Office协同应用1OA内训.docx

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Office协同应用1OA内训

Office协同应用：

幻灯片直接导入Word

学会使用Office各个组件间的协同作业不仅仅可以大大提高您的工作效率，还会让您有一种酣畅淋漓的快感。

本系列文章将从一个个实例出发，为大家演示如何将Office家族的成员都发动起来，满足不同的办公要求。

Word与PowerPoint的亲密接触---将幻灯片直接导入Word

　　对于很多朋友来说，把PowerPoint中的幻灯片导出，是最常见任务了。

如果需要打印，可以选择打印讲义的方法将幻灯片每页不同的数目打印。

但是您有没有想过，如果把幻灯片内容导入Word进行编辑该如何进行呢?

这一定会方便很多基于幻灯片进行评论或者出版的用户。

　　PowerPoint与Word有很好的兼容性。

我们知道在一个演示文稿中有幻灯片主体，其中的内容叫做讲义，还有一项备注的内容，PowerPoint可以将它们按照需要导出到Word，这个功能可以依次选择“Office”按钮，“发布”-“使用Microsoft Office Word创建讲义”。

这时会有一个版式选择，主要是备注和空行跟幻灯片位置关系，请注意一定选择添加的方式是“粘贴”，这样在Word中才可以将幻灯片显示出来

　　下面是初步转换的效果图。

个人认为，在大部分情况下我们仅需要幻灯片本身，备注与讲义使用很少，但是在导出时恰恰没有过滤功能，这不免有些遗憾。

不过整体看起来效果还不错，采用了一个无宽度的表格来定位各项内容，去掉这些空行也很方便，直接复制，将其替换为空格就可以了。

不装Office PowerPoint幻灯片照样放

网友发送给MM一个有关演讲技巧的PPT文档，可是，MM的电脑上没有安装Office，这下可急坏了了MM。

小强GG我早就想在她面前表现一把了，这正是我的机会。

于是我使出杀手锏，让MM看不装Office也能看到PPT文档。

　　1、用PowerPoint Viewer查看PPT文档

　　微软有免费的PowerPoint Viewer 2003（图1）。

下载地址为：

　　使用 PowerPoint Viewer 2003，就可以在没有安装Office的电脑上查看PPT文档。

使用该软件，还可以打开通过口令保护的演示文稿，跟安装了Office软件没有什么区别。

只是，利用该软件只能查看和打印演示文稿，但是不能进行编辑（图2

2、将PPT文档转变为图片

　　相信图片浏览器每台电脑上都有，Windows操作系统已经自带了“图片和传真查看器”和画图工具，可以用于图片的查看。

这个非常的简单，只要将PPT文档另存为图片即可。

　　小强GG用自己的电脑打开那个PPT文档，然后选择“文件→另存为”，选择保存路径，在“保存类型”下拉列表中选择一种图片格式（图3）。

　　软件支持将PPT保存为GIF、JPEG、TIFF、PNG、Window图文元件等格式的图片格式。

选择保存，即可弹出“想要导出演示文稿中的所有幻灯片还只是导出当前幻灯片?

”，选择“每张幻灯片”即可将PPT转变为图片（图4）。

将转变后的图片通过Emai发送给MM即可

　　3、将PPT文档转变为PDF格式

　　通过将PPT转变为PDF格式，即可方便的阅读。

说起PDF文档格式转换，PDFCreator这款软件功能最强大，不但能实现格式转换，还可以进行权限设置（图5）。

天极网软件频道已经对该软件进行了详细的介绍，请参考《用PDFCreator轻松创建、编辑缱游牡怠芬晃?

网址：

　　PDF生成器（PDFCreator）下载地址：

4、在Gmail中查看PPT文档

　　利用Gmail即可查看PPT文档，不过此功能还出去测试阶段，如果你幸运的话就可以直接在Gmail中查看PPT了（相关文章：

Gmail将有新功能 邮箱里在线看PPT演示文档）。

通过其它Email帐号将PPT文档以附件的形式发送到Gmail邮箱中。

用Gmail帐号和密码进行登录，打开带有PPT文档附件的邮件，选择附件下方的“View as slideshow” 链接（图6），即可在新窗口中播放该演示文稿

　　在播放窗口中点击右键，可以看到Google slideshow目前具备了简单的控制功能，可以直接定位到首页或者最后页（图7）。

　　登录英文版本的Gmail，这样实现邮箱中查看PPT文档测试功能的机会大一些。

　　5、将PPT文档转变为EXE文件

　　所有的电脑都可以执行EXE格式的文件，如果将PPT演示文稿转换为可执行EXE文件，即可在没有安装Office的电脑上查看PPT文档。

“PowerPoint Slide Show Converter”（下载地址：

　　只要选择好待转换的PPT文件及转换后的存放地址和文件名，点击“生成幻灯片”按钮就可以开始转换。

此外，还可以选择“生成CD/DVD盘片的Autorun文件”和“该PowerPoint演示文档需要的附件文件（如音乐、视频，或其它链接的文档等”两项。

前者可以生成Autorun文件，方便刻录自动播放光盘，后者可以在转换后的文件中添加音乐或视频，以丰富文档效果。

最后点击“生成幻灯片”即可（图8）

　　相信有了以上技巧，MM看PPT文档已经没有问题，在MM心中的地位会大大的提高，我偷着乐去了!

提取PPT文件中的GIF动画

PowerPoint文件中的GIF动画素材都是嵌入到文档中去的，用“复制→粘贴”命令，在PPT内部还可以，在其他软件中应用（如Flash），得到的只能是一幅图片。

那么能不能把这些动画文件提取出来随意使用呢？

下面是实现的方法。

（点击查看更多软件使用技巧）

　　打开要提取GIF动画素材的PPT文档，执行“文件→另存为”，调出“另存为”对话框，在“保存类型”中选择“Web页（.htm;.HTML）”，保存，就会得到一个网页文件和一个同名文件夹。

打开文件夹，就可以找到GIF动画素材了。

同时还会在这里看到PPT文档中的图片文件、声音文件、影视文件等等，如果想要的话，也一并全收吧。

最常用的PowerPoint动画效果及设置方法

我感到PowerPoint XP在动画方面很不错，可以满足制作幻灯片的一般需要。

下面我就从几个侧面来谈谈最常用的PowerPoint XP动画效果及实现方法。

　　自定义对象的动作路径

　　用过Flash软件的老师可能都知道在Flash里面，可以通过为一个对象画出一条路径来，然后就可以让对象按照这个路径进行动作，PowerPoint XP中也提供了这个让用户心动的功能。

具体实现方法如下：

　　先选定一个对象，方法一：

点击“幻灯片放映→自定义动画→添加效果→动作路径→绘制自定义路径→自由曲线”命令；方法二：

单击右侧窗格中“添加效果”按钮，在弹出的菜单中选择“动作路径→绘制自定义路径→自由曲线”。

然后用户的鼠标指针会变成笔形，可以在幻灯片中随意画出一条曲线，这就是所选对象的动作路径了。

　　上面介绍的是PowerPoint XP提供的动画效果，类似的效果还有很多可供选用；另外在PowerPoint XP中自己动手也可以制作出不错的动画效果。

　　为幻灯片添加电影字幕式效果

　　PowerPoint XP提供了丰富的自定义动画，用户可以合理组合动画效果，制作出相当漂亮的动画来。

这里介绍在PowerPoint XP中实现字幕滚动效果的制作方法：

　　字幕“由上往下”或“由下往上”滚动效果，可直接选取自定义动画中的“字幕式”效果来实现。

方法：

选定对象，单击“添加效果”按钮，在弹出的菜单中选择“进入→其他效果”，在“华丽型”栏中选择“字幕式”，最后单击“确定”即可。

　　字幕“由左向右”或“由右向左”滚动效果。

使用上面的“字幕式”不能制作出字幕左右滚动的效果，不过可以借助于“缓慢进入”和“缓慢移出”来实现，选择效果之后还需要在“方向”下选择“自左侧”还是“自右侧”。

实际上“缓慢进入”和“缓慢移出”也可以制作字幕的上下滚动（选择自“底部”或“自顶部”）。

　　文本框中的文本使用字幕式动画效果时，幻灯片加上适当的背景效果会更好些。

　　让文字与旁白同步

　　可以采用“自定义动画”中按字母形式向右擦除的方法来使文字与旁白一起出现。

但如果是一大段文字，字的出现速度还是太快了。

这时用户可以按需要将这一段文字分成一行一行的文本框，甚至几个字一个文本框，再对于每个文本框中的字，分别设置它的动画形式为按字母向右擦除，并在时间项中设置与前一动作间隔几秒，就可使文字的出现速度和旁白一致了。

　　让标题出现时跳几跳

　　这种文本的动画效果非常有趣：

播放时字符一个接一个地从上方歪歪斜斜地下落，落下后每个字符还要上下反弹几次才能安静下来。

用这种效果做标题非常适合。

　　具体实现方法如下：

　　1、在文本框中输入文本。

文本的字号要大些，最好选择笔画比较粗的字体（如“华文新魏”字体），这样弹跳效果会更好。

　　2、下面的操作步骤与实现字幕式动画效果的步骤相同（只是最后要选择“华丽型”栏中的“弹跳”效果）即可。

方法：

选定对象，单击“添加效果”按钮，在弹出的菜单中选择“进入→其他效果”，在“华丽型”栏中选择“字幕”，最后单击“确定”即可。

在Powerpoint XP中巧用肢解法 

在演示文稿中插入剪贴画后，若觉得其中的某个部件角度不对想旋转，此时PPT却没有相关指令支持，无法使用，真气人。

别急，我琢磨出一个小技巧，保管使你满意。

　　一、用肢解法旋转剪贴画 

　　在演示文稿中插入剪贴画后，若觉得其中的某个部件角度不对想旋转，此时PPT却没有相关指令支持，无法使用，真气人。

别急，我琢磨出一个小技巧，保管使你满意。

　　解决方法：

右击“剪贴画”，弹出快捷菜单，选择“组合”中的“取消组合”命令，这时图片被“打散”，你就可对每个部位进行旋转或拖移操作了。

　　注：

PowerPointXP以前的版本对整副剪贴画无法旋转也可以使用此方法，在“打散”后再组合就可激活“旋转”按钮了。

　　二、用肢解法让剪贴画变色更灵活 

　　在插入剪贴画后，若觉得颜色搭配不合理，肯定会选“图片”工具栏中的“图片重新着色”。

乍一看挺好，但一改动问题就来了。

比如你想把该画中的一部分黑色改成红色，它却把全部黑色都改成了红色，太呆板了。

怎么办？

　　解决方法：

（1）右击该剪贴画，选择“组合”菜单中的“取消组合”命令，打散图片。

（2）选中你要改变的那一部分对象（有些可以再分解）。

　　（3）双击图片，在弹出的“填充”框中选择所需颜色。

这样一来改变颜色可灵活多了。

为PowerPoint文档插上音乐的翅膀

PowerPoint 2003的功能已经相当丰富，但还没有一种直接为整个幻灯片添加背景音乐的功能。

虽然我们可以通过依次点击“插入-影片和声音-文件中的声音”的方法来插入音乐（图1），但是当演示到下一张幻灯片的时候音乐就会停止。

因此要使整个幻灯片使用一个背景音乐似乎是不可能实现的事情。

　　但事实并非如此，下面我就将我在实际操作中所总结的在PowerPoint中实现插入背景音乐的两种方法和大家一起分享（本文以PowerPoint 2003为例，其它版本请参照操作）。

　　方法一:

　　1.依次点击“插入-影片和声音-文件中的声音”（图1），在出现的“插入声音”对话框中选中要作为背景音乐的文件，然后单击“确定”（图2），在弹出的对话框中点击“自动”按钮插入音乐对象（图3）。

2.用鼠标右键单击插入的声音对象（喇叭图标），在弹出的快捷菜单中选择“自定义动画”（图4），在出现的“自定义动画”任务窗格校慊鞲崭詹迦氲囊衾盅∠钣也嗟南陆蛹罚诔鱿值牟说ブ械セ鳌靶Ч∠睢?

图5）。

　　3.在弹出的“播放声音”对话框中，在“效果”标签中，在“停止播放”项下面选中“在（F）:

XX 张幻灯片之后”（中间XX为数字），在中间的数字增减框中输入适当的数字（图6）。

　　数字可以根据幻灯片的总张数来设定，比如幻灯片共有49张，那么你可以设定为50，这样就可以实现直到幻灯片结束都没有达到设定的张数，所以声音也就不会停止了。

如果插入的声音文件比较短，可以切换到“计时”标签，在“重复”后面的下拉列表框中选中“直到幻灯片末尾”项（图7），这样就可发避免因为声音文件太短，导致演示到后来没有背景音乐的情况的发生。

　　另外别忘了，切换到“声音设置”标签，勾选“幻灯片放映时隐藏声音图标”项（图8），这样在放映的时候小喇叭图标就不会显示了。

　　4.这时再放映幻灯片试试，是不是实现了背景音乐的功能了。

方法二:

　　1.在要使用背景音乐的幻灯片起始处依次点击“幻灯片放映-幻灯片切换”（图9）。

　　2.在出现的“幻灯片切换”任务窗格中，点击“声音”选项右

突破PowerPoint 20次撤销限制

经常使用PowerPoint制作幻灯片的朋友一定清楚，在默认情况下，PowerPoint的操作可撤销次数只有短短的20次，这远远少于我们平时使用的Word和Excel，而这短短的20次机会在很多情况下的确不能满足我们的需要。

所以，如何突破PowerPoint的20次可撤销限制自然就成了当务之急。

其实，PowerPoint本身就提供了这项功能的设置，只不过好多朋友没有注意罢了，下面笔者就班门弄斧地给大家演示一下吧。

　　【注】 本文所述技巧已于PowerPoint 2003下测试通过 

　　1.在PowerPoint主界面中点击“工具”菜单→“选项”命令 

　　2.然后在弹出的“选项”窗口“编辑”标签下找到“最多可取消操作数”一项 

　　3.在这里将默认的20次限制改为一个您所满意的数值，最后确定即可

用PowerPoint生动地演示几何应用题

两圆外切，大圆半径为小圆半径3倍，小圆沿大圆的圆周滚动一周回到原位置时，小圆自身转了多少圈?

下面我们就一起来看看在PowerPoint中如何演示这个数学问题。

　　创建对象

　　用绘图工具中的椭圆工具绘制出小圆和大圆，大圆的半径为小圆的三倍，再绘制一根直线作为小圆的半径，并将直线跟小圆组合。

用矩形工具绘制一个矩形，在其上添加文字“演示”，此图形留作动画的触发器。

将三图形放置如图1所示。

图1 创建对象

　　设置动画效果

　　1. 设置小圆沿大圆环绕效果

　　选定小圆，在“自定义动画”窗格中单击“添加效果/动作路径/其他动作路径…”（如图2），在出现的对话框中选择“圆形扩展”动画效果，此时可以看到小圆的运动路径是一个圆，但这个圆还不能满足我们的要求，选定该圆，对圆的位置和大小进行调整，将之调整到圆心位置跟大圆相同，半径正好是大圆的半径加上小圆的半径即可。

这个调整的过程需要一点细心和耐心，调整过程中注意Shift、Ctrl和Alt键的灵活使用，调整后如图3所示。

图2 添加动作路径

图3 调整后效果图

　　在“自定义动画”窗格中，在刚添加的“圆形扩展”自定义动画上双击，出现“圆形扩展”设置对话框，单击“效果”标签，将“平衡开始”和“平衡结束”两个选项去掉。

单击“计时”标签，将速度设置为10秒（直接在里面输入10即可），单击下方〔触发器〕按钮，在“单击下列对象时启动效果”中选择第一步中绘制的矩形，按〔确定〕关闭对话框（如图4）。

图4 图形扩展

　　2. 设置小圆自旋效果

　　继续选定小圆，在“自定义动画”窗格中单击“添加效果/强调/陀螺旋”。

双击刚添加的陀螺旋效果，出现“陀螺旋”设置对话框（如图5），单击“效果”标签，将“数量”设置为“1440°”（这里必须手工输入）。

单击“计时”标签，将“开始”设为“之前”（这样这两个动画效果将会同步演示），速度设置为10秒（跟上一个动画效果时间相同），同样的，将触发器设置为矩形。

按〔确定〕关闭对话框。

图5 陀螺旋对话框

　　按F5放映幻灯片，就可以看到最终的效果了。

由于使用了触发器，在实际使用时，可以反复播放动画，有利于学生进行仔细观察，从而得到正确的答案。