行政规范化管理流程及表格.doc
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行政规范化管理流程及表格
行政部职责
职责1
职责3
职责4
职责5
负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施
职责6
负责公司日常安全保卫及消防管理工作
职责7
负责公司车辆调动管理工作
职责8
负责公司总务后勤管理工作
职责9
负责公司对外宣传、公关工作
职责10
组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题
职责11
负责行政部突发事件的处理及完成公司高层临时交办的工作
职责2
负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作
负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作
做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络
本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作
行政部权力
职责1
根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权
职责3
依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权
职责4
依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权
职责5
依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力
职责6
部门内部员工聘任、解聘的建议权
职责2
依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力
一、前台接待管理流程
1．预约客人来访接待工作流程
①整理当天
预约记录
告知来访者情况
开始
结束
前台文员
客人
各职能部门
②确认与提醒
访问事宜
来访
③来访登记
④通知被访者
客人等待
接待来访
客人
⑤确认来访
告知相关事宜
准备接待
来访客人
⑥引领会见
配合
送走客户
⑦来访信息录入，
记录汇总
审核
⑧存档
2．来电转接流程
开始
拨通电话
结束
前台文员
外部单位人员
各部门或员工
①听到电话铃响
②拿起话筒接听
③倾听来电事由
明确被访人在否
④处理
范围内
范
围
外
⑤转接
接电
在单位
不在
⑥告知情况
⑦留言记录
3、前台接待流程
看到客人，礼貌招呼
开始
问明来访事由，登记
通知被访人
安排客人等待地点
引领客人到达等待地点
奉茶或饮料，请客人稍等
微笑离开
结束
4、来电处理流程
电话接通，礼貌招呼
开始
问明来电事由
电话处理
结束
电话留言记录
电话记录归档
客人来访登记表
公司前台来访客人登记表
年月日
序号
姓名
所在单位
来访人数
是否预约
被访人
事由
时间
备注
姓名
部门
到达
离开
1
2
3
4
5
…
编制：
审核：
二、收发文件管理流程
1．信函收发工作流程
开始
①接收信函
审核
②登记
审核
③分信
接收
⑤回信
⑥寄信
结束
有
无
④拆信
⑦登记信息
是否有明确收信人
行政主管
前台文员
各职能部门
2．接收信函、快件工作流程
各职能部门
前台文员
行政主管
外部单位
开始
②登记
③筛选
④分送
结束
发来信函、文件
①签收
接收总
⑤记录存档
三、寄送信函、快件工作流程
开始
③登记
④联络相应单位
处理发送
结束
行政主管
前台文员
各职能部门
外部单位
①交待寄送信函、文件事宜
②签收
⑤接到服务要求
四、传真发、收文工作流程
开始
①提出申请
审批
结束
②登记
③发传真
④原件存档
填写申请表
行政主管
前台文员
员工
开始
①收文
签收
结束
②登记
③复印
⑤转交文件
④存档
接收
行政主管
前台文员
各部门或员工
办公用品订购审批单
部门
使用人
填表时间
序号
物品名称
规格
数量
单位
特殊要求
需求时间
订购原因：
部门主管审批意见：
行政部门审批意见：
签字：
年月日
如果金额超过审批权限请总裁办签批
意见：
签字：
年月日
办公用品台账
项目
物品名称
编号
数量
单价
入库时间
备注
编制：
行政部填写人（签字）：
报废物品清单
物品编号
物品名称
数量
单价
出厂时间
使用时间
报废类型
报废原因
以上物品本部门
申请报废处理意见：
部门主管（签字）
办公事务专员
□同意报废处理□不同意报废处理办公事务专员（签字）：
办公事务主管
□同意报废处理□不同意报废处理办公事务主管（签字）：
办公用品领用表
年月日
部门
领用人
核发
序号
物品名称
规格
数量
单位
用途
单价
总价
领用人：
主管：
保管员：
八、办公设备登记表
年月日
设备名称
编号
厂名或品牌
出厂时间
购买时间
使用年限
规格
颜色
附属设备
价格
存放地点
环境要求
主要用途简介：
管理部门
负责人
使用部门
责任人
印章使用登记表
１．印章使用审批表
编号
用章部门
盖章时间
公章类别
盖章次数
文件发文号
文件名称
备注：
用章人（签章）
批准人（签章）
注：
请在备注栏中简要说明盖章用途。
２．印章使用登记表
盖章时间
文件名称
发文号
公章类别
盖章次数
使用人
批准人
备注
文书档案借阅审批表
编号
文书档案名称
密级
起草人
起草部门
起草日期
归档日期
借阅原因：
借阅人（签字）：
年月日
行政部意见：
主管（签字）：
年月日
批准人意见：
批准人（签字）：
年月日
五、办公用品管理流程
１．办公用品购买流程
①确定购买计划
②挑选物品
验收物品购货发票
③提货
办公用品入库
开始
结束
供应商
行政部
２．办公用品领用流程
相关部门
行政部
结束
⑤信息存档
②审核
③审核
④按清单发放
否
是
开始
①填写领用单
否
是
六、办公设备购买流程
采购人员
总裁办
行政部
相关部门
１．办公设备购买审批流程
②审核⒊⑹ 核②
④审核
③审核
采购程序
是
否
开始
①购买申请单
结束
２．办公设备询价流程
总裁办
否
是
①搜寻
价格信息
②整理成
价格报告
可行
③办公用品比价流程
行政部
开始
结束
３．办公设备比价流程
否
①筛选供货商
②分别与
商家洽谈
确定候选商家
③办公用品采购流程
审核
是
开始
结束
行政部
总裁办
４．办公设备采购流程
否
采购
行政
相关部门
总裁办
收集价格资料
编写询价报告
①审批
②审批
洽谈价格
购买设备
办理入库
领用设备
③审批
是
开始
结束
是
资料存档
档案归档流程
①准备资料
是否合格
②资料汇总
分类归档上架
③重新整理
相关部门
行政部
是
否
搜集资料
开始
结束
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