销售内控制度1.docx

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销售内控制度1

采购与付款循环控制制度

第1章总则

第1条为加强公司对采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，公司根据国家有关法律法规，制定本制度。

第2条本制度所指的采购业务包括采购计划、采购订单、合同订立、价格评审、物资入库、购货发票、登记应付账款和支付货款等业务。

  第3条本制度适用于公司以及各成员单位。

第4条单位负责人对本单位采购与付款内部控制的建立健全和有效实施负责，主管采购业务的负责人和财务负责人对采购与付款业务的真实性、合法性负责。

第2章岗位分工与授权批准

第5条公司应当建立采购与付款业务的岗位责任制、明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离，制约和监督。

采购与付款业务不相容岗位至少包括：

1、请购与审批；

2、询价与确定供应商；

3、采购合同的订立与审计；

4、采购与验收；

5、采购、验收与相关会计记录；

6、付款审批与付款执行。

不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。

严禁XX的机构或人员办理采购与付款业务。

第6条公司的物流部是负责采购和付款的直接责任单位，其他部门和个人办理采购和付款业务时，必须经采购部经理批准，并执行本制度规定的执行程序和办法。

第7条公司应当配备合格的人员办理采购与付款业务。

办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。

第8条公司的物流部门应建立内部的职责分工权限，确保采购与审批人员分开，采购与货物验收或保管员分开。

第9条公司应根据具体情况对办理采购与付款业务人员进行岗位轮换。

第10条采购部门除对采购及付款的真实性和合法性负责外，还应对公司的存货的安全性和计量的准确性负责。

第11条物流部门要保证对已采购的生产材料及低值易耗品的价值计量准确，以便于成本核算的准确性。

第12条公司物流部门在办理采购业务时应按如下程序执行：

根据生产部门下达的采购计划做采购准备，对采购计划进行审核，然后进行询价、比价，由质量管理部审核、主管副总审批后确定供应商，签订合同，采购、办理验收入库，登记账簿、支付采购货款。

第13条物流部门负责编制请购单、询价与价格谈判、签定合同、采购物资、请求付款等。

第14条财务部门负责结算采购款项，登记存货及应付款项账。

第15条财务部门在确保采购业务的真实性、合理性以及符合付款手续后，积极组织资金付款。

第16条付款及审批执行公司的货币资金管理制度：

1、采购资金支出需要先编制物资采购计划，经主管副总、财务副总和总经理审批后履行借款审批程序。

2、经手人负责填写借款单进行资金支出申请，要求填明资金借款的数量、原因、使用部门和数量及支付方式（现金、支票、电汇）,要求经手人本人签字确认。

3、物流经理负责审核采购物资数量和价格的合理性及是否需要采购的适用性，对采购物资的质量进行供应商选择把关，对采购渠道进行审核。

对资金支付的风险负责。

4、主管副总负责审批程序的合理性和采购效益性，是否有采购计划、是否符合公司规定标准，采购方的选择及价格是否合理，超标准使用资金需要特殊说明。

5、财务副总负责审核采购审批程序是否健全，对资金的支出计划做出审批。

对往来款项进行账目核对，对采购资金进行合同核对，对资金的支出风险进行审批。

6、总经理可对上述的所有审核提出质疑并要求解释。

7、因特殊情况审批单审批手续不健全的，由财务副总负责对总经理进行沟通，财务副总不在，由主管会计负责对财务副总及总经理进行沟通并在借款单中标明沟通结果，并请授权人补批签字。

8、采购资金支付严格按公司审批权限审批。

审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

9、财务部出纳员接到审批健全的借款单负责支付资金，对于审批不健全的借款单拒绝支付。

10、要求现金和支票当天支付，电汇在24小时内支付。

因资金控制或资金协调调整，财务部有权决定进行一次性支付或分批支付。

11、原则上不允许使用现金进行物资采购，特殊情况需要财务副总审批，并作特殊说明。

12、财务部将采购资金分别按供应商挂“应付账款”，个人领用的备用金或现金零星采购挂申请人“其他应收款”。

13、采购物资要求必须使用税务正规发票。

14、发票报销的手续：

已经借款报帐的，要求经手人签字、部门经理审核，财务总监审批；未借款直接报账，要求经手人签字、部门经理审核，然后按公司的审批权限执行本。

15、经手人凭发票冲回自己的资金欠据或要求财务部核销往来。

没有往来的由财务部付。

16、个人往来欠款超出3个月期限的，财务部有权从其工资中清回欠款，必要时追究资金的使用利息。

17、对不能收回的欠款，由经手人承担连带责任；审批人承担审批责任。

18、负责为成员单位采购物资的采购员按采购物资索要发票。

要求发票户名为成员单位名头，走公司审批程序。

将审批后的发票传递到成员单位，成员单位认证采购的物资与发票是否相符，如相符，由成员单位回一张转账财务收据，采购人凭收据到财务部门核销自己的往来款项申请。

如果接到货物与发票不相符，需要成员单位财务部门同采购部门采购员协商解决。

第3章货物采购验收控制

第17条加强采购与验收环节的管理，对采购方式确定、供应商选择、验收程序等做出明确规定，确保采购过程的透明化。

第18条应当根据物品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。

公司及各成员单位大宗原材料采购由公司物流部统一负责。

一般物品或劳务等的采购应采用订单采购或合同订货等方式，小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。

公司应当制定例外紧急需求的特殊采购处理程序。

第19条应当充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等有关情况，采取由物流、使用等部门共同参与比质比价的程序，并按规定的授权批准程序确定供应商。

小额零星采购也应由经授权的部门事先对价格等有关内容进行审查。

第20条采购物资到达后，采购人员尽可能的做初步检查，检查物资与合同是否相符，然后由质检人员对采购物资质量进行检查。

第21条采购人员及质检员检查后，应及时送交仓库。

仓库保管人员接到物资后，须检查所购物资是否附有供方合格证，到货数量是否正确，是否有破损，经检查无误，在《到货登记簿》上进行登记。

交货人员要在登记簿上签字。

第22条检查合格的物资，仓库保管员要及时填写材料物资入库单，入库单一式三联，第一联，存根联，仓库记账用，第二联，财务联，财务记账用，第三联，稽核联，采购员报账用。

材料物资入库单必须连续编号管理。

第23条入库单的传递程序如下：

1、仓库保管员接到检验合格的货物后，由保管员填制材料入库单，由质检员签字，保管员填写入库单时，应确保一个供货商的原辅材料，一名采购员采购的原辅材料填到一张收料单上。

2、保管员填写入库单时，要填写供货单位、材料名称、规格、计量单位、数量及金额。

3、保管员根据填好的入库单第一联登记入账。

4、材料入库单经采购部门经理签字后，将第二联联同供货商发票一同返给财务报账，第三联留给物流部门统计用。

5、入库单第二联留财务部门做登记材料明细账用；月末成本会计需要去库房稽核，核对材料入库单和保管账是否相符。

第24条保管人员要根据收料单及时登记仓库物资保管账，保证会计人员及时进行稽核。

对于检验不合格的物资，要及时通知采购人员，由采购人员与供应商联系，办理换货或退货等事宜。

第4章应付账款入账

第25条财务主管会计负责应付账款入账，应付账款的入账必须取得的凭证有：

供货单位的发票（增值税发票包括发票联和抵扣联）、物流部门的请购单及入库单等；对于材料已入库发票未到的采购业务，财务部根据材料入库单暂估价入账，待发票回来时用红字冲回原来暂估入账数，按发票金额重新入账。

财务部在做暂估入账时，根据材料入库单上的购买厂家登记应付账款明细账，以便随时掌握应付款情况、采购员报账情况以及供货方开发票情况。

第26条财会部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明、入库单据等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

第27条会计人员对所收到的购货发票及相关凭证按规定检查无误后，方能进行会计处理。

第28条公司财务人员、采购人员应定期和供应商核对应付账款往来账。

第29条公司应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。

已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。

第5章监督检查

第30条公司应当建立对采购与付款内部控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。

采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括：

1、 采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。

重点检查是否存在采购与付款业务不 相容职务混岗的现象。

2、采购与付款授权批准制度的执行情况。

重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全， 是否存在越权审批的行为。

3、 应付账款和预付账款的管理。

重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

5、有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。

重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全。

6、 使用和保管制度是否存在漏洞。

对监督检查过程中发现的采购与付款内容控制中的薄弱环节，公司应当采取措施，及时加以纠正和完善。

销售与收款循环控制制度

第1章总则

第1条为了加强对公司销售与收款的内部控制，规范销售与收款行为，防范销售与收款过程中的差错，保证销售与收款各环节相互衔接、完整、严密、合法，防止和揭露差错，特制定本制度。

第2条本制度所称销售与收款是指商品销售和劳务供应及其收款行为，包括接受客户订单，核准客户信用，签订合同，产品出库及发货，开具销售发票，收取款项、内部核查、销售退回、计提坏账准备及核销坏账等内容。

第3条本制度适用于公司及各成员单位。

第4条单位负责人对本单位销售与收款内部控制的建立健全和有效实施负责，主管销售的负责人以及财务负责人对销售与收款业务的真实性、合法性负责。

第2章岗位分工及岗位责任制

第5条公司建立销售与收款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

第6条岗位设置原则

1、公司办理销售、发货、收款三项业务的部门应分别设立。

2、公司不得由同一部门或个人办理销售与收款业务的全过程。

3、公司应当配备合格的人员办理销售与收款业务。

4、公司办理销售与收款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。

5、公司应当根据具体情况对办理销售与收款业务的人员进行岗位轮换。

第7条销售岗位职责划分

1、市场营销部门负责编制销售计划、执行销售政策、开具销售清单、催收货款、协调开具发票等事宜。

2、财务部负责销售价格的核定。

3、财务部负责审核确认发货情况，开具销售发票、结算销售货款、登记发出商品、登记销售收入及应收账款明细账。

4、仓库负责根据手续齐全的“销售清单”（替代“产品出库单”）办理发货，登记保管账等。

第3章销售价格管理

第8条公司总经理办公会议，是公司销售政策和信用管理机构，负责制定销售价格、价目表、折扣政策和付款政策。

第9条财务部为公司价格管理的常设办事机构。

第10条产品出厂价格的确定：

由财务部根据工艺部门提供的产品技术定额资料，销售部门提供的市场信息，以及公司成本资料，测算出定价、调价方案，报总经理办公会议审定并制订相应的价格策略。

第11条价格的日常管理：

各部门应严格执行既定价格标准，不得随意变动。

非公司生产的商品产品，如低值易耗品、原材料、下脚废料等需要对外出售时，须由物资管理部门提出销售价格意见，经财务部审核定价。

第12条财务部应随时检查各部门价格执行情况，若发现违反价格规定的，应追究责任，并根据情节轻重给予行政或经济处罚。

第4章销售控制

第13条市场营销部门应当按照规定的程序办理销售业务。

1、销售谈判。

公司在销售合同订立前，指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。

谈判人员至少应有两人以上，并与订立合同的人员相分离。

销售谈判的全过程须有完整的书面记录。

2、合同订立。

按授权权限与客户签订销售合同。

签订合同应符合《中华人民共和国合同法》的规定。

金额超过50万元的重大销售合同的订立应当征询公司法律顾问的意见。

销售人员应将合同副本送交财会部门。

销售人员将销售合同及一式多联的销售清单，作为仓库、运输、开票和收款等有关部门发生职责的依据。

3、合同审核。

公司与客户签订销售合同前，由财务部应对销售价格、信用政策、发货及收款方式进行审核。

4、组织销售及发货。

产成品发出时，由市场营销部门填制“销售清单”，“销售清单”用途主要是通知仓库发货和登记库存商品的依据，具体传递程序如下：

（1）产成品发出时，由市场营销部填制“销售清单”，一式三联，一联：

存根，销售留存；二联：

销售记账；三联：

仓库留存。

（2）“销售清单”由市场营销部开出，由市场营销部经理签字后，其中：

二、三联传给仓库，仓库做发货依据。

（3）仓库根据“销售清单”发货，并及时登记保管账。

（4）产品发出后，业务员需要开发票时：

A、业务员提出申请，通过发票申请表转给市场营销部，审核后传递给财务部，由财务部根据业务员需求开具发票。

B、开发票要求必须是公司确实发出的商品。

发票申请表上必须标明：

品名、规格、单位、数量、底价（含税）、税金、浮动加价、发票金额。

C、市场营销部接到发票申请单后，按财务要求标明所开发票的底价数、税金数，财务部主管销售业务会计根据“发票申请表”开具发票，登记应收账款明细账和主营业务收入明细账。

应收账款明细账按业务员或客户设置，应收账款明细账要详细登记底价数、税金数。

主营业务收入按产品品种设置明细账，要求登记品种名称、数量、单价、金额等。

D、财务部开出发票后，发票的记账联作财务记账用，发票联和抵扣联返给市场营销部，用最安全的方式传递给业务员或用户。

E、发票的管理执行公司《发票管理制度》。

（5）财务部成本会计要定期去仓库稽核，检查仓库保管员登记的明细账和产品入库单和产品出库单是否相符，检查产品结存数量和产品卡片是否相符，抽查产品结存数量和实物是否相符。

5、销货退回。

公司的销售退回必须经公司总经理审批后方可执行。

（1）销售退回的货物应由仓库验收、清点后方可入库。

（2）财务部应对退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等进行审核后办理相应的退款事宜。

第13条销售的审批。

审批人员依据各自权限及程序对客户定货申请单进行审批。

第14条审批权限：

销售形式

销售额度

审批人

现金销售

50万元以下（含50万元）

销售副总

50万元以上

总经理

赊销

5万元以下（含5万元）

销售副总

5万元以上

总经理

第15条对于情况特别的销售业务和特殊信用条件，市场营销部应报公司销售副总提出建议，经总经理审批后方可执行。

第16条财会部门应当在发运凭证、合同副本、销售发票核对无误后，编制收款通知单，向客户收款。

第17条公司的销售清单、发货凭证、运货凭证、销售发票等文件和凭证应当妥善保管，尤其要加强对空白发票的管理。

任何部门和个人不得擅自篡改、隐匿、销毁销售合同和销售发票等文件和凭证。

第5章收款控制

第18条财务部根据不同的销售、回款方式进行不同的业务处理。

1、现款销售提货的业务：

（1）对于需开发票的现款销售的业务，销售部门填制回款单、发票申请单到财务交款、开发票；销售部门填制“销售清单”到仓储部门提货；销售部门填制的“销售清单”由仓库保管人员及负责人签字后传递给财务部。

（2）对于不需要开发票的现款销售提货的业务，市场营销部不需要填制“发票申请单”。

市场营销部必须及时通知财务部，以便于财务及时进行发出商品账务的处理。

2、赊销的业务：

对于赊销的业务，财务部根据提货单登记发出商品明细账；根据发票申请单开发票及回款单登记应收账款明细账。

第19条财务部必须定期和销售员、客户进行应收账款及发出商品的核对。

第6章销售退回的管理及核算

第20条销售退回是指企业售出的商品由于质量、品种不符合要求等原因而发生的退货。

产品销售退货执行下列程序：

1、市场营销部是组织退货的直接责任单位。

2、市场营销部根据填写红字的“销售清单”，红字的“销售清单”传递程序和使用方法同“销售清单”相同。

3、仓库保管员根据红字的“销售清单”收货，并在红字的“销售清单”上签字和登记库存保管账。

4、对于已开发票的产品，市场营销部应把发票和发票抵扣联退回公司，对发票确实不能退回的，由销售副总批准，财务副总批准，可做销售退回处理。

5、财务部根据红字的“销售清单”以及用户退回的发票进行账务处理。

6、退回产品按下列几种情况进行处理：

（1）产品完好无损，可以继续销售留在库房等待销售，

（2）产品需要返车间，由仓库填写“出库单”，将产品相应的车间进行检修，合格后重新办理入库。

第21条市场营销部要设置“销售台账”正确反映各种产品的销售发货、开票、货款结算以及未结算的情况。

第22条销售业务员要严格按销售合同的有关条款行使催收货款的权利。

第23条销售员收款要及时交财务部入账，不得截留或挪用，违者追究责任。

第24条财务部往来会计负责应收账款的账龄分析，对已逾期或即将逾期的货款要按月列出清单，由销售员催收。

第25条财务部每年度定期处理应收账款的呆、坏账。

需要处理的呆、坏账由财务部和销售部门列出清单并逐笔说明形成的原因和责任，报销售副总、财务副总、及总经理审批后，由财务部作账务处理。

额度超过50万元的呆坏账处理，必须经过公司董事会批准。

第26条已经注销的呆、坏账应当转到备查账的管理，做到帐销案存。

已注销的呆、坏账又收回时应及时入账，防止形成帐外款。

第27条应收账款需要按如下要求进行核对：

1、财务部往来会计按月与市场部核对货款回收及余额情况以及发出产品的情况。

2、市场部与客户或业务员核对产品发出及结算情况。

第28条应收账款的核对双方要将对账结果编制《应收账款核对表》备案，核出的未达款项要逐笔查明原因，杜绝串户等错误现象的发生。

第7章监督检查

第29条公司按照销售与收款内部控制建立监督检查制度，监督检查工作由公司审计部合进行定期或不定期地进行检查。

第30条销售与收款内部控制监督检查的内容主要包括：

1、销售与收款业务相关岗位及人员的设置情况。

重点检查是否存在销售与收款业务不相容职务混岗的现象。

2、销售与收款业务授权批准制度的执行情况。

重点检查授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。

3、销售的管理情况。

重点检查信用政策、销售政策的执行是否符合规定。

4、收款的管理情况。

重点检查公司销售收入是否及时入帐，应入帐款的催收是否有效，坏账核销和应收票据的管理是否符合规定。

5、销售退回的管理情况。

重点检查销售退回手续是否齐全、退回货物是否及时入库。

对监督检查过程中发现的销售与收款内部控制中的薄弱环节，公司应采取措施，及时加以纠正和完善。

存货内部控制制度

第1章总则

第1条为了加强存货的管理和核算工作；正确核算存货的入库、出库、发出和库存的数量和成本；保护公司财产的安全与完整；准确核算材料成本，降低成本、费用，正确核算产成品成本，提高经济效益特制定本制度。

第2条本制度中的存货是指在日常生产经营过程中，持有的以备出售或仍然处在生产过程中，或者在生产或提供劳务过程中将要消耗的材料或物资等。

包括原材料、在产品、产成品、低值易耗品等。

存货管理的基本任务就是在发挥存货功能的同时,尽可能地降低产品成本，提高资金利用率。

第3条本制度所涉及的管理及核算业务包括：

原材料和低值易耗品的采购入库、发出、结存、盘点；产成品的入库、发出、盘点；在制品的盘点以及核算等。

第4条本制度适用于公司及所属的各单位。

第2章材料管理及核算制度

第5条材料管理与核算任务是：

1、反映、监督材料采购的各项支出，正确计算材料成本，考核材料采购价格、数量情况。

2、反映、监督材料的收发、领、退和结存情况，定期进行清查盘点，保护材料物资的安全、完整，做到账实相符。

3、反映、监督材料库存情况，严格控制库存材料占用，防止超储积压或储备不足现象发生。

4、反映、监督生产经营中的材料消耗情况，严格控制超定额的材料消耗。

5、正确进行材料估价入账，正确计算生产产品的材料成本，努力降低消耗。

6、准确核算应付账款。

第6条物流部负责原材料的采购，仓库负责原材料的保管、保养和发料的控制。

第7条原材料到货后，采购人员应及时办理原材料入库手续。

质检部门负责对采购物资的质量进行验收，质量不合格的原材料，采购人员要及时通知供货厂家予以处理。

仓库保管人员根据到货材料的装箱单、发货明细表和有关质量证明文件（合格证）等与实物进行验收。

同时查看原材料或包装是否有损坏或破损，与实物是否相符，并做好到货记录。

第8条办理入库手续时，由仓库保管员及时填写入库单，入库单的填写按“采购与付款循环控制”的有关规定执行。

第9条生产车间严格根据生产管理部门下达的生产作业计划进行材料领用，库房保管人员不得无计划和超计划发料。

如遇特殊情况对车间补发或增加材料时，必须说明原因并由领料单位负责人签字，经主管生产副总同意，物流经理审批后方可发料。

第10条仓库保管人员在发料时，要有领料员填制的一式四联的领料单，领料单必须经库房保管员和领料负责人以及车间主任签字后方能生效。

第一联：

存根联，库房管理员记账用；第二联：

财务联，财务人员登记材料明细账，成本核算用；第三联：

领料联，车间核算员做账用，第四联：

统计联，生产管理部统计用。

领料单至少包括以下内容：

时间、编号、领料单位、用途（产品名称）、材料名称、规格、单位以及数量等。

第11条仓库保管人员根据领料单登记库存保管账并填制库存材料结存卡片，领料单的第一联和第二联留在仓库保管员处。

保管员要及时登记保管账。

第12条财务部成本会计每月定期去仓库稽核，核对材料领料单和保管员登记的材料保管账是否相符，核对材料卡片和材料明细账结存数是否相符，核对材料卡片和实物是否相符，（即：

核对账、卡、物是否相符）。

稽核无误后，把收料单和领料单的第二联收回登记入账。

第13条材料的领料单由领料员填写，保管员、领料员、车间主任签字。

第14条车间没有专职领料员的，由车间核算员或指定人员进行领料。

第15条财务部成本会计根据从保管员处取得的材料入库单第二联登记材料明细账，对于材料已入库发票未到的采购业务，财务部根据材料收料单暂估价入账，待发票回来时用红字冲回原来暂估入账数，按发票金额重新入账。

财务部在做暂估入账时，根据材料入库单上的购买厂家登记应付账款明细账，以便随时掌握应付款情况、采购员报账情况以及供货方开发票情况。

第16条财务部的成本会计根据从保管员处取得的材料领料单第二联登记材料明细账。

财务部本会计根据车间核算员每月上报的材料消耗报表核对，材料消耗报表由车间核算员、车间领料员、车间主任签字报给财务部做成本对账的依据。

第17条财务部按材料类别登记材料明细账，材料的收入采用实际成本法入账，材料的发出计价采用全月一次加权平均法。

第18条成本的核算按车间生产的产品品种或合同归集。

车间的核算员按领料员填写的领料单上注明的用于产品的名称按产品归集消耗材料。

第19条对于已经办理完入库手续后发现由于质量等原因需要办理退货的原材料应办理退库手续，由保管员填写一式三联的红字的材料入库单，并写明退货原因。

第20条每季度末，仓库