公开或不须公开的运作程序,凡是涉及党、国家和军队等“机密的事”统称机要。
处理这类事务的工作称为机要工作，特点:
保密性、内部性、实务性、时间不定性。
１7．安全保卫工作的任务:
（1）宣传教育、增强法制观念，依靠群众做好“四防”（防火、防贼、防谣、防特）工作
（2）加强内部治安管理，同刑事犯罪活动和其他危害行为作斗争,查破案件。
（3）严密各项防范措施,保卫要害部门的安全（4）协助有关部门做好保密工作,同出卖、盗窃党和国家机密的行为作斗争（５）领导本机关本单位的警卫人员、保安人员、内保人员，以及消防队、护卫队和治安保卫组织（6）监督、考察在本单位的被依法判处管制、剥夺政治权、缓刑、假释、监外执行的罪犯和被监视居住、取保侯审的被告人。
18．危急事件的特点：
突发性、偶然性、意外性、危害性。
1９.宴请活动的工作程序:
（1）准备宴请的对象、规格、范围
（2）确定宴请的时间、地点（3）宴请的通知方式（4）定菜（5）现场布置
２０.危急事件的处理程序和方法：
（1）现场保护和报告
（2）调查和判断（3）预测与监控（4）处理和重建。
21.信息获取的范围：
（1）上级信息
（2）内部信息（3）社会信息（4）同业信息（5）历史信息（６）国际信息。
２2.信息获取的渠道:
（1）信息网络渠道（２）文书渠道（3）书刊渠道（4）调查渠道（５）会议渠道（６）信访渠道（7）科研渠道（8）档案渠道。
23.信息获取的方法：
网络查询法、文字阅读法、收看收听法、会议记录法、相互交流法、专题调查法、随时观察法、索取求购法。
２4．信息加工的方法:
归纳法、浓缩法、纵深法、扩充法、对比法、转换法、图表法、剪接法。
２5．信息简报的编写要求：
标题醒目、主题集中、内容新鲜、结构简单、篇幅简短、语言简洁。
26信息提供的对象：
本级领导机关、上级领导机关、下级机关和基层单位。
２7.信息提供的方式:
简报递送、电报递送、传真递送、网络递送、电话递送、音像制品递送。
28.信息概念和特征:
广义的信息，是对各种事物运动特征的客观描述；狭义的信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用的知识。
特征:
客观性、无限性、时效性、共享性、可传输性、可加工性、可扩散性、可塑性。
29.信息工作的概念;特指文秘人员获取、加工、传递、储存、利用和反馈信息的一系列活动。
30．信息工作的作用:
1、辅助领导正确决策2、协助领导科学管理３、开阔领导与文秘人员的思路4、提高文秘人员工作效率。
31.信息工作的特点：
服务性、综合性、针对性、适时性。
32．信息工作的要求:
敏锐、准确、及时、全面、适用、经济。
3３.信息提供的要求：
针对性、多样性、适时性、保密性。
34．信息存储的要求：
认真筛选、科学分类、系统完整、坚持不懈、便于检索。
3５.信息工作的主要制度:
1、信息专报制度2、信息报送数量定额制度3、紧急信息报送制度4、信息稿件送审制度５、信息采用通报制度６、信息专题分析制度7、信息业务培训制度８、信息工作奖惩制度。
36.信息存储的方式：
1、计算机存储2、信息简报存储3、多媒体存储4、信息资料存储５、缩微胶片存储。
３7.信息的深加工：
信息的深加工是信息进行初加工的基础上，深入进行研究,开发出高层次、高质量的信息,在加工使用信息增值，更好地为领导决策服务。
现代领导决策,除了需要掌握全面、连续的信息之外，越来越多地需要高层次、有深度的信息。
38.信息存储的意义:
有利于充分利用信息资源、有利于开发深层次的信息、有利于提高文秘人员工作效率。
39.调研工作的概念：
是专指文秘人员为有效辅助领导活动而开展的调查研究业务，它是调查研究在文秘活动中的具体体现。
40.文秘人员调研的原则：
1、点上调研与面上调研相结合２、定性调研与定量调研相结合3、直接调研与间接调研相结合4、信息与调研相结合。
41.选题的原则:
针对性原则；创新性原则;可行性原则。
42.调查的方式：
全面调查、重点调查、典型调查、抽样调查。
43．调查的方法：
个别交谈法、开调查会、现场观察法、问卷调查法、文献调查法、统计调查表、专家调查法。
４4．调研的概念:
调研是调查研究的简称,是人们在实践中有意识地通过对客观实际情况的考查、了解和分析研究,以认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。
４5.调研计划的内容:
调查的目的和要求;调查的范围和对象；调查的时间和步骤；调查的方式和方法；调查的组织和分工。
46研究的意义:
研究是对调查所获材料的综合分析过程,目的是产生认识上的深化和升华，探求事物的本质的规律,制定解决问题的方案。
47.调研工作中如何占有相关资料:
一是有关调查课题的党的方针政策和国家的法律法令,以及有关的上级指示、规定等，这是进行调查必须掌握的㧈指导思想和依据;二是有关调查内容的理论、经验、动向，搞经济问题调查，要学经济理论、搞思想调查，要学政治工作学、教育学、心理学方面的理论，学习报刊理论文章和经验报道，了解有关学术动态，丰富思想，开阔视野；三是学习有关业务知识，调查对象从事的专业要初步学习了解,调查涉及的专业知识尽可能学习，以免调查深入不进去，甚至讲外行话。
收集资料、包括政策法规资料，理论学习资料,动态、经验资料,专业资料,调查对象的历史和现实的可以找到的资料，洪起来，学习备用。
48.调研成果的转化:
以文转化；以会转化;以信息转化;以宣传转化。
49.会议工作的概念：
会议工作，是指文秘机构对会议的筹备、组织和保障工作。
50.会议准备期间文秘人员的主要工作:
制定会议预案;组建会义机构；发送会议通知;准备会议文件；布置会场;人员编组；制作会议证件；安排食宿和车辆；会前检查；接站与报到。
51.会议召开期间文秘人员的主要工作:
会场签到；会间调度;会议设备的操作与维护;会议记录；会议简报；会议选举;会议总结;后勤保障。
52.会议的概念：
会议是人类社会必不可少的活动方式之一，更是各级领导机关和组织经常采用的管理方式之一。
53.会议的类型:
按会议的规模划分，有小型会议、中型会议和大型会议;按会议的性质划分，有规定性会议、日常性会议、专业性会议、纪念性会议和座谈性会议;按会议的形式人,有集中性会议和分散性会议;按会议的时间特征划分,有定期会议和不定期会议。
54.会议的功能:
决策功能；指挥功能;沟通功能;协调功能；动员功能；显示功能。
55.会议工作的任务:
会议组织工作;会议文书工作；会议组织联络工作;会议后勤服务工作；会议的接待服务工作；会议选举工作;会议的保密和安全保卫工作。
56.会议工作的原则:
充分准备、严密组织、周到服务、勤俭节约、安全保密、提高效率。
57.接待工作的一般程序：
迎接及安排来宾生活;看望及商定活动日程；礼仪性会见与宴请；按日程开展活动；送别；小结。
58.接待工作的原则：
热情大方、细致周到、确保安全、俭省节约、内外有别。
59.接待工作的概念:
是指一个社会组织在交往和联系中所进行的迎送招待、联系洽谈、参观浏览等服务性活动。
60.接待工作的作用：
展示形象的重要窗口、牵线搭桥的主要形式、获取信息的有效渠道。
61.接待实施的具体要求：
接待上级机关来宾的要求、接待平级机关来宾的要求、接待本系统来宾的要求、无约接待的要求。
62.接待的类型:
按接待对象的国别划分,可分为内宾接待和外宾接待两种。
按接待的组织关系划分，可分为上级来访接待、平级来访接待、下级来访接待和群众来访接待。
63.如何做好接待的准备工作:
心理准备、信息准备、接待方案准备、布置与检查。
64.随从工作的类型:
调查研究型、检查考核型、处理问题型、看望慰问型、商务谈判型、参加会议型。
65.随从工作的特点:
流动性大、时限性强、环境复杂、情况多变、工作要求高。
66.随从工作的意义:
做好随从工作，有利于提高领导工作效率；做好随从工作,有利于树立领导机关的和领导者的形象；做好随从工作，有利于锻炼文秘人员的才干。
67.随从工作的要求：
工作要主动、办事要细心、说话要谨慎、不要帮倒忙。
68.出差前文秘人员的准备工作：
思想准备、组织准备、资料准备、物资准备。
69.通话的程序和要求：
1、打出电话（１）发话准备、
（2）通话、（3）结束通话；2、接收电话
（1）接电话时应顺手备好笔和纸，以便记录重要内容，（２）拿起话筒后,应主动自报家门,（３）通话结束前,应询问对方是否有别的事情，然后再挂上话机。
70.文秘人员寄发邮件的程序和要求：
查对、登记、封装、交寄、结算。
71.文秘人员接收邮件的程序和要求：
点收、分拣、拆封、登记、分发。
72.通讯工作的作用:
能够提高管理水平、能够增强办事效率、能够树立良好的组织形象。
73.通讯工作的原则:
及时原则、准确原则、安全原则、经济原则。
74.文秘人员应熟悉和掌握的邮政业务:
电报、电传、传真。
75.传真的优点：
逼真、迅速
76.文秘人员如何讲究保密艺术：
1、熟记范围。
文秘人员应熟记秘密的范围，以便保守秘密。
２、按章办事。
由于秘密关系到国家和集体的利益,凡需要对外公开的事项，包括解密和降密，都必须按照制度办事,履行规定的程序和手续,绝不可自行其事，更不可先斩后奏。
３、弄清身份。
由于文秘人员的地位和身份特殊,交往对象总是想从文秘人员口里获悉鲜为人知的内部信息。
为了知蜜不泄,文秘人员在交往中要通过正式的或非正式的、直接的或间接的渠道,首先弄清对方的身份,以便确定交往中哪些该说,哪些不该说,以及说到什么程度，严防秘密泄露和被窃。
4、判断用意。
文秘人员要通过观察与分析,准确判断对方来访的真正用意。
5、以礼拒绝、文秘人员一般要公开 告诉对方不能打听、不能阅读、不能参观，不能介绍,不能拍照。
但在某种场合下,为了不损害友谊,常常需要以礼拒绝。
拒绝的方法有：
直言谢绝,婉言谢绝,托辞谢绝等。
６、佯装不知。
探听秘密的人，有些是文秘人员的朋友、亲属、同学、同乡等,为了不使对方产生误会,文秘人员可假装不知或转移话题等。
总之,文秘人员一定要防止密从口出。
77.保密工作的意义:
1保密工作关系到国家的安全与利益；２、保密工作关系到社会的稳定;3、保密工作关系到经济和科技的发展;4、保密工作关系到领导工作的成败。
78.如何做好文书保密工作:
1、涉密文件的撰制,2、涉密文件的传递,3、涉密文件的承办，4、涉密文件的移交,5、档案资料的保密管理，6、废旧资料的销毁，7复印机的管理。
79.如何做好会议保密工作:
一、涉密会议的会前保密准备。
首先,对会议的秘密程度要进行恰当的评估。
其次,制定好会议保密计划和措施。
第三，对会场进行安全检查。
第四，要加强会前印制各种文件资料的保密管理。
二、涉密会议召开期间的保密管理。
一是对与会者进行保密教育。
二是严格执行保密纪律。
三是运用先进的保密技术。
四是涉密会议精神的传达要求。
80.商务保密的内容：
1、商业秘密文件和资料的保密。
2、科研技术的保密。
3、经营策略的保密。
４、生产工艺的保密。
81.商务保密的方法:
必须做到行政、法律、经济、技术四种手段并举。
82.公文处理工作:
从广义上说,公文处理工作就方法对机关公文的拟制、办理、管理以及整理归档所进行的一系列衔接有序的工作。
从狭义上讲，主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发、登记、催办、整理与保管等方面的具体工作。
83.公文处理工作的基本任务:
1、文件的收发、登记和分送；2、文件的拟办、批办、承办和催办；3、文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印;4、会议、汇报、电话的记录和整理；５、文件材料的平时整理、提供借阅利用等工作;６、归纳文件材料的系统整理、编目和归档工作;７、处理群众来信;８、为机关领导准备有送交完成机关领导人交界的其他文书工作的任务。
84.公文处理工作的特点:
公文处理工作具有政治性、时限性、机要性和规范性的特点。
政治性,公文处理工作的政治性是指机关的公文处理直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻执行。
时限性,公文处理工作的时限性是指在公文处理工作中，时间上的限定性要求是非常严格的。
机要性，是指公文处理所涉及的一些文件的内容具有不同程度的机密性,以及文书工作岗位的重要性。
85.公文处理工作的作用：
助手作用、纽带作用、查考作用。
86.公文处理工作的基本原则:
公文处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是,按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则。
87.公文处理工作的具体要求：
准确周密，确保质量;及时迅速,注重时效；保守机密,安全可靠;集中统一,加强管理;实事求是,遵规守纪；精减文件,提高效率。
88.公文办理程序：
是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。
89.公文登记的具体范围:
1、上级机关文件。
2、下级机关文件。
3、重要的带有密级的刊物、资料。
4、其他机关商洽问题和需要答复的文件。
5、上级机关召开会议鲟的会议文件材料。
90.缮印公文的注意事项:
１、缮印公文要忠于原稿，不允许随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及调换层次、段落。
如发现原稿有不当之处，须经过文秘或办公部门同意才能更改，不允许自以为是，擅自改动。
2、缮印公文要做到:
文字准确无误,设计美观大方，页面整洁清晰,字体大小得当，标题居中醒目,排列疏密相宜，符合格式要求，便于阅读办理。
3、缮印公文不要出现末页无正文的现象。
4、缮印公文要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。
保密公文要有专人负责或送指定的印制厂印制。
5、公文的缮印要建立登记制度。
登记的内容包括名称、送文单位、送达单位、送文时间、印文数量、印完时间、取件人姓名、缮印人姓名等。
91.收文办理程序：
收文办理程序：
签收、拆封、与登记；审核、分发与传阅；拟办、批办与承办;催办、查办与注办。
92.发文办理程序:
拟稿、审核与签发；核发、缮印与校对;用印、登记与分发环节组成。
93.公文用印的注意事项：
公文用印要注意以下几个问题：
1、公文用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据,经核对无误后始得用印。
2、公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。
3、两个以上的机关或部门的联合下发的公文,各机关部门都要加盖印章。
94.公文审核的“六查”？
答:
审核的重点是:
是否应由本机关办理;否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或者地区职权范围内的事项是否经过协商、会签;使用公文文种、公文格式是否规范等。
95.归档文件整理工作:
归档文件管理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
96.公文整理（立卷）的范围：
文书立卷范围也就是文件材料归档的范围，是指凡是本机关工作活动中所形成的已经办理完毕的，具有一定查考和价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿,以及图表、簿册、声像材料等文件材料都必须进行整理归档,都属于公文整理立卷与归档的范围之内。
97.归档文件整理的工作步骤:
归档文件整理分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤进行。
98.归档文件整理的基本原则:
基本原则是:
遵循文件的形成规律,保质文件之间的有机联系，区分不同价值,便于保管和利用。
99.归档文件整理的质量要求：
1、归档文件整理应当齐全完整,已破损的文字应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
２、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
100.归档文件整理工作的意义：
1、归档文件整理能够保质文件之间的有机联系，做一日和尚撞一天钟于文件的查找利用。
2、归档文件整理可以维护文件的完整与完全,也便于文件的保管。
3、归档文件整理为档案工作奠定了基础。
101.应用文的特征:
１、价值的实用性。
2、建构的模式性。
３、表述的简约性。
102.应用文的功用:
1、法规、准绳功用。
2、指挥、管理功用。
3、联系、协调功用。
４、宣传、教育功用。
5、凭证、依据功用。
103.应用文的产生、发展:
文章的产生,源于实用的需要。
人类的群体活动需要交流、组织、协调、指挥,应用文也就应运而生。
随着社会的发展,为适应社会生活的各种需要，应用文也在不断地民展、变革。
从殷商甲骨刻辞的出现到秦统一中国这一时期是应用文的初生期，从秦、汉到明、清,则是我国应用文不断发展并走向成熟、稳定的时期。
1９49年新中国成立,社会的巨大变革也必然引起应用文的变革,这一时期是应用文由古体到新体的巨大变革时期。
《公文处理暂行办法》为新中国公文体裁的确立奠定了基础，此后,又陆续发布了一系列文件，使我国公文走上规范化、系统化、科学化的道路。
104.应用文文本的构成要素：
由主旨、材料、结构、语言四要素构成。
105.应用文主旨的特点:
客观性、单一性、明晰性。
106.应用文材料的要求:
材料要绝对真实,材料要与主旨有对应性,材料要充分、具体。
107.应用文结构的要求:
根据文种选择结构,结构要素排列要顺序化，注重结构的外在衔接。
108.应用文作者的构成：
群体作者、个人作者、法定作者、代言作者等。
109.如何选定应用文写作文种:
应用文作者在写作中,必须根据“需要”选择合适的文种，客观需要制约文种的选择。
应用文文种个性鲜明、区分度高，根据某一需要往往只能选择一个文种。
选择文种应该：
1、分析写作意图来选择文种２、根据文种特征来辨别文种３、以行文方向为参照选择文种。
110.如何应用正确的表达方式写应用文:
应用文的表达方式主要有:
1、应用文的叙述，在写应用文的时候要依照客观的时间顺序、事情自然发展的脉络,对一件事的始末和人物的各个方面进行介绍和交代。
特点有：
A.客观的叙述人称B.真实的叙述对象C.单纯的叙述线索２、应用文的议论，写作的时候要对客观事物进行分析评论、表明观点和态度。
其特点有:
A.就事论理Ｂ．冷静公允、不带主观色彩。
３、应用文的说明，写作时对事物、事理进行解说。
特点有：
Ａ．使用行业术语B.自然语言和人工语言交替使用。
111.应用文写作的全过程：
一、客观需要是应用文写作的起因。
应用文作者写作最直接的动因是客观生活需要,是管理的需要、处理事务的需要、人际交流的需要、专门业务的需要。
这种有目的的活动在是“需要”的制导下进行的，写作成品具有很强的“实用性”和“功用性”。
因此,写作有实际效用的文章是应用写作的预期目的,客观需要是应用写作的起因。
1、客观需要的类型:
应用写作是有目的的活动，是满足某种实际需要的一种功利性活动。
２、客观需要对写作过程的制导作用。
（1、形成写作意图2、规定文种选择3、决定表达方式）。
二、调查研究是应用文写作的前提。
应用文作者必须十分重视调查研究,调查研究是应用写作的逻辑起步。
1、调查研究的对象（1、事实材料2、政策材料3、情况资料）2、调查的方法和方式（1、调查的方法2、非普遍调查）（１、实地调查2、文献调查3、问卷调查４、网络检索）3、研究的方法（1、整理材料2、分析材料）三、正确表达是应用文写作的关键。
1、辨别文种2、选择文本模式（1、“凭”—“事”—“断”式2、“断”—“事”—“析”式３、“事”—“析”—“断”式）3、选择合适的表达语体4、运用恰当的表达方式。
文章的表达方式有五种：
叙述、描写、议论、说明、抒情。
四、修改定稿是应用文写作的终结。
１、明确修改对象（1、查写作目的是否准确体现２、查事实、依据、数据是否准确、精当3、查结构模式是否答文体规范4、查语体、语言是否得体准确5、查标点符号是否使用恰当）2、修改核查的方式（1、主动征求领导、专家意见2、召开小型会议讨论3、作者反复自改）
112.应用文写作的起因：
客观需要是作者写作的起因,这种需要制导着写作的全过程，主要体现在以下几个方面：
1、形成写作意图。
意图是写作的最初动机，也是喜获丰收形成应用文主旨的基础。
应用写作意图正是产生于生产、生活实际需要，这种需要是形成作者写作意图的逻辑起点;2、规定文种选择。
应用文作者在写作中，必须根据“需要”选择合适的文种,客观需要制约文种的选择。
应用文文种个性鲜明、区分度高,根据某一需要往往只能选择一个文种。
向上级部门请求指示和批准只能用“请示”，而“报告”适用于向上级汇报工作、反映情况；3、决定表达方式。
写作的社会内容都凝聚在写作的成品中,表达是应用文制作的关键环节,在这环节中,最初的需要同样起着深刻的制导作
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