U8第10章UFO报表系统.docx
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U8第10章UFO报表系统
第十三章UFO报表
1.操作流程
1.1启动和退出UFO报表
1.1.1启动UFO报表
成功安装UFO报表后,将在Windows开始菜单的“程序”组中自动加入一项“U8管理软件”。
点取此项后出现下级菜单，再点取其下级菜单中的“财务会计”中的“UFO报表”后可以启动UFO报表。
1.1.2退出UFO报表
下面的方法都可以退出UFO报表：
点取【文件】菜单，在下拉菜单中点取【退出】，可以退出UFO报表。
按[ALT+F4]键，可以退出UFO报表。
点取屏幕右上角的〖关闭窗口〗按钮
可退出UFO报表。
1.2制作一个报表的流程
在以下步骤中，第一、二、四、七步是必需的，因为要完成一般的报表处理，一定要有启动系统建立报表、设计格式、数据处理、退出系统这些基本过程。
实际应用时，具体的操作步骤应视情况而定。
第一步启动UFO报表，建立报表
点取Windows开始菜单的“程序”组中“U8管理软件”后出现下级菜单，再点取其下级菜单中的“财务会计”中的“UFO报表”后可以启动UFO报表。
启动UFO报表后，首先要创建一个报表。
点取【文件】菜单中的【新建】命令，将自动创建一个空的报表文件，文件名显示在标题栏中，为“report1”。
这时可以在这张报表上开始设计报表格式，在保存文件时用自己的文件名给这张报表命名。
第二步设计报表的格式
报表的的格式在格式状态下设计，格式对整个报表都有效。
可能包括以下操作：
●设置表尺寸：
即设定报表的行数和列数。
●定义行高和列宽。
●画表格线。
●设置单元属性：
把固定内容的单元如“项目”、“行次”、“期初数”、“期末数”等定为表样单元；把需要输入数字的单元定为数值单元；把需要输入字符的单元定义为字符单元；设置单元的字型、字体、字号、颜色、图案、折行显示等。
●定义组合单元：
即把几个相邻单元合并成一个使用。
●设置可变区：
即确定可变区在表页上的位置和大小。
（根据实际情况而定）
●确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月、日等。
●设计好报表格式之后，可以输入表样单元的内容，如“项目”、“行次”、“期初数”、“期末数”等。
如果需要一个标准的财务报表如资产负债表等，可以利用UFO报表提供的财务报表模板自动生成标准财务报表。
UFO报表还提供了11种套用格式，可以选择与报表要求相近的套用格式，再进行一些必要的更改即可。
第三步定义各类公式
UFO报表有三类公式：
单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式，公式定义在格式状态下进行。
●单元公式：
定义了报表数据之间的运算关系，在报表数值单元中键入“=”就可直接定义计算公式，所以称之为单元公式。
●审核公式：
用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确，需要用【审核公式】菜单项定义。
●舍位平衡公式：
用于报表数据进行进位或小数位取整时调整数据，避免破坏原数据平衡，需要用【舍位平衡公式】菜单项定义。
第四步报表数据处理
报表格式和报表中各类公式定义好之后，就可以录入数据并进行处理了。
报表数据处理在数据状态下进行。
可能包括以下操作：
●因为新建报表只有一张表页，需要追加多个表页。
●如果报表中定义了关键字，则录入每张表页上关键字的值。
●在数值单元或字符单元录入相应数据。
●如果报表中有可变区，可变区初始只有一行或一列，需要追加可变行或可变列，并在可变行或可变列中录入数据。
●随着数据的录入，当前表页的单元公式将自动运算并显示结果。
如果报表有审核公式和舍位平衡公式，则执行审核和舍位平衡。
需要的话，做报表汇总和合并报表。
第五步报表图形处理
选取报表数据后可以制作各种图形，如直方图、圆饼图、折线图、面积图、立体图。
图形可随意移动；图形的标题、数据组可以按照要求设置，并可以打印输出。
第六步打印报表
可控制打印方向，横向或纵向打印；可控制行列打印顺序；不但可也设置页眉和页脚，还可以设置财务报表的页首和页尾；可缩放打印；利用打印预览可观看打印效果。
第七步退出UFO报表
所有操作进行完毕后，不要忘记保存报表文件。
保存后可以退出UFO报表系统。
如果忘记保存文件，UFO报表在退出前将提醒您保存文件。
1.3设计一个固定表
在UFO表中，一个表文件其实就是一个特殊的文件夹，在这个文件夹中，有一个样板专门用来存放表的格式，这个样板建立后，就可以根据它作出众多格式相同，但内容不同的报表，这些报表则用来存放那些反映经济业务的数据。
样板和一般的数据表的最直观的区别在于窗口左下角的“格式/数据”按钮的状态，如果按钮为“格式”，则表明当前表示样板；如果按钮为“数据”，则表明当前表是数据表。
可以通过点击该按钮在样板和一般数据表之间进行切换。
下面我们将制作一个具体的报表，如图13-1。
为了初步了解UFO报表制作报表的过程，请您按照下面步骤一步一步操作。
图13-1
第一步创建报表文件
点取【文件】菜单中的【新建】命令，将自动创建一个空的报表，并进入格式状态。
文件名显示在标题栏中为“report1”。
第二步设置表尺寸
点取【格式】菜单中的【表尺寸】，将弹出对话框如图13-2。
在“行数”框中输入“8”，在“列数”框中输入“7”，点取“确认”按钮。
第三步画表格线
选取A3:
F7区域，点取【格式】菜单中的【区域画线】，将对话框如图13-3
图13-2图13-3
在对话框中点取“确认”按钮。
报表窗口如图13-4。
图13-4
第四步设置组合单元
选取B1:
E1区域，点取【格式】菜单中的【组合单元】，将弹出下面对话框，在对话框中点取“整体组合”按钮。
如图13-5所示。
图13-5
按照相同步骤，分别把B3:
C3、D3:
E3、F3:
F4区域设置为组合单元。
完成之后，报表窗口如图13-6
图13-6
第五步设置单元属性
选取B5:
F7区域，点取【格式】菜单中的【单元属性】，将弹出对话框如图13-7
在“单元类型”中选中“数值”，在“格式”中选“逗号”和“小数位数”。
选取A3单元，点取【格式】菜单中的【单元属性】，弹出“单元属性”对话框，选择[边框]页签，单击下边框，设为空。
提示：
小数位的控制可通过格式工具栏中的增减数位按钮实现。
设置完成后，选取组合单元B1:
E1，点取【格式】菜单中的【单元属性】，选择[字体图案]页签，如图13-8。
图13-7图13-8
在“字号”框中选“16”，在“背景色”框中选黄色，在[对齐]页签中旋水平方向“居中”和垂直方向“居中”，按同样操作，分别把A3:
A7、B3:
F4的单元风格设置为水平方向“居中”和垂直方向“居中”，把B5:
B7单元风格设置为水平方向“居右”。
设置完成后，报表窗口如图13-9。
图13-9
第六步输入表样文字
把当前单元移动到组合单元B1:
E1上，输入“UFO演示报表”。
在组合单元B3:
C3中输入“市场中心”；
在B4单元中输入“市场一部”；
在C4单元中输入“市场二部”；
在组合单元D3:
E3中输入“开发中心”；
在D4单元中输入“帐务部”；
在E4单元中输入“报表部”；
在组合单元F3:
F4中输入“管理中心”；
在A5单元中输入“上半年”；
在A6单元中输入“下半年”；
在A7单元中输入“合计”。
输入完毕后，报表窗口如图13-10。
第七步设置关键字
把当前单元移动到A2单元，点取【数据】菜单中的【关键字】，在下拉菜单中点取【设置】，将弹出对话框如图13-11。
图13-10图13-11
在对话框中点取“确定”按钮。
按同样操作当前单元移动到C2单元，在对话框中点取“年”并按“确定”按钮，设置关键字“年”；按同样操作当前单元移动到D2单元，在对话框中点取“月”并按“确定”按钮，设置关键字“月”。
报表窗口如图13-12。
图13-12
第八步定义单元公式
选取B7:
F7区域，用鼠标点取格式工具栏中的fx按钮或者按键盘的“=”弹出下面对话框如图13-13。
图13-13
在编辑框中输入“B5:
F5+B6:
F6”，并按确认按钮。
报表窗口如图13-14。
图13-14
第九步录入关键字的值
点取屏幕左下角的“格式/数据”按钮，切换到数据状态。
点取【数据】在档案中的【关键字】，在下拉菜单中点取【录入】，将弹出下面对话框如图13-15。
图13-15
在“单位名称”编辑框中输入“用友公司”，在“年”编辑框中输入“2002”，在“月”编辑框中输入“9”。
报表窗口如图13-16。
图13-16
第十步录入数据
在报表中录入如图13-17数据。
录入数据的过程中，可以看到自动显示运算结果。
图13-17
第十一步保存报表文件
点取【文件】菜单的【保存】，选择要保存的路径，文件名栏输入“UFO演示表”以代替“report1.rep”。
点取“保存”按钮后，可以看到标题栏的文件名变为“UFO演示表”。
1.4设计一个可变表
一般来说企业常用报表的格式比较固定，即使有变化，也可以通过修改固定表来实现。
下面我们要讲的可变表不是指固定表格时的变化，而是指那些行或列数不固定，随实际需要可增减的报表。
比如下面的例子：
某公司9、10月份销售的产品有三种，分别是甲产品、乙产品、丙产品。
为考核各种产品的获利能力，设计以下报表：
表13-1产品销售毛利明细表
单位名称：
X公司年月单位：
元
产品名称
销售收入
销售成本
销售毛利
合计
在上表中产品的品种是可以变化的，假定在2002年度该公司预计最多可以销售10种产品（包括甲、乙、丙三种产品）。
各种产品的销售收入和销售成本均根据实际发生数填列；每种产品的销售毛利是该种产品收入减去各项费用的结果。
表13-2产品销售相关资料
产品名称
9月销售收入
9月销售成本
10月销售收入
10月销售成本
甲
70000
40000
60000
37000
乙
50000
30000
60000
33000
丙
30000
10000
0
0
合计
150000
80000
120000
70000
1.4.1制作产品销售毛利明细表：
第一步启动UFO报表，建立报表
第二步设计报表的格式和定义公式
1、确定表尺寸
本表共4列，行数不固定，最大为14行（10种产品各1行，其他4行）。
2、输入表头和关键字
方法同固定表。
3、制作表体
在第3行各单元分别输入“产品名称”、“销售收入”、“销售成本”、“销售毛利”。
在A5单元输入“合计”。
4、定义可变区
点中行标4，点击【格式】菜单下的【可变区】后的【设置】，本例设置行可变，如图1-18，将数量改为“10”，点击[确认]。
将发现第5行的行标变成14。
然后将A4单元属性设置为字符型单元。
图13-18
5、定义公式
选中B14单元，点击“fx”图标（或键入“=”），系统弹出定义公式的对话框，点击[函数向导]，如图13-19选择“统计函数”中的GTOTAL函数，点击[下一步]。
图13-19
输入可变区“B4:
B13”，如图13-20，点击[确认]。
图13-20
同理填列C14和D14单元。
最终结果如图13-21
图13-21
第三步保存样板
将该文件命名为“产品销售明细表”保存。
第四步数据处理
点击左下角“格式/数据”切换按钮，切换到“数据状态”。
1、输入关键字
“单位名称”为“X公司”，“年”为“2002”，“月”为“9”。
2、插入行
选中A4单元，点击【编辑】菜单下的【插入】后的【行】，系统提示输入要插入的行的数量，输入2，如图13-22，点击[确认]。
图13-22
可以看到屏幕上增加了两行，行标分别为5和6。
3、输入数据
在第4、5、6行各单元输入数据，输入结果如图13-23。
图13-23
同理输入10月份的数据。
第五步排序
第六步退出
2.格式设计的其他功能
2.1设置单元属性
指单元的类型、数字格式和边框线。
单元属性是组成报表格式内容的重要部分，设置好每一个单元的属性是设计好一个报表的关键。
2.1.1单元类型
UFO报表的单元有表样、数值、字符三种类型。
2.1.2数字格式
当单元类型为数值时，可以设置数字格式。
不同的数字格式可使报表数据整齐规范、意义明了。
数字格式包括：
1、逗号，即分节号，（数值型数据每三位用逗号分隔）缺省为无逗号分隔。
2、百分号%：
缺省为空。
注意：
数字加%号后，实际数值是原来的100倍。
3、货币符号：
UFO报表中提供了人民币符、美圆符、英镑符、克郎符、先令符5种货币符号，在其中选定一个。
点中此项则显示设置的常用货币符号，缺省为空。
4、小数位数：
指定数值型数据的小数点位数（0-7）。
缺省为没有小数位（整数）。
2.1.3边框线
边框线指单元的四条边线。
边框线样式有空线、细实线、虚线、粗实线等8种，缺省线型为空，即单元没有边框线。
要想删除单元的边框线，把它重新定义为空即可。
2.1.4设置单元属性
（参见“1.3设计一个固定表”部分）
2.2设置单元风格
单元风格指单元内容的字体、颜色图案、对齐方式和折行显示。
2.2.1字体
字体包括宋体、仿宋、黑体、楷体等16种，缺省为宋体。
字形包括普通、粗体、斜体、下划线等8种，缺省为普通。
字号9号至120号，缺省为12号字。
2.2.2颜色图案
前景色指单元内容的颜色，前景色有16种，缺省为黑色。
背景色指单元填充的颜色，背景色有16种，缺省为白色。
图案指单元的背景图案，共有4种背景图案，缺省背景图案为空。
想要删除单元中的图案，把它再一次定义为空即可。
2.2.3对齐
对齐是指单元内容在单元格中的对齐方式，可在水平方向（居中，居左，居右）和垂直方向（居下，居中，居上）变化，缺省为水平方向居右，垂直方向居下。
2.2.4折行显示
当单元的内容超过了单元的宽度之后，多出的部分是不可见的，除非拉大单元的宽度。
还有一种方法：
把单元的风格设为折行显示，可以使单元的内容自动随着单元的宽度分几行显示。
【例2-1】在单元内输入“北京市海淀区上的信息产业基地开拓路15号”。
在A1单元，没有设置折行显示时，单元显示如图13-24
把A1单元设置为折行显示，并且拉大单元的行高时，单元显示如图13-25
图13-24图13-25
单元设置为折行显示后，改变单元列宽时，单元内容将随宽度的变化重新排列。
2.2.5设置单元风格
（参见“1.3设计一个固定表”部分）
2.3设置和取消组合单元
组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），UFO报表在处理报表时将组合单元视为一个单元。
可以组合同一行相邻的几个单元，可以组合同一列相邻的几个单元，也可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元。
组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。
例如把B2到B3定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“B2”、“B3”、或“B2:
B3”表示。
【操作步骤】
1、点取“格式/数据”按钮，进入格式状态。
2、设置组合单元：
选取要设置为组合单元的区域，点取【格式】菜单，在下拉菜单中点取【组合单元】，弹出“组合单元”对话框如图13-26点取“设置组合”按钮设置组合单元。
图13-26
3、取消组合单元：
选取要取消组合的组合单元，点取【格式】菜单，在下拉菜单中点取【组合单元】，弹出“组合单元”对话框。
点取“取消组合”按钮取消组合单元。
2.4设置和取消关键字
UFO报表共提供了单位名称、单位编号、年、季、月、日六种关键字和一个自定义关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。
自定义关键字
关键字的名字由用户定义，最多10个字符，例如“经济类型”“Co.style”“报送属性”等。
关键字的值在“数据状态”下录入，可以是1-30000之间的数字。
当自定义关键字名称为“周”和“旬”时，它们有特殊的含义，代表业务函数中的取数日期，用于从其他用友产品中提取数据。
当自定义关键字为“周”时，输入范围为1-53。
它用在业务函数中，例如公式：
tfs（"503","周","借","付展示会租金","==",001,年）
假如报表关键字年=1998，周=10，则取001账套、1998年第10周的503科目，摘要为"付展示会租金"的借方发生额。
当自定义关键字为“旬”时，输入范围为1-36。
它用在业务函数中，例如公式：
tfs（"503","旬","借","付展示会租金","==",001,年）
假如报表关键字年=1998，旬=5，则取001账套、1998年第5旬的503科目，摘要为"付展示会租金"的借方发生额。
【操作步骤】
1、点取“格式/数据”按钮，进入格式状态。
2、设置关键字：
选取要设置关键字的单元，点取【数据】菜单中的【关键字】，在下拉菜单中点取【设置】，弹出“设置关键字”对话框如图13-27。
在对话框中的关键字名称中选择一个，确认后在选定单元中显示关键字名称为红色。
图13-27图13-28
3、取消关键字：
点取【数据】菜单中的【关键字】，在下拉菜单中点取【取消】，弹出“取消关键字”对话框如图13-28，选取要取消的关键字，则该关键字被取消。
4、关键字设置之后，可以改变关键字在单元中的左右位置。
点取【数据】-【关键字】-【偏移】菜单项，弹出“定义关键字偏移”对话框如图13-29，在其中输入关键字的偏移量。
单元偏移量的范围是【-300，300】，负数表示向左偏移，正数表示向右偏移。
图13-29图13-30
2.5设置和取消可变区
（请参考“1.4设计一个可变表”部分）
2.6套用模板和套用格式
设计一个报表，既可以从头开始按部就班地操作，也可以利用UFO报表提供的模板直接生成报表格式，省时省力。
UFO报表提供了11种报表格式和21个行业报表模板包括了70多张标准财务报表（包括现金流量表），也可以包含用户自定义的模板。
用户可以根据所在行业挑选相应的报表套用其格式及计算公式。
套用报表模板和套用格式需要在格式状态下进行。
2.6.1如何套用报表模板
【操作步骤】
1、点取“格式/数据”按钮，进入格式状态。
2、点取【格式】菜单，在下拉菜单中点取【报表模板】，将弹出“报表模板”对话框如图13-30。
在其中选取行业和财务报表名。
确认后，生成一张空的标准财务报表。
此外，UFO报表还提供了根据您在登录系统时所选账套所处行业一次生成多张该行业的报表标准财务报表功能。
【操作步骤】
1、点取“格式/数据”按钮，进入格式状态。
2、点取【格式】菜单，在下拉菜单中点取【生成常用报表】（或者点取”常用工具栏”中的”打开模板”按钮
），将弹出“生成常用报表”对话框如图13-31。
确认后，自动生成该行业相应的空的标准财务报表。
图13-31图13-32
2.6.2如何套用格式
【操作步骤】
1、点取“格式/数据”按钮，进入格式状态。
2、选取要套用格式的区域。
3、点取【格式】菜单中的【套用格式】，将弹出“套用格式”对话框如图13-32。
在对话框中选取一种套用格式。
在UFO报表中，由于各种报表之间操作着密切的数据间的逻辑关系，所以，报表中各种数据的采集、运算就用到了不同的公式，主要有计算公式（单元公式）、审核公式和舍位平衡公式。
3.报表公式的编辑
3.1计算公式的编辑
UFO报表提供了丰富的计算公式，可以完成几乎所有的计算要求。
UFO报表的计算公式有3种方式：
单元公式，存储在报表单元中，按“=”即可定义。
命令窗中的计算公式，在命令窗中一条一条书写，按回车计算。
批命令中的计算公式，在批命令（SHL文件）中一次性书写，执行批命令时批量计算。
在计算公式中，可以取本表页的数据，可以取其他表页中的数据，也可以取其他报表的数据，例如从几张基础数据表中提取数据，计算后形成分析表。
在UFO报表中，除了可以从《账务》中提取数据外，新增可以从各用友产品中提取数据的功能。
利用取数函数可以取到以下系统的数据：
《账务》、《应收》、《应付》、《工资》、《固定资产》、《资金管理》、《财务分析》、《采购》、《存货》、《库存》、《销售》、《成本》等。
单元公式可以一个单元一个单元的定义，也可以给一个区域定义公式，称为区域公式。
例如：
在损益表中，求累计数公式可以写为：
D5:
D20=C5:
C20+SELECT（D5:
D20,年@=年and月@=月+1）
在可变区中不能定义单元公式，要计算可变区的内容，可以在命令窗中或批命令中定义可变区公式。
例如：
letv_c=v_a*v_b
与Excel类似，UFO报表提供了相对公式，在单元前面加“?
”即可。
例如：
相对公式a10=ptotal（?
a1:
?
a9），复制到b10单元后，公式自动变为b10=ptotal（?
b1:
?
b9）
3.1.1如何定义单元公式
我们欲定义一个求合计数单元公式：
a10=ptotal（a1:
a9），即令a10单元等于a1:
a9单元的合计数。
1、在格式设计状态下，选中A10单元。
2、按“=”，弹出“定义公式”对话框。
3、在对话框中输入“ptotal（a1:
a10）”，回车。
完成定义。
如果要定义筛选条件和关联条件，可以直接书写，也可以点取“筛选条件”“关联条件”按钮。
例如：
a10=ptotal（a1:
a9）for年>=1990
单元公式将自动进行运算，也可以随时使用菜单“数据”-“整表重算”命令驱动报表中所有单元公式进行重算。
不需再计算时，可以点取屏幕上方的“不计算”按钮，本表页以后不再重算。
要重新计算，再次点取“不计算”按钮即可。
当本表单元公式中涉及到其他表或其他系统数据时，必须“整表重算”后才能更新数据。
3.1.2表页内部的公式
表页内部的计算公式，是指数据存放位置和数据来源位置，都没有超出本表本页范围的计算公式。
表页内部的计算公式可以分为：
一个单元的公式
固定区中一个单元公式是最简单的公式，可以给数值单元或字符单元赋值。
例如：
B5=“部门一”
C5=234
D5=2342
E5=345
F5=345
G5=PTOTAL（C5:
F5）
。
。
。
区域公式
区域公式
当某一区域内各单元的公式极其相似时，需要用到区域公式。
区域公式使一个区域等于另一个区域或其他几个区域的计算结果。
如图13-33：
图13-33
对上表编辑区域公式的方法为：
拖曳鼠标选中C9:
F9，按等号"="，输入区域公式
C9:
F9=C5:
F5+C6:
F6+C7:
F7+C8:
F8
再拖曳鼠标选中G5:
G9，按等号"="，输入区域公式
G5:
G9=C5:
C9+D5:
D9+E5:
E9+F5:
F9
区域公式左边单元的个数与右边表达式输出值的个数应该对应，如果不对应则按UFO报表规则计算，例如：
a3=b（实际结果为a3=b1）
a1:
a3=b1:
b2（实际结果为a1=b1,a2=b2,a3=b2）
类似的公式还有诸如：
令区域D3:
D25取E3:
E25与F3:
F25的商：
D3:
D25=E3:
E25/F3:
F25
令区域C7:
C13取F15:
F21与H6:
H12的和：
C7:
C1
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