办公室管理制度汇编.docx
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办公室管理制度汇编
石柱县跳脚石自来水厂
办公室管理制度汇编
2017年9月1日
目录
一、办公规则与制度
办公室工作职责4
办公行为与形象管理制度5
办公用品管理制度6
办公设备设施管理制度7
办公设备、家具维修程序与规定8
水电安全管理制度9
车辆使用管理办法10
二、值班、接待
做好会议通知接转工作的规定12
关于做好信访接转工作的规定13
三、会议
会议管理办法14
会议纪要制度17
四、公文处理
厂公文处理办法18
厂公文质量标准（试行）29
五、保密和档案管理
保密工作管理制度33
档案资料管理办法35
六、印章
印章管理规定38
九、卫生、绿化管理
卫生、绿化管理制度40
十、保卫、保安
门卫保安工作职责41
十一、宣传工作
宣传工作管理规定42
办公室工作职责
办公室是协助厂领导处理厂日常工作的机构。
主要职责是：
一、协助厂领导组织起草或审核以厂、厂办公室名义发布的公文。
二、负责厂会议的会务组织工作，并协助厂领导落实会议决定事项。
三、负责各部门和其他有关单位请示厂的公文办理。
四、负责厂值班工作管理；，协助厂领导和有关部门组织处理突发事件和重大事故。
五、负责厂的公务接待工作，协助安排厂领导参加的重要活动。
六、负责厂领导信函的接收转发工作。
负责为厂领导提供重要信息。
七、负责厂公文统一管理工作。
负责厂档案的归口管理工作。
八、负责厂公章管理工作。
九、负责厂后勤保障工作（办公用品管理等）。
十、负责厂保卫工作（办公所在辖区内）。
十一、负责厂对外宣传和信访接待工作。
十三、办理厂领导交办的其他事项。
办公行为与形象管理制度
为规范员工办公行为，树立良好企业形象，特制定本制度。
一、上班时间内，严禁穿超短、超薄、露胸、露腰背的衣服（裙）。
二、上班时间内，严禁穿背心，短裤和拖鞋。
三、严禁在厂办公区内大声喧哗和使用不文明语言和动作。
四、严禁跨部门指责和训骂员工。
五、严禁在厂公共区域内吸烟。
六、严禁在厂公共办公区域用餐。
七、严禁在公共区域乱丢果皮纸屑及烟头。
八、严禁在厂台阶上蹲座置留。
九、严格损坏标识牌、贴画、宣传单（板）等。
十、严禁与同事发生冲突、打架斗殴、伤害他人。
十一、违反本制度的行为，将按劳动合同管理的有关规定处理。
办公用品管理制度
为保证厂办公用品的采购及合理使用，节约开支，降低成本，特制定本办法：
一、办公室是厂办公用品的管理机构。
二、各部门申报办公用品须填写统一申报单，并由主管领导签定同意。
三、各部门的申报单于每月底25号前一次性统一申报，过期漏报转为下月。
四、凡不属办公用品之列的购置须有厂领导批示。
五、办公室应根据以往购买资料进行分析、汇总、统计，做出相相应的预算和类别数量。
六、办公室将各部门所申报用品进行计价后，按商品部分汇总。
七、办公用品购回后及时通知相应部门来领取，按申报单如实领取签字，特殊的用品须以旧换新，如：
笔、墨盒、胶棒等。
八、做好购买计划及出入库登记，做到帐物相符。
办公设备设施管理制度
一、办公设备设施包括：
通讯设备设施、文件柜（夹）、家具、电脑、公共装修设施及卫生设施等
二、办公设备设施作为厂财产，须统一登记造册，由办公室归口管理（电脑及相关设备除外）。
三、造册注明使用部门、归属、来源、分配使用日期，使用责任人。
做好办公设备设施的使用和库存记录，做好账物相符；
四、凡各部门所增加的办公设备设施，须经办公室统一调配、登
记。
由办公室统一接收，入库、建账、分配；
五、办公设备设施的使用由责任人负责，若有问题须及时通知办公室；
六、办公设备设施的使用者工作变动时，其所在部门须提前通知办公室以便做好验收、登记变更等工作。
办公设备、家具维修管理制度
为规范办公设备、家具使用维修管理，特制定本制度：
一、办公设备、家具做为员工办公所用，员工有义务认真维护合理使用，保证性能完好；
二、办公设备、家具需维修的，需要向办公室讲明损坏原因、数量、部分等并进行登记；
三、办公设备、家具损坏需维修的，如属个人问题所致，维修费用个人承担；
四、办公设备、家具维修后经须申报人验收签字；
五、办公设备、家具是厂公共财产，个人物品等不在办公用品维修之列；
六、做好办公设备、家具维修所用费用登记，并有维修人员签字；
七、做好办公设备、家具维修记录和汇总、统计工作。
水电安全管理制度
一、各部门饮用水，必须遵循节约用水的原则，杜绝浪费。
二、员工在卫生间冲刷或洗手时，用完水后必须及时关闭水龙头，不得浪费水源。
三、上班时间内如遇临时停水、停电各部门人员必须及时切断水源和电源。
四、下班后，最后离开办公室的员工必须及时关闭室内电灯、电脑、饮水机等电源，并上好门锁，确保办公财产安全。
五、办公室无人办公或光线充足时，宜不开或少开照明类。
六、电脑暂时不用时，应及时关闭电源。
七、在使用空调期间，办公室空调温度设置不能低于26oC，不宜过低，注意节约用电。
八、对违反本制度的将对责任人及其所在部门负责人进行处理与处罚。
车辆使用管理办法（试行）
为合理安排车辆使用，提高车辆使用率，节约车辆使用的费用，使之规范化、秩序化，特制定此办法。
办公室负责车辆的统一管理和调度；财务负责对相关发生费用审核控制。
一、为合理调配车辆，由用车部门/用车人填写“用车申请单”并须提前半天交办公室安排车辆，否则不作安排（紧急、特殊情况除外）。
二、 用车人员/驾驶员出车一律到办公室申请，登记后出车（特殊情况除外），严禁出私车。
三、严格按规定时间出车，按时返回，返回后及时通报办公室，驾驶员不得无故离岗。
四、 办公室在安排出车时尽量做到同向多人次合理安排，合理用车，用车人员应该服从。
五、 有驾驶执照的部门负责人允许自行驾车。
如需自行驾车，需在下班前或休息日前一个工作日内到办公室办理相应手续：
登记领取车钥匙，用车返回后应及时交还。
六、 原则上实行驾驶员定车定人安排，特殊情况由办公室作适当及时调整。
七、 车辆保养
1、驾驶员应及时保养、维护好车辆，并确保车辆处于良好的技术状态，随时保证使用车辆的正常运行，要确保行车安全。
如遇特殊情况，车辆不能正常运作时，要及时报告办公室，妥善解决，以备用车之需。
2、车辆一律停放在厂院内指定地点，不得以任何理由擅自驱车外出停放，如因违反而影响工作以至造成事故者，除视情节轻重予以处罚外，由肇事者本人承担全部责任并赔偿经济损失。
3、每次接车或出车前，驾驶员须检查车辆外观各部位的完好状况。
如发现意外损坏，应查明原因。
八、 车辆相关费用报销
1、车辆的保险费、养路费、过路费、油费、及凡因公使用的费用，驾驶员凭发票、出车单等单据进行报销。
2、如在行车途中，发生非人为的故障（如爆胎等现象），司机必须立即打电话报告办公室后，再进行维修。
回厂后必须迅速补上相关手续。
做好会议通知接转工作的规定
为加强管理，做好有关会议通知的接转工作，现规定如下：
一、办公室人员接到有关会议通知（含书面、电话）后，要做好记录。
接电话通知要问清会议的主办单位、时间、地点、内容、联系人等。
二、接通知人员要及时将会议通知转交给相关部门的负责人。
序号
会议主办单位
转交的部门
1
县水务局办、西沱政府办、国资委等
经理
2
工商、税务、统计、人社局等
书记
3
县卫计委、局安监科、镇安监办等
副经理
4
同创办、电力公司、局水利科等
副书记
不易界定的会议通知请示办公室主任。
三、各部门的负责人接到会议通知后，自行与主办单位联系并做出参会安排，涉及“会议用车”等重要内容的须及时向经理请示。
四、办公室人员做好会议通知接转的备案登记，以供查询。
五、此通知自下发之日起执行。
关于做好信访接转工作的规定
为了做好信访接转工作，认真、及时地解决信访人员提出的问题，根据《厂信访管理规定》，现规定如下：
一、厂设立信访接待室，办公室人员负责信访接待工作。
办公室人员要做到热情接待，不卑不亢，问明情况，耐心细致，尽力消化矛盾，对信访人员所提问题及要求，接程序送转相关部门，不做具体解释和处理，也不直接安排相关部门解决。
二、信访接待工作的程序：
门卫员问明信访人员情况后，向办公室报告。
办公室接待人员将来访人员安排到信访接待室，问明情况，来访人填写《情况反映单》。
接待人员将《情况反映单》转送支部副书记。
三、支部副书记接到《情况反映单》后，要及时提出处理意见，在一周内（含周六日）予以回复，并将回复情况与结果送办公室备案。
四、经查证，来访人员反映的情况属部门工作失误造成的，将计入年终综合考评。
五、办公室对信访接待情况予以记录并留存备案。
六、受理电话投诉参照此规定执行。
会议管理办法
为使厂的会议管理规范化，提高会议组织工作质量，特制定本办法。
一、会议分类
厂会议为定期会议和不定期会议两个种类。
（一）定期会议包括
1、总经理办公会议
2、安全工作会议
3、厂总结工作会议
（二）不定期会议包括
1、工作研讨会
2、决策审议会议
3、工作汇报会
4、座谈与交流会
5、现场工作会
二、会议管理
（一）厂办公室是厂会议组织工作归口管理部门。
（二）会议召开实行备案登记制度，所有会议均须在办公室进行登记。
（三）厂定期会议及以厂名义召集的不定期会议，由办公室负责会务组织工作。
（四）由主管部门主持召开或召集的不定期会议，由主管部门负责会务组织工作，办公室协助。
（五）加强会议开支预算审核人，减少不合理费用，力行节约。
（六）会议资料由会议主办部门负责整理、立卷、存档。
三、会务准备要求
会议主办部门应根据会议的主题、性质、规模等情况，切实做好会务筹备与组织工作。
（一）会议名称：
根据会议性质需要，确定是否使用并悬挂会标或宣传提示。
（二）会议事项：
会议的主要议题与要求。
（三）会议时间：
会期及是否住宿。
（四）会议地点：
明确标明并告之与会人员行车路线，确定是否需要工作人员在相关地点接站（车）。
（五）会议议程：
明确会议进程的时间安排。
（六）会议日程：
做好会议报到、签到、会议、就餐等日程安排。
（七）参与人员：
应明确是否有重要嘉宾出席，如有出席，在接待工作上有无特殊要求，如是否准备单独休息室或接待间。
（八）会议主持人：
明确会议主持人并确认会议主持议程。
（九）会议现场：
1、确认参会人员的桌牌是否准备。
2、确认会议音响是否完好，效果是否达到会议需求，对主持人及重点发言对象须确保其发言。
3、确认会议场灯光是否要求。
4、确认会议记录资料如笔、纸、录音机等是否准备到位。
5、确认饮水、水果是否需要并准备完毕。
（十）会议通知：
根据会议要求，拟订会议通知，并提前张贴或发送。
出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并作出相应安排。
（十一）会议资料：
应确认会议是否发放会议资料，是否须参会人准备相应资料，如确认须提前作好相应安排。
四、会议纪律
1、参会人员准时到会，提前做好签到等准备工作。
2、参会人员手机关闭或置于“振动”状态。
3、参会人员要按顺序发言，不要争抢，别人发言时要认真听，不要打断或私自议论。
4、会议期间，参会人员不要随意离席。
四、会议请假
参会人员因故不能准时参加会议时，须向经理事先请假。
会议纪要制度
为完善企业基础管理，特建立会议纪要制度。
现将会议纪要工作标准规定如下：
一、厂及所属各部门召开（举办）的会议（会谈活动），必须安排专人做会议记录。
会议指：
1、内部召开的经理办会、安全会、职工会、专题会等；
2、单位与外单位召开的座谈会、洽谈会等；
3、政府、行业主管部门来单位检查、调研活动；
4、因签定经济合同及合同履行过程中举办的会议与会谈。
二、会议结束后，由办公室编写会议纪要。
纪要书写要力求及时、简明、准确，写清会议时间、地点、主持人、参加人、议题、决定事项、要求。
会议纪要经会议参加人签字后生效。
三、单位与外单位召开的会议或举办的活动，要事先和外单位有关人员取得联系，并做出安排如外单位的会议纪要有特殊要求，由办公室请示厂领导后办理，无特殊要求的，须做好会议（会谈）记录。
四、会议纪要原则上与会单位各存一份，同时送厂办公室一份备案。
合同履行中的会议纪要须与合同资料一同保存。
厂公文处理办法
第一章 总则
第一条 为使跳脚石自来水厂的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量制定本办法。
第二条 跳脚石自来水厂的公文，是跳脚石自来水厂在日常管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法管理和进行司务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和厂有关规定，确保国家秘密与厂秘密的安全。
第六条 跳脚石自来水厂各级负责人应当高度视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。
第七条 厂办公室是厂公文处理的管理机构，负责主管与指导各部门、各单位的公文处理工作。
第八条 各部门负责人是本单位公文处理工作的第一责任人。
各部门应指定专人负责公文处理工作。
第二章 公文种类
第九条 跳脚石自来水厂的公文种类主要有：
（一）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。
（二）通知
适用于批转下级部门的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级部门办理和需要有关单位通知或者执行的事项，任免人员。
（三）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（四）报告
适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。
（五）请示
适用于向上级单位请求指示、批准。
（六）批复
适用于答复下级部门的请示事项。
（七）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）函
适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（九）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章公文格式
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称。
联合行文，主办单位排列在前。
（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。
联合行文，只标明主办单位发文字号。
（五）上行文（“请示”或“报告”）应当注明签发人、会签人姓名。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。
不允许直接用“请示”、“申请报告”等公文种类等简称作为公文题目。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（九）公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。
联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。
（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应加括号标注。
（十二）公文应当标注主题词。
上行文按照上级单位的要求标注。
（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十四）文字从左至右横写、横排，必须是用规范简化字。
第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照《公文质量标准》执行。
第十二条 公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210ｍｍ×297ｍｍ），左侧装订。
张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章行文规则
第十三条 行文应当确有必要，注重效用。
第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不越级请示和报告。
第十五条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。
联合行文应当明确主办部门。
须经厂审批的事项，经厂同意也可以由部门行文，文中应当注明经厂同意。
第十六条 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
第十七条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。
如擅自行文，厂将责令纠正或撤销。
第十八条 向下级部门的重要行文，应当同时抄送厂办公室。
第十九条 “请示”应当一文一事。
一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应用抄送形式。
“报告”中不得夹带请示事项。
第二十条有关生产、安全、人事等业务问题的“请示”，原则
上逐级上报。
第二十一条 受双重领导的单位向上级行文，应当写明主送单位和抄送单位。
第五章发文办理
第二十二条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。
第二十三条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及厂有关规定。
如提出新的政策，规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题，后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“
（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十四条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级协调或裁定。
第二十五条 公文的审批与签发
（一）、以单位名义制发的公文，填报《发文稿纸》，由厂经理签
发。
（二）、以党支部、工会等单位名义制发的公文，填报《发文稿纸》，由厂党支书记签发。
（三）、以厂名义对外上报或送达的公文，须经厂办公室会签，报厂领导签发后，方可对外报送。
第二十六条 公文正式印制前，发文部门应当进行复核，重点是：
审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第六章收文办理
第二十七条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十八条 收到上报的需要办理的公文，办公室应当进行审核。
第二十九条 经审核，对符合本办法规定的公文，办公室应当及时送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。
紧急公文，应当明确办理时限。
对不符合本办法规定的公文，经办办公室负责人批准后，可以退回并说明理由。
第三十条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。
一般公文应在收到公文后五个工作日内处理完毕。
紧急公文应随到随办，确有困难的，应当及时予以说明。
对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
第三十一条对属于本单位职权范围或者应由本单位办理的“请示”或“函”， 承办部门收到“请示”或“函”后，按一事一议原则，对“请示”或“函”商的内容给予明确答复。
属于普遍或有代表性的问题应予行文“批复”或“回函”，不应在原“请示”或“函”上直接进行批复。
如属个案问题无代表性、或不同意原请示或函商内容的，可在原“请示”或“函”上直接进行批复并作为回复。
第三十二条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级领导协调或裁定。
第三十三条 审批公文批语要求：
（一）对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和
审批日期。
其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
（二）审批人签属“妥善处理”、“研究解决”、“审核办理”等倾
向办理、解决的批语，应视为审批人同意办理或同意按个案处理。
（三）审批人签属“按规定办理”等原则性的批语，应视为审批
人同意有关部门按厂相关规定办理，不做个案处理。
第三十四条 送厂负责人批示办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第七章 公文归档
第三十五条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和厂有关规定，及时整理（立卷）、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第三十六条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。
第三十七条 联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。
第三十八条 本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。
第三十九条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第四十条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸经和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第四十一条 公文由办公室或专管人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十二条应当建立健全本单位公文处理的有关制度。
第四十三条上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级部门经负责人批准，可以翻印。
第四十四条 公开发布的厂公文，必须经厂领导批准。
经批准公
开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。
第四十五条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，
视作自废止之日起不产生效力。
第四十六条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。
第四十七条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。
其中，销毁绝密公文应当进行登记。
第四十八条 合并时，全部公文应当随之合并管理。
单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、
清退。
第九章 附则
第四十九条 各部门对公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并
建立督查制度。
有关规定另行制定。
第五十条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。
第五十一条 本办法自2017年9月1日起施行。
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