行政、人事知识培训材料.doc

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行政知识培训材料

一、行政办公室的五大职能：

（一）承办。

顾名思义，就是承接办理的意思。

1、文件、资料的收、发、转、存等。

包括内部的和外部的。

2、文字的录入、打印、复印等工作。

3、公司的文体活动。

4、综合性的、比较大型的会议。

5、领导临时安排的工作。

（二）参谋：

由于办公室经常直接参与或间接服务于企业的经营决策，所以办公室人员必须具有强烈的参谋意识，在企业的行政决策、经营管理、公共关系、信息沟通等各个方面为领导出谋划策，出主意、想办法，为领导分忧解愁。

（三）沟通、协调：

沟通、协调各部门间的工作，使各部门高效有序的运转。

1、沟通的定义：

指在行政工作中，部门之间或工作人员之间为了达成某种目标，用语言、文字、图片、动作等交换有关问题的内心感受、观念、意见、事实与信息等，以期获得相互的了解并产生一致行为的过程。

2、沟通的形式。

<1>按组织系统可以分为正式沟通与非正式沟通。

正式沟通有汇报制度、会议制度。

非正式沟通就是私下里议论。

<2>按流通的方向可以分为上行沟通、下行沟通和平行沟通。

平行包括同一部门人员与其他部门的上级、下级或同级之间的直接沟通。

<3>按沟通的方法可以分为口头沟通、书面沟通、非言语沟通和电子媒介沟通。

非言语沟通包括声、光信号（红绿灯、警铃、旗语等）、体态（手势、肢体语言、表情等）、语调。

<4>按方向的可逆性可分为单向沟通和双向沟通。

例行公事、无甚争论时适合用单向沟通。

3、协调的定义：

是指调整企业与外部环境之间、企业内部的各部门之间、各人员之间的相互关系，使之分工合作、相互配合、协调一致，成功地实现企业总体目标的行为。

4、协调的内容。

<1>企业内部关系的协调。

包括部门本身的工作关系和企业内部的各种关系。

<2>企业左右关系的协调。

是指企业与其他单位之间的协调。

<3>上下关系的协调，即纵向关系，指本企业与政府的相关管理机关，本企业与下属单位或业务部门之间的关系。

<4>领导之间关系的协调。

（四）监督、指挥。

监督各部门及下属各单位快速有效的执行各项规章制度。

办公室作为公司的中枢机构，代总裁发号施令，行使指挥功能。

<1>一般监督与专门监督。

一般监督是对一般性的工作或业务进行检查，专门监督是侧重于违法乱纪的检查。

<2>合法性监督与合理性监督。

合法性监督是要在国家制定的法律法规内结合公司自身的实际情况进行监督。

合理性监督是在合法的前提下，是否符合科学、效率、精简等原则。

<3>经常、定期或不定期监督。

<4>事前、事中与事后监督。

（五）服务。

集团办公室作为一个综合性的行政办事机构，还要行使为全体员工服务的职能。

既要对公司领导服务，也要对普通员工服务，还要对外来人员服务。

作为办公室人员应努力提高服务意识和服务质量。

对外服务时要体现出公司的形象和素质，对内服务时要体现出自身的形象和素质。

服务时应做到热情接待、及时办理。

二、办公室人员应具备的基本技能：

1、能熟练操作电脑常用软件。

2、常用的应用文书写作。

3、较好的协调、沟通能力。

自身工作的轻、重、缓、急要协调好。

人际关系中的协调、沟通。

4、较好的语言表达能力。

5、较好的适应能力。

三、企业文书档案的管理

1、文书的概念

<1>文书的定义：

是人们在社会实践活动中，运用书面方式来表达思想，进行联系，陈述意见或作为契约的一种文字材料。

<2>企业行政文书类似于通常所说的公文，是企业发布、传达政策、规章制度、指示、商洽或报告工作，交流经验的一种工具。

企业文件除了包含行政文书，还包括企业在经营过程中新涉及的其他大部分记录资料，但企业文书中的一些临时性或私人性的文书不在其范围内。

<3>上述三个概念中，文书包含文件，文件又包含行政文书。

2、档案的概念

<1>档案的定义：

是在企业的各项活动中直接形成并保存备查的各种文献载体形式的历史记录。

是企业在各项活动中形成的一种重要的信息资源。

<2>档案来源于文书。

一般说来，档案是在文书使用或办理完毕后，经过鉴定归档转化形成的。

3、文书管理过程

<1>文书处理。

A、收寄、制作、整理。

B、处理、分发、保管、借用。

<2>文书档案。

A、分类、编辑、归档、废除。

B、检索、调用。

4、行政文书的处理程序

<1>发文处理

A、形成阶段，即：

草稿签收、核稿、呈批、传阅、签发五道基本程序。

B、制发阶段，即：

登记、注发、印制、用印、分装、发出六道基本程序。

<2>收文处理，包括签收、拆封、登记、批文、增印、转发、催办七道程序。

5、档案管理工作

<1>分类层次的确定。

A、根据企业的性质分。

规模较小的，分类要适当简化。

B、不同门类的档案材料有所差别。

<2>分类类目设置。

一般设置为三级类目。

A、大类。

原则上按企业管理职能分工来设置。

B、属类。

一般分为三种，即：

管理类、科技类、会计档案和员工档案。

C、小类。

根据实际需要和档案构成情况确定。

人事知识培训材料：

一、分为三个阶段：

招聘、在职、离职。

（一）招聘管理

1、根据人员编制情况制定招聘计划，含岗位（职务）、人数、到岗时间等。

2、选择招聘渠道，内部还是外部。

内部招聘可以用任命的形式直接聘用，也可以张榜公告或发手机信息进行内部选拔聘用；外部招聘可以通过广告、中介机构、学校、电脑网络、亲友介绍等途径进行。

3、应聘材料的处理。

所有的应聘材料都输入电脑，在电脑里建立人才库，未被选中的应聘材料作为备用，以便随时查找，至少保存一年。

4、测试。

分为面试和笔试。

通过测试的人员，其应聘材料装入档案袋，建立个人人事档案。

未通过测试的人员，其应聘材料另用箱子或盒子装好作为备用，至少保存一年。

5、报到手续。

<1>检查报到人员的资料是否齐全。

<2>办理工作介绍信、工作卡，在办公楼上班的还要办理考勤卡。

<3>入职培训。

主要是公司《员工手册》的内容。

（二）在职管理

1、员工的行为规范

2、薪酬。

薪酬简单点讲就是劳动的报酬。

薪酬是薪酬和薪金的统称，两者没有本质上的区别，一般而言，从事脑力劳动者的收入称之为薪金，从事体力劳动者的收入称之为薪酬。

一般分为基本薪酬、奖励薪酬、附加薪酬（津、补贴）。

3、考勤。

要认真填写考勤表，特别是缺勤内容的填写工作，比如：

休息、休假（分为病假和事假）、学习、出差、迟到、早退、旷工等。

在办公楼上班的还要结合电脑刷卡情况。

4、考核。

主要是做好考核表的收集、整理和考核的分数统计等工作。

5、培训。

每年年初结合公司的生产经营情况和员工的业务素质情况做好培训计划，然后按照计划一步步的实施。

6、劳动合同。

特别要注意合同的期限和起止日期。

做好登记、保管工作。

7、社会保险：

五大保险——养老、医疗、工伤、失业、生育。

除生育保险外，其他保险目前都实行了，但工伤保险和医疗保险只是部分单位实行了。

8、人事档案管理

<1>个人资料的筛选。

<2>分门别类的摆放。

<3>按时间先后顺序装订成册。

9、劳动争议。

是指具有劳动关系的用人单位与劳动者在执行劳动法律法规或履行劳动合同过程中，因行使劳动权利、履行劳动义务而发生的纠纷。

通常发生在工资福利、辞职辞退、劳动保护等方面。

以上为传统的人事管理内容。

现代人力资源管理还包括以下内容：

1、人力资源规划。

对人力资源的供需进行预测。

<1>人力资源的供给预测也就是人员拥有量预测，分为内部的和外部的两个方面，通常受下列因素的影响：

A、跳槽，包括辞职和辞退。

B、内部员工的晋职、降职、调职。

C、自然流失，比如：

死亡、因受伤而丧失劳动能力等。

<2>人力资源的需求预测通常受下列因素的影响：

A、企业的规模。

B、人力的稳定性，如：

跳槽。

C、受培训和教育的程度。

D、工作时间。

2、工作分析和工作设计。

工作分析是确定完成各项工作所需技能、责任和知识的系统过程。

工作设计是指根据组织需要并兼顾个人需要，规定某职务的任务、责任、权力，以及与其他职务关系的过程。

3、激励。

激励的理论。

4、企业文化的建设。

企业文化又称组织文化，是指控制企业内行为、工作态度、价值观以及关系设定的规范。

具体表现在以下几方面：

<1>制度化。

表明企业是倾向于严谨还是鼓励创新、开放。

<2>规范化。

同上。

<3>管理层次。

层次的多少体现出利不利于信息的沟通和员工的自主性。

<4>集权程度。

集权程度体现出民主、平等、自主、开放。

<5>招聘制度。

是强调稳定还是鼓励创新。

<6>绩效评估体系。

强调个性还是强调合作。

<7>薪酬制度。

薪酬差别很大的体系不适合强调等级的企业文化。

（三）离职管理

1、辞职的办理。

<1>个人写出书面申请，交用人部门/单位签署意见。

<2>人力资源部门签署意见。

<3>企业主管领导签字。

<4>办理交接手续，移交公用物品。

<5>到财务部门办理清算手续。

2、辞退的办理。

<1>用人部门提出书面的辞退理由。

<2>人力资源部门签署意见。

<3>企业主管领导签署意见。

<4>办理交接手续，移交公用物品。

<5>到财务部门办理清算手续。

3、离职资料的归档。

<1>从人事档案中抽出其所有资料。

<2>在人事档案目录簿中删除其档案号和名字。

<3>按照一定的规律在离职资料目录簿上编号并做好记录。

<4>装入离职资料专用盒。

<5>保存一年后按照文件的销毁程序进行销毁。