09年文秘四级考试技能部分试题及答案.docx

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09年文秘四级考试技能部分试题及答案

2009年上半年职业资格全省统一鉴定

秘书四级操作技能试卷

一、案例分析（第1题20分，第2题30分，共50分。

）

1.请看案例分析素材录像，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（每题连续播放两遍，应至少找出10处正误点）。

2.请看案例分析素材录像，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（每题连续播放两遍，应至少找出15处正误点）。

二、操作题（第3题～第7题，每题10分，共50分。

）

3.

便条

钟秘书：

定于下周一上午9：

00召开2月份的总经理办公会，目前决定上会的事项有：

研究总经理助理的人选问题、3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的实施问题、春节慰问老职工的费用额度问题、生产部主管人员调整问题以及春节后如何开展2009年第一次的春季商品促销活动。

请你将拟写的会议议程于明天一早交给我（注：

请考生在备注中说明自己安排事项先后的原因）。

另外，我正在修订公司的会议管理规定，请你就会议时间的长短问题谈谈你的看法。

行政经理××

××年×月×日

4.

便条

钟苗：

刘明副总经理下个月要接待福建翔远公司考察团。

请你将制定接待计划的工作程序以及注意事项用电子邮件发给我。

另外，王钢总经理将要到美国考察，还请你把商务旅行计划应包括的内容列出来，于周五前与上述邮件一起发给我。

谢谢！

行政经理××

××年×月×日

5.

便条

钟苗:

公司业务不断发展,形成的档案越来越多。

为了使真正有价值的文件材料保存下来,公司打算进行一次档案鉴定工作培训。

请你准备一份关于分析档案价值方法及档案鉴定工作要求的材料，在培训中进行交流。

行政经理××

××年×月×日

6.指出下面文稿中错误和不妥之处，并提出修改意见。

XX厂关于请求总公司增拨工厂厂房基建费的请示

XX总公司、XX总经理：

2003年2月，我们到X市同行企业参观学习，发现他们不仅机器先进，而且厂房建设也很讲究。

回来之后，我们增添了一批新型设备，同时也向总公司申请盖一个现代化厂房。

总公司批准了我们，拨给我们150万元，此项经费专款专用，已收到明显效果。

人家赞我们：

“一座大楼平地起，工厂腾飞在眼前。

”

但由于建筑材料涨价，这预算资金缺口较大，恳请总公司拨给不足部分，否则将影响厂房的竣工及我厂生产任务的完成。

特此请示报告。

XX厂（印）

二〇〇四年一月二日

7.

便条

钟苗：

公司刚刚招聘来一位高级技工，名叫丁小强，将安排他专门负责公司技术监察工作，但公司对他的工作履历一无所知。

请你分别以我单位人力资源部负责人和丁小强原公司人力资源部负责人的身份，拟写询问函和答复函（注：

答复函针对询问函的内容）各一份。

具体内容是：

该同志的工作经历、主要工作业绩、获奖项目及原领导对其的综合鉴定。

谢谢！

行政经理：

李明

2009年5月16日

职业技能鉴定国家题库秘书四级操作技能试卷

一、案例分析（第1题20分，第2题30分，共50分）

1.参考答案：

1.着装正确。

（√）

2.能够提前到会议地点检查会议的准备情况。

（√）

3.没有将箱子移至较安全的地方而使其挡在了消防栓前造成了隐患。

（×）

4.能够注意通风换气，保持会议室空气新鲜。

（√）

5.能够与初萌一起整理会议室。

（√）

6.能够事先准备好与会人员的文件和茶水。

（√）

7.能够做好会议记录前的准备工作，准备好了记录本和录音机、录音磁带。

（√）

8.知道在会议桌上摆放人名台签，以便与会者正确落座和做好记录。

（√）

9.在对公司情况不熟的前提下，能够为会议记录事先备好座次表。

（√）

10.在指导下属工作中，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧（使用挑衅性的语言）。

（×）

11.能够指导下属将会议室室温控制在适度的范围内。

（√）

12.整理会议室时忘了擦拭会议桌，工作不仔细。

（×）

13.在进行会议记录时，能够同时运用手工记录和录音机记录以保证记录的准确性。

（√）

评分标准：

1．本题满分为20分

2．每答对1点给2分，答对10点即得满分。

3．如考生答案与参考答案有出入，只要阐述合理，即可给分。

4．本题要求只作正误点说明，不作更正性的分析。

2.参考答案：

1.上班时着装符合职业要求。

（√）

2.请柬格式正确。

（√）

3.办公桌整洁。

（√）

4.注意办公室绿化环境。

（√）

5.堆放资料未及时进行整理。

（×）

6.办公桌下有拖拽的电线。

（×）

7.能使用分类信息进行信息查询。

（√）

8.接听电话不及时，接电话语言不规范。

（×）

9.会前注意发布会议信息。

（√）

10.了解回执的使用方式。

（√）

11.能注意统计与会人员的返程票务需求。

（√）

12.能事先了解与会人员的付款方式用多种方式发送会议通知。

（√）

13.会前能检查、落实所借用的会议场所。

（√）

14.能及时向领导汇报工作进程。

（√）

15.忽略了为领导准备名片。

（×）

16.能集中打电话。

（√）

17.对电子邮件能立即回复并进行登记工作。

（√）

18.能对文字表格内容进行校对。

（√）

19.能为会议信息收集做准备。

（√）

20.签到处、会议标识标志明显，签到物品准备齐全。

（√）

21.没提前到会场。

（×）

22.签到时能注意登记与会人员的返程票需求。

（√）

23.握手姿势正确。

（√）

24.接待中接电话能向对方致歉。

（√）

25.引领行为不正确。

（×）

评分说明：

1、本题满分为30分；

2、以上各点每点计2分，答出上面中的15点，即可给满分30分；

3、如考生所写答案未包括在以上答案中，只要清楚有道理，每点可给2分，但最多给2分

二、操作题（第3题～第4题，每题15分，第5题20分，共50分）

3.答：

一、会议议程表

宏远公司2009年第二次总经理办公会议程表

宏远公司2009年第二次总经理办公会定于2009年2月5日星期一上午9：

00在公司总部的三号会议室举行。

1．如何开展公司2009年第一次春季商品的促销活动。

2．春节慰问老职工的费用额度问题。

3．3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的费用和实施问题。

4．生产部主管人员调整问题。

5．研究总经理助理的人选问题。

第一项议程的讨论时间为40分钟，其他每项议程的讨论时间为20分钟。

总经理办公室

2009年1月30日

（备注：

按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。

第一个事项比较重要，而且放在前面，这有利于大家开展头脑风暴。

应把每一个事项所需的处理时间清楚地标示出来。

这样，会议主席可以让某些人晚到，也可以让某些人提早离开。

第二和第三个问题都有关费用，有一定联系，所以安排在一起。

一般会将涉及秘密事项的议程安排在最后。

）

二、有关会议时间问题的建议

1．会议时间超过两小时或者涉及的问题太多，会议效果都会下降。

2．如果议程要求的时间很长，应安排一系列的短时间会议。

3．报告内容较长，应要求演讲者提交一份书面报告以利于记录，口头报告只涉及最重要的项目或需要集体讨论的事项。

评分标准：

1．本题满分10分。

2．会议议程表的结构完整、事项安排顺序正确给4分，其中，标题与开头语正确1分，事项共3分。

3．备注内容2分。

其中每项0.5分。

4．第二大点4分。

第1小点2分，第2、3小点各1分。

5．若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，即可参照各点分值酌情给分。

6．在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。

4.答：

1．电子邮件格式正确

2．接待计划的工作程序

（1）了解掌握背景资料

（2）草拟接待计划（3）与本单位相关部门沟通情况

（4）与来访者沟通情况（5）报请上司审批

3．制定接待计划的注意事项

（1）遵守本单位接待的规章制度

（2）了解来宾的饮食习惯（3）做好保密工作

4．商务旅行计划的内容

（1）出差时间、启程和返回日期，接站安排；

（2）出差线路，住宿安排；

（3）会晤计划；（4）交通工具的选择；（5）携带的文件；

（6）上司和接待人的特别要求；（7）上司旅行区域的天气状况；

（8）行程安排、会晤计划、会晤人员名单等等；（9）差旅费用；（10）上司住宅电话号码。

评分标准：

1．本题满分10分。

2．第一大点1分，第二大点2分，第三大点2分，第四大点5分；

3．第二大点答出3点即给2分，第三大点中每小点1分，第四大点答出7点即给5分；

4．若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，即可参照各点分值酌情给分。

5．在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。

5.答：

1.分析档案价值方法

（1）分析档案内容，看档案内容的重要性

（2）分析档案来源，看档案的形成者

（3）分析档案产生时间，文件产生的时间越早，越珍贵

（4）分析档案的形式特征，看文件名称和外形特征

（5）分析档案的技术因素，看档案内容的技术水平

2.档案鉴定要求

（1）仔细阅读档案

（2）综合分析文件（3）结合需求

评分标准：

1．本题满分10分。

2．第一大点共7分。

3．第二大点共3分。

4．若阐述符合情理,可酌情给分,但满分不超过20分。

5．在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。

6.参考答案

这份请示的主要错误和不妥之处是：

（1）标题不够简洁。

“请求总公司”、“工厂”这些字都可以删去。

（2）主送机关标识错误。

应改成：

XX总公司。

（3）缘由部分没有把理由说清楚。

应把增拨的理由、根据作为重点，要说充分。

（4）文中废话较多。

开头到外地学习参观，回来申请盖厂房，总公司给了多少钱等，都市第一次请示盖厂房时说过的，现在没有必要再说一遍，人家“赞”我们的话，也没有必要写上去。

（5）请示事项不明确。

基建费缺口较大，到底缺多少，不足部分是多少，都没有写明确。

（6）结束语不当，没有表达出请求的意思，应该为“以上请示，请批示”或者“以上请求，请批准”。

评分标准：

每小点2分。

7.参考答案

询问函与答复函的结构是：

标题+主送机关+正文+落款+成文曰期

1．标题

询问函与答复函的标题有两种形式：

（1）发文机关+事由+文种。

（2）事由+文种。

2．正文

询问函与答复函的正文结构是：

发文缘由+事项十尾语

（1）发文缘由。

（2）事项。

询问函应说明要求主送机关协办办的事项，或通报的信息，或要求解决的问题等；答复函应问复发函机关提出的问题，如不能满足要求时，应加以解释。

书写事项时，如事项单一，就单独列段；如事项复杂，或要求较多，就需提行分段，或分条列项书写。

（3）尾语。

尾语是礼节性用语，询问函的尾语常用：

“请速回复”、“盼复”、“请予复函”、“即请函复”等；答复函的尾语常用：

“此复”、“特此专复”、“特此函复”、“专此函告”等。

例文：

华荣公司人力资源部关于丁小强人事调查的函

××公司人事部：

　　我公司正在进行人事调整工作，根据工作需要，我公司拟聘丁小强同志担任某部门负责人工作。

为查实丁小强同志的情况，烦请贵部协助我公司调查以下问题：

　　一、丁小强同志在贵公司工作的起止期。

二、丁小强同志在贵公司的工作业绩、获奖状况。

三、贵公司对丁小强同志表现的评价。

　　特此函达，请予复函。

华荣公司人力资源部

二〇〇九年五月三十日

××公司人事部关于丁小强同志情况的复函

　　华荣公司人力资源部：

　　你部《关于人事调查的函》（华荣人函[2009]69号）收悉。

　　关于丁小强同志的情况，经我部与相关部门研究答复如下：

　　一、丁小强同志在我公司的工作起止期为2001年9月4日至2003年3月8日。

　　二、丁小强同志在我公司工作期间两次获奖，一次为公司2001年先进工作者；一次为销售部2002年业绩突出奖。

　　三、我公司认为，丁小强同志是个很好的管理人才．其业务熟练，能够独当一面；严以律己，能够以身作则；锐意进取，敢于挑战。

不足之处是偶有急躁情绪，有时欠缺合作精神。

　　特此函复。

××公司人事部

二〇〇九年六月十日

评分标准：

1．本题满分10分。

2．询问函与答复函各5分。

标题0.5分，主送单位0.5分，询问要素和答复要素每点1分，共3分，结束用语0.5分，落款0.5分。

3.若阐述符合情理,可酌情给分,但总分不能超过10分。

4.在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。

09年下半年职业资格全省统一鉴定

秘书四级操作技能试卷

注意事项

一、案例分析（第1题20分，第2题30分。

共50分。

）

1.请看案例分析素材录像，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（每题连续播放两遍，应至少找出10处正误点）。

2.请看案例分析素材录像，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（每题连续播放两遍，应至少找出15处正误点）。

二、操作题（第3题～第4题，每题15分，第5题20分。

共50分。

）

背景说明：

你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。

3.

便条

钟苗：

为促使会议精神落到实处，公司定于下周二召开一次部门经理会议。

请将如何完善会议决定事项的催办制度提出你的看法，在本周末前以备忘录形式发给我。

谢谢！

行政经理××

××××年×月×日

4．

便条

钟苗：

刘明副总经理下个月要接待福建翔远公司考察团。

请你将制定接待计划的工作程序以及注意事项用电子邮件发给我。

另外，王钢总经理将要到美国考察，还请你把商务旅行计划应包括的内容列出来，于周五前与上述邮件一起发给我。

谢谢！

行政经理××

××年×月×日

5.背景材料：

××年7月15日，××市组团参加了在广州召开的“泛珠三角贸易洽谈会”。

会上，该市一老牌中型国有企业——星城汽车制造厂引起了一家台商——宏远汽车股份有限公司的投资兴趣。

当日下午，双方在广州市天地宾馆举行了洽谈。

以下是参加会议的××市星城汽车制造厂秘书钟苗记录的双方达成的初步合作意向的主要内容。

甲、乙两方愿以合资或合作的形式建立合资企业，暂定名为宏远（××）汽车制造有限公司。

工程建设期为1年，即从××××年9月—××××年9月全部建成。

双方意向书签订后，即向各自上级申请批准，批准的时限为1个月，即××××年8月15日前完成，然后由星城汽车制造厂办理合资企业开业申请和各项报建手续。

项目总投资9000万元（人民币），其中土建施工部分投资5000万；设备部分投资4000万。

甲方投资3000万（以工厂现有厂房、水电设施现有设备等折款投入）；乙方投资6000万（以现金投入，购买设备）。

合资企业生产能力及利润分配：

新项目建设完工后，形成年产各类专用汽车3000辆的生产能力，实现产值收入10亿元，创利税1亿元。

各方按投资比例或协商比例分配利润。

合资企业自营出口或委托有关进出口公司代理出口，价格由合资企业定。

合资年限为20年，即××××年9月—××××年9月。

合资企业其他事宜按《外商投资企业法》有关规定执行。

双方将在各方上级批准后，再行具体协商有关合资事宜。

根据以上材料，请你以秘书钟苗的身份拟写一份××市星城汽车制造厂与宏远汽车股份有限公司双方合作的意向书。

要求：

一、分条列项、材料组织有序；

二、正文结构符合要求。

职业技能鉴定国家题库

秘书中级操作技能试卷答案

一、案例分析（满分50分。

第1题20分，第2题30分）

1题.参考答案：

1.保险柜用后未将钥匙拔下。

（×）

2.钟苗不应选择可擦洗光盘储存重要录像内容。

（×）

3.合同不应用传真方式传递，应用快递。

（×）

4.会议通知不应用快递的形式。

应用平信。

（×）

5.CI方案（图像，图片）厚厚一摞不应用普通的包裹邮寄。

（×）

6.能将挡住通道的物品移开，保持畅通（√）

7.无保密意识（保密文件放桌面上，随意让他人看）（×）

8.报销手续错误（《零用现金凭单》没有领导签字就付现金）。

（×）

9.现金保管不符合要求（现金放在无锁的抽屉中）（×）

10.报销环节错误（《零用现金凭单》没有附发票就付现金）（×）

11.泄露会议中信息。

（×）

12.忘记告诉陈总和司机下午不要去昌顺公司。

（×）

13.能主动提示他人室内禁止吸烟。

（√）

14.电话边备有笔和留言条，能马上记录。

（√）

15.电话记录记得齐全，并能将关键词复述。

（√）

16.接电话用语不规范。

（没有问候语、没自报姓名、没有告别语）。

（×）

17.能快速接应电话。

（√）

评分标准：

1.本题满分为20分。

2.每答对1点给2分，答对10点即得满分。

3.如考生答案与参考答案有出入，只要阐述合理，即可给分。

4.本题要求只作正误点说明，不作更正性的分析。

2题.参考答案：

1.着装正确。

（√）

2.接待规格正确，对等接待。

（√）

3.能够提前做出日程安排。

（√）

4.能够记录领导指示。

（√）

5.能适当安排来访者的参观活动。

（√）

6.住宿地点安排合适。

（√）

7.能够亲自到酒店考察环境，工作细致。

（√）

8.接站的迎接人员安排合适。

（√）

9.接站使用鲜花正确。

（√）

10.能够安排摄影、摄像，知道有些设备可以外租。

（√）

11.没有将摄像设备的准备落到实处。

（×）

12.能够主动提醒领导重要事项。

（√）

13.话别安排合适。

（√）

14.送礼物时间合适。

（√）

15.话别时间以半小时为宜。

（√）

16.电话用语正确。

（√）

17.能够使用刻录机刻光盘。

（√）

18.能够及时对活动进行总结。

（√）

评分标准：

1．本题满分为30分。

2．每答对1点给2分，答对15点即得满分。

3．如考生答案与参考答案有出入，只要阐述合理，即可给分。

4．本题要求只作正误点说明，不作更正性的分析。

二、操作题（满分50分。

第3题～第4题，每题15分，共30分，第5题20分）

3题.

答：

备忘录

发给：

××

发自：

钟苗

时间：

××××年×月×日

内容：

完善会议决定事项的催办制度

①会议决定事项催办的意义和目的：

使会议精神落到实处，防止有关单位或部门不重视会议交办事项，长期推诿、拖延，工作效率低下；或从部门利益出发采取消极态度，故意不办。

②检查催办工作要求做到：

明确催办人员；健全登记制度，建立催办登记簿，定期记载催办事项的进展状况；建立汇报制度，汇报催办事项的落实情况。

要建立会议决定事项催办的汇报制度、登记制度等。

登记制度应该设置会议决定事项传达催办登记表。

③会议决定事项催办的方式:

发文催办或称发函催办、电话催办、派员催办或约请承办部门来人汇报等。

另外还可以通过约请承办部门来人汇报方式进行催办。

（适当展开解释）

④会议决定事项催办的基本程序:

对会议决定事项传达→根据催办与登记制度进行催办→进行反馈。

评分标准：

1.本题满分15分。

2.第1点2分；第2、3点各4分；第4点3分。

共计13分。

3.备忘录格式2分。

4.考生言之成理可酌情加分，但总分不能超过3分。

5.考生每出现3个错别字扣除1分。

最多扣除3分。

4题.答：

1．电子邮件格式正确

2．接待计划的工作程序

（1）了解掌握背景资料

（2）草拟接待计划

（3）与本单位相关部门沟通情况

（4）与来访者沟通情况

（5）报请上司审批

3．制定接待计划的注意事项

（1）遵守本单位接待的规章制度

（2）了解来宾的饮食习惯

（3）做好保密工作

4．商务旅行计划的内容

（1）出差时间、启程和返回日期，接站安排；

（2）出差线路，住宿安排；

（3）会晤计划；

（4）交通工具的选择；

（5）携带的文件；

（6）上司和接待人的特别要求；

（7）上司旅行区域的天气状况；

（8）行程安排、会晤计划、会晤人员名单等等；

（9）差旅费用；

（10）上司住宅电话号码。

评分标准：

1．本题满分15分。

2．第一大点2分，第二大点3分，第三大点3分，第四大点7分；

3．第二大点答出3点即给3分，第三大点中每小点1分，第四大点答出7点即给7分；

4．若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，即可参照各点分值酌情给分。

5．在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。

5题.

参考答案：

意向书

××市星城汽车制造厂（以下简称甲方）与宏远汽车股份有限公司（台商，以下简称乙方），经过友好协商，双方本着平等互利的原则，达成初步合作意向，主要内容如下：

一、甲、乙双方愿以合资或合作的形式建立合资企业，暂定名为宏远（长沙）汽车制造有限公司。

二、工程建设期为1年，即从××××年9月—××××年9月全部建成。

三、双方意向书签订后，即向各自上级申请批准，批准的时限为1个月，即××××年8月15日前完成，然后由星城汽车制造厂办理合资企业开业申请和各项报建手续。

四、项目总投资9000万元（人民币），其中土建施工部分投资5000万；设备部分投资4000万。

五、甲方投资3000万（以工厂现有厂房、水电设施现有设备等折款投入）；乙方投资6000万（以现金投入，购买设备）。

六、合资企业生产能力及利润分配：

新项目建设完工后，形成年产各类专用汽车3000辆的生产能力，实现产值收入10亿元，创利税1亿元。

各方按投资比例或协商比例分配利润。

七、合资企业自营出口或委托有关进出口公司代理出口，价格由合资企业定。

八、合资年限为20年，即××××年9月—××××年9月。

九、合资企业其他事宜按《外商投资企业法》有关规定执行。

十、未尽事宜，双方将在各方上级批准后，再行具体协商。

甲方乙方

××市星城汽车制造厂宏远汽车股份有限公司

（印章）（印章）

代表：

×××（签名）代表：

×××（签名）

代表：

×××（签名）代表：

×××（签名）

××××年×月×日××××年×月×日

评分标准：

1.本题满分为20分。

2.标题2分：

“项目名称+文种”或直接用文种作标题。

3.正文共10分：

①导语2分：

写明合作各方当事人单位的全称，双方接触的简要情况，磋商后达成的意向性意见；②主体6分：

分条列项写明达成的意向性意见；③结尾2分：

如“未尽事宜，在签订正式合同或协议书时再予以补充”。

4.尾部6分：

意向书签订各方单位的名称、代表人姓名，并加盖公章、私章及日期。

5.卷面整齐给2分。

6.错字别字每3个扣除1分，最多扣除3分。

7.考生言之成理可酌情加分，最多不超过5分。