效率效果项目管理.docx
《效率效果项目管理.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《效率效果项目管理.docx（13页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
效率效果项目管理
工作任务完成好，这些方法有必要
在衣柜整理法中，我们会把工作划分为“行动、项目和将来做”三种清单。
项目指的是需要我们和他人通力配合，且复杂程度较高的事情。
项目工作因为比较复杂，花费时间长，且需要多人协同配合，需要会对其进行流程梳理，制定一个行动清单，便于我们一步一步的推动工作。
对于一些重要的且复杂的项目，需要我们具备一些项目管理的技能，以便能达成效率效果双丰收的结果。
可以将一项工作任务分为：
需求分析和目标制定、计划和分工、执行与落地、总结回顾四个阶段。
下面我会结合辅导几位职场新人完成一次公司团建活动——平板撑比赛的案例，为大家分享四个阶段需要做哪些事情。
一、需求分析和目标制定阶段
了解任务相关人员（干系人）的需求，对需求进行分析，然后制定明确的任务目标。
干系人调研方法有以下四种建议
（一）经验判断法：
依据对干系人的认知经验做分析判断，确定干系人的需求（通俗点说，就是对于活动想要什么，不想要什么）。
（二）侧面调查法：
通过与干系人密切相关人员或以往有过该干系人项目经验的人了解干系人需求。
（三）直接调研法：
直接向干系人调研（访谈法、问卷法、观察法等）主要问题：
5W1H
（四）Sponsor调研法：
识别和发现项目真实的Sponsor，在了解的浅层需求基础上，多问几个为什么，挖掘深层次或最真实的需求。
完成需求调研后，我们会得到很多不同类别的需求，我们是不可能满足所有这些需求的。
因此，要从需求调研的中多个需求中筛选出活动最终要解决的，比较关键的几个需求。
取舍判断得标准可以是需求提出者的影响力，大boss的需求很可能要被有限满足嘛；实现后价值的高低，那些可以有更好成果、令大家更满意的需求，一定要挑选出来；也可以是受众的欢迎度、是否是大家都共同的需求；还可以需求满足的可实现性，即依据你的时间、预算、人力物力、任务难度等考虑。
经过前期的需求调研，平板撑任务小组分析和选择了以下需求：
活动发起人的需求：
1）活动发起者希望目标群体中对本次活动有较高的参与热度
2）活动发起者希望本次活动并非一次性比赛，而希望目标群体在不同阶段以不同方式投入到活动中来，目标是让大家养成健身的习惯
3）活动发起者希望本次活动组织有序，且有一定的趣味性
活动参与者的需求：
1）目标对象希望通过平板撑健身方式减肥或提升健康状况
2）目标对象期待开展活动的时间更为合理
3）目标对象期待本次活动兼顾知识普及、团队性与趣味性
已与以上需求，任务小组着手制定目标。
最初他们制定的目标如下：
愿景目标：
帮助目标群体改善健康状况，告别久坐职业病，以强健的体魄和积极的精神状态更好地投入到工作中来；
帮助目标群体实现健身、减肥的个人愿望，迎娶白富美、嫁给高富帅。
表现目标：
在活动结束（3月30日）前，使90%的活动参与者深入了解平板支撑训练方式的规范动作及健身效果；
使50%的活动参与者亲身参与平板撑运动；
使30%的参与者能喜欢上平板撑运动，并在活动结束后持续锻炼。
行动目标：
组织健身科普或知识竞赛增加目标对象对平板支撑训练方式的理论知识；
通过视频互动、现场比赛等方式让目标对象亲身感受平板支撑的动作要领及实际效果；
以群宣导及知识推文的方式配合活动开展，让目标群体练的更有趣、更专业、更高效。
用前面讲到的目标制定方法来看，他们制定的目标还有很大的改善空间。
不够SMART，不够具体化，不利用落地执行。
修改后的目标为：
愿景目标：
1、普及平板撑运动，在活动对象中掀起平板撑健身运动风潮
2、举办一次趣味性好、实操性强且参与度高的平板撑活动
表现目标：
1、比赛期间每日晒照每日至少4组参加
2、平板撑知识竞赛各组得分在47分以上
3、60%以上成员在决赛前开始平板撑训练
4、80%以上成员比赛成绩在90秒以上，至少1组累计成绩在10分钟以上
行动目标：
1、赛前发布平板撑活动视频及推文，为活动造势
2、比赛期间安排每日晒照活动，并用红包奖励优秀者
3、设置知识问答环节，加深目标对象对平板撑的认识
4、决赛采用接力形式，增加参与人数
二、计划和分工阶段
平板撑任务小组首先使用了WBS任务分解的方法，将任务目标分解成一项项便于执行的小任务。
WBS任务分解提示：
1、每一项任务都支撑其上一层级任务的达成，所有的人任务都与达成项目目标有关。
2、最后一层级任务分解到相对独立且易于执行的程度。
3、分解完成后要注意区分一些任务的关系。
第一种，有强制依赖关系，例只有先完成任务1，才可进行任务2，再只有才可进行任务3，如任务分解时未发现某种强制依赖关系，后期执行时可能会遇到阻碍。
第二种，选择依赖关系，例如，任务7、8、9相对独立，此时我们可以依据以往最佳实践安排7、8、9三个任务的先后顺序，也可以依据工作需要安排，例如同事开展三个任务。
理清任务关系，对制定工作计划，高效执行会有很大帮助。
然后任务小组制作了工作计划和分工表。
平板撑活动分工表
工作事项
任务分类
主要内容
负责人
协助人
时间
1.前期准备
1.1录制活动宣传视频
设计视频内容，确认拍摄场地及时间，后期剪辑
1.2搜集平板撑相关资料
通过XX、公众号、微博等媒介搜集平板撑热点信息
1.3撰写并推送活动宣传文案
根据搜集的资料撰写、排版、美工，完成文案
1.4确认活动小组
为群成员分组并推选小组负责人
1.5宣导活动目的
成立组长群，宣导活动目的及内容，调动组长积极性
2.每日晒照
2.1群内活动造势
在每日晒照最后阶段引导各组积极参与活动、讨论相关话题
2.2“每日最佳”评选
根据动作规范程度、参与人数、创意评选最佳
2.3各组分数汇总及公示
在群中公示当日小组得分及目前总积分
3.知识问答
3.1搜集平板撑相关题目
通过XX、公众号、微博等媒介搜集并制作平板撑题目
3.2确认各组答题选手
由各组推选答题选手，提前做好人员准备
3.3制定并宣导知识问答细则
设置知识问答环节的形式及规则，并在群中提前公布
3.4举办知识问答
群内活动造势、引导；组织答题；公布各组得分
4.平板撑决赛
4.1前期宣传
提前3天在群中宣传决赛活动，让各组人员练习做好准备
4.2制定并宣传平板撑决赛细则
设置决赛环节的形式及规则，各组再次确认人员及比赛时间
4.3确认北京场地的负责人
确认北京方面现场的主持及总负责人，告知其主要负责内容
4.4物资及场地准备
确认北京、成都两地的比赛场地，并准备瑜伽垫
4.5各组推选参赛成员、裁判
引导各组确认活动相关参与人
4.6开展决赛活动
引导各组按规则进行比赛，根据各组成绩确认得分，为各奖项颁奖
5.活动收尾工作
5.1推送活动结束文案
回顾活动整体表现，为活动画上句号
5.2活动总结
总结本次活动中值得思考的经验和不足
计划和分工表提示点：
1、一定要清晰的呈现任务名称、任务时间要求、任务负责人等信息，这样便于项目参与人了解项目，便于落地执行，便于项目管理者监督调整。
2、计划永远赶不上变化，所以在为任务确定完成时间时，对于关键或重要的任务，可提前提前量，让项目管理者更从容的面对变化。
例如，关键任务A要求负责人张三在4月26日-5月1日完成，任务A完成后，任务B才可启动，李四完成任务B需要2天时间，且必须在5月4日提交。
此时为了避免出现因张三完成任务A时间延后，导致李四无法按时完成任务B，我们需设定提前量，如要求张三提前两天开始工作或压缩工作时间。
三、执行与落地
项目管理工作中，制定细致的任务分解和工作计划，是为了减少项目过程中的不确定性，让项目更加可控。
影响项目的因素特别多，而且很多因素是我们无法掌控或预料的，所以即使我们的任务分解和工作计划再细致，也总归会有不可控的情况出现。
因此，有了良好的计划与分工，执行起来肯定比较轻松。
但计划赶不上变化，执行过程还需要我们提前预估风险，并做好防范措施。
引发风险的原因：
项目计划的缺陷/漏洞、不可抗因素、外部因素的变化、执行不到位等。
首先，我们要预测可能的分享有哪些；
其次，评估风险发生概率和影响程度，因为我们做的活动都是很小的项目，可以直接主观快速的判断哪些风险影响度高，需引起重视；
最后，我们要制定应对措施，以便于在风险出现时能从容应对，减少风险带来的消极效果。
项目风险规划与管理，是一个全流程的事情，从需求分析和目标制定，到任务分解与工作计划、风险预测和项目实施，所有过程中都要有风险管理的意识。
应对风险的策略有以下一些类型：
（一）规避：
比如某任务需要有某一种不确定资源支持，考虑到其风险，直接放弃词任务，规避此类风险发生。
但也丧失了取得良好效果的机会。
（二）转移：
组织外出活动，一定要购买保险，将意外伤害的风险转移给保险公司。
再比如，自己团队没有把握完成某项任务，将其交给专业团队（比如你们可以找我或者姗姗给予支持）
（三）减轻：
通过采取措施，做充足的准备等方式，减少风险带来的消极效果。
（四）接受：
有些风险可能是无法避免的，或避免此类风险的投入产出比很低。
举例，小黄车车锁密码固定。
在项目实施的过程中，项目管理者要有非常敏锐的意识，及时捕捉到或感知到风险出现的信号，及时采取有效措施；另外一定要保持跟各方的沟通，掌握全面的信息，及时获知风险信号。
四、项目总结
首先我们要评估项目是否成功。
那么什么样的项目是成功的呢？
（一）没有无瑕疵，让所有人都满意，所有目标都达成的完美项目。
（二）理论上的成功标准，一个项目做完了，只要完成了既定目标，没有超出预算，并且按照进度要求做完，项目就应该算是成功的。
（三）但很多项目即使超支、延误、也依然是非常成功的，因为它实现了企业的“业务目标”，老板花钱到底要做什么事情，更好的达成了预期。
无论项目成功与否，我们都要总结项目经验，总结经验的目的：
1、为了知其然也知其所以然，在可重复的领域更高效的工作；
2、找到解决问题的方法，避免犯同样的错误。
我们从经验中学习有两种方式，一种是低智学习，即简单地复制与成功相连的行动；一种是高智学习，即理清因果关系后用于指导行动。
低智学习通常的表现是在不理解因果关系的情况下，简单地复制与成功相连的行动。
但通过复制成功学习而形成的能力，在面临新旧环境差别很大时，可能就很难推广。
而且这种能力是知其然不知其所以然，它虽然能抓住事物的本质，却不一定能表达出来。
高智学习，要求理清事物的因果关系，并以叙事、模型或者理论的形式阐述出来，用以指导人们的行动。
但经验由复杂的、随机的、部分可观察的过程产生的事件流构成，因果关系是模糊的。
因此，高智学习需要把经验的模糊性和复杂性转化成一种详尽到足以让人感兴趣、简单到足以让人理解、可信到足以让人接受的形式。
下面分享一下我总结的一些从经验中学习的方法。
以前我经常玩一种叫做Dota的竞技游戏，为了获得游戏的胜利，我需要全神贯注，付出最大的努力，当我的付出得到胜利的回报时，我会异常的开心，成就感爆棚。
我一直抱着随心所欲的心态玩Dota，在一局又一局的游戏后，我终于从一名菜鸟变成了合格的玩家，不再被人嘲笑。
但此后，我的游戏技能一直平稳，再也没有明显的提升。
而我的一位朋友阿秋的游戏技能却一直在提升，远远地把我甩在了几条街之外。
我和阿秋玩游戏的时间相差不多，且我俩天资和智力水平也相差不大，为何阿秋能一直进步，而我却原地踏步呢？
原来阿秋善于做总结，一次又一次的总结促进了他游戏技能的提升。
他每次游戏结束后，都会总结一些成功的做法，并记录下来；对于游戏中的失误和困难，他会思考原因并寻找解决办法，同时去游戏论坛查看高手分享经验的帖子，学习别人的经验；最最重要的是他会有意识的进行练习，有时为了熟练进行某一种操作，他会重复练习好多次，直至满意为止。
虽然我在游戏后也会和朋友们讨论游戏过程中的得与失，吸取经验教训。
但与阿秋的游戏总结比起来，我的方式是粗放和几乎无效的。
游戏和工作的总结是类似的，下面我就结合阿秋玩游戏的总结方法，跟大家聊一聊怎么做工作总结才能有效果。
一、工作总结的目的是传承经验
所谓学习，就是在观察行动与结果联系的基础上改变行动或行动规则。
人们从经验中学习，有两种方式，一种是低智学习，即简单地复制与成功相连的行动；一种是高智学习，即理清因果关系后用于指导行动。
低智学习通常的表现是在不理解因果关系的情况下，简单地复制与成功相连的行动。
但通过复制成功学习而形成的能力，在面临新旧环境差别很大时，可能就很难推广。
而且这种能力是知其然不知其所以然，它虽然能抓住事物的本质，却不一定能表达出来。
高智学习，要求理清事物的因果关系，并以叙事、模型或者理论的形式阐述出来，用以指导人们的行动。
但经验由复杂的、随机的、部分可观察的过程产生的事件流构成，因果关系是模糊的。
因此，高智学习需要把经验的模糊性和复杂性转化成一种详尽到足以让人感兴趣、简单到足以让人理解、可信到足以让人接受的形式。
总结经验时，我们要进行更多的高智学习。
从已经完成的工作中总结出可复制的经验，并将经验传承下去，可以帮助我们更有效的完成之后的工作。
在任何可重复的领域，总结经验总是可以有效地帮助我们成长的，而且从一次总结中获得的经验越多，我们的成长就越高效。
二、如何使用STAR法则进行工作总结
STAR法则是四个英文字母的缩写，每一个字母代表工作的一部分内容。
S：
Situation，即某项工作的背景/原因是什么；
T：
Task，即该项工作当时的目标/任务是什么；
A：
Action，即当时采取了哪些行动/举措；
R：
Result，该项工作最终产生了怎样的结果/影响。
1、使用STAR法则审视工作目标/任务是否准确完成。
回顾工作的背景/原因（S），借此重新确定工作最初的工作目标/任务是什么（T），审视我们是否在围绕既定的工作目标/任务开展工作。
比如某次生日会联欢活动，组织者成功的举办了一次针对当月寿星的活动，但事后回顾时发现其真实的任务应该是借生日会的名义，举办一次针对全员的中秋联欢活动。
只有当我们确认目标准确的情况下，总结的经验才会有效。
如果目标错误，即使行动正确也只是徒劳。
2、使用STAR法则找到正确而非错误的经验
将工作结果/影响（R）与工作的目标/任务进行比较，找到达成和未达成部分。
对于达成部分，我们要找到是因为采取了哪些行动/举措（A）。
需要注意的是，一定要确保这些行动/举措（A）是真实支持目标实现的。
如果某项与实现工作目标/任务（T）关联不大的行动/举措（A）被误以为是宝贵经验传承到今后的工作中，不仅无益反倒有害。
对于未达成部分我们要分析原因，寻找解决办法，避免今后再次遇到类似困难时，能从容应对。
三、从成功的工作经历中萃取成功的经验
成功经验是从成功的工作中萃取出来的，是那些可以帮助我们成功的做法。
获取成功经验的目的是在之后的工作中能够使用，帮助我们更好的解决工作问题。
所以，经验必须是可复制的，可复制性越强的经验就越好。
如何才能增强成功经验的可复制性呢，只需要做到“四有”即可。
为了帮助大家理解成功经验总结的“四有”，我举一个日常生活中经验总结的小例子：
如何用面粉去油渍。
例子会有一些牵强，但希望您能理解工作总结的“四有”是什么。
1、有流程步骤
有流程步骤，即把做事的流程或步骤进行归纳，并清晰的呈现出来。
如把大象装冰箱，总共需要几步，大家都可以回答出需要三步。
那你的某项工作经验可以用3-7步流程概括吗？
如果不能，或者需要分成几十步，那经验的复制性就会很差。
如果可以，那你的工作经验复制性就会非常强。
举例：
人人离不开吃饭，饭汤儿惹祸真心烦，饭汤儿撒在衣服上如何有效去污？
教你一招只需3步1注意：
第一步：
找几克面粉；
第二步：
用水将面粉调成糊状；
第三步：
均匀涂抹后阴干，正常水洗即可；
注意点：
不要干搓，因为阴干的面粉干搓容易损坏衣服纤维。
找面、和糊、涂匀，别干搓，轻松3步1注意，轻松搞定饭汤儿惹祸那点事。
2、有方法工具
在工作中，总结和发现一些方法或工具，可以更好的应对工作中的问题，帮助我们提升工作效率。
例如，销售或者客服人员为更好的应对客户的异议，会经常总结应答话术；维修人员会依据实际工作经验发明一些简单实用的小工具；或者数据分析人员写好一些可以自动运行的小程序等。
以面粉去油渍为例，3步1注意的流程很清晰，但不熟练的人很容易在第二步出现面糊稠稀度不适合的问题，为了避免这样的问题，可以总结或发明一些小的方法，例如专门制作一个量杯，保证面粉和水的比例标准化。
3、正反案例
对于一些操作比较复杂且容易出错的工作，通过正确和错误的示范，即正反案例，可以更让经验更准确地复制。
例如下图的压腿动作示范：
在面粉去油渍的案例中，讲解了正确的方法水洗，和错误的方法干搓。
通过示范正反案例，可以有效地引导大家复制正确的操作经验。
4、有理论依据
有理论依据是指挖掘某项工作背后的原理、指导原则等，让我们能够“知其然，也知其所以然”，并举一反三，将其应用到更多的工作场景中。
以面粉去油渍的为例，面粉可以去油渍，是因为面粉较为细小，“比表面积”大，能够有着更多的接触面，且面粉有较强的吸附能力，所以面粉能够将污迹吸附进去，达到去污的效果。
知道此原理后，我们可以将其应用到更多的场景中。
例如：
用面粉可以去除厨房的油渍；清洁纱窗；清洁餐具；洗水果、蔬菜和肉类食物；甚至还可以用来清洁脸部皮肤，起到美容的功效。
四、从失败的工作中寻找经验。
从失败的工作中寻找经验是指通过分析问题的原因，找到的解决问题的方法，避免今后再遇到此类问题。
特别复杂的问题，分析和解决的流程就越繁琐，需要用到很多工具和方法。
对于一般性的小问题，我们可以通过询问三个小问题来分析并寻找解决方法。
第一个问题是：
what（问题是什么）；第二个问题是：
sowhat（为什么会产生这样的问题）；第三个问题是：
sohow（怎么应对和解决）。
思考第三个问题，即如何应对和解决困难时，我们不能只是闭门造车，要善于学习和借鉴他人的成功经验，或需求他人的帮助。
他山之石，可以攻玉，将别人的经验有效的用于解决自己的问题，将别人的经验变成自己的经验，可以让自己快速成长。
以饭汤导致衣服油渍的为例：
以上就是一些有效进行工作总结、便于传承工作经验的方法。
举得例子比较粗糙，但希望谈到的方法能对您有帮助。
“业精于勤,荒于嬉；行成于思,毁于随。
”只有坚持不断的认真每一次工作的经验，才会让自己一直在成长的路上快速前进。
我们的工作中，大大小小肯定有很多项目型的工作任务，希望以上的内容能够帮助大家。
最后再谈谈我项目工作中应具备的三点理念。
1、以终为始
做任何事情，都先要从最终要达成怎么样的结果出发进行思考。
通过需求分析和目标制定，可以让我们脑海中有了最终结果的图景，让这种图景时刻在你的脑海盘旋，然后所有的努力都致力于实现最终图景。
以终为始的理念，可以让你少走弯路，更高效的完成任务。
2、要事第一
时间、精力、资源、金钱、能力等等资源都是有限的，但我们可能会发现为了达成某种目标需要做或者可以做的事情却是无限的。
有限的资源面对无限的任务，就要求我们必须具备要事第一的能力。
与人打斗，伤其十指不如断其一指，二八定律的道理大家都懂。
但断其一指的这一指是十指中的哪一个，二八定律中关键的20%又是哪些。
如果选择不正确，并不能有效达成我们的预期。
所以不仅要有要事第一的意识，更得有识别和把我何为重要的事情的能力。
3、积极主动
做了什么不重要，重要的是你怎么做的。
很多时候，同样做一件事情，我们会发现不同人做出来的效果有着天地之别。
很多事情，并不是做了就可以，做的出彩才可以。
当做一件重要的事情时，一定要时刻思考怎么样做能有更好的效果，怎么样才能与众不同，怎样才能进步一点，时刻提醒自己一定要做到高标准交付，每一次的结果都要超越他人预期，给人一种wow的感觉。
主动积极的意识，会助力我们不断成长。
升级会员 