编外人员的档案管理.docx

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编外人员的档案管理

编外人员的档案管理

雁过留痕

前言

事业单位编外人员在我国的各级事业单位均有存在，事业单位的用工除了原有的编制职位数额外还从“人才租赁、钟点工、候鸟式人才”等方式招聘人才。

机关事业单位目前主要采用两种招聘方式即劳务派遣和社会上公开招聘。

随着用工需求量大，编外人员的逐渐增多，其人事档案管理是一个重要的系统性工程。

正所谓“规以方圆矩以划方，依时顺序；创业扩基，前轨可迹”。

做好编外人员档案管理工作，不仅是顺应我国人事制度改革的步伐的重要举措而且有利于单位对职工的规范管理并对维护编外人员的合法权益具有重要作用。

市考评中心承担着市中心城区日常卫生管理、考评工作以及负责重大节日、活动或阶段性整治期间对卫生管理进行考评，但由于编制职数少，现有事业编制仅23人，实际工作用人需求量大的局限性，我单位在核定编制额数外，根据相关法律法规，通过公开、平等、竞争和择优的社会公开招聘方式，招聘了大量的编外聘用人员，编外人员数占在单位总人数的百分之八十以上。

由于编外人员用工周期较短，单位在对其档案材料的录入、收集、整理、归档等各个环节往往简化了事，流程不规范，造成材料残缺，一旦发生劳务纠纷，缺少有效凭证，在维权中不能发挥人事档案应有的依据和凭证作用。

这些问题的存在不仅给事业单位编外人员带来许多困扰，也影响了编外人员谋求自身发展的积极性、主动性。

做好编外人员人事档案管理工作已成为事业单位档案管理的一项重要工作，现结合本单位的实际情况，对编外人员人事档案管理方面做进一步深入探索和研究，提出一些个人的观点及看法。

主要存在以下几方面问题:

一、用人管理机制方面的局限性：

在现有配套制度的基础上、人员经费有限性等管理体制的影响下，由于不能满足单位工作的实际需要，为了搞活用人机制，使用编外人员。

编外人员易于管理，降低成本使用编外人员，可减轻经济负担。

这就造成编外用人主体混乱，即使经过审核批准，也存在组织、人事、财政、编委等多家部门审批或核准的多头审批现象。

未纳入单位统筹管理，无权用人的内部机构私自用人现象严重，管理随意性大，法律风险大。

存在用人单位不与编外人员签合同或签订的合同不规范现象普遍。

《劳动合同法》第十四条第二款规定：

劳动者在该用人单位连续工作满十年的；连续订立二次固定期限劳动合同，续订劳动合同的，应当订立无固定期限劳动合同。

而用人单位通过种种措施避免与编外人员订立无固定期限劳动关系，这就加重了编外人员就业的不稳定感和归属感的缺失。

二、用人单位及劳动者对人事档案的不重视：

人事档案是在人事管理活动中形成的经过认可的记录和反映劳动者经历、德才、工作表现及人事奖惩情况，具有重要的凭证价值和参考价值。

进入全球化和信息化时代，人员流动已成为社会常态。

但原有人事档案管理方式的弊病日益显现出来，如部分用人单位认为聘用人员流动性大，建不建立人事档案无所谓，对单位影响不大；不重视编外人员人事档案材料的及时收集和定期整理，对聘用人员在单位学习进修、工作考核、从事科研活动等形成的材料整合、归档不及时、不完整，从而导致编外聘用人员人事档案“残缺不全”，严重影响了编外聘用人员人事档案的参考性和可用性。

还有就是编外聘用人员“弃档”现象较为普遍，由于编外聘用人员具有社会流动性，他们没有固定单位，有的可能出现频繁跳槽的现象，如不少大学应届毕业生先后在几个单位就业。

于是，出现档案纷纷托交或不交，时间一长就出现编外人员“弃档”的现象，使流动人员“弃档”现象日渐严重。

用人单位领导及劳动者对档案的不重视造成档案内容记载不完整，加之编外聘用人员流动比较频繁，频繁的档案转递造成他们在每个单位工作期间的档案材料根本无法及时被收集归档甚至导致档案材料遗失，如有的甚至连考核、职称晋升等重要的档案材料都记载不全，更不用说对其业务能力和专业技术方面的记载。

三、权益、待遇及福利保障的不平等性：

编外人员聘用制管理的局限性，编外人员劳动合同管理“双轨”运行，适用不同的政策，造成权益不平等和保障机制不完善等问题即用人不合理、同工不同酬，考核、奖惩、晋升、激励、福利、培训等多方面存在差异。

社会保障和住房公积金方面，参保率低，有的地位只缴纳两险、三险，或者不按劳动合同工资基数缴纳社会保险费，甚至存在不参保，不缴纳住房公积金的现象，这造成事业单位编外人员人事管理的混乱。

四、维权难，诉无门

对于编外人员的权益保障方面，在现行的体制转轨不到位，法律法规不够完善的处境下。

人事法律政策不管，劳动权益保障缺少适用政策，想管也管不了，出现相互推诿，拉皮条的现象。

编外人员劳动保障权益受到侵害投诉无门，已成为一个制度缺陷和社会隐患。

五、档案的真实性不高

不少用人单位平时对编外人员人事档案根本没建档，有的为了应付突击检查，敷衍了事。

造成档案内容不齐全、可信度不高。

尤其是缺少反映当事人综合能力、素质和权威部门认定的业绩考核材料，这给用人部门选拔人才、知人善任带来困难，也使编外聘用人员人事档案的价值随之降低。

还有部分聘用人员人事档案在传递的过程中，未能严格执行《流动人员人事档案管理暂行规定》的“流动人员人事档案传递，应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。

”造成档案的丢失，甚至档案材料难以不全的后果。

所以，应重视编外人员人事档案管理的重要性，建立健全单位编外人员人事档案管理机制。

加大宣传教育力度，增强单位领导干部人事档案管理理念，以适应单位的发展需要具有重要的意义。

现针对以上情况我提出几点应对措施：

1、淡化编内编外的固性思维，逐步转变“双轨制用人”的观念。

考评中心的编外人员数额占本单位总人数的半壁江山以上，可以说编外人员是考评中心的重要组成部分，考评中心的日常运转离不开编外人员。

所以单位的领导干部、管理人员在对待用编外人员时应树立一视同仁的理念，淡化编外编内的固性思维，把编外人员纳入单位的大家庭中来，让编外人员对单位有“家的归属感”，把编内编外人员都纳入人事档案的统一管理中。

单位领导干部要提高对人事档案管理重要性的认识，勇于探索、积极创新，树立人事档案管理工作为单位服务、创效益的观念，并将其纳入到单位的议事日程中。

由单位的领导干部带头制定本单位相应的人事档案管理机制，建立人事档案分级分类指导和静动态考核体系，配备独立的档案室，提供充足的人员、资金以及档案管理相关的配套设施，进一步推动人事档案管理工作的制度化和规范化建设。

2、树立正确的认识观，建立和完善档案管理制度。

单位的领导干部应充分认识到档案对编外人员的重要作用，人事档案承载着人们的劳动经历、专业知识、劳动技能、专业特长等信息，是编外聘用人员维权的重要依据，它能编外人员在权益受损时提供法律层面上的权益保障。

所以健全和完善档案管理制度的迫切性不言自明。

要根据本单位的实际情况和档案工作的实际需求，制定档案收集、整理、编目、立卷、收索、保管等一系列基础性工作的规章制度，统一管理标准，做到有章可循、有据可依，严格执行，建立健全各项规章制度，实现档案管理规范化和科学化。

对于编外人员其人事档案很多都放在人才服务中心的现实情况，所以我单位有义务建立一份新档案，内容包括录用后，由编外聘用者填写的聘用人员履历表；参加学历教育的毕业证书、资格证书、身份证、执业证书、上岗证书等复印件及进修培训经历等。

对于辞职、辞退的编外聘用人员的人事档案资料，应及时、完整地提供给本人，并督促本人到人才服务机构及时存档，这能很好地避免人事档案丢失现象的发生。

3、把福利待遇纳入档案材料，做到有据可查。

考评中心承担着市、区两级的市政道路及附属设施、园林绿化、排水排污、环卫设施、广告设置等5大专项13个小项，除正常上班时间，考评向午间和周末延伸，以实现全方位、全过程、全时段的常态化考评。

所以需要大量的人员外出作业，风雨无阻，条件艰苦。

尤其是台风天，为了更地好保障市民的外出安全，对户外广告牌、临时搭建的广告宣传牌是否牢固及时跟进，发现有脱落、掉落的危险情况，及时上报，以便相关部门安排人员进行拆除，排除危险情况的发生机率。

为更好地留住人才，方便管理，单位应在工作待遇方面，根据岗位和相关法律规定确定工资福利待遇，把工资、社会保险等也就是统称的“五险一金”统一纳入到预算管理，通过竞争和激励形成富有生机与活力的用人机制。

档案管理人员应扩大档案材料的搜集内容，包括编外人员的工资待遇、医保社保缴纳情况、公积金缴纳情况及签订的合同书，完整记录编外人员的实际情况，在双方发生劳动纠纷时，做到有据可查。

这不仅能约束单位个别人员的权利滥用也能保障编外人员的合法权益，做到仲裁有据、诉之有据。

4、加强档案管理人员工作队伍建设，提高编外聘用人员管理质量。

档案管理人员是人事档案工作的主体，在人事档案管理工作中起主导性作用。

大部分单位中的档案管理人员很多是临时抽调的或在从事本职工作外兼任的，几乎没有什么档案管理经验，只是机械从事档案的收集、整理成册的基础性工作。

为克服现实中存在档案管理人才荒这块短板，单位应选拔几名专业水平高、责任心强、有实干心、纪律严明、作风好，并有一定计算机操作及应用水平的人才组建一支现代化档案管理队伍，专人专事负责人事档案管理工作。

同时，应制定适合本单位实际情况档案信息审核、档案信息收集管理方式和信息内容保密机制的完整系统性流程。

单位要定期举办人事档案管理业务与操作实务培训班，加大业务宣传教育力度，组织档案管理人员学习《档案保管保密制度》、《档案管理人员岗位职责》和《档案库房管理制度》等相关法律法规，并对其学习成果进行考核，把考核成绩纳入绩效考评，以提供档案管理人员学习的积极性和主动性。

用人单位要与档案管理人员签订保密承诺书，认真贯彻执行“谁泄密谁担责”的制度，以确保档案管理工作的安全性、可靠性。

要着重提高档案工作人员的政治素养和职业道德素质，提高其业务知识和管理水平，以便用人单位有效加强管理人员队伍建设。

与此同时，用人单位要改善档案人员工作环境，加大对档案工作硬件设施、软设备等方面的资金投入。

5、把编外人员档案内容纳入信息化系统，实现电子和纸质档案同步化。

随着信息化和现代化的发展，许多单位都实施人事档案信息化管理，但由于编外人员属于体制外，其人事档案有管理的基本是纸质档案层面上的，滞后于人事档案制度改革的步伐，管理方式落后，为顺应时代的发展应将编外人员人事档案也纳入电子信息化管理系统，此举是时代发展的必然需求，也是工作方式电子化发展的有力选择，目的在于增强编外人员人事档案的生命力。

在原有电子档案管理系统上逐渐完善各项软件功能，实现档案收集、登记、整理和检索的智能化过程，把档案管理从手工操作的传统模式解放出来，降低人力成本。

通过对编外人员人事档案信息进行等级测评，如专业能力、潜力和贡献力等多方面的综合数据评估，绘制人才信息数据图，以更直观、更立体的方式充分挖掘人才优势，有利于用人单位最大限度地调动人力资源，对优秀人才及时加以重用。

运用电子信息化其高速运算和强大的数据处理能力，可迅速收索、查询所需人事档案信息，这样既方便又快捷，还事半功倍地实现单位的服务效益，为本单位今后更好地发展提高智力支持。

6、鼓励档案管理方式的创新，建立有效激励机制。

创新是一个民族进步的灵魂，是新时代发展的主题。

为顺应时代的发展，档案管理人员也应突破传统管理方式的束缚，积极创新，以适应不断变化的社会趋势。

为调动档案管理人员创新的积极性，用人单位采取创新激励机制，既要有物质方面上的也要有精神方面上的奖励。

同时，定期对档案管理人员进行绩效考核，对考核优秀的人员要进行奖励，以激发档案管理人员的工作积极性，使他们在今后的工作中再接再厉，工作再上新台阶。

对在档案管理工作中不按规定履行义务或在实际工作中弄虚作假、敷衍应付、造成不良影响后果的人员，应给予相应的处罚，以有效规范编外聘用人员档案管理工作。

结束语

编外聘用人员的出现与发展，是人事制度的改革的产物，是适应新时代发展的需要。

只有顺势而为，转变观念，不断创新改革，对人事档案做出相应的管理与规范，才能充分使用人事档案信息。

加强对编外聘用人员人事档案的管理工作，既可以为单位和聘用人员提供良好的人才信息服务，提高他们工作效率，又可以解决了社会中部分人员的就业问题，优化市场人力资源配置，促进聘用人员的社会化管理，对提高编外人员稳定性，调动积极性，发挥其自身价值使其更好地服务于单位的组织人事工作，降低用人单位的劳动成本形成能上能下的灵活用人机制，对单位的长远发展具有重要的意义。