采供管理制度.docx

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采供管理制度

黄金大酒店

采供管理制度（修订版）

总经办采购员负责酒店的所有物资日常采购供应、验收保管工作。

在采购供应中，应严格执行酒店的各项制度，对物资的采购要严格抓好质量、价格、交货日期等工作。

真正树立“急经营部门之所急、想酒店声誉之所想”的酒店意识。

采供工作的方针是：

科学有效、公开公正、比质比价、合理储存、保障经营；采供工作的原则为：

严格执行制度、做好计划采购、保证物资供应。

一、采供计划的制定

1、为保证酒店工作正常开展，使总经办对酒店资金的调度和运转有全面、正确的安排，各部门必须制定月度物品使用计划。

各经营部门和职能部门要根据自身营业状况和工作需要在每月25日（含25日）前编制次月的各种“物品使用计划”（包括柴油使用计划）报总经办初审后由总仓汇总。

“物品使用计划”分为费用性物品使用计划和成本性物品使用计划。

费用性物品使用计划按经营预测实际需要量编报，成本性物品使用计划按经营成本率预测编报。

“物品使用计划”一式三联，第一联部门留存、第二联总经办备案、第三联谁采购谁统计。

2、仓库保管员根据汇总的“物品使用计划”比较库存量和计划存量后提出补仓物品数量，填写“补仓物品请购单”,根据汇总的各部门“物品使用计划”和补仓物品数量编制全酒店的月度“物品使用计划”，报总经办审核后送总经理室审批。

汇总的“物品使用计划”一式三联，第一联由仓库留底、第二联由总经办财务部备案、第三联由采购员备案。

3、固定资产、设备、备品备件的采购计划。

（1）固定资产设备的新增或更新计划。

按照酒店新增固定资产立项审批管理办法执行，即由使用部门根据生产经营的需要提出书面报告，总经理室批准后转总经办,由总经办及使用部门确定具体型号、规格，由采购员（数量金额较大的请矿山相关处室配合）实施采购。

（2）月度计划。

各使用部门在每月25日前（含25日）向总经办报次月备品、备件（包括维修件）申购计划，总经办核定汇总后在每月27日报交仓库保管员，备品、备件要求品名、规格、型号、数量、使用单位等填写清楚（必要时提供采购样品），仓库保管员作库存平衡和询价后汇编入下月酒店采购和资金预算计划报批。

二、物品采购管理

1、采购员根据批准的酒店月度“物品使用计划”分类做好各种物品的具体采购计划，实行计划采购。

如部门有采购时间要求的，必须按规定时间采购到位。

如未通过审批的“物品使用计划”，采购员不予采购，财务部不予付款。

2、对粮食类、调料类、肉类，禽蛋类、冰冻类原材料，酒水，客房消耗品，办公用品，设备备品、备件等实行供应商定价采购制度。

对粮食类、调料类、肉类，禽蛋类、冰冻类实行月定价制度；水产、蔬菜、水果类实行半月定价制度；酒水、客房用品、办公用品、印刷品等实行年定价制度，并在执行过程中对供应商所供物品的价格实行定期价格检查制度。

3、物品采购的要求

（1）常用副食品的采购

为达到质优价廉、最大限度地降低原材料成本，对常用主、副食品进行供应商定价采购。

定价前财务部、采购员和餐饮部必须进行市场价格调查，由财务部、采购员、餐饮部共同定出下一期原材料的价格并由财务部经理、餐饮部经理签字后执行（填制的“原材料定价表”一式三联，第一联厨房留存据以验收，第二联财务备案据以计算成本和核查价格及付款之用，第三联采购员备案据以采购时掌握控制价格）。

（2）餐饮鲜活商品、蔬菜和米面湿制品等不可作库存物品的采购

每天根据各厨房和员工餐厅的订货计划如数采购，当日进货的原料规格、数量，于进货前一天下午4：

30前，由餐饮部填写好请购清单向采购组申报采购。

清单应根据当天使用情况结合餐饮次日预订情况提出采购量，清单须由厨师长签字有效，采购员应按厨房要求分别采购。

如遇特殊情况需追加采购原料，餐饮部可直接通知采购人员先行采购，事后按要求补办手续。

（3）设备家具及客房棉织品、清洁用品、办公用品、印刷品等的采购

严格按照“月度计划”或“物品申购单”等进行采购，并实行招、投标制度，必要时酒店成立招标小组，招标小组成员由总经理室、相关部门经理及技术人员和纪检人员组成。

供应商必须根据要求提供样品及报价（印刷品须提供标色样板），经使用部门经理以上确认样品后，由招标小组通过竞价比价后确定报总经理批准（无成立招标小组的采供组将比价结果报总经办和总经理室后确定价格）。

采购员据以向供货商签定订货单和购货合同。

（4）酒水采购实行供应商年度招标，确定供应单位后与其签订年度供货合同，价格在年度定价的基础上，月度通过市场调查比价后加以修正。

（5）补仓物品采购

仓库管理员应根据经营情况和最低、最高物资库存量适时有计划、有目的申报补仓请购单，并详细填写采购物资的品种、数量、质量等要求，由部门经理审核签字报采购员采购，采购员要根据要求及时采购到位，并对最低、最高采购量进行监督；月度补仓计划必须于当月25日前报采供组编入酒店月度计划。

（5）零星物品的采购

对不常用、小批量无供应商配送的餐饮原料、日用品、配件等由采购员自行到市场采购。

在采购中要货比三家，严格控制质量价格，做到物美价廉。

（6）印刷品的复印

由使用部门根据营业需要填写并制定印刷的稿件（按计划外和计划内采购物品的程序办）。

采购员接到印刷稿件后进行付印初稿，初稿出来后交使用部门核对签字确认后进行印制。

三、采购管理要求

1、采购员要及时了解餐饮物品的供应情况，对供应商所供原材料的数量、质量和及时性进行了解。

原材料、食品、商品，采供组应根据采购单填制的各类品种、规格、数量进行购买，验收要严格按照采购单要求的品种、数量进行验收，并及时把供应情况反馈给采购员以便进行有效控制。

原材料的采购要做到正确、及时，餐饮原材料一般要在上午10：

30之前采购到位，最迟不得超过上午11：

30。

2、定价原料原则上执行供货商配送，如有特殊情况需要自购必须要采供主管以上人员同意，自购原料的价格不能高于供应商定价价格。

无采购人员在场任何人无权采购物品，如果擅自采购物品则不予报销；采购的物品必须经验收员验收并入电脑账，不得不经验收直接使用。

3、在仓库无货的情况下，为保证经营工作的正常进行，实行计划外的紧急采购。

由使用部门填写“物品紧急采购单”，经部门经理审核与总经理室审批后实施紧急采购，对确因抢修急需的物资，可实施特急采购，特急采购的程序严格按照特急采购的要求执行。

由使用部门经理口头或电话申报总经理室，经总经理室同意后先行实施采购，事后补办手续。

对已实施的特急采购，而未补办手续的，财务部不予付款。

补办手续时应填写“紧急定单”一式三联，第一联由部门留底、第二联作为财务部付款核对依据，第三联由采供组留存。

4、季节性食品、商品请购（在无库存的情况下）需由使用部门填制“原材料、商品请购单”，如餐饮部原材料请购单必须由餐饮厨师长签名和餐饮部经理审核后，交采购员及时办理，结束时应由餐饮部经理下达停止供应通知单给采供组停止采购。

5、财务部要每旬对采购计划的实施情况进行检查，每月月底应将本月的采购情况作出书面报告，呈报总经理室，并在每月的工作例会上进行通报，以检查采购计划执行情况和物资到位情况，并作为考核采购部门工作业绩的依据。

6、供应商管理

（1）供应商必须具备经营场所，取得营业执照，能提供在同类酒店中送货的经历，诚实守信的单位。

（2）能提供价格合理的（不高于市场平均价）、质量可靠且符合国家有关规定的合格产品，并能提供产品合格证书和产品说明书。

若为进口产品，应提供国家规定的商检证明。

承诺不提供假冒伪劣、“三无”等产品。

（3）实行送货上门服务，并对不符合要求的产品提供无偿调换，产品有质保期的按相关要求办理，无质保期的追溯期限限定60天。

（4）实行月结款的规定，并提供正规发票，供应商每半年由采供组进行一次筛选，实行优胜劣汰。

四、报销付款程序与规定

1、结账及付款

仓库每日将已验收入库的直耗单财务联于次日10时前上交财务部，由财务审核挂账，财务部如对数量价格有异议要进行核实，对弄虚作假的拒绝付款。

付款时要求附有原始发票、入库单等，经财务会计审核、总经办、财务部经理及总经理室审批后方可支付。

2、采购物品报销时，必须具备以下手续：

（1）符合用现金支付的，必须填写现金报销单；需用银行票据支付的，必须填写付款通知单，并由财务审批权限规定的有关人员签字，如应有经办人、部门经理、财务部经理、总经理室签字。

（2）必须附有经财务部经理、总经理室审批签字的PR单据和PO单据或紧急定单。

（3）必须附有仓库验收单或直耗单。

五、仓库管理制度

1、入库原料的验收管理

（1）仓库必须严格按PO单收货。

收货时要严格按照订货要求、规格、数量、质地进行检验，并即时开具“进仓验收单”，不能等领用部门领货后才开具进仓入库验收单。

货进仓后，原则上应于当天内将进仓验收情况向部门经理汇报。

属于物料用品入库的，填写“物料用品验收单”；属原材料入库的，填写“原材料验收单”；属库存商品入库的，填写“商品验收单”，验收单一式三联，第一联仓库留存，第二联为财务付款依据、第三联采购组备案。

（2）采供组经办人负责督促供应商按时、按量、按质送货。

对于批量入库的物品要进行抽样验收。

如验收发现供应商所送货物有质量问题时，仓库应立即向部门经理汇报，并派采供经办人核实后督促供应商退换货品或办理有关索赔手续。

（3）部门岗位验收：

在实际操作中会有一部分用量大、需直接运送至岗位的物品，如餐饮酒水、客房矿泉水、康乐水果等，需要由部门定人验收。

部门事先须将岗位验收人员报财务部备案，非岗位难收员签字的财务不予报销。

部门验收员在验收过程中要严格按照管理规定进行验收。

（4）供应商要按正常工作时间送货，如超出正常送货时间，应预先告知仓库需留人收货，保证货到后即时有人收货。

（5）印刷品的入库验收，仓库应及时取印刷品样品交使用部门核定，如无差错可进行收货；如有差错由采供组经办人进行处理。

（6）仓库应每月将各类食品、原材料、备品、物资的发放情况、库存情况列表报采购组主管、财务部经理及总经理室，以便预测使用情况，做好采购供应准备。

2、餐饮直耗原料的验收管理

（1）蔬菜、水果、肉禽制品的验收。

根据采购清单要求进行验收，对包装原料要实行开箱验收。

因直耗原料验收后由供应商直接送入厨房，因此，仓管员在验收结束后必须和供应商一起把验收后的原料送入厨房。

（2）海鲜、水产的验收。

开餐前的备料验收需有供应商送仓库验收或由厨师长验收后进行加工（验收单须由厨师长签字后交仓管员）；开餐中的原料验收由仓管员按点菜单所点规格、数量验收。

在工作期间不得摘自离岗，如有特殊情况，需由部门另行安排人员顶替工作，不得出现过称岗位缺人现象。

过称时要沥干水份，并对原料进行验收检查，保证鲜活原料的质量，对于外观质量不符合要求的要及时处理，在数量上要求做到过称准确，不短斤少两。

供应商在任何时候都不得有不过称或谎称行为，一经发现处以结算价十倍罚款。

3、原料库存管理

（1）为加强采购工作的计划性和保障业务经营需要，各类货物基本采取定期补给的办法，由仓库根据需求情况，订出各类物资的最高存量和最低存量，实行存量管理。

即仓库的存量不能高于最高存量，也不能低于最低存量，当仓库的库存物品接近最低存量时要提出补仓物品请购，请购的数量不能高于入库进仓后的最高存量，也就是最高库存量减去目前库存量后的数量，即是补仓请购的控制数量。

（2）原料最高、最低存量管理

①进口餐料、佐料、罐头、干货等食品类可每月进货一次，最高存量为一个月的使用量，最低存量为半个月的使用量。

②大米、面粉（含米面干制品）、油类、调味品类、箱装冻货、香烟、酒类、饮料等食品每半个月进货一次，最高存量为半个月，最低存量为一周。

③冻品、干货、调味品等暂定最高库存量为3.0万元，最低库存量为1.5万元。

④客用一次性消耗用品、洗涤用品、针棉织品、以及维修材料等物品可每一个月进货一次，最高存量为一个月，最低存量为半个月。

⑤仓库通过电脑管理应至少每半月作出库存平衡数。

当库存物资接近最低库存量时，应及时采购。

4、不合格原料的退货和换货

（1）仓管员须根据仓库管理验收细则严格验收进仓物料，如发现规格、质量、数量有问题，应拒绝收货。

（2）如须退换货的，由仓管员填写“商品到货验收报告”，经总经办管理人员签字确认后，由采购经办人办理退换手续。

（3）鲜活货物如发现问题，应在当天内，提出办理退换手续。

由采购员负责处理。

（4）其他所有物料验收合格并办妥进仓手续后，所发生的质量、数量、规格等问题，由仓管员负责处理。

5、物品的领用、发货管理

各部门须按批准的计划领用。

领用时填制领料单，领用时要由经手人及相关权限人签字。

属物料用品的填写“物料用品领用单”，领用原材料，填写“原材料领料单”，领用库存商品的，填写“商品领料单”。

六、责任与奖惩

1、采购员、仓管员的要求和责任

（1）采购员要按采购计划及采购清单的要求采购质优价廉的物品，对物品质量进行跟踪验收，对所送物品的价格进行确认把关，确保价格合理。

选择供应商在量、质、价方面具有优势的产品进行配送，并及时做好相关物品的退货、调换和索赔工作。

（2）对供应商送入酒店的货物，仓管员要严格核对进货单和产品质量，对不符合质量要求的或“三无”产品，坚决禁止入库

2、使用部门的要求和责任

（1）在领用时协助做好验收工作，尤其是一些专业性比较强的产品，对存有异议或不符合质量要求的物品拒绝领用。

（2）使用中发现问题的要及时将有关信息以书面形式反馈给采购员，以便及时对产品质量进行追溯。

（3）凡发现问题隐瞒不报或超过追溯期的，由使用部门承担相关责任。

3、奖惩

（1）对提供假冒伪劣“三无”产品的供应商，经确认后给予供货产品本身价值三倍以上的经济赔偿。

情节严重的取消供货资格，不得重新录用。

（2）采购员、仓管员由于责任心不强，未能履行好自己的职责，给酒店造成不必要的经济损失的，经确认按酒店相关制度进行考核或赔偿经济损失。

（3）由于使用部门的工作疏忽，造成所购物品损坏或超过追溯期的，按相关酒店制度对责任人进行考核或赔偿。

酒店对以下人员予以奖励：

（1）降低采购成本贡献突出的采购人员；

（2）严格履行职责成绩显著的质量、价格监督人员；

　　（3）举报违反本规定的采购行为经查证属实人员；

　　（4）为降低采购成本做出突出贡献的其他人员；

对违反规定弄虚做假，以权谋私，账外暗中收受回扣和收受贿赂的人员，酒店将根据情节轻重给予通报批评、记过、调离岗位、解聘、除名等处分；给酒店造成直接经济损失的，将依法赔偿，构成犯罪的，依法追究刑事责任。