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工作说明书案例

——湖南守护神制药有限公司工作说明书设计

1公司简介

中外合资湖南守护神制药有限公司（PALLADIUM）是国家GMP认证企业，位于长沙市高新区浏阳国际生物医药产业园内，是园区内的第一家高新技术制药企业。

守护神为中国著名商标，公司占地面积8万多平方米，拥有现代化的标准厂房设施和一尘不染的大面积绿化草坪，厂区内空气清新，环境幽雅。

2003年1月全厂四条生产线整体一次性通过国家药监局GMP认证，充分宣示出现代制药企业的实力。

公司固定资产逾亿元，年生产能力超过5亿元，发展潜力巨大。

2公司工作说明书中存在的问题

近年来湖南守护神制药有限公司各项事业都有了飞速的发展，但是由于历史原因，企业体制上的弊端使得企业的人力资源管理工作仍然停留在过去的水平。

企业在用人机制上缺乏灵活性，在激励机制上也有些不合时宜，许多优秀的人才因此而流失。

目前企业的人力资源基础工作比较薄弱，还没有建立一套科学的工作分析体系，使得企业定岗定员工作、薪酬激励体系、业绩考核体系很难建立在科学分析的基础上，部分岗位存在人浮于事的现象，大大打击了员工的积极性。

公司现在只制定了少数工作的工作说明书。

下面是其中的一份，如表1.

表1公司原有工作说明书

工作名

称

财务部经理

工作代码

工作概要

在行政副总经理领导下，负责公司会计核算和财务管理工作。

工作职责

1.会计核算

◆遵守国家财经纪律，贯彻执行国家有关财务会计法规和制度。

◆制定并实施公司财务管理制度、会计核算办法和相应实施细则。

◆完善公司会计核算体系，处理各项会计核算业务。

◆汇总、编制并上报公司月度、季度、年度会计报表。

2.财务分析

◆编制财务分析报告，为公司领导经营决策提供依据。

3.预决算管理

◆编制公司年度财务预算，并监督预算的执行。

◆制定公司季度、月度财务收支计划，资金计划和成本费用计划。

◆组织公司年度决算。

通过对以上工作说明书的分析可以得出以下结论：

1．虽然对公司财务部经理工作的工作职责有了一定的描述，但没有明确工作目标、工作权限、工作特点、工作关系、工作环境和任职人员资格等信息。

一份健全的工作说明书，除原有内容外，还要仔细分析研究出工作的工作目标、工作权限、工作特点、工作关系、工作环境和任职人员资格等信息。

2．该说明书过于简单，没有脱离岗位责任制的束缚，更像一份岗位责任说明书，没有达到工作分析的高度。

说明书在职责描述上，是一种岗位职责列举，对工作内容和程序以及达到的标准没有进行分析。

工作分析是对工作职责的详细分析，它包括对工作内容（做什么）、工作方法（怎样做）、工作原因（为什么做）、工作过程与结构（完成工作的过程包括哪些环节与要素）等方面的分析，只有这样才能使不了解此项工作的人看过工作说明书后，对此项工作有一个全面的了解，知道应该做什么、如何做以及这样做的原因。

1工作说明书设计

工作说明书的编写是在职务信息的收集、比较、分类的基础上进行的，是工作分析的最后一个环节。

工作说明书是职务性质类型、工作环境、资格能力、责任权限及工作标准的综合描述，用以表达工作在单位内部的地位及对工作人员的要求。

它体现了以“事”为中心的职务管理，是考核、培训、录用及指导员工的基本文件，也是职务评价的重要依据。

湖南守护神制药有限公司共设七个部门，分别为综合管理部、研发部、生产部、品质部、财务部、市场部和销售部。

为优化公司的工作说明书，我们采用以下的设计思路：

1．职别划分

在工作说明书中将公司的职别分为A、B、C、D、E、F六级，各级具体划分如下：

ØA级：

总经理

ØB级：

副总经理、总工程师、营销总监

ØC级：

部门经理

ØD级：

部门主管、高级技术人员

ØE级：

组长、技术人员、重要岗位管理人员、销售人员

ØF级：

其它人员

2．工作调整

根据公司职能要求，项目组成员和公司高管人员对工作的变更进行了讨论，调整如下：

Ø综合管理部：

部长、行政主管、人事主管、信息员、文员、保安

Ø研发部：

部长、研究开发员

Ø生产部：

部长、车间主任、工艺员、前处理工序工、液体制剂内包装工、外包装工、压片工、充囊工、包衣工、锅炉工、维修主管、维修工、水处理工、仓储主管、仓管员

Ø品质部：

部长、化验室主任、质检员、质监员

Ø财务部：

部长、会计、出纳

Ø市场部：

经理、策划主管、客户主管

Ø销售部：

经理、省部经理、省部客户主管、医药代表、发货员

3．工作具体类别划分

本工作说明书将工作分成五类，用该类别英文名的第一个字母表示：

A---管理类（Administration）；R---研发类（Research）；T---技术类（Technology）；M---销售类（Marketing）；S---服务与支持类（ServiceandSupport）。

其中管理类工作13个，研发类1个，技术类16个，销售类5个，服务与支持类5个，具体分类见表2：

表2工作分类一览表

工作类别

工作名称

所属

部门

工作类

别

工作名称

所属

部门

A-

管

理

类

高管

总经理

R-研发

类

研究开发员

研发部

副总经理

T-

技

术

类

品

质

化验室主任

品质部

总工程师

质检员

品质部

营销总监

质监员

品质部

部门

经理

综合管理部部长

综管部

生

产

技

术

车间主任

生产部

研发部部长

研发部

工艺员

生产部

品质部部长

品质部

维修主管

生产部

财务部部长

财务部

财

务

会计

财务部

S-服务与

支持类

市场部经理

营销中

心

出纳

财务部

销售部经理

营销中

心

操

作

工

前处理工序工

生产部

一般

管理

行政主管

综管部

压片工

生产部

人事主管

综管部

充囊工

生产部

信息员

综管部

包衣工

生产部

M-销售类

策划主管

营销中

心

技

术

工

锅炉工

生产部

客户主管

营销中

心

维修工

生产部

省部经理

营销中

心

普

工

外包装工

生产部

高级医药代表

营销中

心

液体制剂内包装工序工

生产部

医药代表

营销中

心

文员

管理部

保安

管理部

仓管主管

生产部

仓管员

生产部

发货员

营销中

心

4．工作编码

为了便于人力资源管理数据化和信息库技术的运用，便于资料的保存和调阅，本工作说明书按国际惯例进行了工作编码，工作编码说明如下：

工作编码分两部分。

前面部分由三个字母构成，第一个字母表示工作所属部门，用该部门英文名的第一个字母表示：

H---高管（HighManagement）；A---综合管理部（Administration）；R---研发部（Research）；P---生产部（Production）；M---市场部、销售部（Marketting）；Q---品质部（Quality）；F---财务部（Finance）。

第二个字母表示工作所属的类别，用所属类别的英文名的第一个字母表示（见工作具体类别）；第三个字母表示工作职别（见工作职别划分）。

后面的数字表示部门人员号码，公司相关部门可以根据部门人员具体数来进行编号。

例如：

生产部经理编码为PAC-001，P表示该工作在生产部，A表示该工作属于管理类，C表示该工作行政级别为部门经理级，001表示该工作在部门中的编号。

每个工作编码见表3.

表3工作编码一览表

部门名

称

工作名称

工作编码

部门名称

工作名称

工作编

码

高管人

员

（4）

总经理

HAA-001

生产部

（15）

生产部部长

PAC-001

副总经理

HAB-002

车间主任

PTE-002

总工程师

HAB-003

维修主管

PTE-003

营销总监

HAB-004

仓储主管

PSE-004

综合管

理部

（7）

综合管理部

部长

AAC-001

工艺员

PTE-005

行政主管

AAD-002

前处理工序工

PTF-006

人事主管

AAD-003

液体制剂内包装

工序工

PTF-007

信息员

AAF-004

外包装工

PTF-008

文员

ASF-005

压片工

PTF-009

财务部部长

FAC-001

充囊工

PTF-010

保安

ASF-006

包衣工

PTF-011

财务部

（3）

财务部部长

FAC-001

锅炉工

PTF-012

会计

FTE-002

维修工

PTF-013

出纳

FTE-003

水处理工

PTF-014

品质部

（4）

品质部部长

QAC-001

仓管员

PTF-015

化验室主任

QAD-002

市场部

销售部

（9）

市场部经理

MAC-001

质检员

QTE-003

销售部经理

MAC-002

质监员

QTE-004

策划主管

MMD-003

研发部

（2）

研发部长

RAC-001

客户主管

MMD-004

研究开发员

RTD-002

省部经理

MMD-005

省部客户主管

MME-006

高级医药代

表

MME-007

医药代表

MME-008

发货员

MSF-009

5．工作说明书的技术说明

1）工作重要程度

工作重要程度是用以描述公司各工作对企业组织目标的影响程度和工作在组织中的相对地位，以此判断该工作在组织管理中所处的地位、层次和该工作对员工的基本要求。

工作重要程度在本工作说明书中分为四级，从很重要、重

要、较重要到一般递减，各等级界定描述如下：

1很重要：

该工作能左右公司的发展方向，甚至决定公司的兴衰、存亡，一般指公司的董事长和总经理。

2重要：

该工作对公司发展方向有较大程度的影响，属于公司关键工作，一般指副总、部门经理及少数特殊的业务骨干。

3较重要：

该工作对公司的发展有一定程度的影响及对局部组织目标产生较重要影响。

一般指部门副职、主管、重要的组长及有一定技术技能的业务人员。

2一般：

该工作对公司部门职能产生一定影响，包括办公室文员、生产线工人及其它辅助工作人员。

2）工作责任压力

工作责任压力是用以描述工作对员工在生理、心理上构成的压力强度大小，以此确定各工作员工的工作难度和负荷等级大小的因素。

工作责任压力在本工作说明书中分为四级，从很大、大、较大到一般递减，各等级界定描述如下：

1很大：

公司的兴衰甚至存亡与工作有密切关系，对工作的承担者形成强烈的心理压力和责任约束，必须全身心投入，发挥自身的最大潜能才能完成任务。

该工作一般指董事长和总经理。

2大：

该工作分担了公司总体目标和责任的较大部分，必须竭尽心力才能有效开展工作。

该工作一般指副总、部门经理及少数特殊的业务骨干。

3较大：

该工作承担了公司某个部门或某个分块运转的主要责任。

该工作一般指部门副职、主管、重要的组长及有一定技术技能的业务人员。

4一般：

该工作承担了公司某个部门或某个分块运转的部分责任。

一般指公司的基层员工。

3）基本条件

基本条件分为学历、专业、经验、性别、年龄、健康状况及其它条件，如相貌、气质、视力等。

学历根据国家认可的教育水平分为中专、大专、本科、研究生；专业按国家统一的专业划分标准分为医药、经济管理、理工科、文科；经验指原来所从事行业、工作年限；性别、年龄等其它条件因工作的不同而异。

4）知识要求

知识要求分为专业知识要求和相关知识要求。

专业知识是指该工作对其知识要求需通过专门训练或正规教育才能达到的水平。

工作说明书上所表述的基本熟悉是指达到相当于中专或中技以上的训练水平；熟悉是指达到相当于大专以上的训练水平；熟练掌握是指达到相当于本科以上的训练水平；精通是指达到相当于研究生训练水平。

相关知识是指该工作对这些知识的基本概念和基本常识有所了解，并能有效使用，该项知识不作等级描述。

5）品德素质

品德素质是描述员工道德素养和职业习惯优劣的基本因素，根据公司的实

际，工作说明书从忠诚度、责任心两个维度进行描述。

6）能力要求

能力要求是描述每个工作对能力素质的要求。

工作说明书中能力分为决策能力、创新能力、计划能力、信息处理能力、学习能力、组织能力、协调能力、合作能力、写作能力、语言能力、时间管理能力、动作协调能力等。

根据工作要求，选择不同能力要素和能力等级（A、B、C、D、E），各能力要素用因素分析进行分类评价，予以描述。

公司有关部门在进行评价时，可根据下述分析说明进行合理选用和必要调整。

有关概念能力等级界定和描述见表4。

技术技能是指使用某一专业领域内有关的程序、技术、知识和方法完成组织任务的能力。

技术技能的具体要求因工作不同而异。

表4能力构成要素及等级描述

项目

因素

内容

决策能力

辨别力前瞻性及时性

方法

A辨别力强，有前瞻性，对复杂问题能进行审慎地剖析，能灵活地搜索各种解决问题的途径，并做出合理的评估，对各种方案的结果有着清醒的判断，并能根据公司所处的环境和发展战略及时有效地做出准确的决策。

B辨别力强，能根据公司的发展动态及时做出正确的决策。

C辨别力较强，能根据上级指令及部门动态做出正确的决策。

D能做出基本正确的决策。

E不作具体要求。

创新

能力

敏锐性

前瞻性

可行性

A能敏锐地发现问题，能创造性地提出可行的解决问题的思路、方法。

并能在公司的经营管理中进行推广，提高公司的经营管理效率。

B善于发现问题，并提出可行的解决问题的思路、方法，改进公司的经营管理。

C能发现问题，并能提出基本可行的解决问题的思路和方法，提高部门的工作效率。

D能发现问题，并能提出有一定价值的解决问题的思路和方法。

E不作具体要求。

计划

能力

预测性

合理性

可行性

A能准确地预测任务将面临的主要问题，并将任务有效地进行合理分解，制订出切实可行的公司总体计划，并能及时

根据情况变化而进行适当调整。

B能较准确地预测任务将面临的主要问题，并能将任务进行

合理的分解，制订出切实可行的公司某一类计划，并能根据情况变化而进行适当调整。

C对任务将面临的主要问题有一定的预测性，能将任务进行

较合理的分解，制订出切实可行的部门工作计划，并能根据情况变化而进行计划调整。

D能将任务进行基本合理的分解，制定出可行的本班组工作计划，并有一定的计划调整能力。

E不作具体要求。

信息

处理

能力

摄取

质量

运用

及时性

A信息的摄取能力强，获取的信息质量高，能及时真实有效地运用与传递信息，指导公司的生产、经营。

B有较强的信息摄取能力，获取的信息质量高，并能及时真实有效地运用和传递信息，指导公司某一块的工作。

C掌握的信息质量较高，能及时真实地传递和较有效地运用信息，指导部门的工作。

D能真实及时地传递信息。

E不作具体要求。

学习

能力

接受力

理解力

态度

兴趣

A对新知识有浓厚的兴趣，接受新观念、新事物的能力强，有很强的理解力和适应力，学习积极主动，能根据公司的发展战略主动、超前地学习新知识、新技术。

B对新知识有较浓厚的兴趣，接受新观念、新事物的能力强，有较强的理解力和适应力，学习积极主动，能根据公司的发展要求学习新知识、新技术。

C对新观念、新事物有较强的接受力和适应力，学习较积极主动，能根据工作的要求学习新知识、新技术。

D能接受新观念、新事物，有一定的理解力和适应力，能根据工作的要求学习知识和技术。

E不作具体要求。

组织

能力

感召力

推进力

方法

A感召力强，能运用适当的方法高效地推进工作，实现整个公司的工作目标。

B感召力较强，能运用适当方法有效推进工作，实现公司某块的工作目标。

C能选择合适的方法，基本有效地推进工作，实现本部门的工作目标。

D尚能正常推进工作，大多数时候能实现工作目标。

E不作具体要求。

协调

能力

亲和力

公平性

理解力

方法

A亲和力强，善于理解，善于用有效的方法公平地处理好公司内、外部关系和各种人际关系。

B亲和力强，能用有效的方法公平地处理公司各部门关系和

各种人际关系。

C亲和力较强，能较好地处理各种人际关系。

D基本上能有效地处理各种人际关系。

E不作具体要求。

合作

能力

亲和力

适应性

态度

方法

A亲和力强，适应性强，能建立一个和谐的工作学习环境，团队工作效率高。

B适应性强，能积极主动与人合作，建立好的工作学习环境，团队的工作效率高。

C适应性较强，与人相处较融洽，能参与团队按时完成任务。

D与人相处较融洽，能参与团队的工作。

E不作具体要求。

写作

能力

文字

方法

A能为报刊杂志撰写文章，能起草合同等重要文件，能正确评价公司相关技术数据，思路清晰，意见连贯，措辞适当，文体相应。

B能转述听写，处理各种信件，起草书写各种例行信件措辞适当，文体相应。

C能把表格、支票、收据等材料归档、登记和邮寄；能转录数据，填写报告。

D能学习工作职责，能填写顾客的姓名、地址、产品的数量、型号，能写简单的报告。

E不作具体要求。

语言

能力

理解力

方法

A善于理解、倾听，能抓住重点，善于表达和传递自己的思想。

B有较强的理解力，能抓住重点，能顺利表达和传递自己的思想。

C有一定的理解力，尚能抓住重点，能顺利表达和传递自己的思想。

D基本上能顺利表达和传递自己的思想。

E不作具体要求。

时间

管理

能力

计划

方法

指标

A能根据公司的计划和现有工作，能清楚分清工作的轻重缓急，并合理排序。

B能根据公司的计划和现有工作，能视工作的轻重缓急，合理排序。

C能根据公司的计划和现有工作，能视工作的轻重缓急，能排序。

D能根据公司的计划和现有工作，对工作基本能排序。

E不作具体要求。

动作

协调

能力

身体

动作

A眼与手、脚、躯体配合能迅速、正确作精确而快速运动，能保证动作质量和速度；能正确地做出运动反应。

B眼与手、脚、躯体配合能正确作精确而快速运动，能保证

6.优化后的工作说明书

根据工作说明书设计的基本要求，结合守护神公司的具体情况，经项目组成员和公司高管人员的讨论商定，最终得出了优化后的工作说明书，如表5所示。

表5工作说明书

主题：

部门：

文件编号：

第1版第1次修订

共页

归档号：

工作名称

工作编码

所属部门

工作关系

直接上级：

直接下级：

主要协作工作：

职别

A级B级C级D级E级F级

职位待遇

工资收入

岗位工资

绩效工资

技能素质工

资

年功工资

计件工资

佣金

福利待遇

医疗保险

养老保险

失业保险

工伤保险

交通费

工作餐

工作消费

培训机会

职务晋升通道

工作重要程度

很重要重要较重要一般

工作责任压力

很大大较大一般

任职基本条件

学历最低要

求

初中中专大专本科研

究生

最合适专业

医药管理理工科文科不

限

经验

性别

男性较佳女性较佳不

限

健康状况

好良好一般

年龄

其它要求

任职知识要求

专业知识