完整版大型品牌活动项目执行手册doc.docx
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完整版大型品牌活动项目执行手册doc
XX市场部品牌组
项目执行公司执行手册
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流程安排是纲领
前期准备是基础
合作执行是关键
控制应变是保障
细节的把控决定效果
后期跟踪是超越的所在
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一、手册明⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯
二、活一：
信息沟通⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯
三、活二：
方案制定⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯
四、活三：
开会分工⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯
五、活四：
活筹⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯
六、活五：
行⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯
七、活六：
活后跟及核⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯
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一、
手册说明
本手册讨论对象为XX市场品牌活动项目，由于品牌活动方式多样，涉及大型活动、品
牌促销活动、宣传活动等，大型活动工作较为复杂，涉及赞助招商、媒体宣传以及繁杂的现
场服务等事宜；品牌宣传活动设计现场互动、体验促销、小型比赛、促销员及工作人员的仪
容仪表；促销活动主要以买赠形式为主，主要以促销员的仪容仪表、工作活力、生动化搭建、
促进物及卖品的预估及货品的及时补充；因此，所有活动需要在具体执行中制定严谨周密的
活动执行方案。
本手册将活动执行分为六个环节：
信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、现场执
行和活动后跟进及核销，以供活动执行公司把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造
成执行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、
完美的现场执行和持续到位的活动后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。
二、
活动环节：
信息沟通。
信息沟通是活动执行中的第一环节，充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办
成功的基础，也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪
费等问题。
因此活动执行负责人须在活动正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟
通，在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息，填写下列活动信息沟通表，再筹划下
一步工作。
活动信息沟通表
活动名称
活动时间
举办单位
负责人
活动地点
协办/联办单位
活动规模
执行单位执行单位负责人
活动目的
活动意义
主要流程
其它要求
三、活动环节：
方案制定
活动方案是活动执行的指导性文件。
在活动信息沟通完成之后，执行负责人填写活动信
息沟通表，我司或执行方制定活动方案与活动执行方案（初稿），组织相关责任人讨论，
根据修改建议形成活动执行方案（第二版），提交给我司领导审阅，最后根据领导反馈
意见制定活动执行方案（最终版）其整体流程如下（执行方为活动执行，项目负责人为
我司项目对接人）：
项目负责人信息沟通
执行方或项目负责人填写活动信息沟通表
执行方或项目方制定活动方案与执行方案
相关责任人讨论（第二版）
将活动方案（第二版）提交给我司领导审阅
根据意见确定最终方案
活动执行方案的基本要素：
活动基本信息活动时间、地点、名称、规模、举办
/联办单位等
执行团队分工
A、执行总负责人；
B、执行小组负责人；
C、具体组员名单。
前期筹备事宜
A、筹备事宜列项;
B、人员分工安排；
C、筹备日程安排。
现场执行事宜
A、现场布置说明；
B、现场活动流程；
C、现场任务列项；
D、人员分工安排；
活动后期工作
A、后期事项明细；
B、人员分工安排；
C、完成时限要求。
活动财务预算
活动合同签订
活动应急方案
其它事项大型品牌活动同时需制定招商赞助方案。
四、活动环节：
开会分工
活动前期，成立活动小组，由小组负责人召开活动信息沟通会议，进行初步的工作分工。
活动方案确定后，项目负责人召集全部活动人员，进行活动工作安排，详细介绍活动信
息及其具体人员安排，同时了解反馈建议，及时进行工作调整与方案完善，最终确定全
体人员分工
工作安排会环节：
1、项目负责人主持会议，介绍活动基本情况；
2、项目负责人介绍人员分工安排；
3、确保参与活动工作人员完全了解自身职责与安排；
4、根据反馈意见并及时协调；
五、活动环节：
活动筹备
在明确活动方案和人员分工，正式进入活动筹备环节，活动筹备是活动的真正执行环节，
是细化深入的过程，主要包括以下内容：
项目提报、费用审批、合同签订及流程提报、
管理表格填写、制作物设计及制作、场地确认、物料配送等。
项目提报计费用审批由项目负责人向总公司提报活动方案
合同签订及流程提报XX公司和执行方签订合同协议；部分活动涉及第三方公司的，有执行方统一与
第三方签订。
项目管理表格填写由执行方梳理活动所需的各项内容（包括但不限于物料、制作物、促进物、人
员、采购、租赁等）及相关数量，并填写项目管理表格（以excel形式体现）
发送至项目负责人，由项目负责人对表格进行检查及调整，便于有效开展各项
准备。
制作物设计及制作需要根据场地情况进行重新设计，尺寸调整：
1、符合XX项目人群定位；（2分）
2、符合XX产品时尚、激情等主调性；（3分）
3、避免信息过多，传单信息，简单、精准。
（2分）
促销员招聘
需在活动开始前根据项目需要提前开始促销员招聘及筛选，
1
、长相（标致、甜美，无痘痘、痘疤、斑痕等）
、身高（不低于163cm
）、外
形（偏瘦）等方面进行严格把控，并将促销员素颜照发与项目负责人，双
方共同确定合格的促销员人选；
2
、招聘完成后执行方需进行产品及活动相关培训，并将培训照片发至项目负
责人；
3
、完成培训的促销员，需对活动内容及产品知道全面熟悉；
4
、在活动期间着规定的促销服、化淡妆上岗；
5
、为了更好的提高促销员的工作状态，薪资构成需按照底薪
+提成的形式发
放。
场地确认
1、
由执行方及项目方共同寻找及确认场地；
2
、
必须严格进行场地测量；
3
、
根据场地实际情况及XX生动化布建要求，由执行方出具场地效果图；
4、由执行方办理付款开票等场地使用相关手续。
物料配送根据活动规模，安排物料配送；
情况一：
由XX公司配送活动物料至执行公司，如遇我司车辆限行或其他情况，
有执行方直接去我司库房拉取物料；由执行公司统一配送活动现场；
情况二：
由我司直接配送活动物料至活动场地，执行方负责执行及看管活动物
料。
六、活动环节：
现场执行
现场执行是每一场活动的重中之重，前期所有的准备工作都是为了完美的落地和呈现，
现场执行的好坏直接决定了活动的成效。
以下是现场执行的关键要素：
执行步骤要点及要求备注
严格遵守时间“完成布展”是指在双方约定好的时间之前完成活动的各项要求到位，包含人
节点完成布展员到位、物料布展、产品及促进物陈列等；
①人员到位：
指促销员数量合适，无缺岗人员；并已按照活动要求完成着装，
分工完成并到岗，明确自己的工作职责、工作方式及工作内容，进入工作状态；
活动布展
严格按照布展②物料布展：
指完成活动现场的形象搭建、各项互动道具到位，进入促销及互
要求完成布展动状态，可开展活动；
③产品及促进物陈列：
指在指定位置、按照要求完成产品展示（产品陈列高度
不低于4罐）及促进物（每一个促进物需进行明确的展示，展示数量不低于1
人员配备
及管理
物料及促进
物管理
照片采集
个，结合现场场地情况进行放置）展示，进入促销及互动状态，可开展活动。
依据活动需求
依据活动需求，配备相应的管理人员与促销员进行对接，进行执行管理：
配备管理人员
①在场地分散、管理人员及促销员较多的情况下，应明确各个管理人员的职责
及对应的促销员，进行划点/划片管理，保障活动的高效开展及物料的有效管控；
活动现场
②促销员管理，包括但不限于考勤、着装、发型、妆容、促销术语、工作态度、
促销员的管理
工作状态等方面，同时，在活动开展中，如出现不达标人员需及时更换；
严格管理促进物
①对于活动中使用的赠饮、促进物，需使用我司统一模板的赠饮签收表、促进
流向
物签收表进行流向签收；
多点活动现场
②对于有多个活动地点的活动，需及时跟进各点的促进物库存情况，数量不足
的促进物调剂
的及时补充和调剂；
③保证活动现场的促进物、赠饮、货品、物料等所有货品的安全，对于同一地
活动现场
点执行一天以上的活动，需保障物品的安全，所有物品如有遗失照价赔偿；
物品管理
④活动结束后，及时将所有物品归库并保障安全，
所有物品如有遗失照价赔偿；
①所有的制作物，在制作完成后需拍照留存（数量少的需要拍清数量，数量多
的需要通过厚度或摊开等方式拍出可预估的大致数量）
，并在每次活动结束后与
其它活动照片一起发过来；
严格按照要求采
②活动现场的各项环节均需拍照，如现场布展全景图（含促销员）
、售卖过程、
集活动照片
游戏互动过程、消费者饮用过程、能量小队上门拜访过程等其它能体现当场活
动内容的照片；
③照片拍摄尽量以横板为主、清晰，能通过特写等多角度变换体现活动的亮点；
④数量要求：
每天、每个环节（参看②）的照片至少
10张（不重复的照片），
其中活动细节照片需抓拍到位、充分体现活动亮点；大型活动活动细节照片数
量需适当增多，以充分体现活动亮点；
⑤备注：
同一个人的购买/互动等过程只需要拍一张清晰的即可，把同1个人的
购买过程从远景、近景拍好几张的视为一张；
⑥活动布展完成后、每天的12点、16点将活动现场照片择优发送给项目负责
人，以体现活动进展情况；
⑦每场活动结束后，需在2个工作日内将所有照片分类整理编号、压缩打包后
以邮件形式发给项目负责人。
活动期间及活动
在活动期间（每天的12点、16点）、活动结束后1小时内，将当时/当天的销
销量反馈结束后进行销量
量发送给项目负责人。
反馈
七、活动环节：
结束跟进及核销资料收集
活动结束后，执行方需注意物品的回收及保管；同时，为尽快将执行方在活动中垫付的款项
核销，执行方需尽早全面提供相关核销资料。
执行步骤物品回收
要点及要求清点各项物品归库及保管盘点及还库
备注
①现场所有货品、钱、促进物、物料等做到一一核对无误放可回收入库；
②当场活动全部结束后，需将剩余货品退还给供应商，做到钱、货无误；
促销服需在每场活动结束后由促销员/执行方及时进行清洗，保障每场活动
服装的干净整洁；并在全年最后一场活动结束后进行清洁，干净整洁后方可还
库；
所有的物料（不包括制作物），无论好坏（已损坏的不可自行丢掉）需进行保留，
待全年活动结束后盘点归库，如有遗失照价赔偿。
费用支付
及时支付代垫及
①代垫费用，活动筹备中如产生第三方费用，由执行方先行垫付，并在第一时
促销员费用
间完成支付，由项目负责人在活动结束后统一核销给执行方；
②促销员工资，需在活动结束后的当天，或3个工作日内结算给促销员。
费用核销
及时准备资料
每月最后一场活动结束后的
2个工作日内，执行方将
①费用明细表（体现本月所有活动所花费的费用）
②促进物及赠饮签收表③所有的活动照片④促销员考勤表、工资表、身份证照
片⑤场地费、采购费等相关发票以及活动相关的凭证发送至项目负责人；项目
负责人在收到资料的2个工作日内，将以上资料进行审核对沟通，并将其它需
要补充的内容发给执行方进行补充/打印/盖章，双方在活动结束后的一个月内
完成费用核销。
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