烟用物资管理规范710.docx

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烟用物资管理规范710

烟用物资管理规范

1目的

为进一步规范烟用物资管理，合理控制物资库存，降低经营成本，杜绝各种损失，提高经济效益，结合公司实际制定本规范。

2范围

适用于公司烟用物资计划管理、供应管理、仓储管理、发放管理、财务管理和检查考核管理工作。

3规范性引用文件

3.1《国家烟草专卖局办公室关于印发烟草行业2012年物资管理工作要点的通知》（国烟办综〔2012〕153号）

3.2《中国烟草总公司关于印发烟草企业采购管理规定的通知》（中烟办〔2012〕313号）

4术语和定义

4.1烟用物资：

指直接用于烟叶生产、收购环节的各种物资，包括：

化肥、地膜、农药、育苗物资、烟叶包装材料、收购物资等。

4.2烟叶包装物资：

指公司承担购买费用，烟农使用，当生产结束后归还公司的物资，包括原烟包装物（麻片、白布片、白布袋、麻绳、缝包麻线、标签、条码纸、预检筐）等。

4.3加权平均法：

指以当月全部进货数量加上月初存货数量作为权数,去除当月全部进货成本加上月初存货成本，计算出存货的加权平均单位成本，以此为基础计算当月发出存货的成本和期末存货的成本的一种方法。

计算公式：

加权平均单价=（本月收入全部存货数量+月初存货数量）/（本月收入全部存货成本+月初存货成本）；本月发出存货成本=本月发出存货数量×加权平均单价；月末结存存货成本=月末库存存货数量×加权平均单价。

4.4勾稽关系：

指相互间存在一种可检查验证的关系。

勾稽关系是会计在编制会计报表时常用的一个术语，它是指某个会计报表和另一个会计报表之间以及本会计报表项目的内在逻辑对应关系，如果不相等或不对应，这说明会计报表编制的有问题。

5工作职责

5.1烟叶生产管理部：

是公司烟用物资的归口管理部门；负责公司烟用物资年度采购计划的编报；负责烟用物资的数据统计、汇总、审核、编报，验收、调拨和监督检查；负责烟用物资的库存盘点和资金结算工作的组织管理；负责测算烟用物资销售价格。

5.2县级生产部门（公司晾晒烟一部、分公司、工作组统称，下同）：

负责辖区烟用物资的统筹管理；负责辖区烟用物资年度采购计划编报；负责辖区烟用物资验收、调拨管理；负责辖区烟用物资收、发、存、报表及实物管理；负责辖区烟用物资的库存盘点和资金结算工作的组织管理；对所属烟站烟用物资管理工作进行指导、监督。

5.3烟站：

负责辖区烟用物资年度采购计划编报；负责到货烟用物资的验收组织管理；负责辖区烟用物资的仓储、调拨和发放；负责辖区烟用物资收、发、存实物管理和账务管理及统计编报；负责所辖种烟村烟用物资销售价格公示。

5.4财务部：

参与测算和审核烟用物资销售价格并负责公布；负责烟用物资一级分类核算；参与烟用物资检查；负责烟用物资销售款收回清算。

5.5企业管理部：

负责烟用物资采购的组织管理；负责汇总烟用物资年度采购计划；参与烟用物资到货验收组织管理；负责验收不合格品的处理。

5.6审计部：

对公司烟用物资管理工作进行审计监督。

6内容与要求

6.1管理目标与要求

100%回收烟用物资销售款；库存≤5%；物资收发差错为零；计划准确率达90%以上；物资损耗率控制在进货总量的0.2‰以内；无物资供应迟滞责任事故发生；烟叶包装物资100%按时发放、收回和登记造册；农药退货率控制在20％以内；物资记账规范，准确率达100%；实物保管科学、堆码整齐、仓库整洁，无安全事故发生。

6.2管理原则

实行统一领导、分级负责、责任到人、计划采购、平价销售、合理耗用的原则，即物资采购、调运、定价、核算、检查监督、考核由公司统一领导；物资收发管理、销售款回收、安全保管工作分级负责，明确具体责任人；按公司实际采购物资的成本向烟农销售；对烟叶包装物资要厉行节约，合理耗用。

6.3计价政策

销售定价：

公司本着平价销售原则，烟叶生产管理部、财务部于每年物资发放前，按上个产季末烟用物资库存情况及本产季计划采购情况，测算本产季物资销售价格，提交公司办公会集体讨论确定本产季烟用物资销售价格。

公司财务部按月结转商品进销差价。

销售价格测算公式：

本产季销售价格=（上产季末库存成本+本产季采购成本）/（上产季末库存数量+本产季采购数量）。

6.4烟用物资计划管理

6.4.1各烟站（点）根据公司下达的年度生产任务，编制烟用物资《年度采购计划申报表》报县级生产部门；各县级生产部门根据烟站（点）上报的计划，审核汇总后编制县级烟用物资《年度采购计划申报表》报烟叶生产管理部；烟叶生产管理部根据各县级生产部上报的计划，结合公司年度生产任务，审核汇总后编制公司烟用物资《年度采购计划申报表》，报公司烟叶生产分管领导审批后提交公司企业管理部。

6.4.2物资采购使用计划一经审定，应由上往下，逐级分解下达到各烟站（点），分解下达步骤：

烟叶生产管理部→各县级生产部门→各烟站（点）。

6.5烟用物资采购管理

按公司《物资采购管理实施细则》及相关规定执行。

6.6烟用物资验收管理

6.6.1验收方式：

按公司《物资采购管理实施细则》及相关要求确定。

6.6.2验收标准：

合同要求及样品、国家或行业相关标准。

6.6.3验收内容：

按合同约定的验收内容执行。

6.6.4验收要求

6.6.4.1公司无检验条件或按国家相关规定需外委验收的，由供应商提供需方所在地的质量技术监督部门进行抽样化验检测。

公司根据质量技术监督部门出具的《检验报告》、实际验收情况填写《物资采购项目验收记录表》，验收合格的物资准予办理入库手续，不合格的予以退货。

6.6.4.2烟站负责物资验收入库工作，核对实收物资的品名、规格、数量、外观质量是否与《发货调拨单》一致。

6.6.4.3对出现破损的，将清点或过磅结果标注在《发货调拨单》，由驾驶员签字认可，并负责赔偿。

6.6.4.4包装完好，但数量短缺的，由烟站实地清点或过磅，经双方确认后，在《发货调拨单》上签字认可，按实收数量入账，并查明短缺原因，及时以书面形式逐级报县级生产部门、烟叶生产管理部、企业管理部。

6.6.5烟站根据签字齐全的《发货调拨单》实际数量登记《物资明细分类账》、《物资总分类账》。

6.7烟用物资内部调拨

物资调拨出库必须认真清点，双方认可无误后开《发货调拨单》，并由提货人、承运人、发货人签字后方可运走，杜绝无单调运。

6.8烟用物资在库管理

6.8.1各级物资仓储管理，必须做到“四要”即保管要科学、出入要有据、数字要真实、堆码要整齐；“四无”即无霉烂变质、无虫蛀鼠咬、无短缺残破、无差错事故；“四防”即防潮、防火、防盗、防破损。

6.8.2物资实物如因不可抗力自然原因，致使物资发生损失的由公司承担，如因实物保管人因管理不善导致实物遭受损失的，由实物保管人全额赔偿。

6.9烟用物资发放管理

烟叶生产管理部按审批的使用计划逐级调拨，烟站（点）与烟农签订《烟用物资委托采购合同》，烟农凭《烟用物资委托采购合同》到所属村委会与物资发放管理员办理生产物资领取登记手续，物资发放管理员登记《物资发放到户登记表》双方进行签字确认。

6.10烟用物资清查盘点及包装物回收管理

6.10.1烟用物资清查盘点

各级物资管理员每月20日负责清点本级库存情况，编制《物资盘点表》；各级物资管理员负责定期检查核实下一级物资仓库盘点及账实核对工作；村组库存由村物资管理员实施盘点，编制《物资盘点表》，烟站定期检查核实监督。

烟叶收购前，各级组织物资清查小组，对烟用物资进行年度清查盘点，编制《物资盘点表》，各级物资管理员及相关部门参与监督。

村物资清查需由烟站负责清点，所有参与人员签字并加盖村委会公章方为有效。

物资库存发生损耗的，需列明损耗物资的品名、数量，产生原因，由盘点人员签字确认。

对人为因素或管理不善造成损失的，需追究责任人的赔偿责任；对自然损耗，各级物资管理员需提交书面核销损耗申请，逐级上报各级领导审核，烟叶生产管理部汇总已审核的物资损耗申请及清单，提出初审意见后报公司办公会审议，经审议批准的损耗方予以核销。

6.10.2包装物回收管理

烟农交售烟叶时，将未利用的包装物上交村物资管理员，村物资管理员清点后登记《包装物回收记录表》，并由烟农签字确认。

村物资管理员将回收包装物按规定规格包装后，上交烟站，并提交《包装物回收记录表》。

站级物资管理员清点上交包装物数量，登记《物资明细备查账》。

6.11资金结算

6.11.1物资采购款结算

烟叶生产管理部根据公司与各供应商签订的物资购销合同条款规定结算要求，按实际验收入库的物资数量及时办理结算手续。

6.11.2物资销售款结算

烟站销售物资款必须100%收回。

由烟农自愿选择现金、转账或银行贷款的方式付款，实行现销。

6.11.3账务级次及账簿管理

公司烟用物资账务分四级核算，分别为：

a）第一级为公司汇总核算。

分为业务核算和财务核算。

业务核算：

公司物资管理员负责建立两本账：

一是按物资品名建立《物资总分类账》，按日登记供应商调入、公司调出各部门、库存结余情况；二是以各部门为单位建立《物资明细分类账》，按日登记对物资调入、调出、库存结余情况。

财务核算：

财务部根据烟叶生产管理部传递的《物资验收入库单》、《商品进销差价计算表》等单据，按省公司统一软件分类核算物资采购入库业务（系统中未能设置数量核算），根据烟叶生产管理部调拨到各部门的《发货调拨单》、《烟用物资领料单》，做移库会计核算；月末根据各级汇总的销售清单核算物资销售业务，结转商品进销差价，按月结出公司物资总库存，与各级库存之和进行核对。

b）第二级为部门核算。

县级物资管理员负责建立两本账：

一是按物资品名建立《物资总分类账》，按日登记公司调入及部门调出、库存结余情况，做到日清月结；二是以烟站为单位建立《物资明细分类账》，按日登记烟站物资调入、调出、库存结余情况。

c）第三级为烟站核算。

烟站物资管理员负责建立两本账：

一是按物资品名建立《物资总分类账》，按日登记调入、调出、库存结余情况。

二是以村为单位建立《物资明细分类账》，按日登记对村物资调入、调出、结余情况。

d）第四级为村物资核算。

村物资发放管理员负责按物资品名建立《物资明细分类账》，按日登记烟站调入、调出、向烟农发放、库存结余情况，做到日清月结。

向烟农发放环节还需逐户登记《物资发放到户登记表》和《烟叶种植合同本》。

6.11.4烟叶生产管理部验收采购入库的烟用物资时，需编制《商品进销差价计算表》，按销售价格登记《物资总分类账》，将烟用物资调拨到下一级单位时，均按销售价格开具《发货调拨单》、登记《物资总分类账》及《物资明细分类账》。

各级物资员按调拨单所载价格和实收数量登记账簿。

6.11.5各级物资员必须做到入库有验收，出库有调单。

当天发生的业务当天记账，做到账务规范，收支平衡，账账相符，账实相符。

6.11.6公司物资核算期间为上年12月21日至本年12月20日，每月20日为截账日。

6.11.7对账

e）各级物资管理员负责本级账单、账账、账实、账表核对；同时与下一级《物资总分类账》、《物资明细分类账》、报表、库存实物核对，编制对账表双方签字确认（也可用月报表代替，但需双方签字确认）。

f）各级负责人负有审核监督责任，包括：

按月审核调拨验收单签字是否齐全规范；以20%的比例抽查调拨单据及登账是否正确；复核月报表编制是否准确，明细账与总分类账、账表是否相符；参与月末盘点，检查账面库存与实际库存是否相符；检查各级物资管理员与下一级物资管理员按月对账记录。

6.12报表管理

6.12.1物资报表级次组成

g）村物资管理员需编制报送的报表：

《物资收、发、存月报表》、《生产物资盘点表》、《物资销售清单》。

报表于每月20日前报送烟站（点）。

h）烟站需编制报送的报表：

《物资收、发、存月报表》、以村为单位汇总的《生产物资盘点表》《物资销售清单》。

于每月22日前报送所属部门。

i）县级生产部门需编制报送的报表：

《物资收、发、存月报表》、及以烟站（点）为单位汇总的《生产物资盘点表》、《物资销售清单》。

于每月23日前报送烟叶生产管理部。

j）烟叶生产管理部需编制报送的报表：

《物资收、发、存月报表》《商品进销差价计算表》；及以部门为单位汇总的《生产物资盘点表》、《物资销售清单》。

于每月25日前报送财务部。

6.12.2报表勾稽关系

报表要求数字真实准确，报送及时，各报表之间勾稽正确：

k）物资报表必须做到收发存平衡：

月初库存+本月入库-本期发出=期末库存；年初库存+累计入库-累计发出=期末库存；年初库存+累计入库-累计销售=期末实际库存。

l）库存物资账实相符。

m）公司发出=各部门入库之和；部门发出=各站物资入库之和；烟站（点）发出=各村入库之和；公司实际库存=公司仓库库存+县级生产部门库存+烟站（点）库存+村物资库存；各级实际库存=本级期末库存+本级以下各级库存之和。

6.13审计监督

每年收购结束后两个月内，审计监督部门对各级物资管理工作进行全面审计检查，核实各项物资调拨验收是否符合程序、账务管理是否规范、库存是否真实合理。

6.14考核管理

烟叶产季结束后，公司组织对各级烟用物资管理情况进行检查考核，对违反规定的责任人追究相关责任。

6.15档案管理

6.15.1各级物资管理员负责按月整理出入库单据、各类报表，每月按规范要求装订成册，账簿按年装订成册。

每年账务核对正确，往来款项清收完毕后，编制档案移交清册，移交各县级生产管理部门统一保管，保管期限五年，期满后按公司相关规定予以销毁并做好相关记录。

6.15.2对未结清的账务，不受保管期限限制。

7记录

序号

记录名称

记录编号

填制/收集部门

保管部门

保管年限

烟站（点）

五年

烟叶生产管理部

企业管理部

五年

烟叶生产管理部

企业管理部

五年

烟叶生产管理部

烟叶生产管理部、企业管理部

五年

烟站（点）、县级生产部门、烟叶生产管理部

五年

烟叶生产管理部

烟叶生产管理部、财务部

五年

烟站（点）、烟叶生产管理部

烟叶生产管理部、企业管理部、财务部

五年

烟站（点）、县级生产部门、烟叶生产管理部

五年

烟站（点）、县级生产部门、烟叶生产管理部

五年

烟站（点）、县级生产部门、烟叶生产管理部

五年

烟叶生产管理部

财务部

长期

烟站（点）

五年

烟叶生产管理部

长期

烟叶生产管理部

长期

烟叶生产管理部

长期

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