公路竣工资料编制归档讲义.docx

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公路竣工资料编制归档讲义

目录

第一部分公路工程项目关于档案管理的现状及解决办法2

一、公路工程项目关于档案管理方面存在的问题2

（一）竣工资料质量控制现状2

（二）竣工资料质量失控主要原因3

二、解决方法与措施3

（一）一般原则3

（二）具体措施5

（三）制度管理6

第二部分公路竣工资料编制的要求、基本依据7

一、公路竣工资料编制的要求7

二、公路竣工资料编制的基本依据7

（一）公路工程质量检验评定标准7

（二）公路工程施工台账8

第三部分公路工程施工台账的建立8

一、工程量（清单、变更）台账9

二、项目划分台账9

（一）项目划分的作用9

（二）单位、分部、分项工程及子工程划分要求10

（三）分项工程编号11

（四）分项工程质量评定12

第四部分竣工资料排放顺序（归档）的基本要求14

一、路基工程15

二、路面工程15

三、桥梁工程15

四、互通立交工程16

五、环保工程16

六、交通安全设施16

第五部分计量支付资料的整理与注意事项16

一、计量支付资料整理16

（一）全面熟悉合同规定16

（二）复核工程量17

（三）现场调整18

二、计量支付工作注意事项18

1、工作时效性18

2、数据准确性18

3、人员稳定性18

第六部分本项目竣工资料编制、整理归档的基本思路18

一、资料填写中的常见错误及注意事项19

（一）文函常见问题19

（二）工程资料问题19

（三）文函处理注意事项20

二、资料编制整理思路（提纲）20

附录高速公路及其它等级公路工程单位、分部、分项工程划分表23

第一部分公路工程项目关于档案管理的现状及解决办法

公路工程内业资料是直接反映施工过程工程质量控制的重要载体，是日后公路通车运营管理的重要依据，加强和规范施工阶段的内业资料整理是当前公路工程施工管理的一项重要内容，也是反映公路工程施工管理水平的主要方面。

一、公路工程项目关于档案管理方面存在的问题

（一）竣工资料质量控制现状

竣工原始文件因施工管理工作不到位、不规范造成的问题，大体有以下几种：

1.施工综合管理文件原件不齐全

个别设计、监理、业主下发的施工管理重要文件，因下发或转发时就是复印件，难以满足公路工程质量标准中规定的“竣工资料中不允许出现复印件”的要求。

2.工程质量验收签证资料不齐全

随着工程施工进展需要，为了急于满足施工进度要求，建设“四方”现场验收后，没有按国家行业标准规定要求办理书面签字仪式。

有的施工单位管理不严格，造成原始文件丢失。

也有施工单位专业技术人员工作调动移交手续时，又把关不严，造成竣工原始文件遗失。

3.竣工图文件编制不够规范

一些分部工程都程度不同地存在着代用图，而在竣工中又要求竣工图以分部工程组卷，图纸缺口量较大，划改图纸只有原则的标准规定，缺少有针对性的细则。

4.施工验收原始签证资料格式不规范

原始施工验收签证资料，并非是开工前统一规定内容和格式，而是在施工过程中，不断增添内容和更换种类，资料格式又不统一，不规范，有用A4的，有用16开的，有用32开的，文件幅面的左白、右白、天头、地脚尺寸大小不一，各有不同，差距较大，无法统一规范装订组卷。

5.施工原始资料书写不规范

施工过程中长期的测量手薄记录、灌浆施工记录都用铅笔书写，一式四联混凝土配料单用复写纸书写；施工过程中的原始签证资料五花八门，有用纯蓝墨水、黑墨水、碳素墨水、圆珠笔、铅笔等，这些都与竣工资料归档要求不符，给后期竣工资料整理归档工作带来极大的困难。

6.施工原始验收签证资料填写不规范

原始验收签证资料，也有桩号、高程、工程量等项目与实际施工情况不相符，验收项目有空白栏出现，签字笔迹龙飞凤舞和随意涂改等现象，降低了竣工资料的使用价值。

（二）竣工资料质量失控主要原因

1.工程建设主管部门领导档案意识薄弱。

在我国基本建设领域中，平时不重视内业资料的管理，长期以来普遍存在着“重建设、轻档案”、“重外业、轻内业”的现象，且对内业资料的整理阶段性的进行，只“整”不“理”，导致内业资料逻辑性、数据性错误“百出”；

2.建设单位与施工单位签订合同内容对竣工资料的整编责任、内容、深度、要求不明确、不具体、不细化是造成竣工资料质量失控的法定原因。

3.国家档案法和公路工程关于竣工资料编制的质量标准、规范宣传学习渠道不畅通，造成工程管理人员、监理人员、施工单位领导人对档案意识、档案知识的缺乏和相关专业知识素质偏低。

4.施工单位作业层素质低，技术力量薄弱，培训少，管理水平差，是造成施工过程中产生的竣工原始文件不规范、质量不高的一个不可忽视的重要因素。

工程实施过程中，专业化的施工队伍调动频繁，如路基工程作业队伍，在进入路面铺筑时已撤离现场，造成路基资料缺失或出现不连贯错误，逻辑性较差；

5.监理单位人员大多数来自设计单位和少数来自社会招聘人员，正规参加过国家监理工程师培训和持监理工程师资质证书人员少，特别是施工现场监理工程师，有专业技术而施工管理水平差，对现场签证工作把关不严。

6.建设单位和施工单位质量管理体系对竣工资料管理重视不够，缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施。

7.工程管理人员和档案管理人员对相互的业务不熟悉，工作责任心差，且工作岗位不固定，工作连续性差，前后脱节，导致内业资料整理中的重复返工现象经常出现。

二、解决方法与措施

（一）一般原则

1.从工程项目立项抓起是做好竣工工作的前提

建设项目目前均实行项目法人责任制的管理方式，项目法人不仅要对整个项目负责，也应对整个工程项目竣工资料负责。

因此，为使项目竣工工作与工程建设项目同步进行，项目法人应将竣工工作纳入工程建设的一部分，从工程项目立项开始就设立竣工机构及人员，负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作，负责工程项目阶段验收管理工作。

针对公路工程建设规模庞大，工期长，监理及施工单位多的特点，实行竣工资料编制工作“三同步”管理制度，即工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与合同竣工资料验收同步。

竣工工作人员要始终直接参与整个工程的建设和竣工工作验收全过程。

2.建立健全资料管理制度是做好竣工档案工作的基础

公路工程施工单位、监理单位来自全国四面八方，他们都各自按长期形成的习惯进行工程项目管理。

而公路工程则要求工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档文件材料及图纸的准确、齐全、规范。

因此，项目法人单位档案管理部门，在工程项目建设初期（不是中后期）就应结合工程项目实际情况，制定相应的工程项目档案管理规定，明确施工单位、监理单位、工程项目管理单位、档案管理部门在工程档案形成过程中各自应承担的职责。

工程项目管理单位和监理单位，在工程项目开工前应结合实际情况，制定和颁发规范标准的一整套原始单元工程凭证文件（不是开工后）。

只有工程项目建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术材料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠，竣工图与实物相符。

3.运用合同法律手段是做好竣工档案工作的重要保证

公路工程实行全国招投标制度、工程建设监理制度和工程质量政府监督检查制度，为工程档案的收集、整理创造了良好的外部环璄。

工程项目档案管理部门应善于应用招标承包的有利条件，积极参与合同的起草管理工作，把文件材料积累、归档工作作为合同的一项重要内容单独列一条款，对竣工文件材料归档的范围、竣工验收时间、竣工资料副本内容、份数及质量提出明确要求，使工程施工承包商能够高度重视工程档案的归档工作，这样公路工程档案的归档工作才能从法律上得到真正保证。

此外，还要充分发挥工程监理单位的监督职能，把竣工文件编制的监督、审核、验收工作纳入监理工程师的技术管理范围。

承包商在工程分包过程中，也应充分重视领导参与合同起草工作和合同执行考核工作，在分包合同中明确界定竣工职责，竣工文件内容和竣工奖罚条例，充分使用合同法律手段确保工程竣工档案资料的准确、完整和齐全。

4.重视档案知识宣传教育是确保竣工资料质量的有力措施

公路工程建设管理部门工程管理人员、监理工程师、承包商来自全国各地，对工程档案的重要性认识参差不齐，加之公路工程各项工作质量标准都高于国家行业和其它工程项目标准要求，因此在工程项目开工后，工程项目管理单位就应高度重视和加强档案法规和公路工程质量标准的基本知识宣传和教育工作，有计划、有措施、分期分批对工程管理人员、监理人员、施工单位人员进行档案业务知识、工程质量标准知识进行培训，详细介绍工程项目档案工作的法规和工程质量标准要求，学习档案基础知识和施工过程中原始签证资料操作方法及公路工程对竣工资料整编、工程项目验收的基本要求。

使工程项目管理人员、监理工程师、施工技术人员、竣工资料整理专业技术人员在增强档案意识的同时也熟知掌握档案业务和公路工程质量标准；使工程项目一开始就用规范化、标准化来严格要求，提高施工管理工作水平，杜绝施工过程中产生的不规范的原始施工资料和文件出现。

确保一流的工程、一流的竣工档案资料质量。

5.竣工文件整编列入进度计划是“同步”完成项目档案的有效措施

建设管理单位和承包商在制订工程进度计划时，应将每个分部分项工程竣工文件质量检查工作列入到该项工程单位工程进度计划中，并将其作为重要的网络节点来完成。

对在整编资料中发现的“原件不齐全”“签证资料不齐全”“不规范”“不统一”等问题，要及时研究给予解决。

为防止再出现此类问题，要加强监督检查。

各单位都要按标准去执行，不符合标准的文件要拒收，从源头保证整编资料的质量。

6.严格把住竣工验收关，使工程竣工档案发挥凭证作用

进行竣工验收的一个重要条件是竣工档案资料必须同时或提前通过验收。

因此在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理工程师及档案馆要严格把好审查验收关，对各承包商单位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更报告单的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确、签证是否完备，组卷排列是否合理等等。

总之，在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理工程师、档案馆要密切配合，严把审查验收关，确保竣工档案的真实性和准确性，使其竣工档案资料在工程项目合同决算时，真正发挥凭证作用，达到收集整理档案的目的。

总之，竣工资料整理工作是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项复合型工作，要保证公路工程竣工档案资料的完整、准确、系统、齐全，真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程，就必须不断加强业主、监理和施工单位的管理水平，才能保证公路工程“一流”的竣工资料档案的形成。

（二）具体措施

遵循事前指导、事中督促、事后检查的原则采取相应措施，即：

1．工程建设初期，工程建设单位就应建立完善的工程竣工资料管理办法、制定统一的编制要求和细则，规范工程竣工资料的管理。

2．利用多种形式，加强对工程竣工资料管理重要性的宣传，不断提高有关人员的思想认识，增强执行管理规范化的自觉性，使管理规范化工作得到充分的重视并形成制度。

3．每项工程开工前，监理、建设单位应共同审查承包单位制定的工程竣工资料编制措施，保证资料的编制符合国家（部）的有关规定，防止漏项，并做好指导、监督和检查工作。

4．工程承包单位应建立专职的管理机构负责工程竣工资料编制指导工作，建立健全各级责任制，依据有关规定，制定较完善的管理制度和奖惩办法，做到宽严得当，奖罚分明，力争原始资料齐全、完整、准确。

5．设计单位修改、变更原设计时，应全部以书面形式下达，避免口头变更，导致无据可查的现象。

给后期的内业资料整理工作带来难度。

设计单位出具的变更文件也必须规范；如因在施工过程中受时间或条件所限，也应在事后及时整理规范。

6．项目管理单位和工程监理应在施工中把好验收签证关，工程验收时通过签证等方法，集中检查原始资料整理情况，资料符合规定时，才予以结算工程量。

并建议项目管理单位将支付与内业资料完成情况挂钩，以经济手段来督促监理和施工单位重视该项工作。

充分运用“经济杠杆”的作用，促进承包单位抓好竣工资料管理工作，提高技术管理水平。

7．施工单位工程技术人员应坚持实事求是的原则，如实地反映施工情况，不隐瞒施工中出现的技术和质量问题，应建议由施工单位总工程师总负责。

8．建设单位成立专业的竣工文件管理小组，负责承包商、监理单位、建设单位的所有竣工文件的收集、整理、归档、汇编等工作。

（三）制度管理

1．为了使公路工程竣工文件的编制和施工原始记录的整理标准化、规范化，建设单位应在开工前安排管理单位、监理单位、施工单位技术、档案人员学习和讨论部颁标准和竣工文件的编制办法。

2．项目建设过程中，各参建单位应确定一名负责人分管档案工作，根据建设规模，建立与档案工作相适应的管理制度，配备专职档案管理人员，负责本单位的档案收集与整理工作。

3．各施工单位在施工过程中应采用建设单位统一规定或印制的各种原始记录，试验检查表格。

项目建设中形成的各类原始记录、表格、承包人上报文及批文、工程单价的变更及计算单等，其内容要求相关人员签字的（如记录人员、检测人、审核人、项目负责人、监理工程师等），必须由当事人本人认真签认，且字迹清楚，填写规范。

需经驻地监理工程师签证的资料，监理工程师必须写出确认意见方为生效。

4．目前各施工单位所承担的工程项目，有分包单位分包工程等情况时，施工单位应作为第一责任人，负责对分包单位的内业资料进行统一管理和检查。

第二部分公路竣工资料编制的要求、基本依据

一、公路竣工资料编制的要求

内业资料的管理和工程外业的管理一样，都是工程施工管理的重要组成部分，要真正提高内业管理水平，实现内、外业同步，做到内业资料边整理边归档的目的，就要针对工程内业资料的特点提高重视程度，提高内业管理人员的业务素质，切实做到在内业资料管理中的“全”、“准”、“严”。

“全”就是在内业资料齐全上下功夫，做到文件、资料项目齐全，不出现缺少文件和频率不足等现象。

“准”就是在内业资料整理上严把准确关，确保资料填写的内容和数据的准确性，经得起推敲和检查。

“严”就是在内业资料格式和组卷上，严把审查关，不合格的内业资料严禁进入工程档案室。

二、公路竣工资料编制的基本依据

（一）公路工程质量检验评定标准

目前公路工程所用质检表、评定表等系根据新版《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1-2004）编制。

编制的指导思想和要求是：

统一规范，责任明确，指标剥离，便于操作和检索。

即：

1、统一规范。

以往在使用表格的过程中，各工程项目均根据实际情况对有关表格进行增减或修改，在增减修改过程中，其风格和内容，如表头、签认人、签认日期等各有不同，且功能和责任也不够明确。

作为一个工程项目表格的编制应首先要统一格式，做到风格一致，统一规范。

2、责任明确。

一般检表要分为两类，一类为检验表格，由施工现场负责人和相应的现场监理或专业监理工程师填写并签认；另一类为分项工程各项技术指标的检验汇总表，由项目施工单位、总工及各相关专业监理工程师和驻地监理工程师填写并签认，所列项次与《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1-2004附表A）相对应。

这样首先是为工程的评定打下了基础。

其次是资料的签认和整理责任明确，权限分明，便于管理。

3、指标剥离。

以前的表格将宽度、厚度、横坡度等现场就能得到结论的指标和诸如强度等需试验且耗时较长才能确定的指标混在一起（如砼强度需28天），根据上道工序不经监理确认（包括口头或书面确认），下道工序不得进行的原则，如使用这种表格，在现场监理确认时，存在责任不明，权限不清的问题。

现将现场测取指标与需经试验室试验确定、费时较长的指标剥离，能够便于操作和确认。

4、便于操作。

从总体功能上讲，检验汇总表是分项工程完成后对各项技术指标的汇总，由各专业工程师和驻地工程师进行签认，是为分项工程评定奠定基础；检验表为施工和管理活动的原始记录表，由现场监理签认，是为真实反应工程实体情况。

但应注意的是：

因施工时间、段落划分、构造物间隔等特殊情况而形成的段落应单独填写。

5、维护计量的严肃性，各项目工程师应对所负责专业检验数据的真实性进行监督和抽查。

分项工程完成后必须经相关专业监理工程师确认方能计量，避免暗箱操作。

6、分章编号。

在工程实施过程中难免会遇到新情况、新问题，根据工程实际情况，有时需要增加一些表格，如果现有表格紧密排序，后增加表格不是加长序号，就是在总的表格后再加新的序号，但从编号上看不到分属哪个章节，不利检索。

本次表格采用了分章编号的形式。

编号的原则是，专业性比较强的表格列入相应章节。

如测量、宽度、厚度、钢筋的制作与安装等通用的表格，列入测量和公用部分。

（二）公路工程施工台账

施工台账最基本的有工程量台账（清单、变更）、项目划分台账，前者反映的是公路工程的“量”，后者则体现的是公路工程的“质”；项目划分台账其实质是根据工程量的一定的大小（如线路长度、体积等）进行段落划分而来，它体现了“从量变到质变”的过程，故而进行项目划分之前应编制工程量清单台账，即通称的“0号台账”。

第三部分公路工程施工台账的建立

一、工程量（清单、变更）台账

（1）首先按施工设计图认真清理，统计出设计工程数量，经核对无误后根据有关规则建立台帐。

（2）台帐按工程量清单细目编号及细目名称建立，若有变更新增项目，按新增细目编号及细目名称录入。

二、项目划分台账

（一）项目划分的作用

分项、分部、单位工程的划分是加强工程统一管理的措施，经监理、业主批准的科学、合理、详尽的工程划分能在工程管理过程中显出各分项工程之间的有机关系，为合理组织施工起到积极的指导作用，同时工程划分也是参建各方在分项、分部工程开工的申请和批准、分项工程的质量控制、验收、评定和中间交工以及分部、单位工程的质量评定和工程的计量支付等施工全过程管理的依据。

其作用为：

1、项目划分是参建各方在分项、分部工程开工的申请和批准的依据

开工申请是施工单位在开工前的各项准备工作已经完成，工程划分的最小单位是分项工程，一个分部工程有多个分项工程，分部工程的开工申请要表述多个分项工程的施工组织关系及各分项工程的施工工艺等。

分项工程的开工申请要表明该项工程的施工工艺，各工序的施工顺序和质量检验标准。

对于施工难度大，技术要求高的分项、分部工程应在开工前召开技术专题会，确定施工方案。

对于应用新技术，新工艺，新材料没有现行质量标准的分项工程，施工单位应在开工申请中表明质量标准并加以必要的说明。

分项、分部工程开工申请的批准必须明确分项工程的施工工艺、质量检验标准、质量检验的监理程序。

因此参建各方在分项、分部工程开工的申请和批准必须依据总监理工程师批准分项、分部、单位工程的划分。

2、项目划分是分项工程的质量控制、验收、评定和中间交工的依据

由于建筑产品具有生产周期长，价值量大，隐蔽工程隐蔽后不可检验等特点，不可能在工程竣工后进行检验和一次交工，必须进行中间交工；而工程划分的最小单位是分项工程，因此工程划分是分项工程的质量控制、验收、评定和中间交工的依据。

3、项目划分是分部、单位工程的质量评定的依据

工程质量检验评定以分项工程为单元，在分项工程评定的基础上，逐级评定各相应的分部工程、单位工程、合同段和建设项目，所以工程划分是分部、单位工程的质量评定的依据。

4、项目划分是工程的计量支付的依据

中期计量支付工作主要是中期工程费用的审核和计量支付，是承包人按合同要求完成一分项工程后，业主按实际完成的工程量和合同单价在扣除应扣除的费用（例如保留金和预付款）后应支付给承包人的费用。

在公路建设中，绝大部分的工程款是通过中期计量支付工作支付的，中期计量支付是计量支付工作的核心。

中期计量是对已完成的分项工程工程量进行计量支付，也就是说计量支付是对已完成的各分项工程进行的。

所以计量支付必须依据工程划分进行。

5、项目划分是施工全过程管理的依据

在工程施工的过程中，依据工程划分及时收集和整理工程资料，对各分项、分部、单位工程进行工程质量、施工安全、施工环境保护、费用、进度、合同其他事项有效监控和管理有重要的意义。

（二）单位、分部、分项工程及子工程划分要求

总的原则是按照《标准》进行划分。

单位、分部、分项工程所属的单元工程，应按照工程的实际项目内容去划分。

桥梁工程为双幅且设计为分离式时，一般应按左右幅各作为一个独立单元划分，但在进行质量评定时当左右幅结构相同时也可合并评定，当左右幅结构不同时应左右幅分别评定；桥梁工程上部构造的分部工程，建议按孔划分子分部工程；预应力筋的加工和张拉在有纵、横、竖向时，应将纵、横、竖向预应力筋的加工和张拉，划分为预应力筋的加工和张拉分项工程的子分项工程。

路基土石方工程的分项工程的子分项工程，应按实际施工段落划分。

涵洞、通道每道为涵洞、通道分部工程的一个子分部工程，通道应按《公路工程技术标准（JTG/B01-2003）》要求，划分至涵洞或桥梁工程项目，管涵及箱涵不论管径或跨径大小、孔数多少，均按涵洞对待。

挡土墙按《标准》规定：

一般挡土墙每处作为砌筑防护工程分部工程的一个分项工程；大型挡土墙每处作为一个分部工程。

隧道工程为双洞时，应按左、右洞划分为子单位工程，其分部工程的子分部工程，应按围岩类别、衬砌结构形式进行划分。

具体操作还应按业主或总监办的具体规定执行。

划分完成后应报业主及总监办批准后执行，并应报主管质监站备案。

具体划分要求为：

1、路基工程

以结构物先划分成自然段落，每个自然段落内分填方、挖方、其他附属等部分。

（l）、路基土石方（1～3km划为分部工程）

a.纯填或纯挖方工程，在自然段落内，按填挖交界区分填或挖方工程，填方工程的划分，可以划分为整段或每个小段，具体情况视各合同段图纸桩号确定各小段或者以整体。

b.半填半挖工程，在自然段落内区分填或挖方，并将填或挖方划分至相邻的填或挖方段内。

c.在各自然段落内填土或挖土路基为土方路基，填石（土石混填）或挖石路基为石方路基。

d.软基处理按实际发生起止桩号为自然段落划分。

（2）、其他附属工程，比如排水工程、防护工程（1～3km划为分部工程）

（3）、涵洞工程、通道工程

a.每一道涵洞为一个工程划分单元（子分部），每一道涵洞中，涵洞基础、涵洞左侧台身、涵洞右侧台身和涵洞盖板4个分项工程分别编号。

b.每一道通道为一个工程划分单元（子分部），每一道通道中，通道基础、通道左侧台身、通道右侧台身和通道盖板4个分项工程分别编号。

3、路面工程

以结构物（桥梁、通道等）或一定的长度（1～3km）划分成自然段落，每个自然段落内再分层进行编号。

注：

①以上以一定的线路长度（一般为1～3km）划分分部工程，应从线路起点开始进行划分编号；

②长度不一定为1～3km整数长度，即分部工程桩号不一定均为整桩号，应根据该分部工程所有分项工程的桩号来确定，主要避免同一连续桩号的分项工程划在两个分项或分部工程内。

③纯填或纯挖方工程在一个分部工程里（按3km考虑）无明显填挖交界，排水工程及防护工程、路面工程在一个分部工程里（按3km考虑）为连续桩号施工时，均可按1km划为自然段落，即每分部工程包含3个分项（子分项）工程。

4、桥梁工程

桥梁工程先按上下行分成左右两幅（分离式），每幅桥梁单独编号，具体划分以单独构件为划分原则。

桥梁工程每幅分基础及下部、上部结构和防护工程3类。

5、隧道工程（略）

（三）分项工程编号

1.施工单位为14位，监理单位为15位，2005版中则分别为10、11位。

2．具体编号规则

a.

（1）、

（2）、（3）代表施工合同号代码，施工合同代码，最多三位数，不足三位数，前面用“0”代替，如“001、10A”，依此类推。

b．（4）、（5）代表单位工程编号，其中：

J#－路基工程、M#－路面工程、