北京联合大学生物化学工程学院财务报销制度.docx
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北京联合大学生物化学工程学院财务报销制度
北京联合大学生物化学工程学院
财务办事指南
财 务 处
2010年10月
目 录
第一部分 财务基础知识
1.常用的财务支付方式及适用范围
2.学院现行的经费审批权限
第二部分 财务业务简单介绍及办理各类财务业务的程序
1.财务业务的基本种类
2.如何办理现金借款
3.如何办理支票借款
4.如何办理银行汇款
5.购买商品或服务后如何办理报销手续
6.如何报销国内差旅费（参加会议、培训、调研等）
7.购置固定资产后如何报销。
8.报销科研课题费用的要求
9.如何组织会议、培训等
10.如何办理直接支付给个人的劳务、报酬、奖励等事项
11.如何办理内部转账
12.如何网上查询部门（项目）帐
13.报销业务的几个重要提示
第三部分 与个人相关部分业务介绍
1.报销门诊医药费
2.报销住院费
3.报销供暖费
4.如何查询工资
第四部分 其他说明：
第五部分 住房公积金及住房补贴支取业务的单独说明
一、首次提取
二、支取时间
三、附件
第六部分 关于审计工作的流程
一、审计流程
二、预算审计
三、科研审计
四、基建审计
数字大小写的规范写法
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
零 壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾
佰 仟 万 元 整
第一部分 财务基础知识
1.常用的财务支付方式及适用范围
常用的财务支付方式包括：
现金、支票、银行汇款、公务卡结算、财政直接支付、内部转账等。
（1）现金：
根据学院现行规定，500元以下的单笔经济业务或支付给个人的劳务报酬、差旅费、向农户购买农产品和外地零星采购可以使用现金结算。
现金业务由现金出纳负责办理。
（2）支票：
现金结算范围以外的业务可使用支票结算。
目前我院支票可用于北京、天津和廊坊地区。
支票不得折叠，支票的有效期为十天，丢失支票可能给单位造成大额损失，所以借用支票务必妥善保管。
支票业务由银行出纳办理。
（3）银行汇款：
向外地支付可使用银行汇款，若为款到发货业务汇款前请务必确保收款方信誉。
汇款业务由银行出纳办理。
北京本地大额支付目前正在试用网上银行汇款，将逐步推广。
由银行出纳办理。
（4）公务卡：
指由单位统一为个人办理的用于公务开支的信用卡。
目前学院只在小范围内试点运行，详情参见“公务卡暂行管理办法”。
由现金出纳办理。
（5）财政直接支付:
是国库集中支付的一种方式，是指预算单位提出支付申请，经财政国库直接将财政性资金支付到收款人或收款单位账户。
目前学院只有部分财政专项采用财政直接支付。
由指定人员办理。
（6）内部转账：
指学院内在学院财务统一核算下的部门间发生之间的经费划转。
如支付运输中心的车费等。
由指定人员办理。
办理以上业务的具体要求和程序将在后边详细介绍。
2、学院现行的经费审批权限
院内预算经费和校内专项预算经费，金额在两千元以下的，由所在部门负责人（项目为项目负责人）审批，超过两千元（含两千元）的还需经过主管院领导审批，超过两万元（含两万元）的，还需经过主管财务院领导审批，超过十万元（含十万元）的，需经过院长办公会讨论决定。
项目经费严格按照批准文件实施。
项目经费按项目归口管理部门要求办理相关审批手续后报销。
科研和教研项目项目负责人审批权限为1000元，其他类别项目审批权限参照院内预算经费审批权限。
横向课题项目负责人审批权限为1000元，其他参照院内预算审批权限。
专家咨询费和劳务费需科研处审批。
工会经费和其他院内独立核算经济实体审批权限参照院内预算经费审批权限。
第二部分 财务业务简单介绍及办理各类财务业务的程序
1.财务业务的基本种类
目前学院经常发生的财务业务包括：
现金借款、借支票、办理汇款、现金报销、支票报销、内部转账、财务收费、部门收费上交财务、发放工资津贴、支取劳务报酬、发放奖励等。
2.如何办理现金借款
现金借款：
分为部门备用金借款和单一事项借款。
部门备用金指部门根据业务运行规模，按审批权限审批后，向财务借用备用金，备用金循环使用，使用备用金发生的业务，在每次发生时仍报销回现金补齐备用金，备用金在当年末财务结账之前归还。
单一事项借款，指部门针对某此活动单独向财务借款，在报销时同时办理归还手续，单一事项借款应提前与财务协商，提前约款，原则上不超过备用金额度的活动不单独借款。
●如何办理现金借款
1.）各部门可根据工作需要借备用金，备用金额度可与财务协商经主管院领导批准后确定，年末之前必须予以归还。
2.）单一事项需要临时借款的，均须经过主管院领导和院财务负责人审批。
3.现金借款均须填写现金借款单，现金借款单样式如下：
现金借款单
2010年03月10日
借款单位
体育教学部
借款事由
部门备用金
借款数额
人民币（大写）叁仟元整
￥3000
部门负责人签字
签字
借款人：
领款时签字
主管院长签字
签字
财务主管签字
签字
3.如何办理支票借款
单笔支付金额超过500元的对方为单位账户的业务可以使用支票结算。
●如何办理支票借款
1）支票借款应填写支票借款单，2000元以上开支还应附申请报告，申请报告需要按按经费审批权限审批。
10万元以上开支应在报告中明示讨论该事项的办公会时间和第几次办公会讨论通过。
2）支票实际付款金额不得超过借款单限额。
超过借款限额的不予报销，应重新办理审批手续。
3）所购物品为固定资产的，不必填写支票借款单，应按国资处要求填写“自行购置设备申请审批表”或“‘协议采购’设备申请审批表”,按经费审批权限审批和国资处签章后办理借款；
4）工程项目原则上不提前支付，领用支票同时提供应项目立项申请、大额支付申请、工程合同及工程预算书。
银行支票示例:
支票借款单填写样式：
北京联合大学生物化学工程学院支票借款单
年 月 日
事由（详细填写）
经费项目代码、名称（可粘贴条码）
支票限额：
（人民币大写） ￥ 支票号：
部门（项目）负责人意见：
领用人签字：
领用人联系电话：
领用须知：
1.转帐支票起点为100元，付款期限为10天；2.支票必须按照限额和用途使用，遗失责任自负，核销日期最迟不超过一个月；3.如果金额不到2万元可自行删除最后一行；4.报销后请要求财务人员归还此单.
提示：
1）各部门应及时归还所借支票，未报帐支票累计不能超过5张，所借支票年末之前必须全部结清；
2）支票领用人为本院正式教职工，外聘人员办理相关业务应由项目负责人书面授权。
3）支票有效期10天，过期支票作废。
4.如何办理银行汇款
银行汇款申请程序参照支票借款审批程序，目前对北京市和京外单位付款均可办理银行汇款，汇款前务必详细了解收款单位信用状况，签订相关协议，银行汇款业务请谨慎办理，避免给学院和个人造成损失。
办理银行汇款须填写汇款申请单。
对方单位账户信息可另附纸质说明，账户信息纸质说明上应有经手人签字，银行汇款业务正常到款时间为2个工作日，请提醒收款单位查收。
北京联合大学生物化学工程学院汇款申请单
年 月 日
事由（详细填写）
经费项目代码、名称（可粘贴条码）
收款单位信息（单位名称为必填，其他内容可另附，附件应由经手人签字）：
收款单位名称：
收款单位账号：
收款单位开户行名称：
收款单位开户行行号：
汇款准确金额：
（人民币大写） ￥
部门（项目）负责人意见：
经手人签字：
经手人联系电话：
汇款须知：
1.银行汇款到款正常日期为2个工作日，请通知收款方及时查收；2.汇款前请务必详细了解收款单位信用状况，如果给学院造成损失，由经手人负责；3.汇款后请及时办理报销手续，核销日期最迟不超过一个月；3.如果金额不到2万元可自行删除最后一行。
5.购买商品或服务后如何办理报销手续
1）基本要求：
（1）经济业务已经发生，经过第三人验收和领导授权审批。
（2）取得与真实经济业务相符的原始票据，原始票据的要求：
①具有税务监制章或财政监制章，复合票据防伪。
②票据必须依法取得，所记载经济业务真实准确。
③手写票据整张票据字体须一致；机打票据不得手写更正。
④金额大小写必须一致。
⑤必须有收款单位的财务专用章；
⑥票据内容填写齐全：
a.票据中的付款单位必须填写全称“北京联合大学生物化学工程学院”。
b.发票所有项目需填写完整。
如采购商品类发票所购商品的名称、数量、单价、金额、开票人及开票日期。
c.若采购商品类发票本身不能反映商品具体名称、数量、单价的，须附购物明细清单，明细清单应由开票单位盖章。
（3）因特殊原因未能取得原始票据的经济业务，经部门主管院领导和财务负责人审批后，可填报支出证明单作为原始凭证报销。
支出证明单式样如下:
2）、需填写经费报销单。
所有报销单均须在经手人、验收人和主管领导处签字。
超过经费审批权限的，还需要院长签字，现金业务还要由现金领款人在领款人处签字。
●现金领款人：
由实际在现金柜台领取现金人员签字。
●2）经手人：
实际办理所报销业务的人员签字。
●3）验收人：
由除经手人和主管之外第三人负责验收。
●主管领导：
即报账人部门“一支笔”或项目经费项目负责人；注：
若“项目负责人”是“单位负责人”，则签字为单位负责人、经手人、验收人。
●按经费审批权限，需要主管院长或主管财务院领导审批的，还须经院领导审批签字后方可报销。
●6）须标明经费出处，粘贴项目经费条码。
●7）须写明事由。
●8）出租车票、定额发票等不带“北京联合大学生物化学工程学院”字样的票据，需填制“原始单据汇总单”，票据须按票面金额从大到小顺序整理，正面朝外顺序粘贴在“原始单据汇总单”背后。
（见原始单据汇总单式样）
支 出 证 明 单
年 月 日
摘要及事由
金额合计（大写）
未能取得票据原因
经手人：
见证（验收）人：
可填写多人
部门主管领导：
财务负责人：
主管院领导：
6.如何报销国内差旅费
需要填写“差旅费报销单”。
提示：
1）“差旅费报销单”中的“出差补贴”栏由财务人员核定；
2）报销出差参加会议事宜，请附会议通知原件；
3）报销调研事宜，请附部门负责人或项目负责人签字盖章的书面调研报告及参加人员名单；
4）报销国外差旅费不填写“差旅费报销单”，请与财务联系办理具体事宜。
5）住宿费开支标准上限：
局级人员300元/人/天，处级及以下人员150元/人/天。
6）乘坐火车，从当日晚8时至次日晨7时乘车6小时以上的，或连续乘车超过12小时的，可购同席卧铺票。
符合规定而未购买卧铺票的，按实际乘坐的硬座票价的80%给予补助。
出差人员乘坐飞机要从严控制，出差路途较远或出差任务紧急的，经单位局级领导批准方可乘坐飞机。
7）外出参加会议，有会议通知会议统一安排住宿的，会议期间的住宿费、伙食费和公杂费由会议主办单位按会议费规定统一安排，在途期间的住宿费、伙食费和公杂费由所在单位按差旅费规定报销；
8）原则上不支持委托旅行社承办的调研、考察活动，如确实需要旅行社承办，应要求旅行社提供所有实际发生的交通、住宿、考察等原始发票和以下材料方可报销：
①旅行社组织费用应开具正规发票；
②部门负责人、项目负责人签字盖章的书面调研报告及参加人员名单；
③旅行社具体行程安排及费用明细；费用明细上城明确列支交通工具、住宿标准、餐费标准、人数等（该材料需由旅行社出具并加盖公章）。
9）差旅费报销具体规定详见《北京市国家机关和事业单位差旅费管理办法》（oa网财务主页“国家法规”栏目）。
10）报销差旅费请在非现金报销日将单据交财务现金出纳审核，审核后再履行签字手续，报销日不现场审核差旅费单据。
7.报销购置固定资产费用
购置固定资产，需办理完固定资产验收入库手续后方可报销，报销同时提供国资处填写的“固定资产出库单”。
不能确定是否为固定资产的，由国资处签章确认。
8.报销科研课题费用
需按申报时的经费类别在经费报销单上分别汇总金额。
分类可参照下表“北京联合大学科研课题经费报销单”。
横向课题立项时应提供委托方财务管理规定，并加盖委托方印章。
应提供委托方财务管理规定，并加盖委托方印章，或提供协议书或合同书文本中项目经费使用的相关约定。
9.如何组织会议、培训等
1）会议指学院或各部门自己举办的会议；参加其他单位组织的会议不在此范畴。
2）必须在政府采购定点单位组织会议（培训）活动的会议指：
（1）会议费开支的经费来源为财政性资金,横向课题、工会经费等不适用政府采购；
（2）会议地点在北京市范围内，在北京市外召开的会议不适用政府采购；（3）会议需要住宿，当天结束的会议可自行选择会议地点。
3）最新政府按采购定点单位目录见OA网财务处主页或北京市财政局网站，政府采购版左下角的政府采购专栏。
在外省市暂无政府采购定点单位，可自行选择会议地点。
4）政府采购定点单位组织会议的程序为：
组织会议前请提前与选定的政府采购定点单位联系，确定会议人数及接待标准，制定会议计划后，按经费审批权限审批后办理支票借款手续；在政府采购定点单位举行会议后，定点单位会打印政府采购会议结算书，报销人填写政府采购会议费报销单，按规定填写完整并按审批权限签字后到财务报销。
原始单据汇总单
年 月 日
摘要及用途
单张面额
票据张数
票据张数合计
票据金额合计
金额合计（大写）
制表人：
5）非政府采购会议报销会议、活动的费用也需要附会议纪要和会议内容，参加人数、参加人员名单及会议地点盖章的会议开支明细。
10.如何办理直接支付给个人的劳务、报酬、奖励等
直接支付给个人的劳务报酬需要有领款人详细信息和领款人签字，具体要求如下：
领款人为我院职工的，明细内容包括制表部门、事由、经费来源、领款人部门、领款人姓名及领款人签字，按经费审批权限审批，由人事备案后方可发放，财务在次月发放工资时按照工薪收入合并计税。
支付给外单位的还需提供身份证号、对方单位名称，并在填制发放表时按劳务收入一并代扣个人所得税，代扣个人所得税计算表可从OA网财务处主页下载。
11.如何办理内部转账
1）办理内部转帐的业务范围：
在财务处统一财务核算的院内各部门间发生经济往来，需结算款项时（如各部门给后勤部门付款），不得使用现金或支票结算，由付款单位填写“北京联合大学生物化学工程学院内部结算凭证”办理内部转账。
2）内部结算凭证的填写样式及要求
北京联合大学生物化学工程学院
政府采购会议费报销单
附件 张
年 月 日
现金（ ）
支票号（ ）
组织部门：
经费来源：
召开会议地点全称及联系电话：
会议名称：
会议召开时间：
年 月 日至 年 月 日
参会人数：
政府采购单价：
会议内容：
会议其他费用及说明：
会议费总计：
大写：
￥
领款人：
经手：
验收：
部门或项目经费负责人：
主管院长：
主管财务院领导：
注：
受理转账业务后，财务人员需在各联上签章并加盖“转讫章”方为有效，同时将第二、三联交与付款单位，并由其将第三联转交收款单位，以示结算成功。
12.如何网上查询部门（项目）帐
部门（项目）账可由部门经费负责人（项目负责人）在财务查询平台查询经费使用情况，每部门还可设一名联络员负责协助经费查询的管理，财务联络员也可查询。
财务查询系统网址为院内访问：
10.21.6.166，登录后在左侧边栏“项目成组查询”功能中。
财务查询系统用户名为职工工号，初始密码为本人身份证后6位。
工号和密码丢失可在人事处张澄老师或财务处老师处查询。
13.报销业务的几个重要提示
1）报销合作协议事宜，请附合作协议书；
2）报销采购设备事宜，请附采购合同书；
3）报销出版事宜，请附出版合同书；
4）报销版面费需附文章录用通知或出版刊物目录和文章的复 印件。
5）报销调研费用，需附业务主管领导签字的调研报告。
6）报销组织会议、活动的费用需要附会议活动纪要和会议、 活动开支内容，参加人数及参加人员名单。
7）报销工程事宜，请附工程合同和工程结算书；超过5万（含5万元）还需另附审计报告。
第三部分 与个人相关部分业务介绍
1.门诊医药费报销
1）在职职工：
每月第一周及第三周的周五，在职职工将门诊药费填“医疗费报销单”，注明报销金额及有效附件单据，按医务室要求交医务室，由医务室审核后交财务进行计算。
2）退休职工:
每月第一周及第三周的周四，退休职工将门诊药费填“医疗费报销单”，注明报销金额及有效附件单据，交医务室，由医务室审核后交财务进行计算。
3）学生:
每个季度结束后的第一周的周四，学生将门诊药费填“医疗费报销单”，注明报销金额及有效附件单据，交医务室，由医务室审核后移交财务进行计算后，直接支付现金。
4）每月末将上月第二次收的单据和本月第一次收的单据合并计算，在次月月初与工资一起打入工资卡。
2.报销住院费
凭医院的住院通知单经医务室审批，院长签字后，交付20%的押金后领取支票，押金可以刷卡交纳。
出院后，将出院诊断证明书，收据及明细单交回财务，经财务初审后送市医保中心审批。
市医保中心审核后的住院费用打入工资卡（下月工资前）。
打卡后，将通知当事人到财务处办理结算手续。
见附件“住院费借款、结算流程图”
3.报销供暖费
供暖费先由个人垫付，持发票到到国资处登记后，统一办理。
4.如何查询工资
财务查询系统网址为院内访问：
10.21.6.166，财务查询系统用户名为职工工号，初始密码为本人身份证后6位。
工号和密码丢失可在人事处张诚或财务李慧丽老师处查询。
第四部分其他说明
提示1:
●报销时间是每周三上午9：
00-11:
30，下午1:
00-3:
50
每周五上午9：
00-11:
30，下午1:
30-3:
20
●特殊情况另行处理；
提示2：
请各位老师注意：
为保证预算支出进度，加快报账速度，要求：
●当月发生的经济业务原则上应在次月末前报销。
●当年7至9月原始票据于当年10月末前报销完毕；
●当年12月15日至12月31日的原始票据在来年寒假前报销完毕。
第五部分住房公积金住房补贴支取的要求
一、首次提取
1、职工因购买商品房、经济适用房、合作建房、集资建房等自住住房，首次提取住房公积金时应提供哪些相关证明材料
（1）购房合同或购房协议的原件及复印件；
（2）购房发票的原件及复印件；
（3）提取职工本人的身份证原件及复印件；
（4）提取职工本人的银行储蓄账号；
如配偶方为主买方人，除以上材料外，还需提供结婚证，主买房人的支取记录单，如未建公积金，需要单位开证明，对方身份证复印件，（复印纸一律用A4）。
2、职工因购买二手房，首次提取住房公积金时应提供哪些相关证明材料
（1）房产证的原件及复印件；
（2）契税完税凭证的原件及复印件；
（3）提取职工本人的身份证原件及复印件；
（4）提取职工本人的银行储蓄账号；
职工配偶提取住房公积金，除以上资料外，还需提供夫妻关系证明的原件及复印件、主买房人提取记录单的复印件。
3、职工因购买公有住宅楼房，首次提取住房公积金时应提供哪些相关证明材料
（1）单位房管部分出具的购房协议或者购房证明的原件及复印件；
（2）购房收据的原件及复印件；
（3）提取职工本人的身份证原件及复印件；
（4）提取职工本人的银行储蓄账号；
职工配偶提取住房公积金，除以上资料外，还需提供夫妻关系证明的原件及复印件、主买房人提取记录单的复印件。
4、职工因大修、翻建自住房屋，首次提取住房公积金时应提供哪些相关证明材料
（1）所属房管或物业部门的大修证明和产权证明的原件及复印件；
（2）购买材料的明细发票或分摊到个人的费用发票的原件及复印件；
（3）提取职工本人的身份证原件及复印件；
（4）提取职工本人的银行储蓄账号；
职工配偶提取住房公积金，除以上资料外，还需提供夫妻关系证明的原件及复印件、主买房人提取记录单的复印件。
5、职工因自建自住住房，首次提取住房公积金时应提供哪些相关证明材料
（1）规划、房管部门宅基地批复或建房批准证明文件的原件及复印件；
（2）购买材料及其他施工费用的费用发票的原件及复印件；
（3）提取职工本人的身份证原件及复印件；
（4）提取职工本人的银行储蓄账号；
职工配偶提取住房公积金，除以上资料外，还需提供夫妻关系证明的原件及复印件、主建房人提取记录单的复印件。
二支取的时间
1、按约定支取公积金的职工每3月、5月、9月底到财务进行登记；
2、按每年支取公积金和住房补贴的职工每年4月底和10月底到财务处办理支取登记，过时不侯。
3、办理首次支取公积金的职工每月底办理。
附件：
住房公积金约定提取业务说明
住房公积金约定
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