office文件应用小技巧.docx
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office文件应用小技巧
Excel文件转换为图形
如果你希望Excel工作表中的数据以图形方式插入到其他程序如Word、Photoshop中，那么你无需求助专门抓图软件，仅用Excel即可快速完成文字到图形的转换，方法如下：
1.在Excel工作表中，选择需要转换为图形的单元格区域。
2.按住Shift键，同时单击打开“编辑”菜单，此时你将会发现其中有一个“复制图片”命令，单击该命令，打开“复制图片”对话框。
3.选中“如屏幕所示”复选钮，可按对象在屏幕上显示的实际效果进行复制选中“如打印效果”复选钮，可按对象在打印预览中显示的实际效果进行复制，如果所选打印机不是彩色打印机，那么彩色图形对象将显示为黑白两色。
选中“位图”复选钮，可将图片复制为位图，但只有复制位图图片的显示器与显示该图片的显示器具有相同的分辨率和类型，才能正确显示该位图图片。
4.单击“确定”按钮。
现在，你选择的单元格区域已经以图片形式复制到Windows“剪贴板”中了，尽管将其粘贴到其他软件中好了。
自动避开ExcelXP错误值
当在工作表中使用了公式或者函数之后，有些时候难免会出现一些错误提示信息，要避免将这些错误提示信息打印出来，可以按照下面的方法进行设置：
单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后选择“工作表”标签项，在“打印”区域中单击“错误单元格打印为”下拉框，选择“空白”项，最后单击“确定”按钮，这样在打印的时候就不会将这些错误信息打印出来了。
注：
自动避开错误值的功能是ExcelXP的新增功能，在Excel2000及其以前的版本中没有该项功能。
隐藏Excel工作表中的零值
如果“0”在工作表中出现的次数太多的话，打印出来的工作表会显得十分凌乱，因为“0”代表着什么都没有，为此我们可以按照下面的方法隐藏多余的零值：
单击“工具”菜单中的“选项”，打开“视图”标签项，在“窗口选项”里把“零值”复选框前面的对号去掉，单击“确定”按钮，你会发现工作表中的所有零值都变成了空白单元格，如果我们要有选择地隐藏单元格中的零值的话，可以首先选中包含零值的单元格，然后单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”命令，在“单元格格式”对话框选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“自定义”选项，然后在右边的“类型”文本框中输入“0_0@”，单击“确定”按钮，这样单元格中的零值只会出现在编辑栏或正在编辑的单元格中，而不会被打印出来。
打印Excel工作表中的公式
一般情况下，我们是不需要打印公式内容的，但是某些特殊情况下，将公式内容打印出来可以方便我们对计算公式进行分析，下面的方法就可以将公式内容打印出来：
单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”命令，在打开的“选项”对话框中选择“视图”标签项，在“窗口选项”区域中选择“公式”复选框，最后单击“确定”按钮退出该设置窗口，你会发现所有的公式都已经显示出来了，此时再打印工作表即可，这种方法会把工作表中所有的公式内容都打印出来，如果我们需要有选择地打印个别单元格中的公式的话，就需要下面的方法了，首先选中要打印的包含公式的单元格，然后按下“Ctrl+'”（位于Tab键的上方）组合键，这样就可以在显示公式和计算结果之间切换，当切换到显示公式内容的时候再开始打印就可以了，相比之下，这种方法更为简单，而且可以实现有选择地打印公式内容。
快速“冻结”Excel单元格
Excel提供给用户两个可以用来拆分编辑窗口的“分割框”，一个在垂直滚动条的顶端，一个在水平滚动条的右端。
要使表格顶部的单元格始终处于可见状态，请将鼠标指针指向垂直滚动条的顶端的“分割框”，当鼠标指针变为分割指针即“双箭头”后，将“分割框”向下拖至所需的位置，并释放左键。
此时，Excel编辑窗口被拆分为上下两部分，这就是两个“窗格”。
在下面的“窗格”任一处单击，你就可对表格进行编辑操作，而不用担心上面窗格中的单元格会移出屏幕可视范围之外了。
自然，要锁定表格左侧的单元格，你就应该使用位于水平滚动条的右端的“分割框”。
而且，你可以同时使用这两个“分割框”将编辑窗口拆分为四个窗格，以便你同时能够看到表格的左侧和顶部的单元格。
要将一分为二的两个“窗格”还原成一个窗口，双击“分割框”即可。
Excel中实现自动添加单位
在Excel数据处理过程中，经常要进行各种统计和计算，最后的结果一般都要求有一个单位，如：
元、斤、个、条等，如果单元格数值是用公式计算得出的，那么能不能在结果后面直接添加单位呢，回答是肯定的。
具体操作方法是：
选中要添加单位的单元格，打开“格式”菜单下的“单元格”对话框，选择“数字”列表框，在“分类”一栏中选择“自定义”，在右边的“类型”栏中选择相应数字格式，如0，在后面添加相应单位，如0元，最后单击“确定”按钮，即可实现在计算结果后自动添加单位“元”。
如要在计算结果后面添加单位“个”，则在“自定义”框中的“分类”框中选择一种数字格式，并在其后输入“个”字，即可在计算结果后自动添加单位“个”。
修复损坏的Excel文件
如果某个Excel工作簿文件损坏，那么请试试以下方法，或许能给你一个意外的惊喜，帮助你修复受损的工作簿文件。
1.将工作簿另存为SYLK格式
如果受损工作簿可以打开，但无法编辑和打印，那么请尝试将工作簿文件转换为SYLK格式，这可以筛选出文档中的损坏部分，请首先尝试该法。
2.“打开并修复”工作簿
ExcelXP（2002）增强了对受损工作簿的修复功能，新增了一个“打开并修复”命令，可检查并修复Excel工作簿中的错误。
如果使用常规方法无法打开受损文件，请试用该法。
在弹出的对话框中，请单击“修复”按钮。
3.自动恢复文件
如果文件损坏发生在Excel程序遇到问题并停止响应之后，你可以强制关闭程序，如果问题发生在断电之后，那么你可以重新启动Excel，此时Excel将自动打开“文档恢复”任务窗格，并在其中列出了程序停止响应或断电之时Excel已自动恢复的所有文件。
如果文件标题中含有“[已恢复]”，则该文件通常比标题中含有“[原始文件]”的文件包含更多最近所作的更改。
对于每个要保留的文件，请指向“文档恢复”任务窗格中的该文件，单击文件名旁的箭头，然后执行下列操作之一：
（1）若要使用该文件，请单击“打开”。
（2）若要保存该文件，请单击“另存为”，再输入该文件的名称。
默认情况下，文件将保存在与原文件相同的文件夹中。
如果使用与原文件相同的名称，则原文件将被覆盖。
当看到一条消息询问你是否要替换已有文件（包含截止上一次保存文件时所作的更改）时，请单击“是”按钮。
（3）如果要查看对文件所进行的修复，请单击“显示修复”。
打开或保存了所有要保留的文件后，单击“文档恢复”任务窗格中的“关闭”按钮。
任务窗格是ExcelXP提供的新功能，如果你在用Excel2000，则Excel将会在重启后自动打开所有修复文件，而不是将它们显示在任务窗格中。
当然，要让Excel在断电等情况下自动恢复文件，事先应打开其自动恢复功能，方法是：
在“工具”菜单中，单击“选项”命令，再单击“保存”选项卡，确认清除“禁用自动恢复”复选框，然后选中“保存自动恢复信息，每隔X分钟”复选框，并在“分钟”前的框中指定希望Excel程序保存自动恢复文件的频率，单击“确定”按钮。
4.手动恢复文件
如果Excel在重新启动后没有自动打开恢复文件，那么你可以手动将其打开。
（1）在“文件”菜单中，单击“打开”命令。
（2）通过“查找范围”框，定位并打开包含自动恢复文件的文件夹。
或许你不知道该文件的位置，那么请在图5中查看“自动恢复文件保存位置”框中的路径，该文件夹即是Excel保存自动恢复文件的文件夹。
（3）在“文件类型”框中，单击“所有文件（*.*）”，然后在文件列表中选择要恢复的文件，单击“打开”按钮。
5.用Excel修复软件修复
在”网站上提供了专门帮助修复受损MicrosoftOffice文档的软件，其中的“ExcelRecovery”专门用来修复损坏的Excel文件。
而且在你下载并安装了这些软件后，会在相应Office程序的“文件”菜单中生成一个“Recover…”命令，使用该命令就可以方便地修复Office文档。
不过，这些修复Office文档的软件可都不是免费的，而且对中文的Office文档修复效果欠佳。
增加PowerPoint更多可取消操作数
所有的Office用户都知道通过“编辑→撤销”命令能够撤销最后一步操作。
如果单击“撤销”图标旁边的下拉箭头，还能允许你撤销若干次操作，以回到先前的工作状态。
在默认情况下PowerPoint最多允许撤销20次操作，但实际上可以把这个上限提高到150次。
选择“工具→选项”命令，然后单击“编辑”标签页，在“撤销”区域的“最多可取消操作数”字段输入想要的数值（从3到150均可），单击“确定”退出。
需要注意的是，当增加PowerPoint的最多可取消操作数时，所占用的PC内存也会随之增加。
隐藏、恢复Excel暂时不需要打印出来的列或行
在Excel表格中，如果不需要一列或一行表格及文字时，用鼠标在表格左方呈左右或上下形状时进行左右或上下拖拉将其覆盖隐藏，如果这时保存文件，等需要用到隐藏起来的表格中，用鼠标在次列或次行位呈左右或上下形状时进行左右或上下拖拉恢复（这里特别注意鼠标的用法），还可通过设置列距或行距的方法进行恢复。
另外，可以在隐藏后，保存文件前，我们可以单击取消键，然后进行文档保存，减少了前面的恢复工作。
Excel2003获取参数提示
使用Excel函数向导建立公式时，用户可以在“函数参数”中看到参数的提示。
当手式输入带有函数的公式时，则看不到函数格式和参数的提示，Excel2003对此做了一项改进。
当输入公式“=AVERAGE（B1：
B18）”中的“（”时，屏幕会显示一个黄色的提示条，提供了有关函数和参数的语法信息。
只要单击其中的函数名，就可以打开“帮助”文件获得更多信息。
若要隐藏函数的工具提示，可以打开“工具→选项→常规”选项卡，清除其中的“函数工具提示”复选项。
查找适用的Excel函数
对不熟悉Excel函数的用户来说，找到适合某项工作的函数并不容易。
以下技巧绝对可以对你大有帮助：
假如要完成数据排序任务，请单击工具栏中的“插入函数”按钮打开对话框，在其中的“搜索函数”框内输入“排序”，然后单击“转到”按钮。
对话框就会列出“RANK”等用于排序的函数，选中其中的某个函数，可以在对话框中看到它的功能说明。
单击“有关该函数的帮助”链接，可以打开帮助查看更详细的信息。
让AdobeAcrobatReader启动速度大提升
AdobeAcrobatReader是通用的PDF浏览软件，可是升级到了6.0版本后启动速度慢得吓人，到底是什么原因呢？
原来，主要原因是软件本身的一些插件引起的缓慢。
这些插件在我们一般浏览情况下是使用不到的，所以我们可以在AcrobatReader的安装目录里找到一个名叫“Plugins”的目录，把其改为“Plugins-D”（或其他名字）。
但记得要用到插件的时候一定要改回来，免得出现故障。
Word中禁止自动编号
经常给文档加上项目符号和编号以使文档结构清晰，可有时在给同一编号下的文本分段时就会发现，只要一回车，新的编号就产生了，要想避免这样，在回车时按住Shift键就可以了。
Word当中妙用Ctrl键三招
1.直接删除Word中的单词。
在用Word编辑英文文稿时，想删除一个英文单词往往需要按好几下Backspace键，现在你只要将光标放到要删除的单词前再按下→键的同时按住Ctrl键，那个单词就会整个被删除。
2.同一驱动器中复制文件。
在同一驱动器中选定一个文件，按下Ctrl键拖动到需要复制的文件夹中，这个文件就会被复制。
3.切换浏览器全屏。
在资源管理器或IE浏览器的窗口栏上，按住Ctrl键并用鼠标双击它，就可以切换到浏览器的全屏模式。
Word按毫米设定线条粗细
在Word中线条的粗细总是以磅为单位显示，这个单位是英制单位，大家通常没有一个清楚的概念，即使你从选项中把常规的度量单位设置成毫米，线的粗细也还是按磅计。
而我们比较习惯的是以毫米为单位计，其实在Word中也可以按毫米为单位设置线条粗细，只要在“设置自选图形格式的线条粗细”中直接输入“1毫米”这三个字，确定后就可以把线条设置为1毫米粗细。
虽然Word会自动把它转换成磅值显示，不过我们只要打印出来就可以知道确实是1毫米粗的线。
Word文稿横打竖打技巧
有时在Word文稿打印中，需要在一篇文档中同时使用纵向和横向两种不同的页面方向，譬如文字部分纵向打印，而其中项目较多的表格页又要横向打印。
系统默认“纵向”打印，因而对于需要改变打印方向的文档内容，就要先选中这部分，然后执行“文件→页面设置”，打开“页面设置”对话框，单击其中的“纸型”选项卡，单击选中“横向”页面方向，并确认“应用于”选项栏中为“所选文字”后点击“确定”即可。
这样再进行打印操作就能实现在同一文档中使用不同的页面方向来打印了。
自定义Word双线.的线型
Word提供的线型中有双线，但是Word的双线是无法自定义两条线粗细的，你如果把线条粗细设置太大的话，两条线都会跟着变粗。
此外，Word的双线也无法满足我们对双线的一些特殊要求，对此可以用另一个简单的方法达到自定义双线的目的。
设置前必须先按Shift键点击选中全部要设置的对象，右击选择“组合/组合”把全部图形选中组合起来。
再右击选择“设置对象格式”设置线条颜色为黑色、粗细为5毫米（此为我们所需的双线间距）。
然后按住Ctrl键拖动这个组合图形复制出另一份，右击复制出的图形从“设置对象格式”中设置填充颜色为无填充色，线条颜色为白色、粗细为4毫米。
最后选中黑白两个图形进行水平居中、垂直居中、组合。
在此，双线中两条线的粗细是由上层白线图形的边线粗细决定的，按我们上面操作所得两条线的粗细为（5-4）÷2＝0.5毫米。
Word文档转换为图形
如果你要把Word文档发电子邮件给海外的亲朋好友，如果你要在Word文档让文字向右倾斜，如果你需要在PPT幻灯片中使用保留格式的Word文本。
那么你不妨将Word文档转变为图片，然后对图片进行处理。
1.在Word文档中，选择需要变为图形的文本。
2.在常用工具栏中，单击“复制”按钮。
3.在“编辑”菜单中，单击“选择性粘贴”命令。
4.选中“粘贴”复选钮，然后在“形式”框中，单击“图片”。
5.单击“确定”按钮。
此时，原被选中的文字将以图片的形式插入到Word文档中。
现在，你就可以使用这些图片文字了。
恢复Word初始设置
经常有网友问到“Word中工具栏丢失了某某选项如何恢复”、“Word显示模式被人更改如何改回来”等等关于Word界面显示设置的问题。
别看这些都是小问题不影响使用，但解决起来还真烦琐。
这里为大家介绍一个方法：
点任务栏的“开始→运行”，输入“Winword/a”（不含引号），回车后会启动Word程序，并且是按照初始化启动的，所有界面显示都恢复默认的设置。
Word2003插入文档水印
Word2003可以在文档中插入图片或文字两种水印，只要执行“格式→背景→水印”命令，就能在对话框中执行添加水印的操作。
如果要将一幅图片作为水印插入，可以选中对话框内的“图片水印”选项，根据需要设置“缩放”并选中“冲蚀”选项，然后单击“选择图片”按钮，打开“插入图片”对话框，选择所需图片后，单击“确定”即可。
如果要插入文字水印，就应选中对话框中的“文字水印”，然后在“文字”下拉列表中选择或输入所需文本，再根据需要设置“字体”，“尺寸”等选项，完成后单击“应用”按钮，即可在页面视图中看到水印效果。
巧用Word在汉字上添加错误拼音
在Word中先输入错误的汉字，用“拼音指南”功能加上拼音，接着右击该汉字，在弹出的快捷菜单中选择切换域代码，更改代码中的汉字后，再切换域代码，就完成在汉字上添加错误拼音的。
此外，拼音文字的大小和与汉字的行距均可在打嘴仗“拼音指南”对话框或域代码中进行修改。
小提示：
作为语文老师，应该将“拼音指南”按钮放到格式工具栏，方法是单击“工具→自定义”，打开“自定义”对话框，选择“自定义”对话框中的“命令”选项卡，在左则的“类别”列表框中选择“所有命令”选项，然后在右侧的命令列表框中选择带拼音的“文”字图标的“FormatPhoneticGuide”命令。
用鼠标左键将“文”字图标命令拖入“格式”工具栏，松开鼠标左键，此时“格式”工具栏显示带拼音的“文”字图标按钮。
这样，需要使用拼音时，单击该按钮即可。
PowerPoint六个方便的键盘快捷方式
通常情况下，你可以利用屏幕左下角的视图按钮在几种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换。
但你恐怕不知道使用键盘与视图按钮相配合还可以获得完全不同的效果。
如单击“普通视图”按钮时，如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”，再单击一次“普通视图”按钮（不按Shift键）则可以切换回来。
而如果单击“幻灯片浏览视图”按钮时，按下Shift键就可以切换到“讲义母版视图”。
另外，你还能让PowerPoint在屏幕的左上角显示幻灯片的缩略图，这样就能在编辑的时候预览得到的结果。
为了实现这个效果，需要进入“普通视图”，然后选择第一个想要显示的幻灯片。
按住Ctrl键并单击“幻灯片放映”按钮。
可以单击幻灯片缩略图进行换片，就像进行全屏幕幻灯片放映时一样。
如果想得到更多的选项，可以按住Ctrl+Shift组合键，然后再按各种不同的视图按钮：
Ctrl+Shift+“普通视图”按钮会关闭左则的标记区和备注页，并把幻灯片扩充到可用的空间。
Ctrl+Shift+“幻灯片浏览视图”按钮则可以把演示文稿显示为大纲模式：
Ctrl+Shift+“幻灯片放映”按钮会打开一个“设置放映方式”对话框。
WordXP运用技巧集
（一）
1.字体的无级缩放技巧
在WordXP中，我们要缩放文字的大小，可以通过工具栏上的字号列表选取。
但这种方式是有其局限性的，中文字体只能在初号到八号之间选取，英文字体的磅值也仅限于5磅道72磅之间取舍，不能满足我们打印超大字体的要求。
打开“工具→自定义”，选取“命令”项，在类别列表框中选取“所有命令”，在其右边列表框中找到“ShrinkFont”和“GrowFont”命令，将其拖放在WordXP工具栏上，这两个命令既是文字的大小的无级缩放命令，前一个是以当前设置值的10%缩小所选文字的字号，后一个是以当前设置值的10%增大所选文字的字号。
你还可以把“ShrinkFontonepoint”和“GrowFontonepoint”这两项命令也拖放在WordXP工具栏上，它们执行的命令分别是将所选文字减小一磅和增大一磅。
如果你不愿意添加上述按钮，可以使用如下快捷键。
放大字体：
“Ctri+]”或者“Ctrl+>”缩小字体：
“Ctrl+[”或者“Ctrl+<”。
2.在文档中插入图标
正确做法是：
执行“插入→对象”，打开对话框，将“显示为图标”打钩，然后在“对象类别”列标框中选取所需，确定即可。
如不满意图标的样式，单击“更改图标”键。
3.用图片替换文字的技巧
首先把图片复制到剪贴板中，然后打开替换对话框，在“查找内容”框中输入将被替换的文字，接着在“替换为”框中输入“^c”（注意：
输入的一定要是半角字符，c要小写），单击替换即可。
“^c”的意思就是指令WordXP以剪贴板中的内容替换“查找内容”框中的内容。
按此原理，“^c”还可替换包括回车符在内的大段文本。
4.备份个性化设置
WordXP自带有一个备份个性化设置的工具。
打开开始菜单，指向“MicrosoftOfficetools\SaveMySettingsWizard”单击，将出现个性设置对话框，按提示作就行啦，可以备份到任何地方。
备份个性化设置时要先关闭WordXP，否则不成功。
对初学者而言，在进行个性化设置时容易把菜单搞乱，甚至误操作导致菜单全部失踪，这时可按“F1”键帮助恢复。
还可以打开“工具→选项→保存”对话框，在“提示保存Normal模块”上打勾，这样，每当菜单栏工具栏有任何细小的改动，WordXP在关闭时就会自动弹出警示框预告：
“所作修改会影响共用模板：
Normal。
是否保存所作修改？
”。
5.替换特殊格式的字体技巧
如果要将全文中的某个词或者字替换为统一的格式，比如将“WordXP”改为红色、斜体、下划线，一个一个的改当然费时费力。
我有办法一下搞定，其方法如下：
打开替换对话框，在“查找内容”中输入“WordXP”（实际输入时不带引号），在“替换为”中同样输入“WordXP”，然后打击“高级”选项，打开“格式”菜单，将字体设置为红色、斜体、下划线，单击“全部替换”。
WordXP运用技巧集
（二）
1.妙用通配符替换文件
如果要将全文引号中的内容设置为统一的格式，而引号中的内容又不一致，就需要我们使用通配符。
通配符有两个：
“*”号和“?
”号。
“*”表示多个字符，“？
”表示一个字符。
操作方法如下：
打开替换对话框，在“使用通配符”前打钩，在“查找内容”中输入通配符，在“替换为”中用鼠标点一下，什么也不输入，直接打开“高级”选项，设置好格式后全部替换。
2.将文字快速转换为图片
将文字快速转换为图片并不需要专门的图形编辑器，WordXP一样可以做到。
方法如下：
首先，将编辑的文件存为doc格式，然后将其关闭。
再在WordXP中新建一个文件，打开资源管理器，把刚才存盘的那个文件拖到新建的文件中，你会发现，你看见的虽然是文字，但WordXP已经把它转换成图片。
3.不经过剪贴板复制文件
我们都知道用剪贴板来复制文件，我们还可以用Ctrl键加鼠标拖曳而且不经过剪贴板也能达到复制的目的。
方法是：
用鼠标选中复制的对象（包括文字和图片），按住Ctrl键的同时用鼠标左键把对象拖曳至目的地即可。
4.自动滚屏功能
其实WordXP内置有自动滚屏的功能，只是默认值下系统并未显示在工具栏上，需要我们手动添加。
方法是：
打开“自定义→命令”，在类型中单击“工具”，在其右边的命令列表中找到“自动滚动”项，拖至工具栏即可。
使用时只要轻轻一点，即可实现屏幕平滑滚动，可上滚也可下滚，还可以调节滚屏的速度。
若想停止滚屏，单击一下鼠标就可关闭自动滚屏功能。
5.快速创建和撤销上、下标
我们一般创建和撤销上、下标的方法是通过点击工具栏上的上、下标按钮，其实他们都有快捷键可用，掌握和使用它们，让我们的工作更省时。
创建上标：
“Ctrl+加号”，再按一次即撤销。
创建下标：
“Ctrl+减号”，再按一次即撤销。
WordXP运用技巧集（三）
1.快速把文本升为标题
将光标置于需要升为标题的文本所在行，按下“Alt+Shift+?
”组合键，可将文本快速升为标题，且样式为1，按“Alt+Shift+?
”组合键，可将标题逐渐降为2.3……9。
2.快速插入特定的文字
我们经常会在稿件的后面添上自己的通讯地址和Email，方便报社准确无误的寄稿酬（这一点相当的重要哦）！
但次次都要一个字一个字的敲入，是不是很麻烦呢？
其实我们可以把它制作成一个按钮放在工具栏里，需要使用鼠标一点即可。
方法是：
在“自动图文集”中添加一项“通讯地址”（包括Emai），然后打开“自定义”对话框，选取“命令”选项，在“类型”列表框中单击“自动图文集”，在右边命令框中找到刚才添加的“通讯地址”项，将其拖放到工具栏
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