一需求背景.docx

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一需求背景

一、需求背景：

根据市档案局《关于开展县区档案事业年度检查评估的通知》（蚌档发【2018】43号）、《关于分解落实2018年度省档案工作目标管理绩效考核任务的通知》（蚌档发【2018】49号）文件精神，县级档案馆馆藏档案数字化的比例达到55%，为确保我区各项目标任务全面落实完成，需进行民生档案整理数字化工作。

二、招标内容

1、民生档案整理

2018年全区需进馆约37870卷民生档案整理。

其中燕山乡征迁档案12300卷，区市场监管局工商登记档案（个体工商营业执照、企业（公司）工商营业执照、相关许可档案）9142卷，区民政局婚姻登记档案11428卷，区卫生计生委企业一次性奖励档案5000卷。

2、民生档案数字化

完成2018年馆藏档案数字化要求约198220页，以及完成2019年民生档案数字化要求约779000页。

注：

档案整理和数字化所需的3T移动硬盘12个,无酸牛皮纸档案封面封底等由中标商提供，所需费用列入项目之中。

三、质量要求

（一）技术标准

《安徽省机关档案工作目标管理考核办法》

《中华人民共和国档案法》

国家档案局《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1-1999

《归档文件整理规则》中华人民共和国档案行业标准

《档案著录规则》DA/T18-1999

《安徽省文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》

《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T38—2008

《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/11822-2008）

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）

《电子文件归档与管理规范》GB/T18894—2002

《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2015

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局令第八号

《全宗卷规范》（DA/T12-94）

（二）执行的技术标准（包括质量要求），按下列执行：

①按国家档案标准执行；②安徽省档案局、蚌埠市档案局制订的规范执行，以及甲乙双方商定的技术要求执行；

若技术标准中无相应规定，所提供内容应符合相应的国家标准或地方有关部门最新颁布的相应的正式标准或规范性文件。

（三）数字化加工各环节质量要求

纸质档案数字化主要包括以下环节:

档案整理、档案扫描、图像处理、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份等。

1.档案整理。

严格按照管理规定办理档案出库手续。

按照《档案著录规则》、《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》等要求，审核、修正档案目录。

影响扫描工作进行的装订物应拆除，不宜拆分的档案应做好登记。

破损严重、无法直接进行扫描的档案以及折皱不平影响扫描质量的档案应先进行技术处理。

扫描工作完成后，应按档案保管要求重新装订。

2.档案扫描。

应采用彩色模式进行扫描，扫描分辨率应大于或等于300dpi。

扫描图像文件宜采用TIFF格式存储，选择LZW无损压缩模式。

在数字图像头文件中形成和完善相关元数据。

3.图像处理。

对数字化副本源版图像文件（TIFF格式）进行质检，检查图像偏斜度、清晰度、失真度等项目。

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，对方向不正的图像应进行旋转还原。

对图像页面上出现影响质量的杂质应进行去污处理，但不能影响档案原貌。

切边时不得裁掉纸质档案原有页边和内容。

对处理后的TIFF格式图像文件进行保存，另转换一套JPEG格式文件，选择压缩率应保证扫描的图像清晰可读，尽量减小存储容量。

打印的且内容清晰的档案，进行光学字符识别。

4.目录建库。

目录建库应选择通用的数据格式（DBF、XLS、xml）。

按照规范要求，确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。

档案室必著项目包括：

文件级目录包括档号、题名、人名、文件编号、时间、页号、页数（立件时）、责任者、密级、保管期限、控制标示等项；案卷级目录包括档号、题名、年度、页数、保管期限、控制标示等项。

不限于必著项，著录项需符合甲方。

5.数据挂接。

以纸质档案目录数据库为依据，对数字化副本源版图像文件和衍生品图像文件进行分件处理，并将每一件纸质档案文件扫描所得的单个JPEG格式图像文件转换合成为一个PDF格式图像文件，并以该件档号命名。

将PDF格式图像文件存储到相应文件夹。

在确定图像文件名与目录数据库的档号一致性和唯一性后，建立起一一对应的关联关系。

分件处理质检合格后，汇总目录数据与图像数据，并根据档案的涉密和划控情况，把目录数据与PDF格式图像数据挂接到不同网络平台、电脑上的档案管理应用系统中。

挂入电子政务网等非涉密网络的档案数据须经审查、审批。

6.数据验收。

抽检已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

数据验收时，一个全宗的档案抽检率不得低于5％，合格率达到95％以上的为验收通过。

验收组成员由单位管理人员、档案技术人员等组成，验收后提交验收报告。

7.数据备份。

经验收合格的数据应及时进行备份。

备份范围包括目录数据、全文数据、说明文件和其他文件，全文数据包括TIFF、JPEG、PDF等三种格式。

备份3套JPEG、PDF/A格式电子文件存储于光盘，分别提供平时查阅使用、本地封存保管和异地备份，2套TIFF、JPEG、PDF/A格式存储于移动硬盘提供本地封存保管和异地备份。

在数字化项目实施过程中形成的重要数字化工作文档应归档保存，应与纸质档案数字副本的保存期限相同。

使用保管的档案数据时，应履行审批手续，不得擅自扩大利用和接触范围。

8.其他要求

（1）对部分特殊装订的档案，中标方经招标方许可后可进行拆卷扫描；

（2）档案中如有内容被装订物遮挡，须进行拆卷扫描，拆卷后进行恢复性、规范性整理装订；

（3）档案重新装订前必须安排专人专机对扫描文档进行100%检查，并按规定做好检查记录。

（4）严格按照国家标准《纸质档案数字化技术规范》要求执行；

（5）电子图片的倾斜度不得超出0.5度，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。

（6）一般采用平板扫描，使用高速扫描方式，不得损坏纸质档案；确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤；保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

（7）对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息，应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则；

（8）必须保证档案内容与档案载体的安全，档案不得丢失、泄密、损坏，提交相应电子数据的光盘备份。

（四）档案整理技术需求

甲方负责收集齐全各门类载体档案和资料，提供档案装具等，乙方负责整理档案和资料，整理质量符合国家、行业相关标准和地方要求。

婚姻登记档案整理符合《婚姻登记档案管理办法》，企业法人登记档案整理符合《企业法人登记档案管理办法》。

征迁档案整理需求如下：

1、国有土地上房屋征收综合管理性文件材料和集体土地综合管理性文件材料归档整理。

国有土地上房屋征收综合管理性文件材料和集体土地综合管理性文件材料归档整理执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008），按照土地房屋征收阶段结合问题进行组卷。

2、国有土地上房屋征收与补偿分户文件材料和集体土地征收与补偿分户文件材料归档整理。

（1）分类

国有土地上房屋征收与补偿分户文件材料和集体土地征收与补偿分户文件材料按“项目－年度－类别”进行分类整理。

“项目”是指国有土地上房屋征收与补偿和集体土地征收与补偿所涉及的工程项目；“年度”是指某个年份的一整年；“类别”是指土地房屋征收文件材料的分类，即国有土地上房屋征收与补偿分户文件材料、集体土地征收与补偿分户文件材料。

（2）保管期限

国有土地上房屋征收与补偿分户文件材料和集体土地征收与补偿分户文件材料的保管期限为“长期”。

（3）案卷排列及编号

国有土地上房屋征收与补偿分户文件材料和集体土地征收与补偿分户文件材料按照所在项目结合年度、类别进行排列和编制案卷流水号。

（4）组卷

国有土地上房屋征收与补偿分户文件材料和集体土地征收与补偿分户文件材料按一户一卷或数卷进行归档整理，对分户文件材料较少的户，一户组成一卷；对分户文件材料较多的户，一户组成数卷。

案卷由“案卷封面、卷内目录、档案实体、卷内备考表”构成。

①案卷封面的编制

案卷封面填写“全宗名称、所在项目名称、被征收人名称、类别、保管期限、签约日期、档号”七个栏目。

（格式见附件1）

全宗名称：

全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

所在项目名称：

填写被征收人所涉及的工程项目，如“XX道路”、“XX小区”等。

类别：

填写“国有土地上房屋征收与补偿分户文件材料（GF）”、“集体土地征收与补偿分户文件材料（JF）”

被征收人名称：

填写国有土地上房屋征收与补偿或集体土地征收与补偿所涉及单位名称或个人姓名。

保管期限：

填写“长期”

协议编号：

填写国有土地上房屋征收与补偿部门和被征收人或集体土地征收与补偿部门和被征收人签订的合同、协议编号

签约日期：

填写国有土地上房屋征收与补偿部门和被征收人或集体土地征收与补偿部门和被征收人签订合同、协议日期。

档号：

由“全宗号+项目代号+类别号+案卷号”构成，例“106·1·GF-0001”：

“106”为全宗号，“1”为被征收人所涉及的工程项目的代号，“GF”为类别号，“0001”为案卷号。

②卷内目录的编制

卷内目录填写的相关内容，包括：

“序号、责任者、文件题名、日期、页号、备注”六个栏目。

（格式见附件2）

卷内目录编制有二种方式。

一是对每本案卷按照卷内文件材料实际内容录入计算机后再打印出来；二是针对国有土地上房屋征收与补偿分户文件材料和集体土地征收与补偿分户文件材料内容相对固定的特点，编制固定的卷内目录并适当留出余地，再针对每本案卷的实际内容在固定目录上补填序号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等内容。

“序号”：

是卷内文件材料的排列顺序编号，用阿拉伯数字从1开始依次标注。

“责任者”：

填写制发卷内每份文件材料的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。

“文件题名”：

填写卷内每份文件材料的标题，不具体的要加[]补充完善。

“日期”：

填写卷内每份文件材料的落款日期，用八位数字表示，例“20061022”表示为2006年10月22日，如无具体的月、日，应进行判断；无法判定的则填写“20060000”。

“页号”：

填写卷内每份文件的起页号，卷内最后一份文件应填写起止页号，如50/55。

“备注”：

填写需要说明的情况，如密级、参见其他档案号等。

③档案实体整理

一是文件材料的整理。

档案实体按“卷”的形式对文件材料进行清理，确定每一组文件材料。

二是文件材料的装订。

每个案卷用三孔一线左侧装订，在文件材料左下角对齐后再进行装订。

每卷放案卷封面、卷内目录、档案实体和备考表。

三是卷内文件材料的排列。

按照收集范围所列内容顺序对文件材料进行排列。

四是编制页号。

卷内有书写内容的页面均应从阿拉伯数字1开始按卷内文件材料排列顺序编制页号，没有内容的页面不用编制页号，正面的在右上角、反面的在左上角。

④卷内备考表编制

卷内备考表主要内容为“本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间”四个栏目。

（格式见附件3）

本卷情况说明：

填写对这一卷档案需要作的补充说明。

如缺失内容和原因、无原始件的原因、互见其他载体档案号并注明本卷共多少件、多少页，其中图纸多少张。

互见号：

如征收前土地房屋原貌见SX·1·2011·3-26，参见照片档案。

立卷人：

填写整理组卷人的姓名。

检查人：

填写档案检查人的姓名。

立卷时间：

填写整理组卷的时间。

（5）案卷目录的编制

案卷目录必须录入计算机建立土地房屋征收档案案卷目录数据库，打印出的纸质案卷目录装订成册。

（格式见附件4）

计算机录入项目有：

“档号、案卷号、所在项目名称、被征收人名称、类别、被征收人地址、合同协议签约号、签约日期、交房日期、件数、页数、备注等。

参照土地房屋征收与补偿分户归档材料内容情况进行著录

（6）排架

在一个全宗内首先按项目区分，再按照年度、类别和案卷顺序号依次排列。

四、售后要求

投标公司须提供从项目整体验收合格之日起，一年的免费服务。

无论在服务期内还是服务期满后，投标公司负责对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。

能2小时内响应，并最迟在第2个工作日内排除错误，2个工作日内不能解决的，必须采取临时应急等措施。

实施地点和免费服务期

（1）实施地点：

区档案馆。

（2）免费服务期：

验收合格后一年。

五、档案整理和数字化工作期间的安全和保密管理

中标方要严格按照国家档案局印发的《档案数字化外包管理规范》等相关安全规定，做好数字化工作期间的安全和保密管理的工作，并与甲方签定安全和保密专项协议。

1、人员管理

1）工作人员的政审

所有参加数字化工作的工作人员均要提供本人身份证、家庭成员户口本复印件、个人简历等证件材料，并签订保密协议，并作为本项目所签定合同的正式附件，与合同正本具有同等的法律约束力。

2）工作期间的要求

工作人员在工作时间内不会客，不到非工作区域，保持工作区域的安静，不得在工作区域内喝水、吃东西及做其他可能损坏档案的事情。

不无故察看和议论档案内容，不得携带手机等移动通讯设备以及软盘、移动硬盘、U盘、光盘等存储设备或与工作无关的物品进入工作区域。

工作过程中产生的废纸、光盘等工作垃圾须在档案管理部门监督下销毁。

每天记录工作的时间、地点和工作量，开展定期检查工作。

2、计算机安全管理

（1）中标方负责应对项目设备进行必要的安全检查。

档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。

（2）档案数字化加工过程中推荐使用国产设备并使用正版软件。

数据安全与网络监控软硬件必须使用通过国家安全认证的国产品牌产品。

除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。

（3）档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。

（4）数字化工作完成后，硬盘、移动存储介质必须交由档案部门统一保管或销毁，严禁擅自带走。

（5）用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。

（6）档案数字化过程中使用的移动存储介质和刻录设备应指定专人保管，并对使用情况进行记录。

档案数字化成果的拷贝和刻录应相对集中。

应指定专人负责移动存储介质数量的清点，数字化服务机构完成拷贝或刻录的数据介质（包括损坏的数据介质）应及时交接给档案部门指定的人员，并办理交接手续。

（7）档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应办理书面审批手续，并由档案馆人员现场监督。

处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。

加工产生的数据，均通过网络方式存入指定的存储器。

每台计算机专人专用，设置bios密码和windows登录密码，密码仅限本机操作人员知悉。

六、档案整理和数字化加工服务合作方式

由乙方负责完成档案整理和数字化加工服务，甲方负责对档案数字化加工项目加工过程进行全程监控。

双方主要责任如下：

甲方主要职责：

（1）数字化成果验收；

（2）提供扫描加工场地、桌椅等；

（3）档案整理和数字化加工档案存放场所和装具；

（4）提供项目组人员水杯、手机、提包等个人物品临时存放柜；

乙方主要职责

（1）软件系统。

包括功能全面、完整的档案数字化加工软件系统，确保数字化工作质量和时效；协调执行扫描技术要求；

（2）加工现场布置及人员的调配，参加档案数字化工作的人员应具有档案数字化工作经验，人员数量应与工作总量和进度安排相适应，数字化加工服务现场还应配备1名以上技术服务人员，及时解决工作中可能出现的各种软硬件系统故障；

（3）监督检查和做好档案前整理、档案扫描、图像处理、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份等各环节工作；

（4）自带档案整理和数字化加工所需的电脑、扫描仪、装订机等设备和工具，无酸牛皮纸档案封面封底，以及备份所需的移动硬盘和耗材等。

备注：

本项目为交钥匙项目，项目中涉及到的一切OA与档案厂商之间的协调以及交换机的安装、网路铺线都包含在招标价格中，投标商自行勘察现场。