值班管理制度与档案管理制度.docx

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值班管理制度与档案管理制度

值班管理制度

第一条本中心于节假日及工作时间外应办一切事务，除由主管人员在各自职守内负责外，应另派助管值班处理下列事项：

（一）临时发生事件及各项必要措施。

（二）中心交办的各项事宜。

第二条本中心助管值班，其时间规定如下：

自星期一至星期五每日没课时间轮流值班。

第三条助管值班安排表由人力资源部编排，于学期伊始公布并通知值班人员按时值班。

第四条值班助管应按照规定时间在指定场所连续执行任务，不得中途停歇或随意外出。

第五条值班助管遇有事情发生可先行处理，事后报告。

如遇其职权不能处理的，应立即通报并请示主管领导办理。

第六条值班助管应将值班时所处理的事项填写报告表，于交班前填好，移交下一值班人员，报告表另定。

第七条值班助管如遇紧急事件处理得当，使中心减少损失者，中心视其情节给予嘉奖。

第八条值班助管在值班时间内，擅离职守应给予口头警告，因情节严重造成损失者，从重论处。

第九条值班助管因病和其它原因不能值班的，应先行请假或请其它助管代理并呈准，代理者应负一切责任。

第十条助管应按规定时间交接班，不得迟到或早退。

第十一条助管应积极熟悉业务，认真钻研，提高业务水平，文明值班。

积极妥善地处理好职责范围内的一切业务。

第十二条值班助管应维护好室内秩序。

做到整洁卫生；禁止在工作时间大声喧华。

档案管理制度

第一条为加强本中心文书立卷工作，特制定本制度。

第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。

结案后及时交办公室人员归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。

各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。

人员变动应及时通知办公室。

第五条凡本中心缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。

第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

第七条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第八条上级机关发来的与本中心有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第九条本中心对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十条本中心的请示与上级机关的批复。

第十一条本中心反映主要职能活动的报告、总结。

第十二条本中心的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十三条信访工作材料。

第十四条本中心与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十五条本中心干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十六条本中心的历史沿革、大事记及反映本中心重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第十七条各部门都要建立健全平时归卷制度。

对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第十八条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。

"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。

第十九条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第二十一条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十二条卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。

装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

第二十三条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。

填写的字亦要工整。

卷内目录放在卷首。

第二十四条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。

若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。

备考表应置卷尾。

第二十五条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

声像档案管理办法

第一条为加强本中心的声像档案，特制定本办法。

第二条本中心的声像档案是指本中心各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和中心有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

第三条声像档案是本中心全宗的组成部分，必须由办公室室实行集中统一管理。

第四条收集范围

1.反映本中心主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；

2.各级领导人和著名人物参加的与本中心有关的重大活动的声像资料；

3.本中心有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料；

4.其它单位形成的与本中心有关的重要声像资料；

5.其它具有保存价值的声像资料。

第五条收集时间

1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。

2.办公室应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。

第六条收集要求

1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。

凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；

2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；

3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

第七条声像档案资料的征集

1.办公室有责任随时征集重要声像资料；

2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。

第八条声像档案费用的报销本中心各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经办公室签字认可，财务部门应给予核报费用。

第九条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

第十条声像档案的整理由摄录人员负责，办公室协助。

第十一条分类、编号

1.照片档案按年代、问题分类。

同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。

底片在全宗内编流水号。

格式：

全宗号-流水号。

2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。

同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

3.编注与其他载体档案相联系的参照号。

格式为（档案形态）档号/（档案形态）档号。

第十二条保管期限：

应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

第十三条文字说明的编写

1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。

2.编写文字说明的要求：

（1）准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；

（2）照片的自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。

录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。

一组声像资料联系密切的应加文字说明；

（3）文字简洁、语言通顺；

（4）时间用阿拉伯数字表示。

第十四条编制格式

1.照片编制采用横写格式。

其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：

在盒套上置标注页。

按要求逐项填写。

第十五条案卷要求

1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

2.卷内目录：

照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

第十六条归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改。

第十七条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

第十八条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

第十九条建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

第二十条在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案

文书管理制度

第一条本中心公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

第二条本中心公文，实行统一管理。

公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。

行文时要克服官僚主义和文牍主义。

第三条中心发文的程序为：

拟搞、审核（部门领导）、签发（中心领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。

第四条中心收文的处理程序为：

收文、分文、传送、催办、立卷、归档。

第五条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。

第六条各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。

需要签署具体意见的，要明确、具体。

第七条  文书处理要点

（一）经办文书遇有关系重大足以影响中心权益之重要文件，应将正本妥为保藏，每有应用均以副本或影本层呈处理。

（二）为利文书处理并达分层负责目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门主管核阅批办，各主管人员应对文案注意见，避免只签名而无意见。

（三）经办、会稿、核稿等人员之签名，应清晰可辨，不得潦草难认。

第八条文件处理期限

（一）收发人员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。

（二）文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。

第九条文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收：

（一）检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。

（二）文件如经抽存者，应有部门主管的签认。

（三）文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。

（四）与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

（五）有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。

第十条文件整理点收文件后，应依下列方式整理：

（一）中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

（二）右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。

（三）文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

第十一条档案分类

（一）档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。

先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

（二）档案分类应力求切合实用。

倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级"细类"。

如案件不多，亦可仅使用"部门"及"大类"或"小类"二级。

（三）同一"小类"（或细类）之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类（或细类）之后增设"卷次"编号，以便查考。

（四）每一档夹封面内页应设"目次表"，案件归档时依序编号、登录；并以每一案一个"目次"编号为原则。

第十二条档案名称及编号