办公环境的重要性.docx
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办公环境的重要性
办公环境的重要性
办公室注重桌面环境和心理环境随着现代化进程的加快，人们的办公硬件水平逐渐提高，同时对办公环境的要求也越来越高，办公环境对人工作效率的影响也越来越大。
整洁、明亮、舒适的工作环境，使员工产生积极的情绪就会充满活力，工作效率就会很高。
源自日本的5S管理，一定程度上正是来自这种需求。
一、办公室桌面环境办公室的桌椅及其他办公设施，都需要保持干净、整洁、井井有条。
心理状态的好坏，一定程序上会从办公桌椅或其他方面体现出来。
从办公桌的状态可以看到当事人的状态，会整理自己桌面的人，工作起来肯定也是干净爽快。
他们为了更有效的完成工作，桌面上只摆放目前正在进行的工作资料；在休息前应做好下一项工作的准备；因为用餐或去洗手间暂时离开座位时，应将文件覆盖起来；下班后的桌面上只能摆放计算机，而文件或是资料应该收放在抽屉或文件柜中。
随着办公室改革的推进，有的公司已废弃掉了个人的专用办公桌，而是用共享的大型办公桌，为了下一个使用者，对共享的办公桌应更加爱惜。
二、办公室心理环境硬件环境的改善仅仅是提高工作效率的一个方面，而更为重要的往往是软件条件，即办公室工作人员的综合素质，尤其是心理素质。
这个观点正在被越来越多的白领们所接受。
在日常工作中，人际关系是否融洽非常重要。
互相之间以微笑的表情体现友好热情与温暖，以健康的思维方式考虑问题，就会和谐相处。
工作人员在言谈举止、衣着打扮、表情动作的流露中，都可以体现出是否拥有健康的心理素质。
总之，办公室内的软件建设是需要在心理卫生方面下一番功夫的。
因为精神污染会涣散人们工作的积极性，乃至影响工作效率、工作质量，从某种意义上说要比大气、水质、噪声的污染更为严重。
在办公室内需要不断提高心理卫生水平，我们建议从以下几个方面试试：
学会选择适当的心理压力调节方式，使不被精神污染。
作为单位领导应主动关心员工，了解员工的情绪周期变化规律，根据工作情况，采取放情绪假的办法。
工作之余多组织一些文娱体育活动，既丰富了文化生活，又运用积极方式宣泄了不良情绪。
有条件的可以建立员工心理档案，并定期组织心理检查，这样可以防微杜渐，避免严重心理问题的产生等等。
来源：
北京未来之舟礼仪培训*办公室注重桌面环境和心理环境相关内容:
*在他人办公室会面所要注意的礼仪第一条规则是要准时。
如果有紧急的事情，不得不晚，立刻通知您要见的人。
如果打不了电话，请别人为您打电话通知一下。
如果遇到了交通阻塞，车上有电话，要充分利用电话，通知对方要晚一点到。
...*办公室如何化敌为友？
当你在工作中非常需要另一个人的帮助，而这个人曾与你有某种不和的时候，你该做些什么，显然，放弃并不是好办法，虽然不费吹灰之力便可做到，但会使你失去一个得力伙伴。
你应该做的是如何化敌为友，使之成为你的朋友。
*给办公桌上留一份礼貌的空间在办公室里用餐，一次性餐具最好立刻扔掉，不要长时间摆在桌子或茶几上。
如果有突然事情里耽搁，也记得礼貌地请同事代劳。
客气的请求易于被他人接受。
容易被忽略的是饮料罐，只要是开了口的，长时间摆在桌上总是有损办公室雅观。
*使用办公设备及工具的总原则公司员工有责任维护和保护公司所提供的所有办公设备及工具，包括但不限于PC机、便携机和有关软件。
员工不应将公用设备带离公司，如有特殊原因，员工应到行政部报批，并在尽快的时间（当日）内归还。
*办公室里使用传真机的礼仪１，使用的先后问题。
当你有一份很长的传真需要发出去时，而轮候在你之后的同事只需传真一两页时，应让他先用。
２，在公司里一般不要发私人传真稿件。
３，如果遇到传真纸用完时，应及时更换新传真纸。
*使用办公室公用电脑时的礼仪１，学会正确使用，如果不会使用请别人帮助，但要看一看别人是否有空。
２，注意保养电脑，每次使用之前，若有时间，可将电脑杀毒，使大家都有一个安全的使用环境。
３，注意文件的保密，不要偷看别人的东西。
*浅谈办公室的电话礼仪电话嘛，响了就接，有问就答嘛，哪有什么技巧啊？
要是现在谁还会有这种想法，那也太老土了。
要知道，在现代社会的办公室，就连接打电话也有一定的礼仪可言，不信，请看下面：
如果你要出差几天，电话留言必须说明情况，否则来电者可...*办公室公共设备使用礼仪办公桌上的礼貌在办公室里用餐，一次性餐具最好立刻扔掉，不要长时间摆在桌子或茶几上。
如果有突然事情耽搁，也记得礼貌地请同事代劳。
客气的请求易于被他人接受。
*查看更多>>职场礼仪办公环境管理办法办公区域管理制度一、办公室管理条例第一章总则第一条为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。
第二章细则第二条服务规范：
1.仪表：
公司职员工应仪表整洁、大方；2.微笑服务：
在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方；3.用语：
在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；4.接待：
遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间办公室内应保证有人接待；5.电话接听：
接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。
第三条办公秩序1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。
2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（办公室、会议室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。
3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。
4.各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。
5.发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向行政人事部报修，以便及时解决问题。
第三章责任本制度的检查、监督部门为公司办公室共同执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。
2.范围公司办公室3．办公区域管理内容3.1办公区环境卫生管理3.1.1办公区作为公司日常办公及业务开展的场所，每位员工都应自觉维护环境卫生；3.1.2小心避免茶水、饮料、食物等污染地毯，垃圾、茶水等废弃物必须放置于规定的垃圾桶内，不得任意乱倒堆积；3.1.3文件柜里的资料要排放整齐，逾期或废弃文件要定期处理或销毁，避免多余物品占用文件柜的使用空间；3.1.4每位员工应注意保持环境的清洁，及时整理个人办公区域，并保持桌面的卫生及整齐。
每天下班后将个人的办公椅、办公用品、文件放置适合的位置。
3.1.5办公区内应配纸娄，各楼层、主要公共区域应设置垃圾桶，垃圾由物业管理部门统一清理。
3.1.6每周五下班前，各部门组织各员工清理好办公桌面及纸类的垃圾。
3.2每位员工应养成节水用水的习惯，用水后应随手关好水龙头，发现水龙头、马桶等供水设备损坏漏水时，应通知行政人事部尽快修复。
3.3公司电话为方便公司与外界沟通、方便处理公务专用。
上班时间打私人电话通话时间最多不得超过3分钟，严禁擅自在公司打私人电话，打业务长途电话要精简，尽量缩短通话时间，音量要低，尽量不要影响其他同事的工作。
3.4节约使用纸张，及废纸处理3.4.1注意节约用纸，养成正反两面使用纸张的习惯；3.4.2充分利用本部局域网传递相关信息，减少纸张用量；3.4.3按需复印、印刷文件、资料，尽量减少多余份数；3.4.4办公废纸可使用碎纸机处理，或集中收集卖与废品收购单位，涉及保密的废旧文件由行政人事部集中处理。
3.5防火安全3.5.1各单位办公室装修需报资产管理部备案，装修期间应注意防火、防盗工作；3.5.2室内不得乱接临时电线、插头，确有需要时应由专业电工进行处理，不得使用电炉及其它电器及其它电热器具。
办公室无人时，应切断相关电源，确保用电安全。
3.5.3不得随地丢烟头，视具体条件，可设置吸烟区或使用烟灰缸，会议室等公共场所禁止吸烟，并设立禁烟标志。
3.5.4办公场所按规定配置消防器材，消防通道、公共过道不得乱堆杂物，保持通道畅顺。
3.5.5有现金及其它主要物品存放的部门，应使用保险柜，并装配防盗门（铁闸）或其它安保装置，确保安全防护措施可靠，装有安全报警装置的，应适时检查其是否失效。
大额现金应按规定及时存入银行。
3.5.6各单位存、取大额现金时，应安排车辆并有两人以上同行，必要时，可提请保卫部门派员随行保卫。
3.5.7建立健全门卫保安制度，有条件的应实行24小时值班。
值班人员应严守职责，发现问题要及时处理并报公司相关部门或直接报警。
3.6．节约用电3.6.1空调3.6.1.1原则上每年5月~10月期间可开中央空调，遇特别高温高湿天气的其它时间，可酌情开启。
3.6.1.2节假日少量员工加班时，原则上不开中央空调。
3.6.1.3各办公室人员外出时，应随手关闭本室的空调。
3.6.1.4其它独立空调，室温超过25。
C时可开启。
人员外出时应关闭空调。
3.6.2照明及其它办公用电3.6.2.1各办公室的照明及其它用电，由各办公室自行管理，办公人员应养成节约用电的习惯。
3.6.2.2自然光线充足时，尽量不使用人工照明。
3.6.2.3人员外出、中午休息及下班后应关闭照明及其它电器的电源。
3.7．当有人员到访公司，前台文员应判别来访者身份，保险员、推销员不得进入。
明确访客身份后，由前台文员安排等候及会面，非特殊原因不应允许客户直接进入办公区域。
关于办公环境和办公秩序管理的规定为加强集团公司的办公环境和办公秩序的管理，严格办公纪律和办公秩序、维护集团公司形象，营造文明和谐的办公氛围，特制定本规定。
一、办公环境管理
（一）公共区域办公环境管理1.公共区域办公环境指办公场所的墙面、地面、门窗、走廊、前厅、楼梯、会议室、洗漱间以及灯具、窗帘、桌、椅等公共区域的环境及物品的管理维护，由后勤处负责组织清洁和管理，公共区域应随时保持环境的干净、整洁、整齐、办公通道的畅通和物品的完好、美观。
2.公共办公区域各办公场所的划分、布局由行政办公室负责提出统一的安排方案并报分管院领导批准后实施，任何人不得随意改变办公场所的布局及办公设备设施的调动和摆放。
3.严禁在办公区域内随意张贴图片字画、乱堆乱放物品。
4.爱护公共卫生、不得乱丢垃圾，严禁将纸屑、烟头、茶叶、残渣等倒入厕所、盥洗池和拖把池内。
5.公共办公区域内严禁吸烟。
6.损坏办公区域公共设施、植物、装饰品的应照价赔偿。
（二）个人办公区域环境管理1.个人办公区域环境指个人办公桌面的清理和使用物品的摆放，由个人负责整理。
2.个人使用或保管的电风扇、办公设备（包括打印机、复印机、传真机等），由使用人或保管人负责外表的清洁。
3.办公桌面只能摆放电脑、资料夹、电话、水杯、笔筒、台历和少量材料（含教学资料），下班时应对办公桌面的物品进行清理，保持整洁，并将座椅推入办公桌下。
4.文件柜内的文件资料应摆放整齐，随时关闭柜锁，柜子上方不得摆放其它物品。
5.各部门人员外出办事或下班时，应关闭个人办公设备的电源，最后离开的人员应关闭办公室门窗和其它电源。
二、办公秩序管理
（一）办公纪律1.禁止在上班时间上网聊天、打游戏、化妆、浏览与工作无关的网页。
2.禁止在上班时间串岗、闲聊、听歌曲、吃零食。
3.所有人员进入会议室应将移动通讯设备调成振动；在办公区域内中使用电话进行工作联系时应压低音量，必须长话短说，不得聊天，不得影响他人工作。
4.上班时间外出办事必须经所在部门负责人同意。
（二）安全保卫1.聚贤物业负责办公区域的防火、防盗及安全保卫工作，保安人员应保持警惕、坚守岗位、加强巡查、防止出现各种隐患，确保办公秩序顺畅。
2.工作日员工午餐期间，行政人事部安排人员值班直至，3.若遇其他未界定的问题发生，则由集团行政人事部、审计监察部、聚贤物业视具体情况予以裁定处理。
三、处罚1.由行政办确定专门人员负责办公环境和办公秩序的检查，每天至少检查一次，每周将情况通报；所有部门负责人要带头执行，并督促所属部门和企业员工遵守本规定。
2.本规定适用于重庆同聚福集团有限公司全体员工，自2011年7月5日起执行。
3.解释权归集团公司行政人事部。
办公区域管理制度为了加强楼面及办公区域的管理，共同创造良好的工作环境，树立良好的企业形象，特制定本制度：
一、树立和维护良好的单位形象和个人形象。
上班时间严格按照《着装规定》统一着工作服。
男员工头发不宜过长，前台女员工将头发束起，可化淡妆。
二、营造良好的工作环境。
办证大厅、开敞区及办公室内禁止吸烟、吃零食，严禁大声喧哗、吵闹、闲聊，工作期间不脱岗、离岗、不随意串岗。
三、保持办公区域的整洁。
办证大厅、开敞区及办公桌面随时保持整洁，文件摆放有序，离开时随手整理自己的办公桌，将办公椅推入桌内放置整齐。
开敞区、实训室、多媒体教室、卫生间等公共区域窗帘拉至窗框高度。
四、维护整个楼面清洁卫生。
不随地吐痰、乱扔垃圾，发挥主人翁精神，地面有垃圾主动清理，茶叶等残渣倒入卫生间专设垃圾篓内，洗手盆严禁倒入固体渣滓以免堵塞，卫生间用后及时冲水，节约用纸、用水。
五、节约用电。
大厅公共区域灯光由值班人员负责开关，日常上班时间开启大厅及前台灯带，中午休息时间只开局部节能灯，下午下班后全部关闭。
办公区空调由办公室专人控制，当室外温度30度以上时，办公区空调方可开启。
下班时做到人走灯灭，由楼层值班人员关闭办证大厅、开敞区及办公室空调、办公设备电源，关好窗，锁好门。
六、注意文明礼貌用语。
工作人员在工作接触中或在接听电话中请使用文明用语：
您好请谢谢对不起再见等。
接拨电话语言尽量简洁，做到长话短说。
接待来人来访时,礼貌待人,态度和蔼,服务周到,不能与来访人员争吵和恶语伤人。
解答不了的问题应及时向上一级主管汇报,再妥善解决。
七、办公设备管理及办公要求。
1、电脑专人使用，并注意相关资料的保密性。
2、办公设备及网络统一由基地办公室派专人负责维护保养，出现问题及时报修。
3、上班时间不得上网浏览与工作无关的内容，严禁玩游戏、听音乐、网上聊天等。
八、楼层值班人员的职责。
1、负责上下班大门的开关。
2、负责公共区域内清洁卫生，发现问题及时告之办公室进行清理。
3、检查公共区域饮水机的供水情况，保证饮用水的供给。
4、认真填写《值班记录表》。
午休时间值班留守，负责接待来人来电咨询工作,对来人来电咨询做好记录，值班时间不得擅自离开和睡觉。
5、检查公共区域内水、电、照明、电梯、消防等的安全隐患,发现问题及时向基地办公室反映排除。
6、负责到负一楼保安处领取当天的报刊并上架。
7、值班人员在下班时，负责关闭四楼电梯旁、五楼的拉闸门。
如值班人员不能坚持最后离开的，必须与在岗的员工进行书面交接，即在《值班记录表》备注栏注明。
九、处罚。
凡有违反以上条款者,集团将对责任人进行罚款100元/次，部门主管或人罚款20元/次。
十、本制度从2008年11月10日起施行。
行政办公规范管理制度第一条为提高公司的办公管理及文化建设水平，特制定如下规定。
第二条员工仪表规范：
1．每周周一至周五：
禁止男员工外穿背心、短裤及无领上衣；严禁女员工穿吊带、超短裙，涂指甲油，化浓妆。
2．头发梳理整齐，原则上不染怪异色彩；服饰熨烫挺括，及时清洗。
第三条卡座区规范：
1．办公桌：
桌面除电脑，口杯，电话，文具外，不允许放其他物品；2．辅桌：
文件盒、少量工具书；3．座椅：
人离开时椅子要调正、归位；4．电脑：
；5．卡座屏风：
内外侧不允许有任何张贴；6．垃圾篓：
罩塑料袋，放置在写字台下右角。
第四条办公室规范：
1．办公桌：
桌面除公司购置的案头用品及电脑外无其他物品；2．辅桌：
桌面置文件盒、笔筒、书籍外，不准放其他物品；3．电脑：
桌面呈450角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下；4．拖柜：
置办公桌下左角或辅桌后部面朝办公椅；5．垃圾篓：
辅桌后侧；6．饮水机：
指定地点，不得随意移动；7．报刊：
必须放在报架上；8．外衣手袋：
挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅或地柜上。
第五条语言规范：
1．交往语言：
您好，早晨好，早，晚，再见，请问，劳驾您，关照，谢谢，周末愉快，拜拜；2．电话语言：
您好，请问，谢谢，再见；3．接待语言：
您好，请稍候，我去通报一下，请坐，对不起，请登记，我即去联系，打扰您一下，好的，行（切勿说不）。
第六条行为规范：
1．坚守工作岗位，不要串岗；2．上班时间不玩游戏、不看与工作无关的报纸或其他的事情；3．办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静；4．上班时间，不准在办公室化妆；5．接待来访和业务洽谈的客人请在接待室或会议室进行；6．7．不要因私事打公司长途电话，凡因私事打电话，发现将被罚款；8．不要在公司电脑上收发私人邮件或上网聊天，发现将被罚款；9．不得随意使用其他部门的电脑；私客未经总经理批准，不准使用公司电脑；10．所有电子邮件的发送，须经部门经理批准，以公司名义发出的邮件须经总经理批准；11．未经总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料；12．严格遵守考勤制度，迟到、早退每分钟扣1元；‘13．不论任何原因，不得代人刷卡；14．吸烟请到吸烟室，否则罚款50元；15．请病假如无假条，一律会认同为事假；16．凡出远勤达一天以上者，应先填报经领导批准的出差证明信；17．因故临时外出，必须请示部门经理；各部门全体外出，必须与总经理办公室打招呼；18．无工作需要，不要擅自进入计算机房、客房服务中心、档案室、打字室、财务部、会议室、接待室；19．不要将公司的烟缸、茶杯、文具等一切公物，带回家私用。
本规范从2001年__月__日开始执行，望全体员工自觉遵守。
总经理办公室即日起将实施监督与检查。
行政办公秩序管理制度一、为强化管理，严格办公秩序，创造良好的工作环境，最大限度地提高工作效率，特制定本制度。
二、本制度适用于行政办公区域中的各部门、职员及有关办公设施。
本制度由公司行政人事部具体负责执行。
三、公司行政办公区域是指公司办公大楼（含车间内各行政、职能办公室），是公司对外的窗口，代表公司的整体形象。
办公场所的分配布局应根据职能要求，本着效率原则，由行政人事部统一规划安排。
四、办公设施的放置应符合工作要求，办公桌椅的摆放应整齐划一，并按各有关要求使用及爱护。
新购设备均应于投入使用前办理登记，并加贴财产登记卡。
1．每一台办公设备均设专人管理，做好维护保养工作，时刻保持办公设备处于良好运行状态。
2．操作办公设施人员应掌握其应知应会知识，不可盲目操作，防止损坏。
3．微机、传真机原则上由专人负责使用。
如因工作需要他人使用时，应正确操作，并不得随意调用原存资料及加载各种软件。
4．严禁使用办公设施从事与工作无关之事，严禁使用计算机打游戏、看影碟。
5．要厉行节约，减少不必要的打印、复印等事项。
工作前应认真核对，减少不必要的错误及重复工作。
五、职员应遵守工作时间，不得随意迟到、早退；着装应得体大方，在公司服装到位后，应统一着装，保持良好的精神风貌。
六、文明办公，不准大声喧哗、嬉戏打闹；有事商谈及接转电话，应控制音量，以防影响他人，长话短说，禁止长时间占用电话。
七、严禁随意乱窜，不得乱翻与自己工作无关的资料、文件等。
八、对来访的公司客户应起立问候，热情相待。
会谈中应注意公司纪律及保密原则。
九、禁止无工作关系人员进入工作场所。
如确有私（急）事相商，应在保卫室或公司接待前厅接待，并不得长时间（30分钟以上）占用工作时间。
禁止家属及儿童进入工作场所。
十、所有工作职能均需按照有关工作程序进行，原则上不得随意越级及擅自取舍程序。
1．向公司领导的请示汇报要集中办理，陈述应简明扼要，思路清晰，办理完毕后应及时离开。
重大事项应填报《请示报告卡》。
2．对外业务应归口分管并按权限及时、准确处理。
如外来人员需见公司领导面谈的，必须履行约见手续，领导同意后方可引见。
十一、要时刻保持办公桌面整洁，不乱放杂物，重要文件要及时收放，防止丢失、泄密。
十二、工作时间禁止阅读无关报刊。
休息时间阅读报刊后要注意整理、归位。
严禁剪裁公司报刊（特别是专业用报刊），据为已有。
十三、每天下班前应清理自己的工作区域，关闭微机，最后一人应关闭门窗、电源、空调，大办公室（多人共用）应安排每周轮流值日。
十四、每周______下午______分，行政办公区域中各部门应对自己的办公区域进行大清理，力求干净整洁。
十五、办公区内禁止吸烟，禁止随地吐痰，禁止乱扔纸屑杂物等；洗手间用后必须冲水。
十六、严禁在墙壁、门窗上乱贴、钉、挂各种纸张、物品，严禁私自搬移、拆卸固定物品，损坏者将照价赔偿。
十七、遵守作息制度，每晚十一点由保安员进行清场，并将大门上锁，有需加班者请部门领导与保安员联系。
第一条凡本公司员工上班要带胸卡。
第二条坚守工作岗位,不要串岗。
第三条上班时间不要看报纸、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。
第四条办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静。
第五条上班时不能穿超短裙与无袖衣及休闲装，请穿西装和职业装，不要在办公室化妆。
第六条接待来访和业务洽谈应在会议室进行。
第七条不要因私事长期占用电话。
第八条不要因私事找公司长途电话。
第九条不要在公司电脑上发送私人邮件或上网聊天。
第十条不经批准不得随意上网。
第十一条未经允许，不要使用其他部门的电脑。
第十二条所有电子邮件的发出，必须经部门经理批准，以公司名义发出的邮件需经总经理批准。
第十三条未经总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料。
第十四条不要迟到早退，否则每分钟扣款1元。
第十五条请假需经部门经理、分管副总或经理书面批准，到办公室备案。
假条未在办公室即时备案，公司以旷工论处、扣减工资。
第十六条平时加班必须经部门经理批准，事后备案公司不发加班费。
第十七条不论任何原因，不得代他人刷卡，否则将被公司开除。
第十八条因工作原因未及时找卡，需及时请示部门经理签字后于次日报办公室补签，否则当做旷工处理。
第十九条加班必须预先由部门经理批准后向办公室申报，凡加班后申报的，办公室将不予认可。
第二十条在月末统计考勤时，办公室对任何空白考勤不会补签，如因故未打卡，请到办公室及时办理。
第二十一条吸烟到卫生间，否则罚款。
第二十二条请病假，若无假条一律认同为事假。
第二十三条请假应于事前交办公室，否则视为旷工处理。
第二十四条市场部员工因当日外勤，不能回
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