酒店仓库管理制度.docx
《酒店仓库管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《酒店仓库管理制度.docx（12页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
酒店仓库管理制度
酒店仓库管理制度
根据酒店对物流管理的要求，结合仓库实际情况，制定以下制度程序：
1.入库
根据采购部提供的采购单进行实物验收，验收入库后，仓库管理员开具一式三联的验收入库单，一联给供应商结账，一联给财务入账，一联给仓库管理员，验收单的开具必须清楚、整洁，不能涂写改动，对货物的名称、规格、单价、数量、金额都要详细记录，单据开具的时间及验收人和管理人签名都必须注明：
对货物质量、数量、价格与采购单不相符合的有权拒收。
2．出库
2．1各部需领取物品时由申领部门根据用料计划或费用计划填写“领料单”，凭单领料
2．2领料单分为百货、工程仓库、食品、饮品及香烟领料单，填写领料单要注明用途、单位、规格、数量、用料部门及时间等，申领数量栏必须用中文大写，字迹要端正清楚，领料人必须签中文名，涂改无效。
2．3领料单必须是一式三联，一联为存根，一联财务部，另一联交使用部门保管。
用复写纸一次性书写，领料单联次要连续，不能断页，不能直接在第二或第三联书写。
作废的单据应填写“作废”，并连同存根妥善保存。
2．4申领的项目满空行有效，多余空行由填写人封口。
2．5领料单上的字迹只能由一个书写可有效，若有不同的笔迹必须由批准人加签。
2．6领料单实发数量栏由仓管员填写，数量必须顶格中文大写，不得涂改。
书写错误需用正规的方法更正。
2．7仓库领料、发料时，保管人员需认真仔细填写实发栏数量或核对实发品种、数量，并经领发双方签章。
2．8使用部门在领货后，将自存的领料单底联保存三个月，三个月后交到财务部保存，以便查核。
2．9餐饮部的领料单必须由主管经理签名方可有效，餐饮部楼面的领料单必须由楼面主管签名方有效，其它部门的领料单必须由各部门经理签名有效。
2．10领取百货按此程序办理，领取签字笔/文件架/订书机/涂改液/胶水/起订机/圆珠笔/水彩笔/白板笔/荧光笔/剪刀/界纸刀等必须是以坏（旧）领新，百货领料单必须有财务部负责人签名认可，仓库才能发货。
各部经理在审批办公用品申领数量时要从严控制、杜绝浪费。
2．11客房布草破损由客房部做报损表，每月末报财务部，旧布草交回仓库，如果部门需要到仓库领用。
2．12凡部门领的物资仓库没有存货，仓管员必须在发出数量栏目打“#”符号做记录。
仓管员应对打“#”符号的物资作记录，作为补仓的依据。
3．退货（对供应商）
对质量不符合使用部门要求或货物接近保持期等原因需要退货的，由仓库与采购部门协商，通知供应商退货，退货开一式三联的红字入库单，一联给供应商结账，一联给财务入账，一联给仓库管理员，红字入库单需财务负责人或其授权人签认。
4．退库（对使用部门）
对质量不符合使用部门要求或滞销等原因，使用部门需要退库的，开具一式三联的红字领料单，一联给财务入账，一联给仓库管理员，一联给申购部门，本部门的由部门负责人或其授权人签认（跨部门的还需财务负责人或其授权人签认）。
5．寄存
对有特殊情况需寄存的物资必须点清货物的名称、规格、数量，打好包装，并在包装密封处注明货物的名称、规格、数量，由仓库管理员、寄存人、双方部门经理签字方可入库寄存，寄存物品应当与仓库其他物资分开摆放，并登记备查账薄。
6．登账
所有单据验收员必须当天开具，仓管员当天登记库存明细账，并随时与成控员核对余额，做到账账相符，每月实物盘点数必须与财务账面数核对，做到账实相符。
7．请购
仓库管理员须根据现有库存量、酒店淡/旺季消耗量和采购周期的长短，制定相应的采购计划，市内采购物资提前3天打申购单，市外采购的物资需提前10天打申购单，并送相关领导签字。
8．仓库日常管理
仓库管理员须对物资建立货卡，进行发生额和余额登记，仓库物资要分门别类摆放整齐，要定期打扫、清理仓库，做好物资的防火、防潮、防霉等工作，对库存积压或物资变质等异常情况需及时向部门负责人汇报并作出相应处理。
9．盘点
仓库每月定期时行盘点，平时也要进行不定期或重点物资的抽盘，并与财务账进行核对，对账实不符的情况也就是盘盈、盘亏必须及时向部门负责人和财务负责人报告，仔细查明原因，并追查相关责任，对无法查明原因的需列出详细清单，报上级领导审批处理。
紧急采购程序
根据酒店对部分急需物品的采购需要，制定以下制度。
程序：
1．紧急采购程序适用于酒店急需并关系到酒店营运部门正常运转，且无库存立即采购的事项。
2．紧急采购价值在200元下（含200元）的物品，须由部门经理口头、电话或书面的方式知会财务负责人获得同意后，由财务负责人安排采购。
3．紧急采购价值在200元以上的物品，须由部门负责人口头、电话或书面的方式知会财务负责人并经总理获得同意后，由财务负责人安排采购。
4．申请紧急采购部门必须在紧急采购事项完成后第一个工作日内，按照酒店采购制度补办申购手续。
财务付款时间调整
为完善酒店制度，提高工作效率，减少与员工及供应商的磨擦，对付款工作作如下调整：
1．每周二、周五办理员工离职工资。
2．每月1—5号之前为供应商送单对账日期
3．每月25号之后为供应商付款日期。
采购制度与程序
为了方便各部门的物资采购，现特拟订如下采购制度与程序：
1．采购工作直接影响到酒店的经营成本，因此，采购部是酒店经营环节中非常重要的部门。
为确保酒店利益，采购人员不得谋求除薪资以外的个人利益，工作中必须以酒店利益为重，不为私人关系及其它符合酒店利益之因素所影响。
公平、公正、公开是采购工作所必须遵循之原则。
2．所有酒店物资必须由采购员统一进行采购，其目的是保障经营成本符合标准。
3．采购员在询价、议价过程中必须选择三家以上供应商；订价的原则是“质优价廉”。
4．所有经济合同正本必须交人力资源部存档，副本交财务部存档，采购员持合同副本或复印件跟进交货工作。
5．所有货款（包括订金）由财务部负责支付，采购员可配合财务部的支付程序。
6．采购工作依以下程序进行：
A．所有采购申请应尽量通过仓库来提出，所有的采购任务均由采购员完成。
B．所有采购的物品由三家竞价中选出，如果没有三家以上报价，采购员必须做出说明。
C．采购员要对所购物品的质量及价格负责，并保证物品按计划采购申请单上的日期到货。
D．提交计划采购申请后，如遇价格上涨，采购要查看其他供货商品的价格并报知财务部负责人及总经理，最后由董事会决定。
E．程序：
采购项目
授权申请人
单据/文件
湿货/食品（水果，蛋糕）
餐饮经理
餐饮部每日申购货表
干货
餐饮经理/仓管员
采购申请单
饮品
仓管员/楼面经理
采购申请单
物品
仓管员
采购申请单
工程备件
工程部
采购申请单
固定资产
申请部门
采购申请单
维修等服务项目
申请部门及工程部
有关所需服务的说明
直接采购
申请部门
采购申请单
F．不同物品采购程序如下：
F—1．湿货的采购
日常湿货的采购由餐饮部经理下达餐饮部每日申购货表，必须填写品名、数量及质量要求，采购部根据此表联系货源，指定酒店认可的供应商，确定价格，将供应商名称、单价、到货时间填入此表后分别送供货商及收货部。
要求有较稳定供应商及采取每十五天一期定价，供货价格由酒店财务部负责人、采购员、餐饮经理联合市场调查后结合供应商报价情况，订出当期价格。
F—2．饮品、食品、干货采购
饮品、食品、干货采购，由仓管员与厨师长或楼面经理协商，根据目前存量及平均消费量进行补充，填写采购申请单，并给财务负责人签认，采购部据此单寻找最合理价格并填在单上报送审批，收到审批完的单后分送有关部门，要求有稳定的供应商及采取每月为一期定价，供货价格与湿货一样，如餐饮经理或楼面主管需增加新品种，可直接填写采购申请单或通知采购员进行采购。
F—3．物品采购
为统一管理和发放，除仓库里没有的物品外，各种物品的采购必须通过仓库，当库存量低于正常标准时，仓管员要填写采购申请单，并由财务负责人签认（如果是餐饮用品，订购数量由餐饮经理审定），采购根据此单推荐三家以上合适的供货商，报送审批并把审批完的单据分送有关部门及通知供应商送货；要求有较稳定的供应商。
F—4．工程用品/固定资产的采购
申请部门要在申请单上注明所购物品的品名、数量及质量规格要求，采购员据此单提供三家不同供货商品报价，然后报送审批，最后分送有关部门。
G、计划采购申请单流程图
7、所有供应商货款，应尽量按一个月货款期支付。
8、湿货到期限为第二天，食品，干货，饮品到货期限为三天内（加急货物除外）
9、湿货、食品干货、饮品的供货价提前由采购员、餐饮经理及财务成控对市场调查后签认；
10、所有采购物资如未能在期限内完成，采购部必须及时向申购部门说明原因。
二级库的管理
为了规范二级库的管理，特制定以下制度。
程序：
1．二级库所有入库物资全部作为存货科目进行核算，库内物资被领用后再进入领料部门的成本。
2．二级库仓管员应自备仓库数量明细账和仓库永续盘存卡，每日做到日清月结。
3．二级库仓管员应妥善保管领料单据。
二级库仓管员自留第三联，其余两联按周交接给财务部成本控制进行核算和记账，交接时在单据交接本上详细记录单据号码后双方签字确认。
4．二级库仓员收货后保管好财务成本控制提供的验收入库单并及时登记仓库数量明细账。
5．二级库仓管员应经常进行自盘工作，核对账、卡、物是否相符，并积极配合财务成本控制进行抽查和月末盘存工作。
6．二级库仓管员应于月初第一天结出上月仓库数量明细账数量余额与财务部成本控制进行核对。
内部调拨程序
为了规范酒店各部门及内部之间的调拨，特制定以下程序。
程序：
1．物资的内部调拨适用于部门之间的调拨，且该物资已记入了调出部门的成本。
2．需要进行物资调拨时，由调入部门（或调出部门）负责人填写《内部调拨单》送调出部门（或调入部门）负责人审核。
3．调拨总额在500元以下的（不含500元）的物资由调出部门和调入部门负责人审批即可，调拨总额在500元以上2000元以下的由调出部门和调入部门负责人审批后报财务负责人审批报即可，调拨总额在2000元以上的由财务负责人审批后报总经理批准后执行。
4．需估价的产成品及原材料边角余料的调拨需知会财务部成本控制员进行复核确定调拨成本。
5．物资调拨完成后，调出及调入部门应妥善保管好调拨单并及时送财务部成本控制员办理成本调拨手续。
仓库领货制度
为了加强对仓库的管理，方便各部门领货，特制定以下仓库领货制度
1．各部需领取物品时由申领部门根据用料计划或费用计划填写“领料单”，凭单领料。
2．领料单需按类别填写，要注明用途、单位、规格、数量、用料部门及时间等，申领数量栏必须用中文大写，字迹要端正清楚，领料人必须签中文名，涂改无效。
3．领料单必须是一式三联，一联为存根，一联交财务部，另一联交使用部门保管。
用复写纸一次性书写，领料单联次要连续，不能断页，不能直接在第二或第三联书写。
作废的单据应填写“作废”，并连同存根联妥善保存。
4．申领的项目满空行有效，多余空行由填写人封口。
5．领料单上的字迹只能由一人书写方可有效，若有不同的笔迹必须由批准人加签。
6．领料单实发数量栏由仓管员填写，数量必须顶格中文大写，不得涂改。
书写错误需用正规的方法更正。
7．仓库领料、发料时，仓管人员需认真仔细填写实发数量或核对实发品种、数量，并经领发双方签章。
8．使用部门在领货后，将自存的领料单底联保存三个月，三个月后交到财务部保存，以便查核。
9．餐饮部厨房的领料单必须由厨师长签名方有效，餐饮部楼面的领料单必须由餐饮部负责人签名方有效，其它部门的领料单必须由各部门经理签名方有效。
10．笔/胶纸座/文件架/订书机/涂改液/胶水/起订机//圆珠笔/水彩笔/白板笔/荧光笔/剪刀/裁纸刀等必须是以坏（旧）领新，仓库才能发货。
各部经理在审批办公用品申领数量时要从严控制、杜绝浪费。
11．仓库领货流程：
部门领货人填写领料单领货部门经理签批财务部负责人复核仓库签发部门收货人签收。
12．客房布草破损由洗衣房做报损表，每月末报财务部，旧布草交回仓库，如果部门需要到仓库领用。
13．凡部门领的物资仓库没有存货，仓管员必须在发出数量栏打“#”符号做记录。
以备日后被仓。
14．各部门到仓库领货时间如下：
1）星期一、三、五下午领食品，星期二、四，六下午领百货、星期日不发货。
2）在仓库无人值班时（主要为夜间），如遇特殊情况需在仓库领用物资，必须由当天值班经理与物资领用部门人员在前台收银处启用仓库备用钥匙，并由钥匙发出人、值班经理、物资领用人三人一起在钥匙领用本上签名才可使用仓库备用钥匙至仓库领取物资，领取物资后由值班经理将钥匙交至前台封存，前台收银处必须于第二日知会财务部，同时由物资领用部门补办相关手续。
15．每月最后一天为仓库盘存时间，不发货不收货，特殊情况酌情处理。
费用报销及付款制度
具体程序：
一、交通及差旅费
1、因业务需要出差都必须先申请并获得总经理批准后方可出差，申请报告必须注明出差地点、时间及预算费用。
2、出差之前凭批准的申请报告到财务部办理借支差旅费。
因公出差回店后必须在三天内到财务部办理相关费用报账手续，否则财务部将从其当月工资扣除冲账。
3、差旅费标准（1人/天）
项目
区域
级别
省会城市及沿海地区
其他地区
衡阳市近邻城市
交通
行政级
飞机、软卧、直达巴士
酒店公车
经理级
硬卧、直达巴士
酒店公车或出租车
其它人员
硬卧、直达巴士
公交车
住宿
行政级
200
160
经理级
150
120
其它级
120
80
餐费
行政级
80
60
40元/人/天
经理级
60
40
20元/人/天
其它人员
50
30
误餐费10元/天
1．住宿费、膳食费未发生不另被贴，超标部分自负。
2．低级别人员与高级别人员一起出差可按高级别人员标准执行。
2.因公务出差必须选择最短的路程，不得无故停留或绕道办理私事、旅游，如发现此类情节所发生费用由当事人自负。
3.因公出差人员在出差地发生的交通费用可按实报销，其它费用不得报销。
4.因公出差人员在出差地因业务需要宴请相关人员除行政级外，其它人员必须先向总经理请示后方执行，发生宴请当天不得再享受餐费补助。
二、零星购买及修理费，招待费
5.所有采购必须有计划及填写请购单，经批准后由采购部统一执行。
所有采购回来的物品必须由收货部验收及开具验收单，相关人员凭验收单及发票办理报销手续。
6.各项修理在技术能力范围下，力争自行修理。
如需托外修理须由使用部门列具报告，工程部提供意见财务负责人审核后经总经理批准方可能执行。
7.因工作需要招待有关部门人员，在招待前必须填写《宴请申请表》，呈报总经理审批后方可执行。
三、摩托车费用
8.摩托车修理费：
在修理之前必须填写摩托车修理报告，注明修理厂家，原因等财务负责人审核后报总经理批准，在外的不可预见事故，要立即报告部门主管。
四、借支及报销程序
1.借支程序
2.报销审批程序
3.付款时间：
每周一、三、五下午办理报销手续，所有报销经办人，把发生费用票据贴好交部门主管签名后送财务部，由财务部在三天内办理报送审批手续。
经办人在三天后或由财务能通知再到出纳处办理领款手续。
五、固定资产
固定资产的申购除按正常申购程序外，必须事先提出申请报告经董事会批准方可执行。
六、货款的支付
所有货款均按期数支付，即当月货款在下月25日之后支付。
每月5日前，各供应商需把发票及酒店开具的入库单送财务部核对。
七、支付审批程序
管理人员签单挂私人账制度
通常酒店管理人员会因私人原因需在店内消费，从保持其工作积极性及鼓励消费的角度考虑，酒店可在一定的范围与限度内允许管理人员签单挂私人账。
但对这一部分的消费酒店应严格加以控制和管理，现决定制订以下店内消费签单挂私人账程序：
1．享有在酒店签单挂私人账权限的仅限酒店部门经理以上（含部门经理）管理人员。
2．每月签单挂私人账具体额度如下：
职务、职级
金额
酒店行政层
3000
经理级
1000
3．签单挂私人账消费额度均按酒店相关消费门市价优惠价（面客价）各级别所享有的消费折扣执行（特价、香烟等除外），但不得再享受赠送等政策。
4．签单挂私人账的管理人员本人须在账单上签名认可。
5．签单挂私人权限仅限于管理人员本人消费时使用，任何人不得代他人的消费签单或以此谋取私利。
若有违反，还将其作记过失处理。
6．财务部根据管理人员的签单汇总从其当月工资予以扣除。
由日审做好限额控制。
物品验收制度
为加强酒店物品的验收管理，特制定以下制度。
程序：
1.所有物资的验收均在规定送货时间送达酒店指定验收区域内完成，不得在酒店验收区域外进行物资的验收，非急购物资无正当理由不得先使用后验收；
2.财务部仓库管理员必须按审批手续齐全的采购申请单严格验收，对物品数量、质量不符合要求的有权拒收；
3.对应到未到货品及时通知采购员，及时采取替代补救措施；
4.对难以把握质量等情况的应与申购部门共同验收；
5.直拨物资的验收由申购部门负责人（或由其委派人员）与财务部仓管共同进行验收；
6.验收无误后填制验收记录，验收员与仓库管理员或申购部门负责人（或由其委派人员）共同签字确认。
7.入库单应即时开具时分发，一联给供应商结账，一联给财务入账，最后一联如果是入库物资即给仓库管理员，如果是直拨物资即给申购部门；
8.入库单须根据定价表或补充定价通知单结算，对定价表或补充定价通知上无定价的不予结算。
9.供应商将采购物资送到指定验收区域时，由采购人员及时通知仓库管理员进行验收；
10．仓库管理员根据验收制度进行验收，开具入库单并分发；
11．引导验收达标的物品送各相应库房。
12．及时登记账卡，编制收货日报。
升级会员 